□聶建霞 謝虹霞 袁俊華 謝春枝
知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社,北京,1000000
武漢大學(xué)圖書館,武漢,430072
湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存的機(jī)制和模式研究*
□聶建霞 謝虹霞 袁俊華 謝春枝
在對(duì)湖北地區(qū)高校圖書館印刷型文獻(xiàn)存儲(chǔ)現(xiàn)狀開展調(diào)研的基礎(chǔ)上,分析了其中存在的矛盾與面臨的困境,提出針對(duì)低利用率文獻(xiàn)構(gòu)建合作儲(chǔ)存體系是解決空間問題的最好嘗試;分析了湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存的運(yùn)行機(jī)制,提出了區(qū)域集中儲(chǔ)存和學(xué)科分布儲(chǔ)存兩種合作模式,并提出解決地區(qū)高校圖書館文獻(xiàn)存儲(chǔ)空間匱乏的對(duì)策,及高校合作儲(chǔ)存庫模型構(gòu)建和運(yùn)作的方法。
湖北省 高校圖書館 低利用率文獻(xiàn) 合作儲(chǔ)存 運(yùn)行機(jī)制 模式
* 本文系湖北省高校圖工委2010年研究基金項(xiàng)目“湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存研究”研究成果。
長期以來文獻(xiàn)儲(chǔ)存空間一直是制約高校圖書館發(fā)展的一個(gè)重要因素。雖然復(fù)合圖書館背景下數(shù)字文獻(xiàn)的迅速增長及館藏?cái)?shù)字化在一定程度上緩解了圖書館儲(chǔ)存空間的壓力,但紙質(zhì)文獻(xiàn)入藏量依然以逐年上升的趨勢在壓縮圖書館館舍剩余面積。與此同時(shí),隨著高校圖書館管理理念的演變與服務(wù)功能的延伸,圖書館被要求釋放出更多的空間用于建設(shè)信息共享空間、學(xué)習(xí)空間以滿足師生學(xué)習(xí)、科研要求。湖北省高校云集,截至2012年5月10日,經(jīng)教育部審批或備案的普通高等學(xué)校有96所,其中部委屬高校8所,省屬本科高校32所,高職高專學(xué)校56所,另有獨(dú)立學(xué)院26所,成人高等學(xué)校7所。近些年來隨著這些高校招生規(guī)模的擴(kuò)大,為了滿足教育部評(píng)估要求,各校紛紛加大文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)投入和文獻(xiàn)采購力度,導(dǎo)致了館藏文獻(xiàn)急劇膨脹,同時(shí)隨著館藏文獻(xiàn)老化速度的加劇,各館都積累了大量鮮有讀者使用的文獻(xiàn),因而文獻(xiàn)儲(chǔ)存的空間危機(jī)日益凸顯。為了尋求解決這一普遍存在問題的途徑,筆者對(duì)省內(nèi)15所高校圖書館(其中部屬高校7所,省屬高校8所)開展了調(diào)研,并在此基礎(chǔ)上對(duì)湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存開展了探討和研究。
湖北省在“以評(píng)促建”政策的號(hào)召下,各類高校及其上級(jí)財(cái)政都對(duì)圖書館給予了經(jīng)費(fèi)上的支持和鼓勵(lì),從而使得進(jìn)入21世紀(jì)以來,各高校館都有足夠的經(jīng)費(fèi)進(jìn)行新館建設(shè)或是館舍擴(kuò)建。在本次參與調(diào)查的15所圖書館中,13所為2000年以后擴(kuò)建而成,其余2所于2012年開工擴(kuò)建。另外,2010年全國高校圖工委調(diào)查數(shù)據(jù)顯示,全國506所高校圖書館建筑面積館均2.19萬平米,而這15所圖書館中有13個(gè)館面積在平均值之上??梢?,湖北省高校圖書館館舍建筑現(xiàn)狀比較樂觀。然而與此相矛盾的是,根據(jù)對(duì)15所圖書館館藏空間利用情況的調(diào)查,90%以上的圖書館閱覽座位數(shù)量不夠,未能達(dá)到2003年全國高校圖工委制定的《普通高校圖書館評(píng)估指標(biāo)(征求意見稿)》中閱覽座位與學(xué)生數(shù)之比1:4這一指標(biāo),53%的圖書館認(rèn)為藏書與讀者閱覽座位存在矛盾,而對(duì)于館藏空間,依然有87%的圖書館認(rèn)為“非常緊張”或“緊張”,73%的圖書館認(rèn)為目前館舍建筑只能在5年內(nèi)滿足紙質(zhì)文獻(xiàn)需求。顯而易見,館內(nèi)空間布局的窘迫并未隨著館舍擴(kuò)容而緩解,館藏空間的緊張及其與圖書館其他功能的矛盾將會(huì)隨著圖書館服務(wù)理念的延伸而繼續(xù)累積。
作為圖書館購置經(jīng)費(fèi)的一部分,各高校館紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)在近幾年來也相當(dāng)充足,年度文獻(xiàn)增長率絕大部分都在3%以上,使得湖北省高校文獻(xiàn)資源呈現(xiàn)逐年增長的興旺態(tài)勢,但由于底子較薄,即使經(jīng)過多年積累仍有大部分館館藏總量未能達(dá)到教育部規(guī)定的指標(biāo)。此外,據(jù)新聞出版總署出版產(chǎn)業(yè)發(fā)展司統(tǒng)計(jì),2009年中文人文社科、科技兩大類出版總量達(dá)到24萬多種[1],我國圖書進(jìn)出口公司可供外文學(xué)術(shù)類圖書目錄每年約為9萬種,中文按每種2個(gè)復(fù)本計(jì)算,收藏總量應(yīng)達(dá)到48萬冊,加上外文圖書年度收藏總量約為57萬冊,而湖北省各高校年入藏量最多只能達(dá)到這一總數(shù)的33%。由此看來,盡管湖北省高校紙質(zhì)文獻(xiàn)資源海量增長,但其保障率依然不足,無論是回溯性補(bǔ)藏還是當(dāng)年新書采購,未來各館館藏資源建設(shè)仍然有相當(dāng)大的入藏需求,這將使館藏空間的擁擠問題愈發(fā)嚴(yán)重。
