王瑞卿

摘要：辦公自動化（OA：Office Automation）是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。系統(tǒng)的自動與否是在用計(jì)算機(jī)的方式優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，提高工作效率的基礎(chǔ)上強(qiáng)化決策的一致性和協(xié)同辦公的能力，來實(shí)現(xiàn)提高效能的目的。所以一套成熟的適合本系統(tǒng)工作的辦公系統(tǒng)是非常需要的，但OA系統(tǒng)的技術(shù)五花八門，真正適用于疾病預(yù)防控制工作才是至關(guān)重要的。筆者就辦公自動化系統(tǒng)在疾病預(yù)防控制工作中的使用與管理的一些感受與同道探討。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 疾控工作 應(yīng)用與思考

隨著信息化不斷發(fā)展、信息量的增大，公共衛(wèi)生工作的信息管理水平不斷提高，這樣“無紙化辦公”或辦公自動化系統(tǒng)在疾控工作中開始浮出水面了。下面就辦公自動化系統(tǒng)在疾病預(yù)防控制工作中的使用與管理做一介紹。

1 系統(tǒng)設(shè)置模塊

1.1 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置。里面有單位部門管理、用戶管理、角色與權(quán)限管理等。在這里應(yīng)把疾控中心所有部門細(xì)化，特別是人員權(quán)限的設(shè)定，因?yàn)楹竺娴腛A系統(tǒng)在不同工作的設(shè)置上要用得到。

1.2 行政辦公設(shè)置。協(xié)同辦公是OA系統(tǒng)的主要功能，里面會有日程安排、工作日志安排、通訊簿以及公告通知的內(nèi)容。該模塊主要功能是實(shí)現(xiàn)個(gè)人日程安排和計(jì)劃的管理，可以對車輛的預(yù)定、會議的安排等進(jìn)行管理。

1.3 公文文檔管理。公文管理主要功能是實(shí)現(xiàn)疾控中心的公文管理，實(shí)現(xiàn)對公文的分發(fā)、督辦、交換、統(tǒng)計(jì)查詢、歸檔以及反饋落實(shí)情況等管理。其中包括的子模塊有收文管理、發(fā)文管理等流程管理。所有在工作流中使用的文檔都會保存在文檔管理模塊中。

1.4 公共信息管理。該模塊主要實(shí)現(xiàn)中心業(yè)務(wù)信息共享，照片瀏覽以及共享，公告調(diào)查討論等功能。

2 系統(tǒng)作用

近年來如SARS、H5N1、H7N9禽流感病毒等公共衛(wèi)生事件頻出，國家也對疾控體系信息工作提出了更高的要求，OA系統(tǒng)在中心內(nèi)部凸顯了非常重要的作用。

2.1 協(xié)同辦公提高效率。使用OA之后，基層科室人員不用拿著各種文件、申請，在各個(gè)部門科室傳遞、遞交，等待簽字，節(jié)約了時(shí)間，系統(tǒng)自動完成重復(fù)性工作。提高了行政工作的效率，比如公文的流轉(zhuǎn)是系統(tǒng)按權(quán)限范圍選人，在很大程度上提高了傳遞速度。

2.2 資源共享和公共利用。為了更科學(xué)地獲取信息，系統(tǒng)中有共享數(shù)據(jù)的功能，能夠提高管理層次，實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制管理的信息化和資源共享，提高了信息的獲取速度及管理水平。例如通過公共文件箱、照片瀏覽、及時(shí)了解檢測報(bào)告、生物制品出入庫的情況等充分利用穩(wěn)定的服務(wù)器存儲能力，達(dá)到信息公用、資源共享的目的。

2.3 無紙化、信息科學(xué)管理。使用辦公自動化后，辦公信息變成了數(shù)字化的管理信息，各類文檔信息可以分類、匯總、運(yùn)算達(dá)到科學(xué)準(zhǔn)確的管理。例如考勤管理、值班編排，代替了傳統(tǒng)業(yè)務(wù)考核科室的分發(fā)統(tǒng)計(jì)傳遞的工作。下發(fā)通知等也均為電子版，在很大程度上也省去了紙張的浪費(fèi)，節(jié)約了辦公開支。

