劉曉東

（佳木斯大學 人事處，黑龍江 佳木斯154007）

隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，區(qū)域間的人才流動越來越頻繁，數(shù)量也越來越多，人才的頻繁流動嚴重影響到人事檔案的管理工作，流動人員檔案管理工作成為人才服務機構和檔案管理部門迫切需要解決的突出問題。

一、流動人員人事檔案人員組成

流動人員人事檔案大致由以下人員組成：辭職或被辭退的機關工作人員、企事業(yè)單位專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；與用人單位解除勞動合同的專業(yè)技術人員和管理人員的人事檔案；待業(yè)的大中專畢業(yè)生的人事檔案；自主擇業(yè)的部隊復轉軍人人事檔案；自費出國留學人員的人事檔案；公務員被開除的人事檔案；其它社會新增就業(yè)人員人事檔案。

二、流動人員人事檔案管理特點

（一）流動人員人事檔案的管理對象具有較強的社會性

市場經(jīng)濟的建立使各個方面領域的人才不斷地流動，這不但有利于多種經(jīng)濟組織形式招納人才，也促使人事檔案管理具有了一定的社會性，為人才流動提供了良好的社會環(huán)境，由此產(chǎn)生了具有較強社會性的人事檔案管理機構。不再僅限于管理自己所屬單位的人事檔案，而是面向社會，為整個社會服務。

（二）流動人員人事檔案具有來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性

流動人員人事檔案管理的社會性決定了其來源的廣泛性和內(nèi)容的復雜性。在計劃經(jīng)濟時代的人事檔案管理中，人事檔案管理權一般都是由各單位的人事部門行使，管理范圍也僅限于本單位人員，內(nèi)容也較簡單。人事檔案管理機構的社會性決定了其管理檔案范圍的廣泛性，而所管理人員身份的不同又使其檔案內(nèi)容具有了復雜性。

（三）社會對人事檔案需求的多樣性

21 世紀是知識創(chuàng)新的時代，市場經(jīng)濟要發(fā)展就必須要有適應經(jīng)濟發(fā)展的人才，用人單位無論是招聘新員工還是對員工進行考核，都要充分地利用人事檔案，由此導致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性。

（四）人事檔案管理方式的開放性

既然是流動人員，就意味著他們大多沒有固定的單位，所從事的工作變動較大，基本上與原單位沒有聯(lián)系。人事檔案管理機構就可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式，將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，使人才信息成為開放的交流模式。

三、流動人員人事檔案管理中涉及的主要問題

（一）人才流動沒有約束，導致“重建檔案”增多，“棄檔” 、“死檔”現(xiàn)象嚴重

1.重新建立檔案比例高?！叭肆Y源是第一資源”已成當今社會的共識，有些用人單位為了各自利益發(fā)展的需要，解決原單位不愿放人而無法進行正常人事調動的情況，先后出臺一些對流動人才重新建檔的暫行規(guī)定，只要個人提供相關證明材料就可以重新建立檔案，從而造成人才流動沒有約束，使“重建檔案”占檔案管理的比例越來越高。

2.“棄檔”、“死檔”現(xiàn)象逐年增加。價值觀差異和經(jīng)濟的高速發(fā)展，使一部分人在高薪、高待遇的誘惑下，采取“棄檔走人”，從而造成了“人檔分離”現(xiàn)象，清理“棄檔” 、“死檔”已經(jīng)成為存放檔案的單位和中介機構非常頭痛的事情。流動人員人事檔案管理機構就其本質來說是市場化的人事管理服務機構，它在強調社會效益和人才效益的同時也兼顧經(jīng)濟效益，一部分流動人員因為不愿意交納相關管理費用而產(chǎn)生了“棄檔”現(xiàn)象。

（二）流動人員檔案管理程序混亂

1.近年來，受經(jīng)濟利益驅動或對政策缺乏了解，一些沒有資質管理檔案的單位從自己的利益出發(fā)，不考慮被錄用人員的檔案內(nèi)容是否真實、有無隨意涂改檔案現(xiàn)象，擅自接收和管理流動人員人事檔案，從而造成流動人員人事檔案管理秩序的混亂。

2.檔案轉遞移交不及時或不移交造成檔案管理的操作程序不規(guī)范。近年來，隨著大中專畢業(yè)生自主擇業(yè)的開展，許多大學生在求職過程中違規(guī)自帶檔案，或認為檔案無用而將檔案遺棄。由于有些用人單位缺乏檔案管理的相關知識，意識淡薄，不與人事代理機構協(xié)調溝通，在轉遞檔案時不填寫《干部人事檔案轉遞通知單》，登記也不及時，在檔案材料移交過程中導致重要檔案材料缺失。更有甚者，一些單位郵寄檔案不通過專門指定的機要部門轉遞，而是將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉遞過程中丟失或損壞。

