吐爾洪阿依·阿布都熱西提

摘要：博樂(lè)市城建檔案館結(jié)合本市的實(shí)際狀況，先后制定了竣工驗(yàn)收備案管理制度、驗(yàn)收程序等，比較系統(tǒng)地規(guī)范了我市建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案（以下簡(jiǎn)稱竣工備案）工作。同時(shí)采取公開備案程序、公開備案內(nèi)容、向建設(shè)施工企業(yè)解答備案疑難問(wèn)題、對(duì)已備案的工程在博樂(lè)市建設(shè)網(wǎng)上發(fā)布的方法，促使備案數(shù)量逐年增長(zhǎng)。說(shuō)明檔案管理對(duì)于城市建設(shè)是多么重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理 竣工備案 分級(jí)管理

一、博樂(lè)市建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案以及備案檔案管理現(xiàn)狀

博樂(lè)市從2001年對(duì)建設(shè)項(xiàng)目竣工工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收備案以來(lái)，已經(jīng)有近千項(xiàng)工程在博樂(lè)市城建檔案館備案，其備案檔案由博樂(lè)市城建檔案館備案室進(jìn)行管理。大部分檔案資料可以做到資料齊全入檔但是還有很多備案文件材料不全，主要是分散在建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位和勘察等單位資料員手中；或因記錄不詳以及無(wú)記錄，使得備案資料達(dá)不到規(guī)定要求。對(duì)于這些問(wèn)題如果不給以足夠的重視與管理，將會(huì)嚴(yán)重影響建筑工程竣工驗(yàn)收備案檔案的完整性，我們應(yīng)當(dāng)對(duì)這些問(wèn)題給予探討和解決。

二、建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案實(shí)行分級(jí)管理的原則

建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案是國(guó)家城市建設(shè)檔案工作的一個(gè)組成部分，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真貫徹這一基本原則。依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定結(jié)合博樂(lè)市城市建設(shè)項(xiàng)目竣工工程備案工作的實(shí)際，博樂(lè)市城建檔案館對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目竣工備案檔案的管理原則可作以下表述：分級(jí)管理工程竣工備案檔案，維護(hù)工程竣工備案檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，實(shí)現(xiàn)工程竣工備案檔案的有效利用。

三、建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案實(shí)行分級(jí)管理的必要性和重要性

目前，博樂(lè)市在建工程量呈直線上升趨勢(shì)，每年工程竣工數(shù)量劇增，在量多、面廣、工程遍及博樂(lè)市全方位的情況下，加強(qiáng)質(zhì)量監(jiān)督檔案室和建設(shè)開發(fā)單位檔案室的管理十分重要。

一是要建設(shè)項(xiàng)目竣工工程檔案能夠按時(shí)完整移交檔案館必須得到質(zhì)量監(jiān)督部門的全力配合協(xié)助，特別是質(zhì)檢檔案室的配合；二是建設(shè)（開發(fā)）單位在從事工程建設(shè)活動(dòng)中，開工前要依法領(lǐng)取建筑工程施工許可證，這是政府對(duì)工程項(xiàng)目開工條件是否符合《建筑法》規(guī)定的審查認(rèn)可，竣工后要依法領(lǐng)取使用許可證，這是政府對(duì)竣工工程質(zhì)量的審查認(rèn)可，其表現(xiàn)形式為工程竣工驗(yàn)收備案制度。那些未經(jīng)備案的工程或不合格不能備案的工程，都不得投入使用。政府對(duì)建筑工程使用許可的審查，并通過(guò)下達(dá)質(zhì)量整改書、質(zhì)量遺留問(wèn)題處理意見(jiàn)等方法整改質(zhì)量隱患，杜絕不合格工程流向社會(huì)，確保工程質(zhì)量安全。三是質(zhì)量監(jiān)督部門和建設(shè)單位在工程建設(shè)中的原始文件材料，都是建設(shè)項(xiàng)目工程竣工備案的依據(jù)，所以加強(qiáng)這兩個(gè)級(jí)別檔案室的檔案管理，對(duì)在建工程和質(zhì)監(jiān)管理過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行收集，形成完整、準(zhǔn)確的建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案文件材料，為將來(lái)工程質(zhì)量問(wèn)題及維修做好充足的準(zhǔn)備。

四、建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案實(shí)行分級(jí)管理的內(nèi)容和形式

