尹璐

摘要：隨著公證事業(yè)的發(fā)展，公證檔案管理也日益重要，加強公證檔案管理，做好公證檔案信息化建設(shè)，對公證事業(yè)的發(fā)展和法制建設(shè)具有十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：公證；公證檔案；信息化建設(shè)

人們對檔案管理并不陌生，無非是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用活動的簡稱而已。人從出生到死亡，大部分人都有檔案記載，汽車從出廠到報廢也要進行檔案管理，一個工程從勘察設(shè)計、奠基開工、施工過程到交付使用都會形成眾多的檔案資料。檔案管理與人民群眾生活、經(jīng)濟建設(shè)和社會發(fā)展密切相關(guān)，許多重要的歷史檔案對研究經(jīng)濟社會發(fā)展具有不可替代的重要作用。隨著公證事業(yè)的發(fā)展，公證檔案管理也日益顯得十分重要，加強公證檔案管理，做好公證檔案信息化建設(shè)，對公證事業(yè)的發(fā)展和法制建設(shè)具有十分重要的意義。

一、中國公證事業(yè)發(fā)展歷程

公證制度作為世界各國通行的一項重要法律制度在很多國家得到重視，公證制度建設(shè)對司法建設(shè)至關(guān)重要。新中國成立初期的公證制度是在借鑒前蘇聯(lián)公證制度基礎(chǔ)上創(chuàng)立的，在形成和發(fā)展過程中借鑒了前蘇聯(lián)公證制度模式，走過了一段曲折的發(fā)展之路。1949年建國后到1951年間，公證由市和縣法院組織辦理，1951年頒布實施的《人民法院組織法》對公證工作做出了新的規(guī)定。1956年初，國務(wù)院批準(zhǔn)了司法部向國務(wù)院提交的《關(guān)于開展公證工作的請示報告》，規(guī)定在地方設(shè)立由司法行政機關(guān)主管的公證處。1959年司法部被撤消，公證工作重新劃歸人民法院管理。在這個時期，除了基于國際慣例辦理的少量涉外公證以外，全國公證業(yè)務(wù)基本處于停滯狀態(tài)，沒有開展國內(nèi)公證業(yè)務(wù)。十年動亂的文化大革命期間，在“砸爛公檢法”的口號下公證事業(yè)遭受嚴(yán)重破壞。黨的十一屆三中全會撥亂反正以后，公檢法陸續(xù)恢復(fù)，公證業(yè)務(wù)也得到重建，1979年國家推動公證制度的復(fù)建工作。1980年3月，司法部發(fā)出了《關(guān)于公證處設(shè)置和管理體制問題的通知》，明確規(guī)定在直轄市、省轄市、縣設(shè)立公證處，并且明確統(tǒng)一劃歸司法行政機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，代表國家辦理公證業(yè)務(wù)。1982年國務(wù)院制定并頒布了新中國成立后的第一部公證法規(guī)《中華人民共和國公證暫行條例》。與此同時《民事訴訟法》、《繼承法》等法律、法規(guī)和司法解釋對公證的職能、業(yè)務(wù)領(lǐng)域、法律效力等相繼做出了相關(guān)的規(guī)定。1993年后，司法部按照黨的十四屆三中全會《關(guān)于建立社會主義市場經(jīng)濟體制決議》的要求著手啟動公證體制改革。2000年7月，國務(wù)院批準(zhǔn)了司法部《關(guān)于深化公證工作改革的方案》，該方案進一步明確了公證改革的總體目標(biāo)和主要任務(wù)，由此我國公證事業(yè)進入了深化改革和全面發(fā)展的新時期。

二、改革開放以來我國公證事業(yè)取得的成就

中國公證制度自從恢復(fù)重建以來，走過了30多年的發(fā)展歷程。到2010年底，全國公證機構(gòu)已經(jīng)達3007家，與1980年相比增長了5倍多；公證從業(yè)人員隊伍達到2萬多人，公證人員總數(shù)比1980年增長了15倍；年辦理公證量1000多萬件，與1980年相比增長了110倍。公證機構(gòu)業(yè)務(wù)、質(zhì)量、財務(wù)、資產(chǎn)等各項管理制度逐步完善，公證工作的組織體系得到進一步加強，公證工作已廣泛介入經(jīng)濟社會生活，服務(wù)領(lǐng)域不斷拓展，公證已成為推進依法治國、促進經(jīng)濟發(fā)展、維護社會和諧穩(wěn)定的重要力量。

三、公證檔案管理基本要求

為加強公證檔案的科學(xué)管理，統(tǒng)一公證檔案管理工作制度，根據(jù)國家檔案局制定的《機關(guān)檔案工作條例》和《關(guān)于機關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》以及公證機關(guān)的實際情況，1988年3月18日司法部、國家檔案局發(fā)布《公證檔案管理辦法》，對公證檔案管理作出了明確規(guī)定，公證檔案管理逐步邁上法制化、制度化的軌道。公證檔案管理人員的任務(wù)包括：（1）收集、整理、保管和統(tǒng)計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作；（2）指導(dǎo)、督促和檢查公證人員對公證文書材料立卷歸檔；（3）進行檔案鑒定；（4）接受司法行政機關(guān)和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期匯報檔案工作情況；（5）收集與公證業(yè)務(wù)有關(guān)的資料；（6）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)檔案工作的其他任務(wù)。

