文/董連秋

一、醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的重要性

根據(jù)檔案自然形成規(guī)律，基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是按照基本的體系整理和存放的，而檔案的利用是具有特定性、多方面性和直接性要求的，這就需要有科學(xué)的利用途徑和方式，在醫(yī)療保險(xiǎn)數(shù)據(jù)精算、科學(xué)論證、政策調(diào)整方面，醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理起到了不可或缺的作用。

（一）為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。醫(yī)療保險(xiǎn)管理主要是基金的管理，而建立系統(tǒng)、規(guī)范的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、會(huì)計(jì)核算和基金收支分析提供翔實(shí)的第一手資料，為建立科學(xué)、高效的醫(yī)?；鸸芾頇C(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持。

（二）為參保單位和人員服務(wù)。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案準(zhǔn)確記錄了單位和個(gè)人的參保情況、費(fèi)用記錄和年限計(jì)算依據(jù)。其中，現(xiàn)金結(jié)報(bào)資料是基金支付的重要憑證，可以方便參保人員查閱政策宣傳資料；可以讓參保人員知曉醫(yī)療保險(xiǎn)參保辦法及享受待遇情況等。

二、醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的新特點(diǎn)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)共享。醫(yī)療保險(xiǎn)關(guān)乎廣大參保職工的切身利益，引起了社會(huì)的極大關(guān)注，成為社會(huì)中的焦點(diǎn)。新時(shí)期，醫(yī)保檔案的管理具有以下特點(diǎn)。

（一）廣泛性。醫(yī)療保險(xiǎn)檔案是指醫(yī)保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)在辦理醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過(guò)程中，形成具有保存和利用價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像、實(shí)物、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。醫(yī)保檔案涉及的單位、人員、范圍、人數(shù)廣泛，隨著我國(guó)在醫(yī)療等惠民政策的不斷深入和社會(huì)保障體制的不斷完善，全社會(huì)的所有公民，每個(gè)人在辦理社會(huì)保障時(shí)都會(huì)形成民生檔案。

（二）信息化。信息化是指利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)?，F(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對(duì)檔案分門別類，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復(fù)使用。運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，不僅保留了傳統(tǒng)意義上的醫(yī)保檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)。

（三）動(dòng)態(tài)性。動(dòng)態(tài)性是指民生檔案處在動(dòng)態(tài)變化之中的。各部門在辦理民生工作中，隨著個(gè)人工作等的變化，產(chǎn)生的檔案會(huì)不斷變化，醫(yī)療保險(xiǎn)還會(huì)經(jīng)常發(fā)生支用、給付等變化情況都要在其社會(huì)保障檔案中形成相應(yīng)的記錄。

三、醫(yī)療保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理建設(shè)的途徑

（一）創(chuàng)造條件建設(shè)檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施。檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是做好檔案管理工作的前提條件，設(shè)置專用檔案室，購(gòu)置了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、文件柜等設(shè)施，檔案袋具、卷盒、卷皮的尺寸、規(guī)格、材料和質(zhì)量等達(dá)到檔案行政管理部門的規(guī)定要求。存放醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案柜架、庫(kù)房應(yīng)具備防盜、防火、防水、防鼠蟲(chóng)、防高溫、防潮、防塵等防護(hù)措施，定期檢查，確保檔案的完整與安全。良好的檔案基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案信息開(kāi)發(fā)利用提供了保證，為檔案工作的安全管理，健康發(fā)展創(chuàng)造了有利的條件。

（二）加強(qiáng)資料收集提高醫(yī)保檔案質(zhì)量。檔案管理作為醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在醫(yī)保中心基礎(chǔ)管理中尤為重要，做好醫(yī)保中心檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，充分體現(xiàn)連續(xù)性、完整性、時(shí)效性，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提。配備專職管理人員，認(rèn)真落實(shí)檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，本著 “誰(shuí)辦理誰(shuí)立卷、邊辦理邊收集”的原則，將各自職責(zé)范圍內(nèi)的文件材料、就醫(yī)信息和參保信息歸檔，區(qū)分不同類別、不同年度和不同保管期限進(jìn)行整理、排列、歸檔，保證檔案妥善保管、有序存放、嚴(yán)防銷損、遺失和泄密。

（三）健全管理強(qiáng)化檔案工作管理體制。隨著醫(yī)療保險(xiǎn)工作的進(jìn)一步完善，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作中涉及的工作面越來(lái)越寬，工作內(nèi)容越來(lái)越多。為打牢檔案工作基礎(chǔ)，要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，建立了由專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，使檔案工作做到橫向有人抓，縱向責(zé)任明。實(shí)現(xiàn)各種門類和載體形式的檔案及有關(guān)資料的統(tǒng)一管理，做到文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案集中保管，統(tǒng)一管理。醫(yī)保檔案工作已列入崗位目標(biāo)責(zé)任制考核內(nèi)容，進(jìn)一步加大了對(duì)檔案工作的管理力度。

（四）做好檔案接收和歸檔工作把住質(zhì)量關(guān)。針對(duì)各種門類、不同載體的檔案及有關(guān)資料實(shí)行統(tǒng)一管理，集中保管。一是嚴(yán)格按照規(guī)定分門別類對(duì)各種檔案進(jìn)行排列、編序，做到不同類別的檔案不同櫥，不同年代的檔案不同卷列入永久和定期兩類。定期保管的期限分為1年、5年、10年、15年、25年、30年。二是正確、規(guī)范地編撰案卷目錄，書(shū)寫(xiě)卷內(nèi)目錄，建立全目錄索引。歸檔的材料應(yīng)做到齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、規(guī)格統(tǒng)一、字跡工整，載體材料和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合檔案保管要求。三是做到所有歸檔材料去掉易銹蝕金屬物，裝訂整齊、牢固、不壓字、不漏頁(yè)。使醫(yī)保檔案工作日臻完善，走上制度化、科學(xué)化管理的軌道。

（五）強(qiáng)化檔案意識(shí)提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性密集的工作，這就要求檔案管理人員必須具備相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)和完善的知識(shí)積累和結(jié)構(gòu)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)水平，特別是熟練掌握以計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化的管理技術(shù)。要深入工作第一線調(diào)查研究，及時(shí)、準(zhǔn)確、詳細(xì)地了解醫(yī)療保險(xiǎn)對(duì)檔案信息的要求，找準(zhǔn)檔案工作服務(wù)各項(xiàng)工作的切入點(diǎn)，不斷地總結(jié)，探索檔案工作的新經(jīng)驗(yàn)、新思路。

醫(yī)療保險(xiǎn)是一項(xiàng)民生工程，涉及面廣，政策性、專業(yè)性強(qiáng)，工作環(huán)節(jié)多，業(yè)務(wù)管理繁雜。醫(yī)保檔案是民生檔案，對(duì)確保醫(yī)保事業(yè)發(fā)展必將起到重要作用。相信隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，本著對(duì)所有參保人員參保檔案 “記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的原則，圍繞服務(wù)于醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展這個(gè)中心，經(jīng)過(guò)千千萬(wàn)萬(wàn)檔案工作者的不懈努力，醫(yī)保檔案管理工作一定會(huì)在更高、更廣、更深的領(lǐng)域得到發(fā)展，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展作出一定的貢獻(xiàn)。