和興蘭

摘要：北京市昌平區(qū)婦幼保健院針對(duì)檔案利用的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，在管理理念、管理內(nèi)容、管理方式方面進(jìn)行了創(chuàng)新，取得了明顯的成效。以前我院的檔案管理使用傳統(tǒng)封閉的手工管理方式，現(xiàn)在我院在檔案的收集、利用、管理、服務(wù)等方面借助院內(nèi)網(wǎng)絡(luò)，采取現(xiàn)代信息技術(shù)服務(wù)方式，為利用者獲取信息提供了最佳途徑。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案檔案利用管理方式

現(xiàn)在是網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展時(shí)代，從互聯(lián)網(wǎng)上直接獲取最新檔案信息，超越了傳統(tǒng)的檔案檢索范疇及管理方式。昌平區(qū)婦幼保健院的檔案，記錄了醫(yī)院從成立到發(fā)展壯大的歷程，反映了醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展，是醫(yī)院珍貴的信息資源。在檔案利用方式上采取了新的管理模式，從挖掘檔案信息資源到提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)，都借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以達(dá)到檔案管理開(kāi)放和服務(wù)的目的。

一、傳統(tǒng)封閉的利用管理方式

檔案原件的提供：根據(jù)利用者的需求，檔案員按照院里規(guī)定將檔案材料直接借閱給利用者。檔案復(fù)印件的提供：檔案員將檔案材料的內(nèi)容進(jìn)行部分復(fù)印，或?qū)⒄掌膹?fù)制品直接提供給利用者。檔案科研成果的提供利用：根據(jù)利用者的申請(qǐng)，依據(jù)檔案內(nèi)容出具的書(shū)面證明材料進(jìn)行提供。

圖1表示：根據(jù)行政科、人事科工作的特殊需求，向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，并出具書(shū)面證明、身份證明，檔案管理員對(duì)材料進(jìn)行審查核實(shí)，并對(duì)借閱人申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行審查，決定檔案信息能否提供，最后再進(jìn)行提供利用。這種管理方式明顯存在著局限性。

1.從利用上看，檔案材料的利用存在一定的局限性，只能給行政、人事科工作的特殊需求者提供服務(wù)。不能滿足大多數(shù)利用者的需求，影響檔案的利用率。

2.從管理上看：檔案利用者為了得到檔案材料，必須親自到檔案室查閱，從利用途徑上受到了限制。

3.從提供方式上看，檔案管理員始終處于一種被動(dòng)地位，不能發(fā)現(xiàn)利用者的需求，以至于無(wú)法主動(dòng)地提供服務(wù)。

4.從利用方式上看，檔案利用過(guò)程沒(méi)有評(píng)價(jià)機(jī)制，沒(méi)有意見(jiàn)反饋，檔案管理員與檔案利用者之間缺少溝通和互動(dòng)的平臺(tái)[2]。

所以，傳統(tǒng)檔案利用管理方式是一種被動(dòng)封閉的模式，導(dǎo)致檔案利用率不高，檔案的作用不能充分有效地發(fā)揮。

二、改變服務(wù)理念，促進(jìn)交流合作

昌平區(qū)婦幼保健院檔案管理人員用科學(xué)發(fā)展觀武裝頭腦，積極實(shí)踐，努力工作，增強(qiáng)了檔案主動(dòng)服務(wù)理念，定位檔案的職能作用，成為醫(yī)院檔案管理的關(guān)鍵[1]。傳統(tǒng)檔案管理方式主要是為院領(lǐng)導(dǎo)、辦公室、財(cái)務(wù)科、基建科、設(shè)備科、婦保科、兒保科等提供查找、借閱、復(fù)印各種材料提供服務(wù)。有一些檔案僅僅作為醫(yī)務(wù)人員科技成果資料的憑證來(lái)進(jìn)行倉(cāng)儲(chǔ)和保管。這種方式不符合信息資源共享和開(kāi)放應(yīng)用的要求。而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的出現(xiàn)，使檔案室傳統(tǒng)的檔案管理方式、服務(wù)方式必然發(fā)生改變。為滿足利用者的需求，必須拓展醫(yī)院內(nèi)部交流、檔案職能和定位服務(wù)，改變服務(wù)理念，創(chuàng)新服務(wù)方式，進(jìn)一步推動(dòng)檔案利用管理工作上一個(gè)新臺(tái)階。

