李營

【摘 要】隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國已經(jīng)進入一個信息高速發(fā)展的階段。目前，檔案工作信息化管理開始在設(shè)計院檔案管理中普及，但是明顯存在信息資源開發(fā)不足，共享程度低等問題，有待于進一步的普及與發(fā)展檔案管理的信息化水平。本文簡單分析了檔案管理信息化的意義、現(xiàn)狀，并提出了加強檔案管理信息化的對策。

【關(guān)鍵詞】設(shè)計院；檔案管理；信息化建設(shè)

隨著我國計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和在檔案設(shè)計管理中的應(yīng)用，設(shè)計院的檔案管理也開始進入信息化新模式。由于設(shè)計院的產(chǎn)品是建筑工程圖紙，因此，其檔案管理具有一定的特殊性，即以CAD網(wǎng)絡(luò)作圖作為檔案形成的主要途徑。采用電子檔案，可以實現(xiàn)無紙化查閱、歸檔與驗收，即提高工作效率、節(jié)省時間，又方便領(lǐng)導(dǎo)檢查與服務(wù)客戶。

一、 設(shè)計院檔案管理工作的重要性

（一）檔案管理工作直接影響項目的開展。

檔案是一種不可忽略的資源，工作人員在檔案資料的收集整理過程中可進行新項目的研發(fā)，檔案管理工作人員可配合設(shè)計人員迅速的找出所需資料，保證項目的開展與完工。

（二）檔案管理工作可提高企業(yè)的綜合競爭力。

設(shè)計院生產(chǎn)經(jīng)營活動的優(yōu)劣可以通過檔案管理工作很好的反應(yīng)出來，檔案管理工作不僅是整理收集本企業(yè)的有關(guān)信息，還可以通過管理工作提高自身的綜合競爭力。另外，管理完善的檔案資料可方便查找與歸檔，不會因遺失而產(chǎn)生不必要的檔案問題。

（三） 檔案管理工作可減少企業(yè)不必要的損失。

設(shè)計院檔案管理工作水平的提高，可為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，企業(yè)可從檔案資料中尋找問題的解決方案或以往的工作經(jīng)驗，即可節(jié)約時間，又可減少不必要的損失。

二、 設(shè)計院檔案信息化現(xiàn)狀

（一）檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)。

隨著電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化程度逐步加深，截止目前，我設(shè)計院檔案管理部門已有計算機…多臺，服務(wù)器…個。設(shè)計院檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)已經(jīng)相當完善，普及率較高，但是到目前為止，很少有檔案管理網(wǎng)站的建設(shè)，檔案管理網(wǎng)站系統(tǒng)可更好的實現(xiàn)檔案資源的服務(wù)工作。截止目前，我國已頒布了40多項與檔案信息化有關(guān)的標準，但是這些標準過于陳舊，且標準間內(nèi)容不一，加之宣傳力度不夠，很難實現(xiàn)檔案信息化標準的建設(shè)執(zhí)行。

（二）檔案信息化建設(shè)的缺少資金投入。

檔案信息化建設(shè)是一項巨大資金投入的建設(shè)，目前，多數(shù)企業(yè)對檔案的管理不重視，導(dǎo)致資金投入不到位，難以有效的實現(xiàn)檔案管理的信息化。我院已將檔案管理納入日常工作管理中，檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，但受到科技資金數(shù)額的限制，仍難以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化的建設(shè)進程。

（三）檔案信息化建設(shè)人才缺乏。

從信息產(chǎn)業(yè)部的統(tǒng)計數(shù)據(jù)可知，我國產(chǎn)業(yè)信息化的發(fā)展與人才的需求是極不平衡的。尤其是檔案管理方面，企業(yè)忽視檔案的重要性或僅僅重視檔案專業(yè)知識的需求，而忽略信息化人才的需求與培養(yǎng)，導(dǎo)致在檔案信息化的管理與維護中出現(xiàn)一系列的問題。針對設(shè)計院來講，人才缺乏主要表現(xiàn)在以下兩個方面：第一，當前檔案管理人員的信息化素質(zhì)過低，雖然可進行基本技能操作，但缺乏專業(yè)的技能培訓(xùn)與教育；第二，缺乏具有信息化專業(yè)只是的檔案管理人員，在軟件系統(tǒng)的開發(fā)、使用與維護過程中，受專業(yè)信息知識的限制，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題，只能尋求技術(shù)人員的幫助，不僅浪費時間，同時也制約了檔案信息化建設(shè)的速度與質(zhì)量。

