魯可欣

（哈爾濱電機(jī)廠有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150046）

電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)包括兩方面：一方面是最大限度地減少風(fēng)險(xiǎn)事故發(fā)生后對(duì)電子文件造成的損失；另一方面是盡可能避免電子文件風(fēng)險(xiǎn)事故的發(fā)生。電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的建立是實(shí)現(xiàn)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理目標(biāo)的重要保證。筆者認(rèn)為，要構(gòu)建電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：

一、加強(qiáng)組織建設(shè)，建立健全電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理制度

組織建設(shè)是風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的核心，也是電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制能夠長(zhǎng)期、有序、高效運(yùn)作的前提條件和必要保證。電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的組織建設(shè)，一方而應(yīng)當(dāng)將風(fēng)險(xiǎn)管理納入電子文件管理的范疇，制定切實(shí)可行的電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理戰(zhàn)略目標(biāo),定期研究分析風(fēng)險(xiǎn)管理的實(shí)施進(jìn)程，及時(shí)解決風(fēng)險(xiǎn)管理中存存的問(wèn)題，提出風(fēng)險(xiǎn)管理的工作重點(diǎn)和要求；另一方面應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)構(gòu)，確定一位主要領(lǐng)導(dǎo)成員分管風(fēng)險(xiǎn)管理工作，配備專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)處理風(fēng)險(xiǎn)管理的日常事務(wù)，從而確保風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制的長(zhǎng)效運(yùn)作。

此外，電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理組織體系的有效運(yùn)行，還需要建立一套有效的規(guī)章制度體系，以規(guī)范風(fēng)險(xiǎn)管理行為，落實(shí)風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任，促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理制度化。通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管理制度建設(shè)，使電子文件管理部門(mén)及管理人員明確風(fēng)險(xiǎn)管理的指導(dǎo)思想、管理原理原則、管理范圍、管理對(duì)象、管理要求、管理程序、管理方法、管理責(zé)任和獎(jiǎng)懲辦法等。在制定電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理制度的過(guò)程中，要注意做好以下三個(gè)方面工作：一是明確規(guī)定風(fēng)險(xiǎn)管理的范圍、對(duì)象、要求等，通過(guò)量化標(biāo)準(zhǔn)使其更具有可操作性，便于對(duì)照、分析、考核。二是電子文件的風(fēng)險(xiǎn)管理涉及到各個(gè)方面，需要文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、信息技術(shù)部門(mén)等各方面的共同努力，因而在風(fēng)險(xiǎn)管理制度中應(yīng)充分體現(xiàn)團(tuán)隊(duì)精神，強(qiáng)調(diào)相互配合、協(xié)同作戰(zhàn)，形成合力效應(yīng)。三是要落實(shí)責(zé)任制。應(yīng)明確各部門(mén)、各人員風(fēng)險(xiǎn)管理的責(zé)任歸屬，以加強(qiáng)其責(zé)任感，調(diào)動(dòng)其積極性，鼓勵(lì)其創(chuàng)新精神。貫徹責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合的原則，與獎(jiǎng)懲掛鉤，明確規(guī)定獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)盡職盡責(zé)，在預(yù)見(jiàn)、防范、控制、化解風(fēng)險(xiǎn)方面做出貢獻(xiàn)的部門(mén)及人員給予獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)面臨風(fēng)險(xiǎn)而未采取有效措施、人為因素導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)損失或在處置風(fēng)險(xiǎn)時(shí)無(wú)所作為、舉措失當(dāng)而導(dǎo)致重大損失的應(yīng)予以嚴(yán)肅問(wèn)責(zé)。

二、開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)教育，增強(qiáng)電子文件風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)

電子文件的風(fēng)險(xiǎn)與其他風(fēng)險(xiǎn)一樣具有可變性，在一定條件下進(jìn)行轉(zhuǎn)化。一種是向好的方面轉(zhuǎn)化，即通過(guò)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理，盡可能降低或消除風(fēng)險(xiǎn)，保持電子文件的正常狀態(tài);另一種則是向壞的方面轉(zhuǎn)化，由于對(duì)電子文件的風(fēng)險(xiǎn)視而不見(jiàn)，沒(méi)有采取有效措施加以控制，最終導(dǎo)致潛在的風(fēng)險(xiǎn)演變成現(xiàn)實(shí)的風(fēng)險(xiǎn)事件，從而給電子文件帶來(lái)各種災(zāi)難性后果。電子文件的風(fēng)險(xiǎn)事故多發(fā)生在保存階段，如因文件生成的軟硬件平臺(tái)過(guò)時(shí)淘汰而使文件無(wú)法解讀等;也多發(fā)生在人們意想不到之時(shí)和意想不到之處，如果不是事先有所準(zhǔn)備，等到事故發(fā)生才設(shè)法挽回是極為困難的。因此，在電子文件管理過(guò)程中，電子檔案管理者和管理部門(mén)必須強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)教育,居安思危，認(rèn)識(shí)到電子文件風(fēng)險(xiǎn)的客觀性、普遍性、危害性，做好風(fēng)險(xiǎn)防范和應(yīng)對(duì)工作，防患于未然。風(fēng)險(xiǎn)教育是電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理機(jī)制建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,一方面要對(duì)電子文件管理人員開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)教育，另一方面也要對(duì)電子文件用戶進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)教育：風(fēng)險(xiǎn)教育的方式應(yīng)視具體情況采取靈活多樣的方式進(jìn)行，或通過(guò)專(zhuān)門(mén)的電子文件風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)講座、培訓(xùn)，或通過(guò)檔案網(wǎng)站發(fā)布電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理常識(shí)，或通過(guò)專(zhuān)題展覽等方式來(lái)宣傳電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理的基本知識(shí)。

