朱靜怡

（合肥工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院，安徽 合肥 230009）

辦公自動化初期采用了人工處理信息的方式，此種操作不僅效率低下，且錄入的數(shù)據(jù)容易出現(xiàn)各種錯誤，誤導(dǎo)了其它部門的事務(wù)辦公決策.計算機應(yīng)用技術(shù)融入日常辦公之后，開創(chuàng)了辦公自動化系統(tǒng)作為支撐，設(shè)計信息存儲系統(tǒng)更是提供了優(yōu)越的數(shù)據(jù)信息處理平臺.不僅要借助信息存儲系統(tǒng)完善自動化辦公體系，還要強化信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理力度，使其更好地服務(wù)于企業(yè)信息化建設(shè).

1 信息丟失的不利影響

數(shù)據(jù)信息是企業(yè)從事經(jīng)營規(guī)劃的關(guān)鍵性資源，其涉及到產(chǎn)品銷售、客戶信息、營銷策劃等多個方面的內(nèi)容，利用好信息資料有助于經(jīng)營者執(zhí)行科學(xué)的市場戰(zhàn)略.相反，數(shù)據(jù)信息丟失也會給企業(yè)帶來較大的經(jīng)濟損失，破壞了原先制定的經(jīng)營秩序.以客戶信息為例，客戶是產(chǎn)品供應(yīng)及銷售的主要對象，客戶資源則是創(chuàng)造收益的重要條件.丟失客戶信息導(dǎo)致產(chǎn)品失去了銷售渠道，產(chǎn)品滯銷后引起了諸多不良反應(yīng)，如圖1，嚴(yán)重影響了內(nèi)部的生產(chǎn)與銷售模式.

圖1 客戶信息丟失的不良反應(yīng)

我國市場經(jīng)濟進入了新一輪的變革趨勢，以信息科技為支撐的辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用更加廣泛，這在很大程度上解決了傳統(tǒng)經(jīng)營模式的不足.針對企業(yè)辦公信息丟失造成的不利影響，經(jīng)營者應(yīng)建立技術(shù)開發(fā)小組，研發(fā)出全新的信息存儲系統(tǒng)輔助管理.

2 新型存儲系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢

2011年經(jīng)濟報告顯示，我國約50%-60%的中小企業(yè)及80%-90%的大型企業(yè)實現(xiàn)了辦公自動化，各個行業(yè)均開始以計算機設(shè)備為中心建立自動辦公系統(tǒng).經(jīng)過一段時間的營運，憑借計算機信息系統(tǒng)調(diào)控作用的發(fā)揮，無論是生產(chǎn)型或營銷型企業(yè)企業(yè)實現(xiàn)了17.4%左右的收益增長幅度；其中，以信息科技為核心的新興產(chǎn)業(yè)收益增長幅度最高達(dá)30%.行業(yè)數(shù)據(jù)充分說明了計算機辦公系統(tǒng)的應(yīng)用價值，創(chuàng)建信息存儲系統(tǒng)在效益創(chuàng)收過程中發(fā)揮了極大的作用.

2.1 安全性

信息存儲系統(tǒng)并非單一的存儲器控制，同時也配備了專用的信息檢測系統(tǒng)，由辦公人員執(zhí)行存儲指令后自動運行，從而提高了信息存儲的安全系數(shù).數(shù)據(jù)庫存儲功能的應(yīng)用，其常作為大量信息錄入存儲的倉庫，辦公期間產(chǎn)生的任何數(shù)據(jù)都可存儲于數(shù)據(jù)庫中[1].如：內(nèi)部數(shù)據(jù)庫信息使用必須要經(jīng)過身份認(rèn)證，登錄數(shù)據(jù)庫窗口后輸入特定的賬戶、密碼等綜合認(rèn)證，確認(rèn)管理員身份后才可調(diào)用信息資源，這就避免了非管理人員盜用、篡改數(shù)據(jù)行為的發(fā)生.