2.4 規(guī)范了收費(fèi)、庫管行為。在系統(tǒng)的收費(fèi)模塊中，將藥劑制品、檢測檢驗(yàn)、從業(yè)人員查體等項(xiàng)目，統(tǒng)一收費(fèi)條碼打印票據(jù)，做到在收費(fèi)項(xiàng)目和標(biāo)準(zhǔn)上的統(tǒng)一，增加了收費(fèi)的準(zhǔn)確和透明。對于疫苗、試劑藥品和低值易耗品的管理，OA系統(tǒng)能夠?qū)ζ滟徺I、使用、存儲全過程進(jìn)行管理。每筆試劑疫苗都有詳細(xì)的數(shù)量、金額、批號、產(chǎn)地、供貨商。利用系統(tǒng)強(qiáng)大的查詢分析功能方便財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)部門盤點(diǎn)。

2.5 保證信息安全。通過OA系統(tǒng)災(zāi)害備份等功能，能夠保證信息數(shù)據(jù)的安全性和完整性。避免了不可逆轉(zhuǎn)因素造成的資料受損、管理不當(dāng)造成的信息丟失等情況。

3 系統(tǒng)實(shí)施中存在的問題及解決方案

3.1 系統(tǒng)實(shí)施要分步進(jìn)行。有三點(diǎn)要注意：①正確地選擇產(chǎn)品結(jié)構(gòu)或者項(xiàng)目方案。②階段的漸進(jìn)式實(shí)施。③持續(xù)地功能性提升，拆分模塊，成熟一個(gè)推一個(gè)，對使用好的部門進(jìn)行正向鼓勵(lì)。OA系統(tǒng)是一種組織行為的工具，特別是協(xié)同辦公模式。沒有了以組織行為管理的價(jià)值準(zhǔn)繩，只能憑借計(jì)算機(jī)技術(shù)作為判斷方向的依據(jù)。為了整個(gè)系統(tǒng)順利實(shí)施，應(yīng)先選擇一些最為常用的、易推廣的功能和設(shè)計(jì)相對簡單的工作流程作為初期實(shí)施功能。如公告、文檔共享等簡單信息發(fā)布性質(zhì)的功能。

3.2 做好系統(tǒng)授權(quán)和培訓(xùn)工作。系統(tǒng)權(quán)限分配是非常重要的，系統(tǒng)管理員主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)初始化以及今后的維護(hù)，系統(tǒng)管理員一般要求擅長數(shù)據(jù)庫操作和服務(wù)器系統(tǒng)編程的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，系統(tǒng)管理員的責(zé)任心以及技術(shù)水平與以后系統(tǒng)的使用情況有直接關(guān)系。OA系統(tǒng)非常龐大復(fù)雜，所涉及的部門多，業(yè)務(wù)流程廣，所以做好相應(yīng)的培訓(xùn)工作非常重要，但組織全員培訓(xùn)并不科學(xué)，應(yīng)該在系統(tǒng)授權(quán)中在每個(gè)部門都挑選一名OA系統(tǒng)協(xié)助員，對他們進(jìn)行集中培訓(xùn)，來幫助科室部門里其他人盡快熟悉軟件情況。

3.3 流程規(guī)劃清楚細(xì)致。OA系統(tǒng)流程是系統(tǒng)的核心，在涉及流程有必要成立臨時(shí)組織，要求部門主管參與需求分析，對即將開盤的流程進(jìn)行整理規(guī)劃成適合的計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)工作。如定義工作流程結(jié)構(gòu)、順序等，這樣可以快速啟動系統(tǒng)的試運(yùn)行，并很大程度降低了系統(tǒng)推廣問題。

3.4 部門間協(xié)同配合。OA系統(tǒng)的實(shí)施改變了傳統(tǒng)的工作方式，而且涉及了各個(gè)部門、人員，作業(yè)面廣泛體現(xiàn)了新的管理理念和模式，所以在推廣中難免會遇到一些習(xí)慣上的抵觸。所以及時(shí)與各部門負(fù)責(zé)人溝通顯得非常重要了，為了更加規(guī)范使用，應(yīng)制訂使用OA的規(guī)章制度，明確系統(tǒng)的使用規(guī)則。

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