隨著館齡的增長和文獻(xiàn)總量的逐年遞增,各圖書館都不同程度地積累了相當(dāng)一部分低利用率和零利用率文獻(xiàn),且隨著時(shí)間的推移,紙本低利用率文獻(xiàn)的絕對(duì)數(shù)將越來越大。國外調(diào)查顯示,大型科技圖書館和公共圖書館的藏書中利用率較低的藏書占25%,而據(jù)統(tǒng)計(jì)湖北省高校圖書館的低利用率和零利用率文獻(xiàn)占外借總藏量的比例絕大多數(shù)都在這一比例之上,并且館藏基數(shù)越大,低利用率文獻(xiàn)量就越大,有的甚至高達(dá)60%。如果圖書館對(duì)館藏控制問題給予了足夠重視,通過剔除知識(shí)老化的文獻(xiàn)以保持儲(chǔ)存空間與文獻(xiàn)增長的平衡,通過吐故納新以保持館藏的活力,不但文獻(xiàn)儲(chǔ)存的成本效益將會(huì)大為提高,而且館藏空間問題也會(huì)得以緩解,但由于受目前各級(jí)評(píng)估體系中藏量標(biāo)準(zhǔn)的影響,湖北省有的高校館并未執(zhí)行剔舊政策,未對(duì)低利用率文獻(xiàn)進(jìn)行逐年統(tǒng)計(jì)和處理,而進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的絕大多數(shù)高校對(duì)此類文獻(xiàn)的處理辦法是歸入三線書庫。后者雖然將高利用率文獻(xiàn)與低利用率分開排架,但由于三線書庫又非密集書庫,因此也并沒有從根本上解決館藏空間擁擠問題。與此同時(shí),執(zhí)行剔舊政策也絕不是簡單地將所有低利用率文獻(xiàn)從館藏中永久性地剔除,文獻(xiàn)低利用率甚至零利用率不能說明文獻(xiàn)本身沒有利用價(jià)值,只能反映某一時(shí)間段內(nèi)該類文獻(xiàn)不符合讀者的利用需求。因此剔舊雖然必要,但如果缺乏宏觀保存策略,會(huì)致使大量長期有研究價(jià)值的文獻(xiàn)處于不安全狀態(tài)。
如此看來,各個(gè)高校圖書館大量積聚的低利用率文獻(xiàn)處于兩難境地:不剔舊,藏書空間不足,而且流通率高的書刊和流通率低的書刊混合排列,書庫擁塞,致使讀者文獻(xiàn)檢索查找困難,長此以往必然會(huì)降低文獻(xiàn)整體利用率;剔舊又需顧慮剔除文獻(xiàn)潛在的利用價(jià)值及館藏總量的評(píng)估要求。對(duì)此,筆者以為,湖北省高校圖書館合作建立儲(chǔ)存庫是解決這一兩難問題及上述種種困境,達(dá)到減負(fù)增效、節(jié)約空間、降低存儲(chǔ)、管理和服務(wù)成本目的的最好嘗試。
所謂合作儲(chǔ)存,也就是多個(gè)圖書館有規(guī)劃、有目標(biāo)、有組織地集中或分散收藏被視為冗余的、利用率低但具有潛在價(jià)值的出版物文獻(xiàn),以便在讀者需要時(shí)提供給其他各類圖書館共同利用,作為圖書館本地館藏的補(bǔ)充。1900年,哈佛大學(xué)校長埃利奧特提出了合作儲(chǔ)存的概念,通過把館藏中低利用率文獻(xiàn)轉(zhuǎn)移到儲(chǔ)存庫,可以達(dá)到控制館藏增長、保存藏書質(zhì)量不變或者緩慢增長的目的。1986哈佛大學(xué)圖書館率先實(shí)施了校內(nèi)合作館藏管理方案。近30年來,美國、加拿大、芬蘭等國的大量實(shí)踐更進(jìn)一步證明,建立合作儲(chǔ)存庫處理低利用率文獻(xiàn)是消除上述矛盾和擔(dān)憂的重要方法。湖北省各高校圖書館在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上合作建立低利用率儲(chǔ)存庫除了能從根本上緩解庫容壓力,還能實(shí)現(xiàn)以下幾個(gè)方面的效益:第一,可以完整、系統(tǒng)、永久地保存文獻(xiàn),既符合圖書館重視文獻(xiàn)保存的傳統(tǒng)思想,又消除了各館評(píng)估壓力帶來的顧慮;第二,降低了個(gè)體圖書館保存和維護(hù)低利用率文獻(xiàn)的管理成本,同時(shí)有償轉(zhuǎn)讓閑置文獻(xiàn)資源又可取得收益[2],可謂一舉兩得;第三,通過合作儲(chǔ)存可實(shí)現(xiàn)多館共享文獻(xiàn)資源,拓展成員館的虛擬館藏,提高文獻(xiàn)保障率及用戶服務(wù)能力;第四,將低利用率文獻(xiàn)集中儲(chǔ)存,并依托完善可靠的后續(xù)服務(wù),能夠吸引更多用戶利用這些原來相對(duì)低利用率的文獻(xiàn),形成文獻(xiàn)聚合效應(yīng),滿足用戶永久性的文獻(xiàn)需求。合作儲(chǔ)存雖然好處良多,但與此同時(shí)它也是一項(xiàng)龐大、宏觀、永久性的館藏建設(shè)項(xiàng)目,一旦執(zhí)行就不可中止。因此要保證其持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,必須在建設(shè)之初即制定長遠(yuǎn)規(guī)劃,綜合考慮各方面的運(yùn)行機(jī)制。
