朱潔誼

【摘要】檔案管理在房產(chǎn)管理中具有舉足輕重的作用。文章分析了房地產(chǎn)檔案的特點以及對房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的設(shè)想和建議，證明了房地產(chǎn)檔案實行數(shù)字化管理的合理性及實用性。

【關(guān)鍵詞】房地產(chǎn)；檔案；數(shù)字化

伴隨人類走入二十一世紀(jì)，數(shù)字化出現(xiàn)的頻率越來越高，涉及的領(lǐng)域越來越廣。提到信息的存儲和傳播，首先想到的就是數(shù)字化，檔案工作也不例外。因此，實現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案（以下簡稱房產(chǎn)檔案）的數(shù)字化，使房產(chǎn)檔案管理由傳統(tǒng)走向現(xiàn)代，是擺在我們面前的一個重要課題。利用計算機對房地產(chǎn)檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優(yōu)點。這些優(yōu)點能夠極大地提高房產(chǎn)檔案管理的效率，也是房產(chǎn)管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的一個重要條件。

1. 房地產(chǎn)檔案的特點

房地產(chǎn)檔案管理與一般的檔案管理有很大的區(qū)別，是因為房地產(chǎn)檔案具有幾個鮮明的特點：

1.1專業(yè)性。房地產(chǎn)檔案產(chǎn)生于房地產(chǎn)專業(yè)部門，是房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理中形成的歷史記錄，而房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理是依法進行的，是其他任何部門都不能代替的工作。房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作面廣量大、政策性強，形成的檔案材料專業(yè)性強，在內(nèi)容和形式上與一般公文有明顯的區(qū)別。在內(nèi)容上，反映了房地產(chǎn)權(quán)屬狀況、房地產(chǎn)位置和面積大小，文件名稱多采用房地產(chǎn)專業(yè)術(shù)語；在形式上，結(jié)構(gòu)規(guī)范，多為表格式、填寫式。

1.2動態(tài)性。房地產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)權(quán)屬和房地產(chǎn)情況并不是固定不變的，隨著產(chǎn)權(quán)人的變化，房屋的損壞折舊、城市建設(shè)的發(fā)展、房地產(chǎn)市場的活躍，房地產(chǎn)的買賣、交換、繼承、贈與等交易行為的發(fā)生使房地產(chǎn)所有權(quán)不斷發(fā)生變化，房屋的拆遷、翻建、擴建、滅失、土地分割與合并等變更不可避免。因而，房地產(chǎn)檔案處于不斷轉(zhuǎn)移和變更之中，具有極強的動態(tài)性。房地產(chǎn)檔案作為房屋變化中的原始記錄，必須隨著房屋及房屋所有權(quán)人的變化而變化，房地產(chǎn)檔案只有全面真實地反映房屋變化的全貌，才具有其利用的價值。

1.3房地合一。房地不可分，房屋總是建筑在地上的，因此，房地產(chǎn)檔案應(yīng)當(dāng)遵循房屋所有權(quán)與房屋占用范圍內(nèi)土地使用權(quán)的權(quán)利主體一致的房屋權(quán)屬登記原則，登記管理房地產(chǎn)檔案，確保土地與房屋檔案的完整。不能破壞房地產(chǎn)檔案之間的有機聯(lián)系。

1.4圖檔結(jié)合。房地產(chǎn)檔案主要以圖、檔、卡、冊為其主要內(nèi)容。圖，是指房地產(chǎn)平面圖，包括分丘圖、分層分戶圖，反映權(quán)屬范圍，形象直觀；檔，是指產(chǎn)權(quán)文字檔案，反映產(chǎn)權(quán)的來龍去脈，詳盡細(xì)致，真實可靠；卡，是指房地產(chǎn)卡片，包括錄入電腦的房地產(chǎn)情況表，它概括了檔案的內(nèi)容，彌補了圖的不足，反映產(chǎn)權(quán)簡潔明白；冊。即房地產(chǎn)登記簿冊。包括登記收件簿、發(fā)證記錄簿、房屋產(chǎn)權(quán)發(fā)證審批總冊等，是根據(jù)房屋所有權(quán)登記成果和分類管理需要而填制的，是產(chǎn)權(quán)狀況和房屋狀況管理的縮影。只有圖檔結(jié)合，才能真正把產(chǎn)權(quán)反映準(zhǔn)確。

2. 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的含義和特征

房產(chǎn)檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影（錄音、錄像）技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)，把各種載體的房產(chǎn)檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

3. 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的原則

數(shù)字化檔案作為檔案的一種基本形式既有檔案的基本特征，具有普通檔案不具備的特點，如信息的非人工識別性、對系統(tǒng)設(shè)備的依賴性、信息與載體的可分離性、信息的易改性等，因此，數(shù)字化檔案的管理有其特殊原則。