（三）檔案的可利用價值減弱

1.檔案材料的原始材料不全或遺失將導致個人部分歷史經(jīng)歷空白。流動人員的檔案材料需要達到什么目的，起到何種作用，用人單位往往不知所以。同時，檔案材料內(nèi)容殘缺不全，不完整、不真實，材料難以收集補充、續(xù)寫，不能客觀全面地反映本人的情況，可信度不夠，檔案利用價值低。

2.在人才流動的過程中，有些錄用單位就需要流動人員提供一個學歷證明，本人填一份個人履歷表就表示錄用了，無視檔案里其它涉及到的證明一個人成長經(jīng)歷、政治素質等記錄信息，人事檔案沒有發(fā)揮其應有的作用。

（四）管理手段落后，檔案管理人員素質有待提高

1.檔案管理管理水平落后的情況十分普遍。目前，大多數(shù)用人單位的檔案管理還是手工操作，還是紙質化管理的模式，這不但不利于檔案信息資源的社會共享，而且不利于提高工作效率。不少單位的人事檔案沒有專職人員分管人事檔案工作，達不到人事檔案管理的根本要求。

2.專業(yè)人才比較匱乏。隨著信息化技術的發(fā)展，檔案工作要求檔案管理人員應該是掌握現(xiàn)代科學技術和專業(yè)知識、綜合素質較高的復合型人才。我國現(xiàn)在雖然有一些大學設置檔案管理專業(yè)，但畢竟為數(shù)不多，而且畢業(yè)后真正從事檔案管理的人也不多，檔案管理這方面的人才比較匱乏。

四、新形勢下流動人才檔案管理對策

（一）建立社會化開放式的人事檔案管理模式

為適應市場經(jīng)濟的發(fā)展，人事檔案管理模式就要建立社會化管理，人事檔案管理機構不只是管理本單位人員人事檔案的機構，而且可以為全社會提供人事檔案服務。這就要求人事檔案管理機構要建立健全和不斷完善相應的各項檔案管理規(guī)定，嚴格檔案操作規(guī)程，規(guī)范建檔依法管檔，保證所接收、轉遞檔案的真實性和可靠性，把檔案管理制度的嚴肅性放在第一位。對檔案材料造假者，要讓其承擔相應法律責任。

（二）增強整個社會的檔案意識

進一步提高公民的檔案法律意識和對檔案管理的法制觀念，真正做到檔案管理的法制化。同時對流動人員人事檔案管理要有針對性地宣傳，特別是對流動人員的宣傳要強調檔案材料對其的重要性；對用人單位應側重于檔案材料嚴謹性和送達及時性的宣傳，嚴格檔案的轉遞制度，檔案管理部門要對各類流動人員的檔案及時進行清理，降低棄檔” 、“死檔”占檔案管理的比例。

（三）充分利用檔案的可利用價值

1.進一步完善人事檔案材料的收集內(nèi)容。尊重個人歷史，盡量收集個人成長過程的歷史資料，增強全面反映人才學習經(jīng)歷、培訓情況、績效考核情況等各方面的記錄信息，為用人單位提供必要的可用信息。

2.進一步加強人事檔案的開發(fā)利用，擴充人事檔案信息量。對于不同省份和城市以及不同單位，詳細研究對于個人發(fā)展有利的關鍵資料，對重點盤查補漏。通過建立存檔人員基本信息統(tǒng)計制度和定期分析制度，研究分析流動人員基本情況，進行市場供求預測，還可以分析用工單位人才管理問題等，提高人事檔案的使用價值。

（四）利用現(xiàn)代信息技術提高檔案整體管理水平

1.人事檔案管理應實現(xiàn)信息化管理。隨著人才流動社會化這種大環(huán)境，流動人員檔案數(shù)量逐年增加，制作人才檔案信息庫，已成為當務之急。逐步實現(xiàn)依靠網(wǎng)絡技術提供遠程服務，使人事管理機構足不出戶即可調閱本單位人員的有關信息資料，為人才資源社會化服務提供條件。

2.加強檔案隊伍建設，提高檔案管理人員素質。一方面要加強檔案管理人員的業(yè)務培訓，配備掌握現(xiàn)代科學技術和專業(yè)知識，綜合素質較高的復合型人才，不斷提高檔案管理員綜合素質和工作水平，增強服務意識。另一方面，高度重視基礎設施建設，實行標準化管理，搭建流動人員檔案工作的“硬平臺”。從加強基礎設施建設入手，不斷改善流動人員檔案工作的“硬環(huán)境”，如建立專用庫房，配置鐵質檔案柜，安裝了空調，確保檔案質量和安全，提高了檔案保護工作水平。

總之，強化流動人員人事檔案管理是維護國家有關法規(guī)的需要，是收集人才信息、強化人才宏觀管理的需要，是保障流動人員的合法利益的有力措施。只要檔案管理部門本著以人為本，本著為流動人員人事檔案負責的精神，齊心合力，齊抓共管，把流動人員的人事檔案管理工作切實落到實處，就能更好地促進人才流動，更好地為社會經(jīng)濟建設服務。

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