合作儲(chǔ)存作為一項(xiàng)涉及眾多機(jī)構(gòu)的復(fù)雜工程,需要學(xué)校、圖書館乃至政府機(jī)構(gòu)等多方面的協(xié)調(diào)與合作,形成完善的合作儲(chǔ)存體系。湖北地區(qū)高校聚集,并且地域分布廣泛,要組建低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存庫,必須對(duì)以下幾個(gè)因素進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和商討:一是統(tǒng)計(jì)合作館的數(shù)量,分析其分布狀況,這些數(shù)據(jù)決定了合作儲(chǔ)存的范圍、規(guī)模,以及合作儲(chǔ)存庫實(shí)體建筑的選址;二是精確統(tǒng)計(jì)儲(chǔ)存文獻(xiàn)的現(xiàn)存總量,并預(yù)計(jì)其發(fā)展態(tài)勢,這些數(shù)據(jù)決定了合作儲(chǔ)存庫空間估計(jì)和布局設(shè)計(jì);三是確定合作儲(chǔ)存的目標(biāo),選擇儲(chǔ)存庫建設(shè)模式。合作儲(chǔ)存目的何在,以集中、分散或其他何種模式運(yùn)行,這在組建之初必須予以確定,并且目標(biāo)決定模式,而模式又是整個(gè)合作儲(chǔ)存大局和關(guān)鍵所在;四是資金籌措和后續(xù)投入途徑。在組建之初,資金的籌措尤為重要。儲(chǔ)存庫作為永久性文獻(xiàn)保存所在地,是低利用率文獻(xiàn)儲(chǔ)存的最后一道保障,對(duì)保存條件的要求遠(yuǎn)高于普通文獻(xiàn),從庫房建筑、設(shè)備購置、人員配置到日常維護(hù)等都必須投入大量專項(xiàng)資金才能實(shí)現(xiàn)。國外合作儲(chǔ)存項(xiàng)目發(fā)展的歷史和經(jīng)驗(yàn)也都說明,政府財(cái)政的干預(yù)和資助是實(shí)現(xiàn)建庫規(guī)劃的重要保證。湖北省高校圖書館財(cái)政來源多樣,合作建庫的首要條件就是要分別爭取中央財(cái)政、教育部、地方政府、本校等多級(jí)財(cái)政的經(jīng)費(fèi)支持,并通過收取服務(wù)費(fèi)用和尋找企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)贊助等輔助途徑以確保儲(chǔ)存庫的持續(xù)發(fā)展。
3.2.1 合作館的管理
建立合理有效的管理機(jī)制,督促各合作成員館履行職責(zé),分配其應(yīng)得權(quán)益,形成良好的內(nèi)外部管理環(huán)境,才能保證儲(chǔ)存目標(biāo)的完成和長遠(yuǎn)發(fā)展。湖北省內(nèi)各高校管理體制和內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)差異較大,有教育部直屬、民委直屬、省屬、民辦等多種不同性質(zhì),要形成切實(shí)有效的合作儲(chǔ)存管理機(jī)制:
第一,要在各合作館之間建立統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),代表各成員館對(duì)合作儲(chǔ)存的初期建設(shè)、日常運(yùn)行進(jìn)行共同協(xié)商決策。美國馬薩諸塞州5學(xué)院合作儲(chǔ)存圖書館即以先前構(gòu)建的聯(lián)盟為基礎(chǔ),由5學(xué)院的校長和館長組成合作儲(chǔ)存委員會(huì)成員,共同對(duì)被儲(chǔ)存文獻(xiàn)的所有權(quán)、保存的復(fù)本、資金及管理等問題進(jìn)行磋商。湖北省自1981年起就組建了高校圖工委,管理成員由省內(nèi)十多所高校圖書館館長組成,并設(shè)置專人負(fù)責(zé)日常事務(wù)。除此而外,還于2009年組建了由114所高校圖書館參加的數(shù)字圖書館聯(lián)盟以及以集團(tuán)采購為目標(biāo)的各類資源采購聯(lián)盟,可見高校合作儲(chǔ)存在省內(nèi)具有一定的組織基礎(chǔ),可以此為契機(jī)由各成員館館長成立管理委員會(huì),并可邀請各校校長參與,以爭取校方的重視和支持,委員會(huì)成員應(yīng)平等享有合作儲(chǔ)存文獻(xiàn)方面的決策權(quán)。
第二,根據(jù)各參與館的實(shí)際情況和合作儲(chǔ)存模式確定采用集中管理機(jī)制或者分工管理機(jī)制。集中管理是關(guān)于合作儲(chǔ)存的一切決策方案由委員會(huì)成員集中商討,而日常運(yùn)行由委員會(huì)協(xié)商委派專人管理;分工管理則是委員會(huì)成員只集中制定有關(guān)大政方針,其余決策和具體事務(wù)采取各委員會(huì)成員負(fù)責(zé)制。湖北省高校圖書館合作儲(chǔ)存是跨地區(qū)的合作,成員館數(shù)量眾多,應(yīng)結(jié)合地區(qū)分布、機(jī)構(gòu)屬性等因素決定管理機(jī)制,以保證合作儲(chǔ)存運(yùn)行的有效和高效。
第三,遵循相互協(xié)調(diào)和信任的原則。這一點(diǎn)是合作儲(chǔ)存長期可持續(xù)發(fā)展的保障。成員館從屬于不同機(jī)構(gòu),來自于不同地區(qū),館藏規(guī)模不一,只有在相互協(xié)調(diào)和信任的原則下,彼此才能夠放心地將自己的文獻(xiàn)通過合作方式進(jìn)行儲(chǔ)存,并通過建立各項(xiàng)規(guī)章制度,保證合作有法可依,有章可循。
3.2.2 儲(chǔ)存庫館藏管理
儲(chǔ)存庫是一個(gè)海納百川的資源集合,聚集各種來源、各種類型、各種載體的文獻(xiàn),它們的共同特點(diǎn)就是低利用率或零利用率。為了更加經(jīng)濟(jì)地保存和方便讀者利用這些資源,儲(chǔ)存庫應(yīng)在建庫之初即針對(duì)文獻(xiàn)提交、篩選、所有權(quán)問題制定政策。