2.2 交替性

隨著經(jīng)營規(guī)模及業(yè)務(wù)數(shù)量的擴大，辦公系統(tǒng)每天需要處理的信息量越來越大，信息存儲系統(tǒng)承接的任務(wù)量更多，這就要求考慮信息存儲工作模式的優(yōu)化轉(zhuǎn)變.新型存儲系統(tǒng)具備了較強的交通互換功能，可根據(jù)用戶數(shù)據(jù)操作流量的持續(xù)增加，自動更新存儲系統(tǒng)的應(yīng)用功能，滿足大流量數(shù)據(jù)處理的使用需求.如：信息存儲系統(tǒng)配備了自升級模塊，當(dāng)數(shù)據(jù)信息流量超過限定標(biāo)準(zhǔn)后，啟動自升級方案對存儲器容量進行交替更換，及時調(diào)配新存儲器用以數(shù)據(jù)的錄入.

2.3 自動性

計算機辦公模式推廣于行業(yè)經(jīng)營，為辦公人員提供了廣闊的操作平臺，信息存儲系統(tǒng)作為計算機的組成結(jié)構(gòu)，最顯著的功能優(yōu)勢在于存儲操作自動化，如圖2.手工存儲信息需經(jīng)過多道操作工序，如：收集、校對、運算等，最后以手工書寫方式記錄信息資源，此種方式不僅耗時長且錯誤率高.基于計算機平臺的信息存儲系統(tǒng)，可根據(jù)用戶指令要求自動完成存儲前后的一系列操作，一般僅有少部分文件需手動處理，其它均可通過存儲系統(tǒng)自動化完成任務(wù).

圖2 信息存儲系統(tǒng)的構(gòu)成

3 計算機存儲系統(tǒng)的應(yīng)用管理

計算機存儲系統(tǒng)為企業(yè)提供了廣闊的辦公平臺，對經(jīng)營階段產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行自動化處理，方便了數(shù)據(jù)資源錄入與存儲的可操作性.計算機信息存儲系統(tǒng)需要配備高科技處理裝置，特備是在硬件設(shè)備上都有嚴(yán)格的要求，否則難以直接體現(xiàn)出新型存儲系統(tǒng)的功能優(yōu)勢.另一方面，引入信息存儲系統(tǒng)也要求企業(yè)投入一筆不小的成本資金，對資金收支調(diào)配造成了相應(yīng)的壓力.因此，從系統(tǒng)功能及經(jīng)營收益角度考慮，必須對信息存儲系統(tǒng)實施應(yīng)用管理決策.

3.1 設(shè)備管理

計算機的主存儲器不能同時滿足存取速度快、存儲容量大和成本低的要求，在計算機中必須有速度由慢到快、容量由大到小的多級層次存儲器，以最優(yōu)的控制調(diào)度算法和合理的成本，構(gòu)成具有性能可接受的存儲系統(tǒng)，如：FCFS算法按照“先來先服務(wù)”的原則，有秩序地對錄入數(shù)據(jù)進行智能處理，保證的數(shù)據(jù)存儲的便捷性.當(dāng)企業(yè)結(jié)合辦公使用要求建立信息存儲系統(tǒng)之后，必須要從軟硬件設(shè)備強化管理力度，避免設(shè)備功能缺陷而影響到系統(tǒng)功能的發(fā)揮.

3.2 系統(tǒng)管理

企業(yè)信息系統(tǒng)作為一個系統(tǒng)，它可以分解為一組相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)，這些子系統(tǒng)各自有起獨立的功能，有起其邊界，輸入與輸出，也是存儲系統(tǒng)應(yīng)用管理的重點對象.如：用戶按照使用需要分配了主、次系統(tǒng)，對其管理可先擬定控制方案，通過數(shù)據(jù)端口用主系統(tǒng)對子系統(tǒng)實施調(diào)度，靈活地控制數(shù)據(jù)信息之間的調(diào)配，解決子系統(tǒng)運行存在的各種性能隱患，為現(xiàn)代化辦公系統(tǒng)提供了良好的運作空間[2].

