文/鐘云

為進(jìn)一步規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理，提高檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化水平，我們近期對局機(jī)關(guān)及所屬8個(gè)事業(yè)單位的檔案管理情況進(jìn)行了實(shí)地查看，重點(diǎn)對業(yè)務(wù)檔案分類整理、庫房建設(shè)、人員經(jīng)費(fèi)保障、制度建設(shè)等方面進(jìn)行了調(diào)查，現(xiàn)對我局業(yè)務(wù)檔案管理存在的主要問題及規(guī)范化建設(shè)提出幾點(diǎn)建議，供決策參考。

一、檔案工作存在的主要問題

一是業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。目前我局對二級(jí)單位的檔案管理沒有作相應(yīng)的要求，業(yè)務(wù)檔案的分類方法、歸檔范圍、保存期限等沒有具體標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致整理的檔案不規(guī)范。

二是業(yè)務(wù)檔案管理基礎(chǔ)亟待加強(qiáng)。

檔案管理必須具備一定的保管條件，需要配備相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力。由于多方面原因部分二級(jí)單位在人員、經(jīng)費(fèi)、庫房等方面無法給予必要保障，也存在責(zé)任不落實(shí)、目標(biāo)不明確、考核不嚴(yán)格等問題。部分單位資料管理不規(guī)范，保存不完整，甚至丟失，由此引發(fā)上訪、爭議。這些問題不僅損害了參保人員的切身利益，也在很大程度上影響了檔案工作的長遠(yuǎn)發(fā)展，甚至影響了人社部門的整體形象。

三是檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟。業(yè)務(wù)檔案工作是一項(xiàng)法規(guī)性、政策性和業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，要求檔案管理人員必須具備一定的業(yè)務(wù)知識(shí)，熟悉經(jīng)辦流程和操作規(guī)程；擁有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)溝通能力，能夠有效組織指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展檔案管理工作。目前，局機(jī)關(guān)、二級(jí)單位專（兼）職檔案管理員檔案管理業(yè)務(wù)流程不熟練，對信息化管理方式接觸不多，認(rèn)知度不高，不能提供便捷高效的檔案應(yīng)用服務(wù)。

二、檔案管理的對策及建議

一是由粗放型管理向精細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。重點(diǎn)是要堅(jiān)持做到 “一確保三明確”。一確保：就是要確保檔案工作必備的硬件投入有保障。落實(shí)檔案庫房和設(shè)備，配備齊全的檔案用具，為做好檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。三明確：一是明確工作任務(wù)和目標(biāo)，各單位領(lǐng)導(dǎo)要高度重視檔案管理工作，把檔案工作納入全年工作計(jì)劃，落實(shí)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，進(jìn)行職能部門目標(biāo)和實(shí)績考核。二是明確專人主抓，各單位、科室要明確1名以上專 （兼）職檔案管理員，隨時(shí)收集整理檔案資料，按照文書檔案年度整理，業(yè)務(wù)檔案即時(shí)整理的要求，將整理的檔案資料移交檔案室。三是明確檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，建立一系列相關(guān)制度，為檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供重要的制度保障，從而使檔案管理工作從材料形成、收集、整理、歸檔、入庫、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)有章可循、有據(jù)可依。

二是由紙質(zhì)檔案到紙質(zhì)檔案和電子檔案雙運(yùn)行轉(zhuǎn)變。要在原有紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)全局電子檔案管理信息化建設(shè)，配備必要的現(xiàn)代化管理設(shè)備，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案整體掃描為電子檔案，變 “死檔案”為 “活信息”，逐步提高辦公自動(dòng)化水平，方便辦事群眾查詢，提高辦事效率。

三是由分散管理向集中管理轉(zhuǎn)變。一是案卷集中管理。目前，由于條件所限，各二級(jí)單位辦公地點(diǎn)分散，檔案分散管理，給工作和服務(wù)帶來了極大的不便。應(yīng)盡快統(tǒng)一管理內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行各門類檔案集中統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理。二是人員集中管理。通過挑選業(yè)務(wù)素質(zhì)高、工作責(zé)任心強(qiáng)的工作人員到檔案管理崗位，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，形成一支人員相對穩(wěn)定、熟悉經(jīng)辦業(yè)務(wù)、具備一定專業(yè)素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。鑒于目前現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，建議按照“三步走”的模式整體推進(jìn)。即一年切割打基礎(chǔ)、兩年整理求規(guī)范、三年實(shí)現(xiàn)集中化。一年切割打基礎(chǔ)就是在建章立制、制定檔案整理標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上不糾纏陳年舊賬，確保2012年檔案整理到位，樹立標(biāo)桿和樣本。兩年整理求規(guī)范就是在2013、2014年集中人力物力按照由近及遠(yuǎn)的順序整理歷年資料，確保本單位全部檔案整理規(guī)范、完整、齊全。三年實(shí)現(xiàn)集中化就是在2015年集中進(jìn)行管理、利用。

四是由部門管理型向社會(huì)服務(wù)型轉(zhuǎn)變。為全面實(shí)行業(yè)務(wù)檔案集中管理，加強(qiáng)社會(huì)化服務(wù)功能，通過到周邊縣市區(qū)學(xué)習(xí)、調(diào)研，建議設(shè)立人社系統(tǒng)綜合性業(yè)務(wù)檔案管理中心，成為全額拔款事業(yè)單位，將檔案管理人員、檔案實(shí)行集中管理，面向社會(huì)服務(wù)業(yè)務(wù)檔案由各單位按標(biāo)準(zhǔn)整理后每年交由檔案管理中心集中管理，細(xì)化檔案管理收集的工作要求，使檔案管理具有系統(tǒng)性、完整性。

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