(1)文獻(xiàn)提交
目前湖北省各高校館很多都建有三線書庫,即根據(jù)上架年限、出版年、流通借閱情況等將文獻(xiàn)進(jìn)行三級(jí)分類,分開排架。例如,此次參與調(diào)查的15所高校館中13所就建有三線書庫,并且其中9所將低利用率文獻(xiàn)歸入三線書庫列為日常工作。各校合作儲(chǔ)存文獻(xiàn)的提交工作即可以此為基礎(chǔ)開展。但是文獻(xiàn)一旦進(jìn)入儲(chǔ)存庫,其使用權(quán)限必有所變化,甚至有可能轉(zhuǎn)換所有權(quán),因此各成員館需謹(jǐn)慎選取,對(duì)館藏低利用率文獻(xiàn)應(yīng)結(jié)合各館實(shí)際分別制定相應(yīng)的提取標(biāo)準(zhǔn)。
所謂低利用率文獻(xiàn),從內(nèi)容上看,主要是指那些具有一定科學(xué)、歷史或者文學(xué)價(jià)值,但由于某些原因已經(jīng)失去用戶使用積極性的文獻(xiàn),可有如下選取標(biāo)準(zhǔn):①失去現(xiàn)實(shí)意義但具有研究價(jià)值的;②對(duì)于某圖書館是非專業(yè)的;③對(duì)于某館或者某地區(qū)用戶而言利用價(jià)值不大的;④專業(yè)性非常強(qiáng),只適用于少量用戶使用的;⑤多余的復(fù)本文獻(xiàn);⑥鮮有讀者使用的小語種文獻(xiàn)等。從利用率來看,可參照1978年前蘇聯(lián)文化部制定的規(guī)定,即通常4-5年無人利用的文獻(xiàn)就屬于低利用率文獻(xiàn),中心圖書館分館的時(shí)間可以降到2-3年。由于各館資源建設(shè)目標(biāo)不盡相同,收藏文獻(xiàn)的學(xué)科類型和用戶利用文獻(xiàn)的特點(diǎn)存有差異,各學(xué)科文獻(xiàn)的老化規(guī)律也不盡相同,因此對(duì)低利用率文獻(xiàn)的提取不能單純以出版年和流通率來界定,而應(yīng)根據(jù)本館的性質(zhì)任務(wù)、用戶的特點(diǎn)及學(xué)科發(fā)展的趨勢,在全面充分了解本館館藏?cái)?shù)量、質(zhì)量和文獻(xiàn)借閱規(guī)律的基礎(chǔ)上,根據(jù)不同類型學(xué)科文獻(xiàn)的需求特點(diǎn),由各館學(xué)科館員匯同有關(guān)專家學(xué)者審核確定。
(2)文獻(xiàn)入庫
儲(chǔ)存庫雖然匯集的是低利用率文獻(xiàn),卻并不是所有低利用率文獻(xiàn)都在合作儲(chǔ)存范圍之內(nèi)。低利用率文獻(xiàn)在從各成員館匯集到儲(chǔ)存庫的過程中必須經(jīng)過逐步審查,通過之后方能入庫,程序如下:第一,各成員館向合作儲(chǔ)存中心提交需要合作儲(chǔ)存文獻(xiàn)的電子目錄;第二,儲(chǔ)存中心管理人員利用表格與庫存目錄進(jìn)行查重核對(duì),無重復(fù)庫存并符合收藏標(biāo)準(zhǔn)的資源可提交實(shí)體文獻(xiàn);已有庫存資源的,提交館可借助儲(chǔ)存中心網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)集中展示,供其他成員館有償選擇入藏,收益歸提交館所有,無館選擇則可自行處理;第三,對(duì)提交的實(shí)體文獻(xiàn)外觀,即紙本文獻(xiàn)的完整程度、是否破損;電子資源是否可讀等等資源的可利用性進(jìn)行審查。
儲(chǔ)藏庫作為一個(gè)有限儲(chǔ)藏空間,必須對(duì)提交的低利用率文獻(xiàn)有一定篩選標(biāo)準(zhǔn):①從物理屬性來看,凡外形嚴(yán)重破損且無法修補(bǔ)、受到腐蝕、浸水、蟲蝕等被弄得面目全非的文獻(xiàn)資料都不應(yīng)納入收藏范圍;②從內(nèi)容來看,凡內(nèi)容陳舊老化的、已不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要的都不應(yīng)納入收藏范圍;③冗余復(fù)本。由于國內(nèi)圖書館中文館藏一般都有多個(gè)復(fù)本,有的復(fù)本量甚至多達(dá)幾十本;同時(shí),由于湖北地區(qū)紙質(zhì)文獻(xiàn)資源建設(shè)缺乏協(xié)作協(xié)調(diào)機(jī)制,各館館藏彼此重復(fù)率也很高。因此,儲(chǔ)存中心匯集的低利用率文獻(xiàn)必然存在大量超出了用戶需求范圍的復(fù)本,為了不讓這些冗余文獻(xiàn)繼續(xù)占據(jù)有限空間,需要加大力度進(jìn)行資源整合,僅保證在區(qū)域范圍內(nèi)文獻(xiàn)保存的最低復(fù)本量即可。為此,儲(chǔ)存中心應(yīng)制定入藏復(fù)本標(biāo)準(zhǔn):為了合作儲(chǔ)存的長遠(yuǎn)發(fā)展,國外絕大多數(shù)儲(chǔ)存庫只收取一個(gè)復(fù)本,但鑒于我國圖書館重視藏量的管理思想和評(píng)估體系,湖北高校的合作儲(chǔ)存應(yīng)遵循循序漸進(jìn)的原則,現(xiàn)階段在征求成員館意見的基礎(chǔ)上,可適當(dāng)放寬復(fù)本限制以爭取各館更大的積極性,待合作儲(chǔ)存庫發(fā)展到一定階段后再考慮實(shí)行單復(fù)本制度。
(3)文獻(xiàn)管理