3.3 用戶管理

注重用戶信息的管理工作，只有用戶使用方便滿意的系統(tǒng)才稱得上是好的系統(tǒng)，而為一個用戶所接受、在實際工作中真正服務(wù)于用戶的成功的信息系統(tǒng).計算機信息存儲系統(tǒng)管理時，要聯(lián)系具體的客戶作為參考，從最初的總體規(guī)劃的制定，到系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計，以及最后的系統(tǒng)實施的全過程，都需要用戶與系統(tǒng)開發(fā)人員的真誠合作，這對提升信息存儲系統(tǒng)的功能價值大有幫助.一般情況下，信息存儲系統(tǒng)管理首先考慮用戶信息的存儲要求，如：選用客戶關(guān)系管理（CRM）軟件，該軟件根據(jù)客戶群完成定位處理，改善了數(shù)據(jù)處理的運算效率.

3.4 開發(fā)管理

企業(yè)信息系統(tǒng)的戰(zhàn)略規(guī)劃是非常重要的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制系統(tǒng)的開發(fā)流程，如圖3.嚴(yán)格區(qū)分企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)工作的階段性，每個階段必須規(guī)定明確的任務(wù)，提供相應(yīng)的文檔資料，作為下一個階段的依據(jù)，這些原則都是企業(yè)信息系統(tǒng)的開發(fā)過程中所積累的工作經(jīng)驗和教訓(xùn)[3].例如，產(chǎn)品信息存儲系統(tǒng)在應(yīng)用階段，要考慮新產(chǎn)品信息的錄入與存儲，選用多功能存儲器作為管理工具，對產(chǎn)品信息的研發(fā)、銷售、成本、質(zhì)量等數(shù)據(jù)自動化處理，也為存儲系統(tǒng)的管理工作提供便捷.

圖3 系統(tǒng)開發(fā)的流程

3.5 檢修管理

伴隨著經(jīng)營規(guī)模的擴大發(fā)展，企業(yè)辦公系統(tǒng)需要處理的信息數(shù)量、信息內(nèi)容均變得更加復(fù)雜化，信息存儲系統(tǒng)軟硬件設(shè)施承當(dāng)?shù)墓ぷ骱奢d更高，設(shè)備故障率也有明顯的增加[4].因此，日常檢修工作也是信息存儲系統(tǒng)應(yīng)用管理的重要內(nèi)容，應(yīng)安排計算機技術(shù)人員定期對辦公系統(tǒng)進行檢修.主要檢修內(nèi)容：一是故障方面，檢查存儲器在功能使用方面是否存在異常，如：內(nèi)存量是否配套等，做好軟硬件設(shè)施的連接管理；二是更新方面，必要時應(yīng)更換高配置存儲器調(diào)整系統(tǒng)，增強其存儲信息的使用功能.

4 結(jié)論

總之，新科技系統(tǒng)引入產(chǎn)業(yè)經(jīng)營，在為經(jīng)營者提供諸多便捷操作的過程中，也面臨著諸多管理方面的困境，處理不當(dāng)亦會對企業(yè)發(fā)展造成許多不利影響.實現(xiàn)辦公自動化工作模式，必須注重信息存儲系統(tǒng)的應(yīng)用管理，帶動日常辦公效率的全面提升.

〔1〕朱云霞.談企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化是行業(yè)發(fā)展的趨勢[J].計算機應(yīng)用技術(shù)，2011，16（3）：22-24.

〔2〕陳慶.計算機信息存儲系統(tǒng)應(yīng)用期間的管理研究[J].計算機時代，2010，30（16）：43-45.

〔3〕王軍平.新時代計算機辦公模式推廣的必要性[J].中國科技信息，2011，29（5）：15-17.

〔4〕李明.信息存儲系統(tǒng)應(yīng)用階段的綜合管理方案[J].管理觀察，2011，32（7）：49-51.