文/馬緣君

信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應用使人類生活的各個方面發(fā)生了巨大的變化。由此引起的對電子文件和電子檔案的管理，是檔案工作者面臨的新問題。

一、現(xiàn)代檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變。在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。

（二）檔案的分類變化。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目。各檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變。在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導職能。參照國家有關文件制定出本單位的 《電子文件管理辦法》，提請信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導下學會運用專門的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

二、電子檔案工作面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題。

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問題。

用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

（三）電子檔案保留的長久性問題。

隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn) “黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題。

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對策

（一）盡快培養(yǎng)精通計算機技術(shù)的檔案專業(yè)人才。培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。

（二）建立健全維護電子文件真實和安全的法規(guī)。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應的管理措施來保證其安全。因此，建立健全相關法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律 形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國檔案系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門應盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰(zhàn)。