儲(chǔ)存庫文獻(xiàn)管理應(yīng)基于兩個(gè)原則:首先,不同于處于讀者利用高峰期的文獻(xiàn),參與合作儲(chǔ)存的低利用率文獻(xiàn)管理核心在于集中保存,以節(jié)省書架空間和管理成本為首要原則。其次,對(duì)于一本值得長期收藏的書必須保持其隨時(shí)可存取性,在需要的時(shí)候能夠花費(fèi)較少的時(shí)間和人力找到它。因此,方便存取應(yīng)是合作儲(chǔ)存的第二原則。在此原則指導(dǎo)下,儲(chǔ)存庫館藏文獻(xiàn)日常管理應(yīng)做好如下幾方面的工作:①為了保證儲(chǔ)存文獻(xiàn)的永久存放,須在文獻(xiàn)進(jìn)入儲(chǔ)存庫前做好除塵、除蟲等防護(hù)措施,同時(shí)借鑒國外建設(shè)經(jīng)驗(yàn),對(duì)儲(chǔ)存庫溫度、濕度進(jìn)行嚴(yán)密的環(huán)境控制,如哈佛大學(xué)儲(chǔ)存圖書館6個(gè)主要書庫中的溫度和濕度常年保持在50華氏度和35%左右;②為了節(jié)省空間,對(duì)儲(chǔ)存文獻(xiàn)實(shí)行高密度儲(chǔ)存,可使用高密度、高貨架的自動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)施[3],并按照文獻(xiàn)的尺寸和出版時(shí)序排架,而非傳統(tǒng)的分類排架法;③為了便于儲(chǔ)存庫文獻(xiàn)的管理和利用,各成員館之間必須開展技術(shù)合作,構(gòu)建共同管理和技術(shù)結(jié)構(gòu)下的合作儲(chǔ)存文獻(xiàn)聯(lián)合目錄,將文獻(xiàn)清楚準(zhǔn)確地報(bào)道給廣大的用戶,并使其能在各成員館公共目錄檢索系統(tǒng)中得到揭示,從而充分發(fā)揮儲(chǔ)存庫聚合文獻(xiàn)資源和用戶需求的作用,這也正是合作存儲(chǔ)共知共享的基礎(chǔ)和意義所在。聯(lián)合目錄書目數(shù)據(jù)由各成員館按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)與格式提交,儲(chǔ)存中心負(fù)責(zé)管理維護(hù),通過統(tǒng)一平臺(tái)揭示,并保證目錄內(nèi)容與實(shí)體文獻(xiàn)的一致性,以便向用戶提供充分、全面、完整的書目信息和獲取途徑[4];④儲(chǔ)存庫藏書建設(shè)和普通圖書館一樣,也應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要開展剔舊工作[5]。剔舊內(nèi)容來源于兩方面,一是隨著社會(huì)與時(shí)代的發(fā)展不適宜繼續(xù)保存的圖書,二是有品相更佳的同種圖書提交,可將原書剔除。
3.2.3 儲(chǔ)存庫財(cái)產(chǎn)權(quán)屬管理
儲(chǔ)存庫財(cái)產(chǎn)包含兩方面:一是硬件設(shè)備設(shè)施的產(chǎn)權(quán)歸屬,二是庫存文獻(xiàn)的產(chǎn)權(quán)歸屬。合作儲(chǔ)存庫初期建設(shè)耗資巨大,絕非單一高?;驁D書館所能承擔(dān),因此土地購買、庫房建設(shè)、硬件設(shè)備設(shè)施的購買主要依靠爭取各級(jí)政府財(cái)政支持,產(chǎn)權(quán)也必然由政府所有,并采用政府委托方式進(jìn)行維護(hù)和管理。而對(duì)成員館送交儲(chǔ)存庫的文獻(xiàn),所有合作成員館均可平等享有使用權(quán),而其所有權(quán)則面臨如下選擇:送交后文獻(xiàn)所有權(quán)即時(shí)轉(zhuǎn)移儲(chǔ)存庫、送交后保持文獻(xiàn)所有權(quán)、送交若干年后定奪權(quán)屬轉(zhuǎn)移等選擇。文獻(xiàn)權(quán)屬的管理對(duì)成員館參與合作儲(chǔ)存的積極性和儲(chǔ)存庫的發(fā)展都具有很大影響:不變更文獻(xiàn)所有權(quán),就缺乏對(duì)成員館的約束機(jī)制,后者可以隨時(shí)索回提交的文獻(xiàn),這就可能對(duì)整個(gè)合作儲(chǔ)存系統(tǒng)內(nèi)成員的資源建設(shè)產(chǎn)生聯(lián)動(dòng)影響;對(duì)送交文獻(xiàn)即時(shí)轉(zhuǎn)換所有權(quán)無疑對(duì)合作儲(chǔ)存的長期穩(wěn)定發(fā)展大有裨益,并且國外眾多合作儲(chǔ)存的成功案例都依此法,但在當(dāng)前我國圖書館評(píng)估體系下,高校圖書館的藏書總量和生均新書品種一直是兩項(xiàng)重要的評(píng)價(jià)指標(biāo),尤其是湖北省內(nèi)很多省屬高校、民辦高校每年面臨各類教學(xué)評(píng)估,轉(zhuǎn)移文獻(xiàn)所有權(quán)就意味著館藏總量的減少,必然會(huì)使參與院校、成員館有所顧慮,降低他們的合作熱情。因此湖北省高校館要順利實(shí)現(xiàn)合作儲(chǔ)存,對(duì)于文獻(xiàn)所有權(quán)歸屬問題在當(dāng)前應(yīng)采取過渡方案,即在一定時(shí)期內(nèi),只是將低利用率文獻(xiàn)的保存地點(diǎn)轉(zhuǎn)移,在新的合作儲(chǔ)存體系中統(tǒng)一管理和利用,但在原則上仍然保留文獻(xiàn)原有的索書號(hào)和財(cái)產(chǎn)號(hào),文獻(xiàn)的所有權(quán)仍屬于原圖書館[6]。待合作儲(chǔ)存發(fā)展成熟后,可再共同商討文獻(xiàn)所有權(quán)的轉(zhuǎn)換問題。此外,為了兼顧儲(chǔ)存庫資源建設(shè)的穩(wěn)定性,應(yīng)在協(xié)商一致的基礎(chǔ)上以協(xié)議形式約束成員館對(duì)提交文獻(xiàn)后的處理權(quán)限。
