孫 靜

（山東省水利工程管理局，山東 濟(jì)南 250014）

第一次全國(guó)水利普查檔案是在水利普查工作過程中形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式與載體的歷史紀(jì)錄。他真實(shí)地記錄了普查工作的全過程，是最為原始、可靠的基礎(chǔ)水信息資料，是水利普查成果的重要體現(xiàn)，也是水利科技檔案的重要組成部分。因此，做好水利普查檔案管理工作的意義重大，把好水利普查檔案管理的質(zhì)量關(guān)，更是重中之重。

1 水利普查檔案管理質(zhì)量控制的內(nèi)涵

水利普查檔案屬于水利科技檔案范疇。科技檔案的質(zhì)量被看作是科技檔案的生命線，包括內(nèi)容質(zhì)量和外觀質(zhì)量?jī)刹糠帧Ｒ押盟詹闄n案管理的質(zhì)量關(guān)，質(zhì)量控制是關(guān)鍵。

本次水利普查劃分為前期準(zhǔn)備、清查登記、填表上報(bào)和匯總發(fā)布4個(gè)階段。水利普查檔案的內(nèi)容質(zhì)量是檔案的內(nèi)在質(zhì)量，具體指在普查過程中所形成的管理文件、工作計(jì)劃、實(shí)施方案等材料所反映的工作開展過程和方式方法，以及調(diào)查與統(tǒng)計(jì)表格、圖件、文檔、影像資料等基本調(diào)查材料記載的原始水利信息、中間成果、最終成果和后續(xù)開發(fā)利用成果的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。水利普查檔案的外觀質(zhì)量是檔案外在形式的質(zhì)量，指檔案的存貯介質(zhì)包括管理文件、調(diào)查、匯總統(tǒng)計(jì)的紙質(zhì)資料，也包括錄入的電子文檔以及數(shù)據(jù)庫(kù)與相關(guān)專用軟件資料等歸檔的完備性、規(guī)范性和耐久性。

2 水利普查檔案管理質(zhì)量控制的必要性

2.1 水利普查檔案是重要的歷史見證資料

第一次全國(guó)水利普查是一項(xiàng)重大的國(guó)情國(guó)力調(diào)查，是國(guó)家資源環(huán)境調(diào)查的重要組成部分。歷時(shí)3年形成的海量的數(shù)據(jù)和大量的科技文獻(xiàn)材料集中反映了水利普查工作的成果，再現(xiàn)了水利普查工作過程，是檢驗(yàn)普查工作質(zhì)量的重要依據(jù)和憑證。另外，水利普查的目的在于成果的應(yīng)用，水利普查檔案則是成果開發(fā)應(yīng)用不可缺少的依據(jù)和條件，作為基礎(chǔ)資料，其質(zhì)量必須得到保證。因此，必須加強(qiáng)水利普查檔案管理的質(zhì)量控制。

2.2 水利普查檔案具有廣泛性和復(fù)雜性

水利普查是一次綜合性、全方位的普查，全省共劃分市級(jí)普查區(qū)17個(gè)、縣級(jí)普查區(qū)140個(gè)、鄉(xiāng)級(jí)普查區(qū)1 906個(gè)、村級(jí)普查區(qū)82 204個(gè)，選聘普查員84 936人、普查指導(dǎo)員8 519人，涉及300多項(xiàng)統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，填報(bào)普查表132.08萬(wàn)個(gè)，采集和錄入普查數(shù)據(jù)3 717.94萬(wàn)項(xiàng)。形成的檔案資料具有涉及范圍廣、來(lái)源多、種類和形勢(shì)復(fù)雜等特點(diǎn)，對(duì)水利普查檔案管理工作提出了較高的要求。只有完善質(zhì)量控制工作，才能保障檔案的內(nèi)容質(zhì)量和外觀質(zhì)量。

3 水利普查檔案管理質(zhì)量控制的經(jīng)驗(yàn)

自第一次全國(guó)水利普查工作開展以來(lái)，山東省普查辦高度重視水利普查檔案管理工作，按照國(guó)家統(tǒng)一部署，將水利普查檔案工作納入普查整體工作計(jì)劃，與普查工作實(shí)行同步管理、同步推進(jìn)，整個(gè)工作中，水利普查檔案管理的質(zhì)量控制工作被放到尤為重要的位置。3年來(lái)，省普查辦積極與檔案管理部門溝通協(xié)調(diào)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)指導(dǎo)，嚴(yán)格督導(dǎo)檢查和驗(yàn)收，切實(shí)推動(dòng)了質(zhì)量管控工作的順利開展，較早通過了國(guó)家級(jí)水利普查檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，并被評(píng)定為優(yōu)良等次。