三、暢通運(yùn)行機(jī)制，優(yōu)化電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理流程

一是電子文件風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)，識(shí)別電子文件風(fēng)險(xiǎn)。進(jìn)行監(jiān)測(cè)時(shí)，要把引發(fā)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的影響因素作為重點(diǎn)對(duì)象，并采取一定的技術(shù)方法對(duì)被監(jiān)測(cè)對(duì)象的活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)視，對(duì)被監(jiān)測(cè)對(duì)象同其他環(huán)節(jié)和外部環(huán)境的相互關(guān)系進(jìn)行監(jiān)視。通過(guò)監(jiān)測(cè)，識(shí)別電子文件所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別包括對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素的“尋找”和“分類(lèi)”兩項(xiàng)內(nèi)容，目的是形成對(duì)電子文件風(fēng)險(xiǎn)源、分布、原因、關(guān)聯(lián)、后果的理性認(rèn)知，如果能夠形成清晰的“風(fēng)險(xiǎn)清單”或“風(fēng)險(xiǎn)地圖”，則可以達(dá)到較好的識(shí)別效果。二是電子文件風(fēng)險(xiǎn)分析，評(píng)估電子文件風(fēng)險(xiǎn)。風(fēng)險(xiǎn)分析就是把在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別過(guò)程中得到的數(shù)據(jù)，通過(guò)定量分析和定性分析等方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?。具體來(lái)說(shuō)，要運(yùn)用概率及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方法分析電子文件某一風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的頻率和概率等，以準(zhǔn)確地估量風(fēng)險(xiǎn)造成后果的嚴(yán)重程度。風(fēng)險(xiǎn)分析其實(shí)就是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估某一電子文件風(fēng)險(xiǎn)有無(wú)發(fā)生的可能性，其概率是多少。如果說(shuō)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別所回答的問(wèn)題是可能出現(xiàn)何種風(fēng)險(xiǎn)，那么風(fēng)險(xiǎn)分析回答的問(wèn)題則是電子文件的風(fēng)險(xiǎn)究竟有多大及風(fēng)險(xiǎn)會(huì)帶來(lái)何種程度的損失后果。三是電子文件風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)，控制電子文件風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)電子文件的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、分析評(píng)估之后，就要采取一定的風(fēng)險(xiǎn)處理措施，以有效應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)或已經(jīng)存在的風(fēng)險(xiǎn)，避免或減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)電子文件造成不良影響。比如，對(duì)于可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，可根據(jù)電子文件風(fēng)險(xiǎn)的種類(lèi)、特征、性質(zhì)以及嚴(yán)重程度等，制定出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)計(jì)劃，建立相應(yīng)的預(yù)警系統(tǒng)，為應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)做好準(zhǔn)備：對(duì)于已經(jīng)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，必須根據(jù)需要啟動(dòng)應(yīng)對(duì)計(jì)劃，采取緊急應(yīng)對(duì)措施，全力控制風(fēng)險(xiǎn)，將損失降低到最小程度。如果電子文件管理部門(mén)沒(méi)有實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的能力條件，可以將風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)外包給有關(guān)信息技術(shù)服務(wù)部門(mén)，由專(zhuān)門(mén)的服務(wù)部門(mén)通過(guò)專(zhuān)門(mén)的技術(shù)力量來(lái)實(shí)施電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理，以提高電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理水平。四是電子文件風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告，總結(jié)電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理經(jīng)驗(yàn)。在完成風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)、分析及應(yīng)對(duì)活動(dòng)之后，電子文件管理者及管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)備報(bào)告風(fēng)險(xiǎn)管理的結(jié)果。風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告可以是文件的形式，也可以是以會(huì)議的形式對(duì)電子文件的風(fēng)險(xiǎn)及風(fēng)險(xiǎn)管理展開(kāi)討論，探討風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的執(zhí)行情況、風(fēng)險(xiǎn)控制的成效等。通過(guò)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，完善風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，進(jìn)一步提高電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理水平。