文/劉利

突發(fā)性自然災害不但會危及人類的生命及財產(chǎn),也會在一定程度上對不可再生資源的檔案造成破壞及損失。為了盡可能避免在自然災害中檔案的損失，我們必須做好災害發(fā)生前的防范工作，防止在災難發(fā)生時丟失、損毀檔案資料。如何做好這些事前的防范工作是當今檔案界面臨的巨大難題，值得深入地研究。

一、檔案風險管理存在的主要問題

（一）檔案風險管理銜接性差。檔案部門制定風險計劃、風險識別、風險評估、風險監(jiān)控和風險報告等環(huán)節(jié)綜合起來，才能構成一個完整的風險管理工程。管理銜接性差是從三個方面闡述的，首先是從風險計劃制定入手，檔案風險管理計劃整體性差。主要是由于現(xiàn)在檔案館在制定風險管理計劃時，大多數(shù)不是參考其他管理相關部門的計劃制定，就是按照個人多年形成經(jīng)驗履行，并沒有實事求是地針對檔案館自身情況制定計劃，所以實施起來就很盲目，缺乏針對性。其次是檔案風險識別方面，風險發(fā)生前我們應當正確識別出檔案所面臨的風險，可對于新衍生的風險，我們不能及時地對其進行監(jiān)測和識別，因此無法從產(chǎn)生危害的根源消除風險對檔案的危害。最后在風險評估方面，由于評估方法和手段的限制，不能把不同價值的檔案資料和其可能面對的災害等級結合起來進行定性、定量的分析，不能為風險管理的下一環(huán)節(jié)提供精準的依據(jù)。

（二）檔案風險管理系統(tǒng)性差。檔案風險管理必須是完整、系統(tǒng)且涉及全局的管理工程，檔案風險管理系統(tǒng)必須涉及從風險發(fā)生前到風險過后恢復檔案館工作的所有內(nèi)容。然而，事實并非如此，檔案風險管理普遍存在條理不清晰、制度不規(guī)范、系統(tǒng)性不足、缺乏層次性、主次不分明等缺點。一旦發(fā)生突發(fā)性自然災害，由于制度的不規(guī)范和條理不清等，使得檔案工作人員無法面對突如其來的災害，不能及時采取相應有效的應對措施，從而使檔案資料得不到應有的保護，遭受巨大的損害。

二、突發(fā)性自然災害檔案風險管理方法

（一）突發(fā)性自然災害檔案風險識別。檔案風險識別是指通過運用各類辦法對大自然潛在的、尚未發(fā)生的自然災害可能給檔案管理帶來的風險和威脅進行系統(tǒng)識別、辨認和歸類，以了解風險性質(zhì)、后果及影響因素等。一般而言，我們在進行風險識別前，必須充分深入地了解檔案風險管理所需要達到的預期目標。

（二）突發(fā)性自然災害檔案風險評估。突發(fā)性自然災害對檔案造成的危害進行評估就是通過對檔案的檢驗、管理和使用過程中遭受到自然災害后的評判，測定出在受到災害后，檔案的完整性、可用性及保密程度受損的情況，是在突發(fā)性自然災害管理中必須采取的措施。目的是在于保證檔案質(zhì)量和安全性，是保管人員和檔案工作者增強防范意識，制定應急措施的一種手段。

三、突發(fā)性自然災害檔案應對策略

檔案風險的應對是一個跨學科、跨部門的復雜工作，需要檔案管理、自然災害研究等相關領域相互配合，共同參與，才能有效地應對檔案風險。

（一）檔案風險控制策略。雖然，突發(fā)性自然災害是不可避免的，其風險因素是客觀存在的，但我們可以采取應對措施防止檔案風險事故的發(fā)生，比如，在檔案館的建設中，采取一些防雷、防電、防火、防水措施等等。從源頭上防止風險出現(xiàn)，如果風險因素不存在，那么風險就會自然消失。對各種突發(fā)性自然災害的風險后果提前做到心中有數(shù)，當災害發(fā)生時，重點控制對檔案影響最大的風險，并杜絕風險連鎖、耦合現(xiàn)象的發(fā)生。

（二）檔案風險控制手段。人在風險管理應對的整個過程中，是最難的，也是最主要的因素。首先，人為影響貫穿在風險的識別、評估、控制等環(huán)節(jié)中，每個人都可能導致檔案風險事故的發(fā)生。其次，人的觀念、水平、能力、態(tài)度等差異較大，專業(yè)分工也不盡相同，責任、權利、義務也各不相同。最后，隨著高新技術的不斷發(fā)展和日益進步，現(xiàn)代技術對檔案風險管理的貢獻將越來越大。應用先進的實時監(jiān)控系統(tǒng)，采用安全的信息技術，逐步完善的災害預警預報系統(tǒng)等正在逐漸發(fā)揮作用。

總之，在災害發(fā)生前建立良好的預警機制，防止災害的突然發(fā)生，對致災因素進行風險評估，制定出相應的應對措施，警鐘常鳴，未雨綢繆，對于在面臨突發(fā)災害時把檔案損失減少到最低限度，具有重要的意義。

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