文/劉敏

隨著校園信息化的不斷發(fā)展，高職院校的檔案管理工作發(fā)生了深層的變革。高職院校的檔案信息化建設和發(fā)展，已經(jīng)成為了當前高職院校中檔案事業(yè)變革和發(fā)展的一個必然要求。

一、當前高職院校檔案信息化的現(xiàn)狀問題

由于我國的高職教育起步比較晚，大部分高職院校是由原來的一些辦學條件相對較好的中專學校發(fā)展而來，檔案管理的條件還是相對滯后的，檔案信息化建設中面臨著較多的問題。

第一，檔案管理工作的重視程度比較欠缺，相關的觀念比較落后。當前我國部分高職院校的主管領導以及教職工對于學校的檔案工作沒有給予過多的重視。檔案管理的相關制度不完善，部分檔案工作人員是兼職的，管理方式大部分還是以傳統(tǒng)的方式進行，以手工操作為主。

第二，檔案管理的相關硬件處于不完備的狀態(tài)，一些基礎設施的建設比較薄弱。我國各個高職院校的辦學條件現(xiàn)已得到了部分的改善，其檔案管理部門基本配有了計算機、掃描儀、打印機等高科技技術設備，但是對于信息化的高速發(fā)展來說，這些設施設備的配置還是比較落后的。

第三，在我國高職院校檔案信息化建設中缺乏一個相對統(tǒng)一的規(guī)范標準。所謂的檔案信息化建設標準就是對于電子文件的形成、歸檔以及檔案信息資源的標識、存儲、交換、管理等各個方面設定統(tǒng)一的標準和規(guī)范。這些標準規(guī)范是檔案信息化有序快速發(fā)展的一個重要保障之一。

第四，部分高職院校檔案管理工作人員的數(shù)量和質量還亟需提高。由于部分高校的擴招，導致了高職院校在校生規(guī)模迅速地擴大，使得學校各種教學科研任務不斷加大，進而導致了檔案資料的數(shù)量不斷增多，但是相關的檔案管理工作人員數(shù)量還沒有增加。

第五，部分高職院校的檔案信息安全及技術保障的建設還亟待加強。在高職院校的檔案信息化當中，還存在著竊取信息、相關服務器被一些黑客攻擊的隱患。但是最令人擔憂的卻是因為部分人員和相關技術條件的局限，很多高職院校檔案部門的安全保密意識比較差，而且安全防護性能也較低。他們只是在一些服務器上比較簡單地安裝一些殺毒軟件或者定期進行備份數(shù)據(jù)等方式來防止中毒和黑客的攻擊，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)癱瘓或者數(shù)據(jù)丟失就會造成不可估計的損失。

二、高職院校檔案信息化建設的對策

當前，高職院校檔案信息化建設中存在的問題，我們可以從下面的幾點來解決。

第一，加大相關理念的宣傳，增強在校廣大師生的檔案工作觀念。高職院校的檔案信息化建設相對來說是一個比較復雜的系統(tǒng)性工程，所以高職院校的檔案部門應該采取多種方式來宣傳檔案管理的信息化。相關部門應該及時向校領導和師生匯報和宣傳高校檔案信息化建設的形勢和動態(tài)，進而讓他們增強對本校檔案部門相關工作的重視和支持。除此之外，高職院校的檔案工作人員要及時轉變觀念，增強創(chuàng)新意識，在新形勢下不斷地探索并做好檔案管理工作，主動地適應檔案信息化的發(fā)展需要。

第二，加大院校基礎設施的投入力度，不斷推進檔案信息化硬件環(huán)境的建設。學校應該根據(jù)本校檔案信息采集需要，給檔案室配備相應的計算機、光盤刻錄機、掃描儀、以及檔案信息管理的系統(tǒng)軟件等相關設施，并建立電子目錄及電子檔案錄入的接收中心，以實現(xiàn)電子文件和目錄數(shù)據(jù)的采集。檔案信息管理系統(tǒng)軟件不僅要涵蓋多項服務功能，還要具備與其它數(shù)據(jù)庫連接交換數(shù)據(jù)的功能。

第三，不斷建設完善檔案信息化的標準體系，以創(chuàng)建一個適合當前高職院校檔案信息化快速發(fā)展的軟件環(huán)境。我國高職院校的檔案部門應該根據(jù)國家檔案局的相關規(guī)范，來規(guī)范本校的電子文件形成及歸檔和電子檔案信息的資源標識、存儲、交換、管理等環(huán)節(jié)的相關標準，積極地參與到電子校務的建設之中，并制定一些相關的數(shù)據(jù)編碼標準、數(shù)據(jù)轉換規(guī)劃和數(shù)據(jù)傳遞的標準，并依托校園網(wǎng)來把管理系統(tǒng)和學校的其他系統(tǒng)進行有效地銜接，進而讓管理者可以通過校園網(wǎng)來收集這些系統(tǒng)的信息形成電子數(shù)據(jù)。

第四，實時地加強對檔案人員的信息化技能培訓，不斷地加強相關人才的隊伍建設。學校的檔案部門應該積極努力地引進、選調一些計算機專業(yè)的人才，并對其進行相關檔案業(yè)務知識的培訓，讓他們能盡快地適應學校檔案信息化管理的工作需要。另外，對于現(xiàn)行的檔案人員要開展一系列的檔案信息業(yè)務的技能培訓，并將其納入到年度新知識和新技術的學習考核中。學校的檔案部門應該利用繼續(xù)教育的這個培訓平臺，有計劃有序地加強對在校檔案人員實時開展一些新知識和新技能的培訓，不斷地更新他們的知識結構，不斷地提高他們的業(yè)務水平，使他們能夠了解并掌握計算機及其他方面的知識和技能。

[1]向澤紅.對高職院校檔案信息化建設的思考 [J].廣東交通職業(yè)技術學院學報.2007(01)

[2]何強,楊凌云,加強高職院校檔案信息化管理對策的研討 [J].科技信息.2010(33)