合作儲(chǔ)存庫和眾多獨(dú)立形態(tài)的圖書館一樣,除了要對(duì)各館提交的低利用率文獻(xiàn)承擔(dān)保存任務(wù),還具有對(duì)各合作館及其讀者的日常服務(wù)職能:(1)文獻(xiàn)交換平臺(tái)。各館在向儲(chǔ)存庫提交低利用率文獻(xiàn)的同時(shí)使其擔(dān)當(dāng)了資源交換中心的角色。由于合作儲(chǔ)存保留文獻(xiàn)的復(fù)本數(shù)量有限,因而多余的復(fù)本可通過儲(chǔ)存中心平臺(tái)鼓勵(lì)成員館及其用戶進(jìn)行文獻(xiàn)交流,以選購、交換或轉(zhuǎn)贈(zèng)等形式補(bǔ)充本館缺藏文獻(xiàn)、處理本館富余文獻(xiàn),“以本館之所余,換本館之所缺”。(2)文獻(xiàn)檢索與報(bào)道。儲(chǔ)存中心要建設(shè)獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái),開發(fā)完備的檢索系統(tǒng),將館藏文獻(xiàn)完整、準(zhǔn)確、清晰地揭示給用戶,并將庫存文獻(xiàn)的動(dòng)態(tài)變化及時(shí)報(bào)道給各個(gè)成員館。(3)文獻(xiàn)閱覽與文獻(xiàn)傳遞。儲(chǔ)存庫是本地低利用率文獻(xiàn)的“最后防線”,為了保證所藏文獻(xiàn)的永久可獲得性,對(duì)用戶的文獻(xiàn)需求宜采用閉架服務(wù),一方面對(duì)本地用戶可采取就室閱覽的方式滿足其研究需要,并可開展文獻(xiàn)復(fù)印、掃描服務(wù),另一方面對(duì)遠(yuǎn)程用戶則可開展復(fù)印件的文獻(xiàn)傳遞服務(wù)。
保證成員間利益的均衡是合作儲(chǔ)存得以持續(xù)發(fā)展的首要前提。湖北省各高校圖書館規(guī)模和基礎(chǔ)相差甚遠(yuǎn),其中以中小型圖書館居多,為了鼓勵(lì)他們參與合作的積極性,應(yīng)注重對(duì)中小型館協(xié)議的開放性。但是,如果一味強(qiáng)調(diào)文獻(xiàn)的公共性,甚至要求文獻(xiàn)資源無償共享,必然使得投入多的圖書館得不到應(yīng)有的回報(bào),并有可能使小館逐漸產(chǎn)生坐享其成的依賴心理,從而使得共建共享活動(dòng)無法持久進(jìn)行,因此平衡各館在共建儲(chǔ)存庫中的投入和產(chǎn)出顯得尤為重要??梢园匆欢ū壤峙涓鞒蓡T館的投入成本,并通過其他多種輔助方式來協(xié)調(diào)利益的均衡性。為了有效補(bǔ)償文獻(xiàn)支配者對(duì)文獻(xiàn)消費(fèi)者提供的便利,文獻(xiàn)消費(fèi)者應(yīng)該對(duì)文獻(xiàn)支配者給予適當(dāng)?shù)难a(bǔ)償,在突出效率的同時(shí)強(qiáng)調(diào)公平,建立起激勵(lì)相容的共享體制。美國馬薩諸塞州5學(xué)院合作儲(chǔ)存圖書館的在5學(xué)院之間建立了一套良好的利益分配制度,他們在費(fèi)用合理分?jǐn)偡矫娉浞挚紤]到每個(gè)成員館及其用戶的特點(diǎn)。如Hampshire學(xué)院送交儲(chǔ)存庫保存的文獻(xiàn)較少,但是其教師和學(xué)生對(duì)其他學(xué)院儲(chǔ)存的文獻(xiàn)利用的較多,所以不能僅以送交儲(chǔ)存的文獻(xiàn)量進(jìn)行費(fèi)用的分?jǐn)偅?]。
低利用率合作儲(chǔ)存本質(zhì)上是一種區(qū)域性的圖書館聯(lián)盟,在湖北省各高校中具有廣泛的實(shí)踐基礎(chǔ),有很多模式可以參考借鑒:如教育部實(shí)施的“中國高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)”(CALIS)是以全國中心-地區(qū)中心-成員館的三級(jí)文獻(xiàn)保障體系為基礎(chǔ)建設(shè)的,而武漢大學(xué)是地區(qū)中心之一,省內(nèi)50多所高校則為成員館;另外,湖北省高校數(shù)字圖書館采取的是“政府主導(dǎo),若干核心,共同參與的建設(shè),其中武漢大學(xué)圖書館、華中科技大學(xué)圖書館等10多所圖書館為學(xué)科文獻(xiàn)中心,其余100多所省內(nèi)高校為成員館。但合作儲(chǔ)存有其自身的目標(biāo)與特點(diǎn),合作模式最終的確定要依據(jù)參與館的數(shù)量、地域分布、儲(chǔ)存文獻(xiàn)總量。據(jù)湖北省教育廳公布的2012年湖北省高等學(xué)校名單[8],122所普通高等學(xué)校(不含成人高校)地區(qū)分布如表1所示。
表1 2012年湖北省普通高等學(xué)校統(tǒng)計(jì)(按地區(qū))
從表1可以看出,絕大部分高校(79所)集中于武漢,其余43所零星分布于十堰、荊州、宜昌等地,根據(jù)全省高校圖書館分布不均衡的實(shí)際情況,可以構(gòu)建兩種合作儲(chǔ)存模型:
所謂區(qū)域集中儲(chǔ)存就是地域相鄰或相近的圖書館集中建立儲(chǔ)存庫,將提交的低利用率文獻(xiàn)共保存于庫中,并采取集中管理策略,在管理中有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和工作人員。盡管在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代,空間距離已不能成為圖書館及其聯(lián)盟發(fā)展的障礙,但在合作儲(chǔ)存庫的建設(shè)中,距離卻是一個(gè)不可忽視的重要影響因素。大量實(shí)踐證明,地理位置相近的圖書館,相互之間聯(lián)系較為便利,近距離溝通產(chǎn)生的信任關(guān)系使館際協(xié)調(diào)更加容易,更重要的是,距離的縮小使文獻(xiàn)的儲(chǔ)存與利用成本大為降低,并有利于讀者就近借閱或者復(fù)制文獻(xiàn)原文,從而使儲(chǔ)存庫的使用效益得到充分發(fā)揮,因此區(qū)域圖書館之間的合作最容易取得成功。而在湖北省高校圖書館范圍內(nèi)實(shí)施區(qū)域性的集中儲(chǔ)存有兩層含義:一是湖北省本身就是一個(gè)大的區(qū)域,相對(duì)于全國范圍而言,省內(nèi)各高校圖書館在行政區(qū)劃和地理上具有同一性;二是各相鄰城市相對(duì)于全省范圍而言可形成多個(gè)區(qū)域,區(qū)域內(nèi)多個(gè)城市之間可建立合作關(guān)系。因此建立區(qū)域集中儲(chǔ)存可依據(jù)合作范圍有如下幾種選擇:
(1)大湖北高校集中儲(chǔ)存。也就是在全省范圍內(nèi)集中建立獨(dú)立儲(chǔ)存設(shè)施,所有成員館提交的文獻(xiàn)共同儲(chǔ)存在合作儲(chǔ)存圖書館中。這種儲(chǔ)存模式的優(yōu)點(diǎn)是全省高校館的低利率文獻(xiàn)匯聚于一處,由唯一的儲(chǔ)存庫進(jìn)行文獻(xiàn)保存、調(diào)配工作,可實(shí)現(xiàn)合作儲(chǔ)存效益的最大化,缺點(diǎn)是湖北省區(qū)域范圍廣闊,城市跨度大,館際往來和文獻(xiàn)傳遞利用相當(dāng)不便。
(2)武漢城市圈內(nèi)高校集中儲(chǔ)存。武漢城市圈,又稱“1+8”城市圈,是指以武漢為圓心,包括黃石、鄂州、黃岡、孝感、咸寧、仙桃、天門、潛江周邊8個(gè)城市所組成的城市圈,而教育是城市圈建設(shè)的重點(diǎn)領(lǐng)域之一。從表1可以看出,全省122所普通高校絕大部分集中于武漢,因此湖北省高校圖書館合作儲(chǔ)存可以借力于自2007年開始的武漢“1+8城市圈”建設(shè)規(guī)劃,構(gòu)建城市圈高校合作儲(chǔ)存系統(tǒng)。這種模式的優(yōu)勢在于既能集合湖北地區(qū)80%(96所)的高校館,解決了區(qū)域內(nèi)絕大部分圖書館低利用率文獻(xiàn)的集中儲(chǔ)存問題,最大限度地?cái)U(kuò)充了各參與館館藏文獻(xiàn)覆蓋的范圍,同時(shí)借政府“1+8”城市圈之東風(fēng),一方面可以利用其現(xiàn)有建設(shè)成果如交通等為合作館之間的文獻(xiàn)提交和用戶的文獻(xiàn)利用帶來種種便利條件,使跨地區(qū)多城市合作具有更大的可行性,另一方面由于合作儲(chǔ)存目標(biāo)與城市圈建設(shè)規(guī)劃相吻合,可適時(shí)向政府爭取項(xiàng)目經(jīng)費(fèi),從而得到各級(jí)部門的政策和資金支持。
(3)地區(qū)分布式集中儲(chǔ)存。也就是,湖北省各高校圖書館共同組建合作儲(chǔ)存管理委員會(huì)作為地區(qū)內(nèi)合作儲(chǔ)存最高領(lǐng)導(dǎo)決策機(jī)構(gòu),同時(shí)按地域同一性或相近性分別組建多個(gè)獨(dú)立合作儲(chǔ)存系統(tǒng),各個(gè)合作體文獻(xiàn)保存目標(biāo)、內(nèi)容、復(fù)本原則以及文獻(xiàn)利用通過委員會(huì)協(xié)調(diào)管理,是一種集中基礎(chǔ)上的分散儲(chǔ)存模式,該模式如圖1所示。
這種模式完全以地理位置相鄰或相近為原則組建合作儲(chǔ)存庫,它充分發(fā)揮了區(qū)域集中儲(chǔ)存的優(yōu)勢,各個(gè)儲(chǔ)存系統(tǒng)內(nèi)各成員館之間交流和用戶的文獻(xiàn)利用相較于其他兩種模式而言最為便利,其缺陷在于:一是構(gòu)建多個(gè)合作儲(chǔ)存設(shè)施必然耗資巨大,所花費(fèi)的精力與金錢遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于前兩種模式,二是全省高校圖書館本來分布不平衡,完全以區(qū)域集中必然造成儲(chǔ)存庫及其資源分布的進(jìn)一步不平衡,三是儲(chǔ)存庫之間文獻(xiàn)保存品種、數(shù)量存在重復(fù)建設(shè)問題,不能實(shí)現(xiàn)全省范圍內(nèi)低利用率文獻(xiàn)儲(chǔ)存效益的最大化。因此,在分散基礎(chǔ)上借助合作儲(chǔ)存委員會(huì)的集中管理要商討有關(guān)協(xié)議、政策、方案來緩解上述問題方可使此種模式具有可行性。
圖1 湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)地區(qū)分布式集中儲(chǔ)存模型
所謂學(xué)科分布儲(chǔ)存是指參與館在協(xié)商基礎(chǔ)上將低利用率文獻(xiàn)按學(xué)科或主題分散儲(chǔ)存的模式。這種模型不需要重新建立獨(dú)立的儲(chǔ)存庫,而是分別結(jié)合各圖書館原有低利用率館藏文獻(xiàn)的學(xué)科特點(diǎn),將其他高校圖書館提交的同類文獻(xiàn)集中收藏,形成低利用率文獻(xiàn)的學(xué)科中心。如武漢大學(xué)圖書館如果按協(xié)議集中儲(chǔ)存全省高校館低利用率文獻(xiàn)中生物類文獻(xiàn),其他各館則可均將本館中生物類冗余文獻(xiàn)經(jīng)合作儲(chǔ)存網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)查重后集中送交武大館保存。值得注意的是,表1湖北省內(nèi)的四類高校中,中央部委高校、省屬本科院校、獨(dú)立學(xué)院雖然辦學(xué)層次有差別,但都屬于本科院校,在課程設(shè)置、培養(yǎng)目的方面具有相當(dāng)大的共性,因此館藏體系較為接近,因而在學(xué)科分布儲(chǔ)存中可以成為一個(gè)合作體系,而高職高專屬于??祁愒盒?,和另外三類高校區(qū)別較大,因此宜成為獨(dú)立體系,兩個(gè)體系之間的文獻(xiàn)保存、利用等仍然可以通過湖北省高校圖書館合作儲(chǔ)存委員會(huì)進(jìn)行綜合管理與協(xié)調(diào)。具體模式如圖2所示:
圖2 湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)學(xué)科分布儲(chǔ)存模型
采用這種模式有如下優(yōu)點(diǎn):(1)無需建設(shè)獨(dú)立儲(chǔ)存庫使構(gòu)建合作儲(chǔ)存體系的預(yù)算大為縮減,從而避免了經(jīng)費(fèi)問題造成的困擾,使合作的可行性大為提高;(2)各成員館能根據(jù)其館藏特色分工承擔(dān)儲(chǔ)存任務(wù)、聚合同類文獻(xiàn),有利于保證某一類或者某一學(xué)科文獻(xiàn)保存的完整性和系統(tǒng)性,健全湖北省高校圖書館總體館藏體系,并為讀者按學(xué)科或者主題查找文獻(xiàn)提供了很大方便[9];(3)本科院校與??圃盒7謩e自成合作體系,既可以通過合作委員會(huì)協(xié)調(diào)兩個(gè)體系之間的文獻(xiàn)管理和利用,又可以避免合作儲(chǔ)存文獻(xiàn)出現(xiàn)魚龍混雜的局面。但顯而易見的是,中央部委院校在合作儲(chǔ)存體系中具有天然的學(xué)科優(yōu)勢,因此可能在此中擔(dān)任著絕大部分學(xué)科中心的重要角色,從而使各個(gè)中心的文獻(xiàn)都匯聚于武漢地區(qū),并造成大館承擔(dān)責(zé)任、小館享受利益的局面,因此采取學(xué)科分布儲(chǔ)存模式,應(yīng)適當(dāng)兼顧各中心的地區(qū)分布,合理規(guī)劃各成員館的權(quán)益,為在保存文獻(xiàn)方面做出貢獻(xiàn)的成員館提供某種補(bǔ)償,以規(guī)避合作共享存儲(chǔ)館藏中出現(xiàn)的“搭便車”現(xiàn)象。
低利用率合作儲(chǔ)存在國內(nèi)外不乏成功案例,但多數(shù)是同一地區(qū)同一系統(tǒng)間的合作儲(chǔ)存,這是因?yàn)榈赜蚴怯绊懞献鞴πc文獻(xiàn)利用的一大制約因素,因而跨地區(qū)的合作案例相對(duì)較少。湖北省高校圖書館系統(tǒng)內(nèi)建立低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存庫即是一種跨地區(qū)的合作,并且由于湖北省地域廣博,122所高校分布于17個(gè)地區(qū),區(qū)域跨度大,從而使得這一合作面臨前所未有的挑戰(zhàn)。但由于是高校系統(tǒng)間的聯(lián)合,并且具有多年來的合作傳統(tǒng)和基礎(chǔ),其具有的優(yōu)勢要遠(yuǎn)多于困境。與此同時(shí),各高校館面對(duì)日益凸顯的空間問題,所表現(xiàn)出的合作愿望也尤為強(qiáng)烈,在此次針對(duì)“湖北省高校圖書館低利用率文獻(xiàn)合作儲(chǔ)存”所展開的調(diào)查中,15個(gè)調(diào)查對(duì)象,無論是部屬高校,還是省屬本科院校都無一例外對(duì)合作儲(chǔ)存形成共識(shí),可見,計(jì)劃的實(shí)施勢在必行。通過調(diào)查值得我們注意的是,在認(rèn)同合作儲(chǔ)存可行性的同時(shí),文獻(xiàn)所有權(quán)、文獻(xiàn)方便使用以及儲(chǔ)存庫的建設(shè)和運(yùn)行經(jīng)費(fèi)等問題也被認(rèn)為是開展合作儲(chǔ)存的最大障礙,而這些問題的解決尚需合作成員在平等協(xié)商的基礎(chǔ)上達(dá)成一致。
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8 湖北省教育廳發(fā)展規(guī)劃處.關(guān)于公布2012年湖北省高等學(xué)校名單的公告.2012-5-16.[2012-06-16]http://www.hbe.gov.cn/content.php?id=9955
The Research on Cooperative Storage of the Low Use Collections among University Libraries in Hubei Province
Nie Jianxia Xie Hongxia Yuan Junhua Xie Chunzhi
By analyzing the current status and existing problems of printed literatures storage in university libraries in Hubei Province,this article puts forward the countermeasures for solving the problem of short of space in these libraries as well as the method to construct and operate the cooperative depositories among universities.
Universities Library;Low-use Collections;Cooperative Storage
book=75,ebook=169
9 張海霞等.低利用率文獻(xiàn)的區(qū)域性合作儲(chǔ)存探索.圖書館建設(shè),2010(3):18-24
2012年7月23日
華南師范大學(xué)圖書館,廣州,510631
知識(shí)產(chǎn)權(quán)出版社,北京,1000000
武漢大學(xué)圖書館,武漢,430072