3.1全程管理是數(shù)字化權(quán)屬檔案管理的基礎(chǔ)。全程管理是指必須建立一個完整的管理體系，對數(shù)字化房地產(chǎn)權(quán)屬檔案從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全程管理，這是基于信息技術(shù)而建立的數(shù)字化檔案管理理念，包括檔案管理的規(guī)則、方法、質(zhì)量要求，以及檔案從收集、整理、歸檔、利用各階段活動統(tǒng)籌兼顧，以實現(xiàn)整個系統(tǒng)（軟、硬件及信息）資源的最大共享和最大效益。

3.2真實性、完整性是數(shù)字化權(quán)屬檔案的根本。真實性是指數(shù)字化檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)在經(jīng)過建立、利用后保持不變，與原始狀態(tài)一樣，完整性要求記錄房地產(chǎn)權(quán)屬登記活動的檔案內(nèi)容要件齊全，內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及背景信息沒有缺損。真實性、完整性既是一種觀念，又是這種觀念通過技術(shù)手段在管理中的體現(xiàn)，需要分別制定真實性、完整性的標(biāo)準(zhǔn)。

3.3可讀性是數(shù)字化權(quán)屬檔案存在的意義?？勺x性指檔案經(jīng)過存儲、傳統(tǒng)、壓縮、加密等處理后仍然能夠以可識讀、可理解的方式輸出，并保持真實性。如不能保證檔案的準(zhǔn)確檢索查閱利用，數(shù)字化檔案也就失去了存在的價值。保障檔案的可讀性措施應(yīng)貫穿于全部管理工作的始終，要統(tǒng)一數(shù)字檔案的存儲格式、軟件環(huán)境，準(zhǔn)確保存加密文件的加密、解密方式。

3.4安全性是實施數(shù)字化權(quán)屬檔案的保障。安全性指的是系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為破壞的能力，也指防止房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的散失、泄密。安全性保障應(yīng)從制度著眼，技術(shù)手段著手，健全安全保密制度，合理設(shè)置用戶權(quán)限，堅持定期數(shù)據(jù)備份。

4. 房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的必要性

（1）房產(chǎn)檔案數(shù)字化是時代發(fā)展的需要。我們的時代已經(jīng)進入了信息時代，信息時代的最大特征就是幾乎所有的信息都可能被轉(zhuǎn)化為可被計算機識別和處理的數(shù)字代碼進行管理，因此信息時代又被稱為數(shù)字化時代。房產(chǎn)檔案是國家重要的信息資源，實現(xiàn)數(shù)字化管理是數(shù)字時代的必然要求，這項工作不可能游離于社會發(fā)展之外，必須與時俱進。我們要按照有關(guān)規(guī)定千方百計將呆滯在庫房中的檔案歷史信息變成現(xiàn)實有用信息。

（2）房產(chǎn)檔案數(shù)字化是服務(wù)社會的需要。在房屋權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)、史跡考證等工作中有著重要的作用。隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展、國家住房制度改革的深入和房地產(chǎn)市場的活躍及房屋權(quán)屬登記量逐日劇增，房產(chǎn)檔案數(shù)量急增，利用頻率日益加快，服務(wù)廣度和深度不斷拓展，傳統(tǒng)的以手工處理為主的房產(chǎn)檔案管理方式已難以適應(yīng)形勢發(fā)展的需要。如我處在房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理之前，當(dāng)碰到拆遷需查檔時，每天檔案查詢的用戶可達100多人次，比平常增多好幾十倍，都要排長隊，實現(xiàn)數(shù)字化管理之后，提高了工作效率，解決了多年來社會需求與檔案館所能提供的信息、利用方式之間的矛盾。

（3）房產(chǎn)檔案數(shù)字化是檔案保護的需要。傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用柜架式紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量的庫房中間，管理成本高，而且保管時易損壞，如紙張發(fā)黃、易粘、易脆等。特別是長期高頻率的調(diào)用，紙質(zhì)記錄的原始資料中已有不少字跡模糊或破損，一些歷史性的檔案亟待搶救。檔案數(shù)字化不但能夠有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件，如代替原件使用，保護檔案原件。數(shù)字化副本異地存放，輸出縮微膠片供永久保存，使檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。還可以恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)，因此實現(xiàn)“數(shù)字檔案”是檔案保護的一種必要手段。

5. 對房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的設(shè)想

5.1應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的管理體系。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化應(yīng)建立完整的產(chǎn)權(quán)認(rèn)證體系，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子檔案及GIs數(shù)據(jù)的一體化存儲管理和應(yīng)用集成，這是建立全方位房地產(chǎn)管理的難點和關(guān)鍵。在三者之間建立有效的數(shù)據(jù)連接和完整性、業(yè)務(wù)性規(guī)則的基礎(chǔ)之上，一方面可對權(quán)屬登記實施全程管理，充分保證產(chǎn)權(quán)認(rèn)證的準(zhǔn)確性、排他性、關(guān)聯(lián)性和制約性。另一方面，實現(xiàn)房地產(chǎn)管理的地理空間可視化，建立和維護檔案的地理相關(guān)性，實現(xiàn)權(quán)屬界限精確管理。由此可以實現(xiàn)“圖-證-檔”一體化，達到圖檔結(jié)合，以圖管房的管理層面。

