杜淵 馮彥 呂冬娜 安博

【摘 要】高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過(guò)程的真實(shí)記錄，是高校和學(xué)生的重要信息資源，目前，我國(guó)高校對(duì)學(xué)籍檔案的管理還存在不足之處。本文通過(guò)對(duì)高校學(xué)籍檔案的管理現(xiàn)況進(jìn)行分析，并提出一些對(duì)策，希望能在學(xué)籍檔案的管理和利用方面有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；對(duì)策

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻(xiàn)，具有重要的歷史價(jià)值。高校檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)生活過(guò)程的真實(shí)記錄，包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書(shū)發(fā)放等。目前我國(guó)高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況，加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理改進(jìn)，已成為各高校關(guān)注的熱點(diǎn)。

一、高校學(xué)籍檔案管理現(xiàn)況分析

（一）對(duì)高校檔案管理意識(shí)淡薄

很多高校對(duì)學(xué)籍檔案管理隨意為之，無(wú)人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機(jī)制和獎(jiǎng)懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也很難得到解決，缺少必要的支持。學(xué)校將學(xué)生作為學(xué)籍檔案管理的被動(dòng)管理對(duì)象，對(duì)學(xué)生缺乏必要的教育，很多學(xué)生對(duì)自己的學(xué)籍檔案缺少理解和認(rèn)識(shí)，甚至直到畢業(yè)審查時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問(wèn)題或缺少文件，嚴(yán)重影響了學(xué)校的管理秩序。

（二）高校檔案管理人員不專業(yè)

很多高校的學(xué)籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門(mén)的管理人員，有的人甚至沒(méi)有接受過(guò)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時(shí)工作繁忙，沒(méi)有時(shí)間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學(xué)生的學(xué)籍檔案只是入學(xué)時(shí)收一下，畢業(yè)時(shí)發(fā)一下，在校期間基本沒(méi)有整理、補(bǔ)充和歸檔，學(xué)籍檔案管理如同虛設(shè)。

（三）檔案管理制度不完善

要搞好學(xué)籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學(xué)籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門(mén)機(jī)構(gòu)和專業(yè)人員，學(xué)籍檔案也只是學(xué)生入學(xué)時(shí)收上來(lái)，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學(xué)籍檔案管理的規(guī)章制度?，F(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學(xué)模式，在高校其他方面都與時(shí)俱進(jìn)，緊隨改革步伐的時(shí)候，學(xué)籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學(xué)模式。

（四）未采用電子化管理模式

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學(xué)籍管理采用電子技術(shù)手段已勢(shì)在必行，很多高校也都引進(jìn)了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學(xué)籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價(jià)值，學(xué)校在補(bǔ)充電子檔案的時(shí)候忽視紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時(shí)，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學(xué)籍信息都由學(xué)生自由填寫(xiě)，信息的真實(shí)如何甄別，如何保障學(xué)生信息的安全及信息共享問(wèn)題等，也亟待解決。

二、完善高校學(xué)籍檔案管理對(duì)策

（一）樹(shù)立現(xiàn)代化的學(xué)籍檔案管理理念

要實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值和作用，意識(shí)到檔案管理工作的重要性，從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機(jī)制建設(shè)等方面給予檔案管理部門(mén)充分的支持，切實(shí)解決檔案管理中的難題，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到檔案工作的意義和重要性，加強(qiáng)工作認(rèn)識(shí)，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動(dòng)的信息管理轉(zhuǎn)化為主動(dòng)的信息服務(wù)，將檔案庫(kù)轉(zhuǎn)化為人才信息庫(kù)，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值和作用。

（二）實(shí)現(xiàn)高校學(xué)籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

教育部從2001 年開(kāi)始對(duì)高等教育學(xué)歷證書(shū)實(shí)行電子注冊(cè)制度。建立高等教育學(xué)歷證書(shū)電子注冊(cè)制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書(shū)的嚴(yán)肅性，維護(hù)高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實(shí)施高等學(xué)歷教育的高等學(xué)校按國(guó)家招生規(guī)定錄取的學(xué)生，所取得的學(xué)歷證書(shū)均須進(jìn)行電子注冊(cè)，是擁有全國(guó)唯一的高等教育學(xué)歷信息數(shù)據(jù)庫(kù)。高校學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)與全國(guó)高校學(xué)歷電子注冊(cè)系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動(dòng)，建立一個(gè)完整的高校學(xué)生學(xué)籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開(kāi)始到學(xué)生畢業(yè)，動(dòng)態(tài)加入學(xué)生在校期間全部信息材料，貫穿學(xué)生在校期間的整個(gè)學(xué)習(xí)過(guò)程，構(gòu)建一個(gè)完整的高校學(xué)生電子學(xué)籍檔案體系。全國(guó)普通高校全部實(shí)行了學(xué)歷電子注冊(cè)制度。國(guó)家教育部為此專門(mén)研制“全國(guó)大學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡(jiǎn)明登記表信息，到畢業(yè)證書(shū)打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫(kù)，貫穿學(xué)生在校期間整個(gè)的管理過(guò)程，形成了一個(gè)畢業(yè)生完整的電子檔案，學(xué)籍管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學(xué)籍管理庫(kù)”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學(xué)生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學(xué)制、入學(xué)日期、特長(zhǎng)、身份證號(hào)、健康狀況、獎(jiǎng)懲記錄、社團(tuán)記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個(gè)學(xué)生在校期間的所有信息，將學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個(gè)人愛(ài)好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學(xué)生衣、食、住，獎(jiǎng)、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學(xué)生入學(xué)前中學(xué)階段信息、高考信息、在大學(xué)期間學(xué)習(xí)成績(jī)信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學(xué)生目前的家庭經(jīng)濟(jì)狀況、學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)與處分等。通過(guò)與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學(xué)生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國(guó)高校學(xué)生管理信息，充分發(fā)揮了高校學(xué)籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢(shì)。

（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍

很多高校已經(jīng)開(kāi)設(shè)檔案學(xué)專業(yè)，培養(yǎng)專門(mén)的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)，盡可能的引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才，加強(qiáng)目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理人員每天要面對(duì)一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的關(guān)心和愛(ài)護(hù)，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進(jìn)學(xué)校的檔案管理建設(shè)。

（四）建立健全學(xué)籍檔案管理制度

很多高校都是學(xué)生入學(xué)時(shí)接收一下檔案，畢業(yè)時(shí)統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動(dòng)，學(xué)生受到表彰或出現(xiàn)問(wèn)題也不及時(shí)進(jìn)行檔案的補(bǔ)充，因此學(xué)籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲措施，健全檔案的補(bǔ)充和收集、整理、核對(duì)、管理、保密等各項(xiàng)制度。做到權(quán)責(zé)明晰，獎(jiǎng)懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時(shí)完成學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)工作。

總之，學(xué)籍檔案是高校和學(xué)生的重要信息資料，是學(xué)校和學(xué)生的寶貴財(cái)富，是學(xué)校管理工作的重要資料，因此加強(qiáng)學(xué)籍檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會(huì)和市場(chǎng)。

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