楊東

摘 要：高校教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理工作中擔任著十分重要的角色。本文以高校教學(xué)秘書工作的重要性為導(dǎo)引，分析了當前高校教學(xué)秘書工作的現(xiàn)狀，提出加強領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、明晰職責的應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞：高校教學(xué)秘書 工作現(xiàn)狀 對策

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊伍的重要組成部分，是高校教學(xué)管理的基層執(zhí)行者，是聯(lián)系教師與學(xué)生、教師與教師、教學(xué)單位與教務(wù)部分的紐帶和橋梁，是高校教學(xué)工作能夠正常運行的關(guān)鍵，其工作現(xiàn)狀的好壞直接影響到高校教學(xué)質(zhì)量的高低和高校的聲譽，因此，我們有必要對高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀給予關(guān)注，以使高校教學(xué)秘書的工作能夠適應(yīng)新形勢下的高校教學(xué)管理工作，提升高校管理水平。

1高校教學(xué)秘書工作的重要性

1.1高校制定教學(xué)計劃的參謀者

高校教務(wù)部門的日常工作、教學(xué)任務(wù)、教學(xué)信息等均通過高校教學(xué)秘書向高校師生和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達，因此，高校秘書對高校教學(xué)的具體運行狀況比較了解，能夠及時將廣大師生的意見、建議反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并為高校教學(xué)計劃的制定提供最直接、最真實的材料信息，對高校教學(xué)決策提供一些富有建設(shè)性的建議，從而為高校教學(xué)質(zhì)量的提高貢獻個人的一份力量[1]。

1.2高校教學(xué)計劃的踐行者

在高校教學(xué)計劃實施的整個過程中，高校教學(xué)秘書都發(fā)揮著不可或缺的作用。高校教學(xué)秘書的工作主要包括：學(xué)生入學(xué)注冊、管理學(xué)生學(xué)籍、安排課程、組織學(xué)生選課、調(diào)查教師教學(xué)質(zhì)量、幫助教師調(diào)課和停課、組織學(xué)生考試、安排教師監(jiān)考、管理學(xué)生成績等?？梢哉f，從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)，從安排教師教學(xué)任務(wù)到發(fā)布學(xué)生考試成績，其中的任何環(huán)節(jié)都少不了高校教學(xué)秘書的具體實施和組織，否則都會使得高校教學(xué)秩序出現(xiàn)混亂局面。

2高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀

2.1高校領(lǐng)導(dǎo)重視不足

由于高校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想比較陳舊，其對高校教學(xué)秘書工作的科學(xué)性和重要性認識不足，認為高校教學(xué)秘書的工作僅僅憑借經(jīng)驗而行，根本不需要花費大量的腦力即可完成，認為高校教學(xué)秘書僅僅是負責接個電話，印發(fā)高校教務(wù)部門的一些文件，開會做個記錄而已，這種陳舊觀念使得高校秘書的工作不能受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，各種培訓(xùn)、深造、晉級、升職的機會也被大大消減，從而極大地抹殺了高校教學(xué)秘書工作的積極性和主動性，心理落差極大。

2.2職責范圍不夠明晰

高校教學(xué)秘書負責著高校師生方方面面的教務(wù)工作，是高校教學(xué)管理中最辛苦、最繁瑣、最基層的工作，并獨立于行政事務(wù)之外[2]。目前，在很多高校，對教學(xué)秘書的職責范圍多是泛泛而談，職責范圍不夠明晰，從而使得高校領(lǐng)導(dǎo)及一些教師，有時不分教學(xué)秘書工作范圍，大事、小事都來找教學(xué)秘書處理，這使得高校教學(xué)秘書的工作量無形之中增加了很多，影響了工作效率，甚至可能出現(xiàn)因工作較大而導(dǎo)致工作失誤的發(fā)生，影響了高校正常教學(xué)工作的順利進行，不利于高校教學(xué)管理的縱深化發(fā)展。

