麥玫瑰

摘 要：隨著檔案工作的規(guī)范化和電腦化管理的需要，學(xué)校文書檔案的不斷增加，傳統(tǒng)的立卷方法已不能滿足于現(xiàn)狀，從而產(chǎn)生了一種新的歸檔方法——單份文件歸檔。單份文件歸檔逐步取代傳統(tǒng)的立卷，它避免了繁瑣、復(fù)雜的歸檔過程，“存取”方便，提高檔案在日后的利用率。

關(guān)鍵詞：檔案；立卷；歸檔

學(xué)校檔案是記錄學(xué)校在進(jìn)行教育教學(xué)、科研活動(dòng)和黨群組織時(shí)所形成的對學(xué)校和社會(huì)有查閱、利用價(jià)值的文字、聲像資料等的不同載體。在學(xué)校所有的檔案中，文書檔案是檢索、查閱和利用率較高的檔案，所以建立完善的學(xué)校文書檔案，能為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供有力的保障，有利于學(xué)校整體工作的開展。但隨著檔案工作的規(guī)范化和電腦化管理的需要，學(xué)校文書檔案必須建立一種操作簡易、格式規(guī)范、便于保管和利用檔案的歸檔方法，為歸檔提供了快捷的方式，而且也為信息利用提供了快速途徑。

現(xiàn)在，我結(jié)合本人多年的學(xué)校檔案工作經(jīng)驗(yàn)，談?wù)劕F(xiàn)行的兩種學(xué)校文書檔案歸檔方法的利與弊。

一、傳統(tǒng)的學(xué)校檔案的歸檔方法——立卷歸檔方法

2000年以前，學(xué)校檔案采用傳統(tǒng)的立卷歸檔方法。傳統(tǒng)立卷方法以“卷”為檔案保管單位，將具有保存價(jià)值的文件資料，按照形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系分門別類組成不同的“卷”，使單位工作活動(dòng)和歷史事實(shí)較好地反映出來。通過立卷可以使有相關(guān)聯(lián)系的工作材料和文件資料放在一起歸檔，在以后的查閱中，只要通過關(guān)鍵字的查找，可以快速把含有相關(guān)檔案的案卷查找出來，方便快捷。但立卷歸檔方法的環(huán)節(jié)較多，由分類、組卷、排列、編號、抄目、裝訂等程序組成，不僅在工作上增加了文件歸檔工作量，而且只能在每一年結(jié)束后，才能將文件材料進(jìn)行整理、分類、組卷，局限了文件材料的整理時(shí)間，影響歸檔的及時(shí)性。同時(shí)，由于先分類再組卷、立卷，接著進(jìn)行卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標(biāo)題、確定保管期限、裝訂歸檔，過程繁多，操作復(fù)雜。

因此，在長期的檔案整理工作中，傳統(tǒng)立卷方法其繁瑣的工作程序在使用的過程中愈來愈顯示出很大的不便.甚至影響了檔案工作的發(fā)展。另外，一般的學(xué)校也沒有設(shè)置專職的檔案工作人員，對于檔案業(yè)務(wù)知識了解也不夠全面，而且由于歸檔時(shí)主觀隨意性較大，很容易使文件材料的分類混淆，甚至有重復(fù)歸檔的現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)越來越多地應(yīng)用于檔案管理，傳統(tǒng)立卷方法已不能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理檔案的需要。

二、新的學(xué)校檔案的歸檔方法——單份文件歸檔

為提高檔案工作效率，促進(jìn)辦公效率和管理質(zhì)量的提高，學(xué)校檔案在歸檔方法需要進(jìn)行改革。例如文書檔案，從傳統(tǒng)的立卷歸檔變?yōu)閱畏菸募w檔，實(shí)行文件級管理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程，遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件的原貌和完整。新的歸檔方法首先準(zhǔn)確判斷文件的保管期限，將文件分為永久、長期、短期，然后以自然件為歸檔單位，按照時(shí)間的先后順序排列，逐件整理歸檔，做到隨到隨歸檔，使歸檔工作不會(huì)受到時(shí)間的限制。

當(dāng)然，在學(xué)校日常的教育教學(xué)工作中，并不是每一份文件都能做到隨到隨歸檔。例如，在平時(shí)的工作中，有時(shí)候會(huì)遇到學(xué)校向上級部門遞交的申請報(bào)告，因?yàn)榕鷱?fù)的手續(xù)繁多，幾個(gè)月才批復(fù)下來是常有的事情，有時(shí)甚至可能會(huì)跨年度，那么，在整理文件歸檔的時(shí)候，因?yàn)闀r(shí)間上的差異，批復(fù)可能會(huì)存放在其它文件的后面，造成申請與批復(fù)分開存放，對于在以后的查閱利用會(huì)造成不便。但對比起采用傳統(tǒng)的立卷方法，還是方便很多，對這類文件，傳統(tǒng)的立卷方法須將未完成歸檔的批文先分好屬類，再根據(jù)屬類進(jìn)行拆卷重組，增加檔案員的工作量。

三、學(xué)校檔案的利用

當(dāng)需要利用檔案時(shí)，兩種歸檔方法形成的檔案在檢索、查閱方面也各有不同。

傳統(tǒng)的立卷方法是以“卷”的基本單位，檔案的檢索和利用都在在案卷的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，而文件實(shí)行了單份文件歸檔后，文件更便于利用。如查找學(xué)校的某份文件材料，如果是使用傳統(tǒng)的立卷方法首先要檢索文件所在的案卷目錄，再根據(jù)卷內(nèi)文件目錄查找文件的題名，查找一份文件至少要經(jīng)過三、四個(gè)步驟才能找到，往往增加檔案員的工作難度，因此，檔案利用率相應(yīng)就低一些；并且，同一案卷的其它文件檔案的內(nèi)容可能會(huì)出現(xiàn)泄漏，降低檔案的保密性。

而使用單份文件歸檔只要在檔案軟件中輸入檔案的關(guān)鍵字，把搜索出來所有含有關(guān)鍵字的文件通過篩選年度、保管期限和順序號就能準(zhǔn)確無誤把所需要的文件查找出來。并且，由于單份文件歸檔是以“件”為基本單位，一份文件就是一件檔案，檢索出來的文件檔案不會(huì)影響其它檔案的保密性，從而大大提高了檔案的保密性。此外，查閱后直接放回所在的檔案盒即可，不必重復(fù)裝訂，不會(huì)造成檔案的遺失。可以說，新的歸檔方法便于檔案檢索和利用，大大地提升檔案利用價(jià)值。

檔案工作的根本目的在于日后的查閱、利用，為查閱者提供真實(shí)無誤、有利用價(jià)值的信息。綜上所述，單份文件歸檔不僅提高了檔案工作效率，也促進(jìn)了辦公效率和管理質(zhì)量的提高。它既簡化了工作，使檔案員擺脫繁瑣、復(fù)雜、工作量大的檔案整理工作，大大地提高工作效率，又使整理時(shí)間不再受到局限，并通過檔案電腦化管理，提高檔案的利用率，發(fā)揮了其更大的利用價(jià)值。