3.1 明確檔案管理組織機(jī)構(gòu)和分工，落實(shí)管理責(zé)任

根據(jù) 《第一次全國(guó)水利普查檔案管理辦法》，山東省各級(jí)普查機(jī)構(gòu)明確了分管領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，落實(shí)了檔案管理責(zé)任。省水利普查辦下設(shè)的綜合協(xié)調(diào)組為檔案管理具體承擔(dān)機(jī)構(gòu)，并建立了由檔案管理人員負(fù)責(zé)、各專項(xiàng)普查工作人員組成的檔案管理責(zé)任體系。檔案管理負(fù)責(zé)人承擔(dān)文件材料的收發(fā)登記和保管工作，并負(fù)責(zé)聯(lián)系各專項(xiàng)普查工作人員及時(shí)做好檔案資料的收集、整理、分類和歸檔工作，超前控制，保障了水利普查檔案內(nèi)容的完整性。

3.2 建立健全管理制度，確保工作規(guī)范

山東省水利普查辦與省水利廳、省檔案局積極溝通，及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)了《第一次全國(guó)水利普查檔案管理辦法》等規(guī)定。山東省水利廳與檔案局聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)了《第一次全國(guó)水利普查檔案驗(yàn)收辦法》，進(jìn)一步明確了省級(jí)以下水利普查檔案驗(yàn)收的相關(guān)要求。威海、臨沂等市結(jié)合本地水利普查工作實(shí)際，從檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、借閱、利用以及安全、保密等方面，制定和完善相關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范各個(gè)環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，使水利普查檔案管理工作有章可循，確保檔案管理工作規(guī)范化、制度化。

3.3 積極開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化技術(shù)指導(dǎo)

2012-08-14～15，山東省水利普查辦在威海文登市舉辦了全省水利普查檔案管理培訓(xùn)班，對(duì)水利普查檔案管理的依據(jù)和基本概念、歸檔文件分類與保管期限劃分、整理原則、紙質(zhì)文件整理方法、特殊載體材料整理方法等進(jìn)行講解培訓(xùn)，并參觀考察了威海市的水利普查實(shí)體檔案。各市級(jí)普查機(jī)構(gòu)也通過舉辦培訓(xùn)班等形式加強(qiáng)了水利普查檔案管理技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，以提高基層普查機(jī)構(gòu)的檔案管理水平。同時(shí)，在檔案收集整理過程中，山東省水利普查辦與省水利廳檔案室、省檔案局積極溝通協(xié)調(diào)，獲取技術(shù)指導(dǎo)，及時(shí)解決檔案工作中遇到的新問題。

3.4 加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，嚴(yán)格檔案驗(yàn)收

山東省普查辦在普查前期準(zhǔn)備、清查登記、填報(bào)上報(bào)等階段的督導(dǎo)檢查中，先后對(duì)檔案管理設(shè)備和裝具、基礎(chǔ)資料收集情況、普查表整理情況、管理文件和階段普查成果歸檔情況進(jìn)行了檢查，促進(jìn)檔案工作與普查業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)開展。根據(jù)《第一次全國(guó)水利普查檔案驗(yàn)收辦法》和山東省水利普查檔案驗(yàn)收規(guī)定，省水利普查辦督導(dǎo)市、縣及時(shí)做好檔案收集整理和驗(yàn)收工作。2012-12-20～2013-01-13，省水利普查辦會(huì)同省檔案局、省水利廳及各市水利局、檔案局組成驗(yàn)收小組，通過聽取匯報(bào)、查看實(shí)體檔案和專家評(píng)議的方式，對(duì)全省17市的市級(jí)水利普查檔案嚴(yán)格驗(yàn)收把關(guān)。此次驗(yàn)收，按照山東省水利普查檔案驗(yàn)收評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，市級(jí)檔案驗(yàn)收獲優(yōu)良等次的有16個(gè)，縣級(jí)獲優(yōu)良等次的有128個(gè)，取得了較為顯著的成效。

4 結(jié)語(yǔ)

歷時(shí)3年的山東省水利普查檔案管理工作自始至終把檔案管理的質(zhì)量控制工作作為重中之重，通過加強(qiáng)組織建設(shè)、建章立制、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、督導(dǎo)檢查等具體做法，從責(zé)任落實(shí)、規(guī)范工作、技術(shù)指導(dǎo)、嚴(yán)格驗(yàn)收等幾個(gè)方面落腳，多層次、多方面加強(qiáng)了水利普查檔案管理的質(zhì)量控制，保證了檔案的內(nèi)容質(zhì)量和外觀質(zhì)量，確保了全省水利普查檔案管理工作的質(zhì)量和水準(zhǔn)，為今后制定政策、查詢資料留下了真實(shí)可信、可查可用的科學(xué)資料。