5.2應(yīng)建立基于房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制。與其它靜態(tài)的檔案不同。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)隨時因房地產(chǎn)權(quán)屬的異動而發(fā)生變化，構(gòu)成一個動態(tài)、面向業(yè)務(wù)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)。通過在數(shù)字化檔案系統(tǒng)中內(nèi)置基于業(yè)務(wù)規(guī)則的動態(tài)更新機制，并為房地產(chǎn)測繪應(yīng)用和房地產(chǎn)管理應(yīng)用提供相應(yīng)的系統(tǒng)接口，在線跟蹤房地產(chǎn)的權(quán)屬變化（轉(zhuǎn)讓、變更、抵押/查封、滅失等等）。動態(tài)更新數(shù)字檔案的狀態(tài)和內(nèi)容，保證數(shù)字檔案與房地產(chǎn)權(quán)屬現(xiàn)狀的嚴(yán)格同步和一致。

5.3應(yīng)建立系統(tǒng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。建立數(shù)字化檔案。應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，訂立統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，以指導(dǎo)具體工作的實施。如不同檔案的掃描方式、每份檔案的掃描內(nèi)容、掃描后在電腦中的保存格式等等，這是建檔的基礎(chǔ)，對以后提供利用時的效率和準(zhǔn)確度起著決定性的作用。

5.4應(yīng)建立開放性系統(tǒng)?？紤]到數(shù)字化檔案未來發(fā)展的需要以及其他房地產(chǎn)管理系統(tǒng)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)集成和資源共享，系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)應(yīng)具有兼容性和可擴展性。即可以包容不同廠家不同類型的先進產(chǎn)品，便于升級換代，使整個系統(tǒng)可以隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，不斷得到充實、完善和提高。

5.5應(yīng)建立系統(tǒng)安全體系。計算機管理手段將帶來工作效率的提高。同時也對檔案安全管理提出了更高的要求，這包括計算機硬件、軟件、數(shù)據(jù)及網(wǎng)絡(luò)等各方面的安全。因此，要做好服務(wù)器機房的配置，防火防雷措施到位，制定詳盡的責(zé)任制度、安全保密制度，完善權(quán)限的分級體系，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻，對傳輸?shù)臄?shù)據(jù)加密、解密，定期進行數(shù)據(jù)備份等。

6. 對房產(chǎn)管理部門建立數(shù)字化檔案的建議

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化管理是現(xiàn)代化房地產(chǎn)管理的重要組成部分，由此建議：

6.1房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)字化應(yīng)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。國家檔案局已就電子文件檔案制定了標(biāo)準(zhǔn)，為全國性電子文件管理提供了普通規(guī)范。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性決定了其管理的獨特性，因此要建立一套適合于房地產(chǎn)管理的數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范和指導(dǎo)各地的權(quán)屬檔案現(xiàn)代化工作。

6.2房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化管理應(yīng)在總體規(guī)劃指導(dǎo)下，分階段有步驟地實施。數(shù)字化過程必須充分考慮到房地產(chǎn)檔案管理部門歷史上形成的數(shù)量龐大的存量檔案和每年數(shù)量急增的新增檔案，分別規(guī)劃設(shè)計合理的建檔流程。對存量檔案，可考慮將利用率高、當(dāng)前有效的權(quán)屬登記資料先行建檔，以保證數(shù)字化檔案庫能在較短的時間內(nèi)產(chǎn)生利用價值；新增檔案的數(shù)字化過程關(guān)鍵是不能影響日常正常的登記發(fā)證工作，建檔工作可安排在發(fā)證后、實物歸檔前進行。

6.3培養(yǎng)一批既懂房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又精通數(shù)字化檔案管理的人才。數(shù)字化檔案管理是一項跨學(xué)科、實踐性較強的工作，這種復(fù)合性人才是當(dāng)前檔案管理中迫切需要培養(yǎng)的人才，應(yīng)當(dāng)引起重視。

7. 結(jié)束語

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化的實施，不僅可以強化、規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬及檔案管理。而且對我國當(dāng)前的房地產(chǎn)市場也具有積極的現(xiàn)實意義，可以切實有效地執(zhí)行和完善房地產(chǎn)統(tǒng)計和信息披露制度，增強房地產(chǎn)市場透明度，促進房地產(chǎn)市場宏觀調(diào)控政策落到實處。可以說，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)字化具有廣闊的發(fā)展空間，它需要我們?nèi)シe極探索和努力實踐。