劉 琤（無錫市民政局，江蘇無錫，214001）

隨著民政事業(yè)的快速發(fā)展，強化基層民政業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)代化、信息化管理，在當(dāng)前顯得尤為迫切。本文結(jié)合民政工作自身特點，就如何開展檔案管理現(xiàn)代化，優(yōu)化信息處理，談一點膚淺的認(rèn)識。

一、基層民政檔案信息化管理是民政工作發(fā)展的迫切需要

民政業(yè)務(wù)千頭萬緒、分類繁多，其中包括低保救災(zāi)、社會組織、區(qū)劃地名、社會事務(wù)、社會福利、優(yōu)撫安置、老齡事業(yè)、慈善捐贈、救助管理等等，由此產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)也名目繁多。隨著基層民政業(yè)務(wù)逐步納入信息化管理，數(shù)據(jù)采集量呈幾何擴張，形成的電子業(yè)務(wù)檔案也相應(yīng)激增。為順應(yīng)民政工作發(fā)展形勢的迫切需要，建立匹配的基層民政業(yè)務(wù)信息平臺，借助高效的計算機信息化管理，進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計、信息查詢、檔案管理，將業(yè)務(wù)工作互聯(lián)互通、業(yè)務(wù)檔案資源共享，實現(xiàn)辦公無紙化、智能化、一體化，全面提升基層民政業(yè)務(wù)工作水平，已成為當(dāng)務(wù)之急。

以無錫市民政局業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)為例，整個系統(tǒng)依托公網(wǎng)逐步建立民政廣域網(wǎng)，將全市基層民政業(yè)務(wù)單位及市縣區(qū)民政局納入系統(tǒng)，完成與81個鎮(zhèn)（街）民政部門、1217個村（居）委會的連接，形成了一套互聯(lián)互通、資源共享、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、覆蓋全市的民政信息系統(tǒng)。主要涵蓋低保信息系統(tǒng)、社區(qū)服務(wù)信息系統(tǒng)、地名管理系統(tǒng)、婚姻登記管理系統(tǒng)、老年人信息管理系統(tǒng)、慈善捐贈救助管理系統(tǒng)等22項業(yè)務(wù)系統(tǒng)，基本覆蓋了民政全部業(yè)務(wù)內(nèi)容。

無錫市民政局在業(yè)務(wù)檔案的計算機信息化管理上的應(yīng)用已取得良好效果，初顯其突出優(yōu)勢：

一是辦公效率得到了顯著提高。傳統(tǒng)的基層民政業(yè)務(wù)檔案工作主要依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還極易出現(xiàn)人為差錯。如婚姻登記，紙質(zhì)檔案實行每年進館存檔，不僅工作量繁重，而且由于人工檢索等原因，極易出現(xiàn)錯、漏等問題。2004年，無錫市基層婚姻登記進行數(shù)字化管理，2008年在全市進行網(wǎng)絡(luò)化辦理登記，采用配套的計算機軟件處理信息，使資料收集、分類、儲存、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序、簡單易行，辦公效率得到了極大的提高。

二是信息資料得到了共享與交流。在傳統(tǒng)文書檔案管理中，無法做到信息共享，更不方便查閱利用，造成資金和資源的浪費。無錫市民政系統(tǒng)自建立網(wǎng)絡(luò)互通和電子化管理后，市、區(qū)、鎮(zhèn)、村各級民政部門均可在這一平臺上及時查找各種工作需要的信息資料，從而極大地提高了資源的利用率。

三是服務(wù)群眾更現(xiàn)方便快捷。運用計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案管理后，檔案資料的查詢變得簡單、快捷。如無錫地名網(wǎng)建成后，開始向公眾提供了最權(quán)威的電子地圖，市民可足不出戶，通過地名網(wǎng)絡(luò)，咨詢地圖資料、了解地名歷史、發(fā)表學(xué)術(shù)交流。又如，群眾需要查詢本人的有關(guān)民政資料，在轄區(qū)的民政部門即可一次查閱，再也不必市、區(qū)、鎮(zhèn)、村來回奔波，服務(wù)了人民群眾，提升了政府效能。

四是文件保存更具連續(xù)性、穩(wěn)定性。民政業(yè)務(wù)涉及民生，各部門形成的業(yè)務(wù)檔案數(shù)量巨大，如低保檔案，殯葬檔案等等，以往每年都由基層民政部門逐級填寫上報，且均為紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案容易受損且易受到外部客觀環(huán)境的影響，若相關(guān)的信息資料發(fā)生丟失，將會給業(yè)務(wù)工作帶來巨大的損失。采用數(shù)字化管理，電子文件檔案的連續(xù)性更完整，壽命更長，且保存、讀寫方便快捷，易于傳遞，不易損壞，受外部影響也較小，穩(wěn)定性顯著。