第一，在醫(yī)院內(nèi)部以院刊等方式定期向職工公布檔案資料和近期的科技成果、有獎(jiǎng)?wù)撐囊约訌?qiáng)各科室之間的溝通和交流。第二，加強(qiáng)科技信息的分類指導(dǎo)，把科技成果轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力，為科技創(chuàng)新提供信息支持平臺(tái)，從而更加有效地向同行提供信息資源。第三，在醫(yī)療、科研、科教、人事等方面為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的參考資料，為醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展提供決策依據(jù)。第四，將科技檔案、專業(yè)檔案、文書(shū)檔案等與醫(yī)院信息資源進(jìn)行整合，使醫(yī)院檔案工作納入醫(yī)院整體的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)上共享。

另外，昌平區(qū)婦幼保健院將一些非涉密的檔案信息公布在院內(nèi)OA網(wǎng)上，在有效地整合信息資源的同時(shí)，對(duì)當(dāng)前的檢索利用工作中的規(guī)章制度進(jìn)行修改和完善，讓檔案信息為全體職工服務(wù)，以滿足開(kāi)放式的檔案利用管理方式的需要。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的醫(yī)院檔案利用管理方式

我院的檔案利用在理念上進(jìn)行了改變，放寬了服務(wù)范圍，面向廣大職工，在以往服務(wù)群體的基礎(chǔ)上增加了職工、門(mén)診科室、體檢科、醫(yī)?？?、科教科、綜合辦公室等。而檔案利用也從以前的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，并可以根據(jù)利用者的反饋意見(jiàn)，隨時(shí)提高檔案的服務(wù)水平。如圖2

1.根據(jù)不同需求者，把檔案利用者劃分為職工、門(mén)診科室和行政科室。這樣，就將以往檔案利用服務(wù)主要圍繞行政科室擴(kuò)展到全院職工服務(wù)領(lǐng)域。

2.拓展醫(yī)院檔案利用管理方式，為加強(qiáng)檔案利用工作，檔案室增加了檔案推送服務(wù)和制定服務(wù)。推送服務(wù)是檔案員親自下到各科室，了解科室需求，主動(dòng)提供檔案信息服務(wù)。制定服務(wù)是檔案員根據(jù)科室的特定主題，提供特定的檔案材料，經(jīng)過(guò)身份的認(rèn)證，通過(guò)院里OA網(wǎng)絡(luò)傳遞給利用者。這兩種方式不僅擴(kuò)大了利用者的范圍還提高了醫(yī)院檔案定向的利用率。

3.通過(guò)醫(yī)院OA網(wǎng)留言等方式把上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、職工、門(mén)診科室、行政科室等部門(mén)的檔案利用需求和好的建議及好的方法等反饋意見(jiàn)收集整理，以便檔案管理人員及時(shí)改進(jìn)服務(wù)方式和服務(wù)內(nèi)容。

4.建立了嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)信息保密審查機(jī)制，結(jié)合工作流程和特點(diǎn)，明確保密審查的責(zé)任，為醫(yī)院檔案利用管理方式有序運(yùn)行創(chuàng)造了良好環(huán)境。

四、重視檔案信息人才隊(duì)伍的建設(shè)

檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)是檔案發(fā)展的要素。在加強(qiáng)檔案各類知識(shí)的培訓(xùn)中，把檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、檔案分類原則、整理方法、實(shí)際工作中容易出現(xiàn)的問(wèn)題及解決方法作為培訓(xùn)內(nèi)容之一，使檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有了一個(gè)更為系統(tǒng)、全面的了解。同時(shí)要培養(yǎng)和強(qiáng)化檔案管理人員的檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)，為檔案數(shù)據(jù)安全管理工作提供有力的人才保障。

總之，數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，它把不同載體，分散于不同地方的信息資源以數(shù)字化的形式存貯，以網(wǎng)絡(luò)化的方式相互連接，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享[3]?，F(xiàn)代管理理念就是不斷整合醫(yī)院檔案信息資源，創(chuàng)新檔案利用管理方式，提高檔案信息利用服務(wù)水平，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)部的檔案信息資源共享。

參考文獻(xiàn)

[1]張偉，郝桂蘭.醫(yī)院科技檔案應(yīng)實(shí)施開(kāi)放式管理方式[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理，2006.19（6）：368-328.

[2]王燕.電子政務(wù)環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的探討[J].北京檔案，2008（6）：19-21.

[3]郝培來(lái).談醫(yī)院科室檔案管理創(chuàng)新[J].北京檔案， 2010（10）：32-33.

作者單位：北京市昌平區(qū)婦幼保健院