（一）備案文件材料收集和內(nèi)容要求。主要是由建設(shè)單位將在建設(shè)施工活動(dòng)中和依法接受工程質(zhì)量監(jiān)督管理中形成的博樂(lè)市建筑工程質(zhì)量監(jiān)督登記表、工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告、建設(shè)業(yè)主提交的工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程施工許可證、施工圖設(shè)計(jì)審查批準(zhǔn)書、監(jiān)理單位工程質(zhì)量報(bào)告、規(guī)劃、公安消防、環(huán)保等部門出具的認(rèn)可文件或準(zhǔn)許使用文件、施工單位簽署的工程保修書、商品住宅的《住宅質(zhì)量保證書》和《住宅質(zhì)量說(shuō)明書》、人防竣工驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定表、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書或工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)反饋表、單位工程竣工驗(yàn)收單（綜合管理方面）、電梯安裝工程監(jiān)督報(bào)告、室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測(cè)反饋通知單、水電通風(fēng)空調(diào)分部工程質(zhì)量檢測(cè)反饋通知單、需要裝飾、甩項(xiàng)驗(yàn)收的審批手續(xù)、節(jié)能以及工程竣工驗(yàn)收備案表等19個(gè)方面文件材料必須收集齊全方能進(jìn)行備案。

（二）備案文件材料的審查和接收。按照建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案程序要求，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收合格之日起15日內(nèi)，市直建設(shè)單位到博樂(lè)市城建檔案館備案室辦理備案手續(xù)，州直建設(shè)單位持博樂(lè)市城建檔案館核發(fā)的檔案認(rèn)可證到博州建設(shè)局辦理備案手續(xù)。備案部門收到建設(shè)單位提交的工程竣工驗(yàn)收備案文件后，審查備案文件的真實(shí)性。凡備案文件材料齊全，符合備案條件的工程，備案部門在竣工驗(yàn)收備案表上簽署同意備案，并接收備案文件材料，建設(shè)部門同時(shí)向質(zhì)檢部門報(bào)送一份備案文件材料。

（三）質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)檔案室的備案檔案管理。對(duì)建設(shè)單位移交的備案檔案，由州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室負(fù)責(zé)接收，與該工程項(xiàng)目監(jiān)督文件材料一起整理、立卷、編號(hào)和歸檔，并統(tǒng)一保管和提供利用，當(dāng)州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室檔案存到五年時(shí)，向博樂(lè)市城建檔案館移交，檔案館接收后歸入城市建設(shè)管理類上架，州、市質(zhì)監(jiān)站檔案室負(fù)責(zé)留存檔案目錄，便于查找和利用。

（四）城市建設(shè)檔案館的備案檔案管理。博樂(lè)市城建檔案館是城建專業(yè)檔案館，館藏著全市城市建設(shè)工程檔案。建設(shè)項(xiàng)目工程竣工備案檔案是建設(shè)工程檔案中的一個(gè)組成部分，當(dāng)這部分備案檔案移交到專業(yè)檔案館后，專業(yè)檔案館還要進(jìn)行目錄編制，與建設(shè)工程開工前、施工過(guò)程中、竣工驗(yàn)收等階段形成的檔案融合一體，形成一個(gè)完整的建設(shè)工程項(xiàng)目檔案，并歸入民用建筑、工業(yè)建筑等類上架，以便向社會(huì)提供檔案內(nèi)容最全、查找利用最為方方便的服務(wù)。

五、建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備檔案實(shí)施分級(jí)管理的方法

1.建立城市建設(shè)工程竣工檔案工作平臺(tái)

建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案實(shí)施分級(jí)管理是通過(guò)檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實(shí)現(xiàn)。因此，建立健全城市建設(shè)工程竣工檔案工作網(wǎng)絡(luò)平臺(tái) ，是建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案實(shí)施分級(jí)管理的組織保障。

2.建立建設(shè)項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)收備案檔案管理制度

工程竣工備案檔案，要實(shí)行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實(shí)際的備案檔案管理制度。一是制定備案檔案歸檔范圍和歸檔制度；二是對(duì)檔案室提出立卷要求，以確保備案檔案立卷的規(guī)范；三是制定科學(xué)的編號(hào)制度；四是，嚴(yán)格備案檔案的保管及利用制度，任何個(gè)人不得將備案檔案據(jù)為己有。

3.建立建設(shè)單位檔案資料員的培訓(xùn)和指導(dǎo)制度

（1）博樂(lè)市城建檔案館可定期舉辦檔案資料員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入檔案資料員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進(jìn)行學(xué)分評(píng)定，以提高他們學(xué)習(xí)備案檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的積極性，這對(duì)提高建設(shè)單位檔案資料員素質(zhì)具有重要指導(dǎo)作用。

（2）加強(qiáng)指導(dǎo)，建立檔案信息交流平臺(tái)。做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案的指導(dǎo)與監(jiān)督工作，努力做好工程開工前，施工過(guò)程中及竣工階段文件材料收集的指導(dǎo)，并且加強(qiáng)對(duì)建設(shè)單位和質(zhì)量監(jiān)督部門的指導(dǎo)，推進(jìn)檔案科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

總之，加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程竣工備案驗(yàn)收檔案的分級(jí)管理，是貫徹我國(guó)檔案集中統(tǒng)一管理基本原則，而建立的上述這種檔案管理模式，從十二年的實(shí)踐中已證明它符合城市建設(shè)工程檔案管理的特點(diǎn)和需要，并在將來(lái)的應(yīng)用中將會(huì)更加完善，為城市建設(shè)的發(fā)展發(fā)揮更重要作用。