2.3缺乏專門的管理部門

目前，大多高校仍缺乏專門的管理部門來負責對高校教學(xué)秘書的管理和領(lǐng)導(dǎo)。在崗位上，高校教學(xué)秘書從屬于教學(xué)單位的領(lǐng)導(dǎo)，在業(yè)務(wù)上，又從屬于教務(wù)處的領(lǐng)導(dǎo)，所以高校教學(xué)秘書既要承受院系領(lǐng)導(dǎo)的管理，又要承受教務(wù)部門的領(lǐng)導(dǎo)，從而導(dǎo)致高校教學(xué)秘書從屬于多重領(lǐng)導(dǎo)[3]。歸屬感的欠缺，在很大程度上影響了高校教學(xué)秘書的工作效率和工作熱情。同時，由于缺乏專門的管理部門，使得不同院系的教學(xué)秘書的工作量也有很大差異，而這一巨大差異的出現(xiàn)，往往是受院系領(lǐng)導(dǎo)所安排工作量的多少所左右的。

3改變高校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀的對策

3.1增強高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)秘書工作的重視程度

高校各級領(lǐng)導(dǎo)要摒棄陳舊思想觀念，充分認識到高校教學(xué)秘書在當前高校教學(xué)管理中所發(fā)揮的重要作用，切實采取一些措施以提高高校教學(xué)秘書的行政待遇和經(jīng)濟待遇：第一，高校應(yīng)為高校秘書崗位制定相應(yīng)的聘任、選拔制度，使教學(xué)秘書與其他相同學(xué)歷人員享有同樣的晉級、升職機會。第二，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分認識到高校教學(xué)秘書在日常工作中需要面對領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生等多方面的工作事務(wù)，工作辛苦、繁瑣，壓力較大，應(yīng)采取經(jīng)濟手段提高教學(xué)秘書的工資待遇和津貼水平。第三，高校應(yīng)加大對教學(xué)秘書隊伍的建設(shè)力度，鼓勵高校教學(xué)秘書經(jīng)常深入至高校教學(xué)第一線，積極從事一些教育理論的研究，甚至有意識地為高校秘書提供一些與高校管理有關(guān)的科研課題，以促使高校教學(xué)秘書通過研究而提高其管理水平[4]。

3.2積極籌建專門的高校教學(xué)秘書管理部門

據(jù)管理學(xué)研究證實，工作人員在工作中從屬于多個領(lǐng)導(dǎo)時，不利于其工作效率的提高和工作熱情的發(fā)揮。高校教學(xué)秘書雖然具有一般職業(yè)秘書工作的特點，然而又不同于一般職業(yè)秘書。由于高校教學(xué)秘書承擔著各方面的教學(xué)工作，需要面對多個領(lǐng)導(dǎo)的管理，歸屬感較差，高校應(yīng)積極籌建專門的高校教學(xué)秘書管理部門，統(tǒng)一管理教學(xué)秘書。如可由校級主管教學(xué)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)負責建立專門的“教學(xué)管理辦公室”，由該領(lǐng)導(dǎo)直接管理和領(lǐng)導(dǎo)教學(xué)秘書，而教學(xué)秘書也僅受該領(lǐng)導(dǎo)的安排和指派。如此，將不僅為高校秘書創(chuàng)造一個良好的工作環(huán)境，還能理順高校、院系和教學(xué)秘書三者的關(guān)系，使其具有歸屬感，更能夠提升高校教學(xué)秘書的社會地位。

3.3明晰高校教學(xué)秘書的職責范圍

高校應(yīng)在重視教學(xué)秘書工作和籌建專門管理部門的基礎(chǔ)上，明晰高校教學(xué)秘書的職責范圍，通過制度管人，通過機制管事，從而使高校秘書的工作有章可循。對于不同院系的教學(xué)秘書，高校應(yīng)統(tǒng)一制定其工作職責范圍，明確規(guī)定其各項工作應(yīng)達到的標準和要求，從而便于各院系領(lǐng)導(dǎo)、師生了解教學(xué)秘書的工作職責，并據(jù)此為教學(xué)秘書安排任務(wù)，從而實現(xiàn)高校教學(xué)秘書工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理。

參考文獻：

[1]柳靚南，尚慶為.關(guān)于高校教學(xué)秘書現(xiàn)狀的思考與建議[J].商業(yè)經(jīng)濟，2010，7：118-120.

[2]劉建鳳.劉孟.高校教學(xué)管理中教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀及改善建議[J].黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2012，14（3）：66-68.

[3]王繼芳.高校教學(xué)秘書隊伍的現(xiàn)狀分析[J].考試周刊，2009，29：191.

[4]李秀華.提高高校教學(xué)秘書工作效用的策略[J].吉林工程技術(shù)師范學(xué)院學(xué)報， 2009， 25（12）：31-33.