二、基層民政檔案信息化管理存在的問題

計算機信息管理系統(tǒng)在基層民政業(yè)務(wù)工作和檔案管理中的應(yīng)用有著十分明顯的優(yōu)勢，但目前在實施過程中也還存在著一些實際問題。

1.區(qū)域發(fā)展不平衡

目前，各級民政部門絕大部分已經(jīng)配備了計算機進行信息化管理，但是，有的地區(qū)計算機配置太低，沒有配齊相關(guān)軟件，不能滿足實際工作的要求。特別是在社居（村）委的層面上，有的還沒有配備計算機，檔案信息管理嚴(yán)重滯后。

2.人員素質(zhì)參差不齊

基層民政檔案管理人員大多為兼職，檔案知識與信息技術(shù)掌握程度相對較弱，一定程度上制約了民政業(yè)務(wù)工作及檔案管理的發(fā)展。加大對信息技術(shù)的指導(dǎo)和檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，把懂技術(shù)、懂理論、高素質(zhì)的人才引進來，才能真正發(fā)揮辦公自動化設(shè)備的應(yīng)有作用，才能加快推進基層檔案信息化建設(shè)。

3.配套設(shè)備不健全

由于檔案信息化建設(shè)尚處于探索實施的初級階段，數(shù)十年、甚至上百年形成的大量基層民政紙質(zhì)檔案必需經(jīng)過數(shù)字化處理后才能轉(zhuǎn)化成為電子檔案，工作量大，責(zé)任重大，且各種輸入設(shè)備速度較慢、功效較低，在短期內(nèi)完成從紙質(zhì)向電子轉(zhuǎn)化的難度較大。

4.保密性能欠穩(wěn)定

基層民政業(yè)務(wù)電子檔案以各種格式留存，易于改動。雖然采取一些防偽技術(shù)，如用CEB、PDF等格式代替WORD格式，不允許在“原文”上進行更改，但其發(fā)生變化的可能性還是比紙質(zhì)文檔要大，這樣不利于文檔信息的安全管理。

三、加強基層民政檔案信息化管理的對策

1.在思想層面上增強責(zé)任意識。

要搞好基層民政檔案的計算機信息化管理，必須領(lǐng)導(dǎo)高度重視。各級民政部門要主動及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，以征得領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心重視和財政支持，購置必要的技術(shù)設(shè)備，配足相關(guān)的工作人員。

在思想層面上，牢固樹立“檔案安全無小事”的思想，提升安全意識。廣泛開展檔案安全知識宣傳教育，營造良好氣氛，通過學(xué)習(xí)交流，不斷增強創(chuàng)新思維，筑牢安全責(zé)任防線。

2.在技術(shù)層面上實施內(nèi)外隔離。

鋪設(shè)物理隔離的內(nèi)外兩套局域網(wǎng)。內(nèi)網(wǎng)O A信息辦公網(wǎng)絡(luò)與國際互聯(lián)網(wǎng)相隔離，流轉(zhuǎn)內(nèi)部文件；外網(wǎng)民政業(yè)務(wù)信息網(wǎng)與基層單位及相關(guān)部門互聯(lián)，共享資料。確保各種信息在各自范圍內(nèi)應(yīng)用，避免內(nèi)外網(wǎng)交叉使用，并設(shè)置防火墻，確保網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。

3.在業(yè)務(wù)層面上提升工作水平。

基層民政業(yè)務(wù)工作檔案面廣量大，做好民政業(yè)務(wù)電子檔案的接收、處置、存儲歸檔等工作，以及加強對基層民政檔案兼職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將是工作的重中之重。平時應(yīng)注意對永久、長期保存的電子文件定期復(fù)制，防止信息損失，對檔案信息的來源做好甄別，保護原始信息。并進一步創(chuàng)新服務(wù)手段，充分發(fā)揮檔案信息的價值作用。

總之，隨著計算機信息技術(shù)的不斷推廣與深入，計算機信息化管理已經(jīng)在基層民政業(yè)務(wù)檔案管理工作中得到了廣泛的運用，信息管理不僅減輕了勞動強度、簡化了工作程序、提高了工作效率和工作質(zhì)量，還擴大了信息的共享和交流。雖然實踐中還存在諸多問題，但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和各層面的共同努力，計算機信息管理必將在基層民政檔案管理工作中發(fā)揮更大的作用，更好地為社會和諧進步服務(wù)。