《公證檔案管理辦法》明確規(guī)定下列公證檔案永久保存：（1）收養(yǎng)證明；（2）解除收養(yǎng)證明；（3）出生證明、死亡證明；（4）結(jié)婚證明、離婚證明；（5）親屬關(guān)系證明；（6）繼承權(quán)證明；（7）有關(guān)財產(chǎn)轉(zhuǎn)移方面的聲明書證明；（8）贈與證明；（9）房屋買賣證明；（10）析產(chǎn)證明、產(chǎn)權(quán)證明；（11）遺囑證明；（12）學(xué)歷證明；（13）提存證明；（14（宅基地使用權(quán)證明；（15）商標(biāo)注冊證明；（16）公司章程證明；（17）涉及到不動產(chǎn)的證據(jù)保全證明。

下列公證檔案，列為長期保管：（1）受過或未受刑事處分證明；（2）職稱證明；（3）國籍證明；（4）營業(yè)證書證明；（5）抵押、擔(dān)保證明；（6）招標(biāo)投標(biāo)證明；（7）聯(lián)營協(xié)議證明；（8）中外合資、外資企業(yè)的合同證明；（9）申請專利的有關(guān)證明；（10）勞務(wù)合同證明；（11）清點遺產(chǎn)證明；（12）證據(jù)保全證明；（13）房屋租賃證明；（14）涉及到不動產(chǎn)的副本、節(jié)本、譯本、影印本與原本相符證明；（15）履行期在十六年以上的農(nóng)林牧副漁各業(yè)承包合同證明；（16）履行期在十六年以上的其他合同證明；（17）用于訴訟的有關(guān)證明。

四、公證書的生效、立卷歸檔制度

1.公證書自出具之日起生效。（1）需要審批的公證事項，審批人的批準(zhǔn)日期為公證書的出具日期；（2）不需要審批的公證事項，承辦公證員的簽發(fā)日期為公證書的出具日期；（3） 現(xiàn)場監(jiān)督類公證需要現(xiàn)場宣讀公證證詞的，宣讀日期為公證書的出具日期。

2.公證書出具后，可以由當(dāng)事人或其代理人到公證機構(gòu)領(lǐng)取，也可以應(yīng)當(dāng)事人的要求由公證機構(gòu)發(fā)送。當(dāng)事人或其代理人收到公證書應(yīng)當(dāng)在回執(zhí)上簽收。

公證立卷歸檔制度。（1）公證機構(gòu)在出具公證書后或者作出不予辦理公證、終止公證的決定后，應(yīng)當(dāng)依照相關(guān)規(guī)定，由承辦公證員將公證文書和相關(guān)材料，在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔；（2）公證機構(gòu)受理公證申請后，承辦公證員即應(yīng)當(dāng)著手立卷的準(zhǔn)備工作，開始收集有關(guān)的證明材料，整理詢問筆錄和核實情況的有關(guān)材料等；（3）對不能附卷的證明原件或者實物證據(jù)，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定將其原件復(fù)印件（復(fù)制件）、物證照片及文字描述記載留存附卷；（4）公證案卷應(yīng)當(dāng)根據(jù)公證事項的類別、內(nèi)容，劃分為普通卷、密卷，分類歸檔保存；（5）公證案卷應(yīng)當(dāng)根據(jù)公證事項的類別、用途及其證據(jù)價值確定保管期限。保管期限分短期、長期、永久三種；（6）涉及國家秘密、遺囑的公證事項，列為密卷。立遺囑人死亡后，遺囑公證案卷轉(zhuǎn)為普通卷保存；（7）公證機構(gòu)內(nèi)部對公證事項的討論意見和有關(guān)請示、批復(fù)等材料，應(yīng)當(dāng)裝訂成副卷，與正卷一起保存。

五、公證檔案管理信息化建設(shè)

對于公證檔案信息化建設(shè)問題，由于《公證檔案管理辦法》出臺比較早，沒有具體規(guī)定。那么是不是公證檔案就不需要信息化建設(shè)呢？答案是否定的。在信息技術(shù)、計算機技術(shù)飛速發(fā)展的時代，信息化幾乎涵蓋人們整個生產(chǎn)生活活動，信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，是推動經(jīng)濟社會發(fā)展和變革的重要力量。實施公證檔案管理信息化建設(shè)，是推動公證工作法制化、制度化以及改善公證檔案管理手段、提高工作效率和質(zhì)量、擴大公證宣傳的重要舉措。

一是要不斷提高公證檔案管理信息化建設(shè)重要性的認識。公證信息化建設(shè)是信息時代發(fā)展的必然趨勢，是社會進步的大勢所趨，也是形勢發(fā)展的必然需求。

二要認真研究公證檔案信息化建設(shè)。公證檔案不同于其它檔案，管理有自己的特殊要求，借閱檔案也非常嚴(yán)格。過去檔案管理基本局限于紙質(zhì)檔案，相較信息時代的錄音錄像資料和電子數(shù)據(jù)資料的應(yīng)用還有很大局限性。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，電子數(shù)據(jù)將會成為公證檔案管理的重要內(nèi)容之一，要不斷研究新情況、新問題、新技術(shù)，為做好公證檔案信息化建設(shè)做好基礎(chǔ)工作。

三是不斷總結(jié)經(jīng)驗。公證檔案管理信息化建設(shè)還處于摸索階段，要在工作中不斷創(chuàng)造、積累、總結(jié)經(jīng)驗，查找差距，認真做好各項工作，推動公證檔案管理工作健康發(fā)展。

四是在公證檔案管理的活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和提供利用。保管檔案的目的是為了利用，為了更好地開發(fā)檔案信息資源，公證機構(gòu)要引進計算機專業(yè)管理人才，將各類信息資源上網(wǎng)，進行數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化查詢，更好地提供利用服務(wù)，把重心由“存”轉(zhuǎn)向“用”?？傊?，要以公證檔案信息化建設(shè)帶動各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，促進檔案事業(yè)各項工作邁上新的臺階，更好的為當(dāng)事人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（作者單位：吉林省四平市英城公證處）