（四）檔案信息資源整合不完善。

目前，設(shè)計院檔案資源的質(zhì)量與數(shù)量都得到很大提高，多樣化、多途徑成為當前檔案信息資源開發(fā)利用的主要特點，檔案資源需求也呈現(xiàn)出全面化與豐富化。但是，多數(shù)設(shè)計院內(nèi)部部門間溝通不足，缺乏溝通與協(xié)調(diào)，無檔案信息化合作意識。由于各部門間軟件環(huán)境不同，導(dǎo)致一次輸入的資源難以多次利用，或難以進行轉(zhuǎn)換，這樣，必然會出現(xiàn)多次重復(fù)性勞動，嚴重影響了信息資源作用的發(fā)揮。檔案信息資源整合不完善已成為制約檔案管理信息化發(fā)展的關(guān)鍵點。

三、加強設(shè)計院檔案信息化建設(shè)的措施

（一）實行網(wǎng)絡(luò)無紙化驗收。

設(shè)計院應(yīng)建立計算機檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，通過CAD 制圖，實現(xiàn)無紙化驗收與歸檔等工作。對于檔案的電子歸檔程序、交驗單簽署等要提前設(shè)定，由項目管理、驗收、設(shè)計人員根據(jù)需要儲存數(shù)據(jù)，實現(xiàn)一次輸入，數(shù)據(jù)終身儲存與共享。

（二）利用終端機進行圖紙修改和其他內(nèi)容的查閱。

對于提交的圖紙，如出現(xiàn)問題，可通過網(wǎng)絡(luò)申請，經(jīng)批準后，由檔案管理人員下載后，申請者修改好，審核后在網(wǎng)上直接提交，可利用終端機辦理手續(xù)、查閱審核信息。由于設(shè)計院檔案的主要內(nèi)容是圖紙資料，其具有很強的實用性，通過網(wǎng)絡(luò)展示，可以為其他工作提供幫助。

（三）加強檔案管理信息化人才的培養(yǎng)。

檔案管理信息化對技術(shù)的要求較高，需要專業(yè)性的信息化管理人才，其管理工作人員必須可以熟練運用信心工具進行檔案的存儲、歸檔與處理工作。設(shè)計院可通過以下手段對檔案管理人員進行培養(yǎng)，以提高管理人員的信息化水平。第一，加強檔案管理信息化宣傳教育，提高管理人員的信息化管理意識，這樣，管理人員就可以自覺地進行計算機知識的學(xué)習(xí)，不斷強化自身素質(zhì)。第二，設(shè)計院應(yīng)加強信息化人才的引進，尤其是對于檔案知識與信息化管理知識相結(jié)合的復(fù)合型人才的招聘。第三，設(shè)計院應(yīng)積極開展檔案管理信息化工作的學(xué)術(shù)交流活動，為管理人員提供學(xué)習(xí)交流的平臺，擴展視野、推廣經(jīng)驗、豐富知識，提高人才隊伍的信息管理素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的信息化。

（四）加強檔案管理信息化安全體系的建設(shè)。

由于檔案信息化后，所有檔案都是以電子文檔的模式存在，電子文檔存在較強的易破壞性和易泄露性，因此，相應(yīng)的安全措施應(yīng)完善。檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建安全保密體系，做好檔案的保密與開放，以及保管與利用之間的關(guān)系，防止檔案資料的泄露，針對秘密檔案資料，設(shè)定查閱制度和查閱權(quán)限，對于級別較高的檔案資料，科設(shè)計多級管理權(quán)限，通過層層關(guān)卡，確保檔案信息的安全性。

（五）加大提供檔案信息化建設(shè)的資源。

檔案信息化的核心是其資源建設(shè)，資源供應(yīng)是檔案信息化服務(wù)的前提。任何企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中，都需要高度重視檔案資源的開發(fā)，根據(jù)設(shè)計院的實際情況，應(yīng)首先設(shè)計一個資源開發(fā)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，之后就是要有效、快速、安全的開展數(shù)字化資源管理工作，不斷加大檔案的信息量，并使其實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣可有效提高檔案信息化資源的收集效率，有利于檔案資源的全面有效管理。最近幾年，部分設(shè)計院開始加大對檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)軟件的引進與研發(fā)，通過將歷史檔案掃描存檔，使歷史資料也可快速的滿足需求者的需要。

四、結(jié)束語

總之，設(shè)計院檔案管理應(yīng)不斷順應(yīng)發(fā)展的需求，建設(shè)信息化管理體系是目前檔案管理的必然要求，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和客觀實際的變化，檔案管理信息化會不斷補充與完善。

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