陳敏華　溫麗君

[摘 要]：對(duì)于企業(yè)而言，檔案資料的管理是企業(yè)內(nèi)部整體運(yùn)營管理的重要部分，這些資料中的很多有效信息能夠?yàn)槠髽I(yè)的后續(xù)管理運(yùn)營中提供有用的參考依據(jù)，優(yōu)化企業(yè)的檔案資料管理對(duì)于企業(yè)而言是很有必要落實(shí)的工作。

[關(guān)鍵詞]：檔案 管理 優(yōu)化 措施

一、檔案資料管理的重要性

1.檔案管理在市場(chǎng)活動(dòng)中的地位

通過檔案管理對(duì)企業(yè)的大量資料進(jìn)行保存和加以利用，能夠?qū)崿F(xiàn)共享和增值。一個(gè)企業(yè)從創(chuàng)立到發(fā)展，涉及到科技圖紙、文件文書、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事資料、信用憑證、科技成果等大量資料，包括文件、圖片、錄音和錄像以及實(shí)物等等。將這些資料整理保存起來并加以利用就是檔案管理。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)在做決策時(shí)要參考各種資料、數(shù)據(jù)、信息，搞好企業(yè)需要匯集各方面信息，對(duì)決策者而言，信息與人才、資金同等重要，有時(shí)甚至更重要。沒有資料管理、數(shù)字管理、信息管理，就無法在瞬息萬變的市場(chǎng)中捕捉機(jī)會(huì)。企業(yè)在市場(chǎng)中生存、發(fā)展，都有賴于詳實(shí)的信息做基墊，而有效的檔案管理正是信息一個(gè)很重要的來源渠道。

2.檔案管理對(duì)于企業(yè)維權(quán)的作用

企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)包括專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、著作權(quán)及商業(yè)秘密等，企業(yè)在發(fā)展過程中，必然會(huì)面對(duì)各種競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)在經(jīng)濟(jì)運(yùn)作之中難免要發(fā)生各種糾紛，通常以經(jīng)濟(jì)債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多。企業(yè)要想減少經(jīng)濟(jì)運(yùn)作中的麻煩與損失，勝券在握，就得在日常經(jīng)營管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致地保存好翔實(shí)完整的企業(yè)檔案做證據(jù)，供起訴、應(yīng)訴之用，這樣才能在經(jīng)濟(jì)糾紛中立于不敗之地。檔案的妥善管理對(duì)于維護(hù)企業(yè)的正當(dāng)權(quán)益是非常重要的。

3.檔案管理對(duì)于企業(yè)文化的影響

首先，檔案能夠真實(shí)地記錄企業(yè)文化以及企業(yè)發(fā)展過程中的點(diǎn)點(diǎn)滴滴，這都是對(duì)于對(duì)企業(yè)文化的歸納與梳理。企業(yè)檔案管理對(duì)于企業(yè)文化的記錄不是一種簡單的記錄，而是通過分類與分析使員工和領(lǐng)導(dǎo)能更好地認(rèn)清公司的文化建設(shè)中的成就與不足。其次，通過檔案管理員的梳理和價(jià)值判斷，可以“留其精華，去其糟粕”，把最有價(jià)值的部分留存下來。此外，想要更好地服務(wù)于企業(yè)檔案，還必須逐年分類設(shè)置，歸納整理，經(jīng)過活化才能有價(jià)值。企業(yè)應(yīng)當(dāng)把檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，通過辦公自動(dòng)化、管理信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理、供應(yīng)鏈管理、企業(yè)資源計(jì)劃等應(yīng)用系統(tǒng)，加快信息化進(jìn)程，充分發(fā)揮檔案的功能和作用。檔案管理是伴隨著企業(yè)的發(fā)展與壯大過程一直需要落實(shí)的工作，正是檔案中有價(jià)值的信息構(gòu)建了特有的企業(yè)文化，讓企業(yè)更鮮活，更有市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、優(yōu)化檔案資料管理的措施探究

1.強(qiáng)化人員建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)和檔案管理的效率有著密切關(guān)系，檔案管理中的很多問題都是由于管理人員工作中的疏漏造成的，而這些疏漏又是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)不夠，因此，強(qiáng)化人員建設(shè)，切實(shí)提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是很有必要的。企業(yè)內(nèi)部可以定期組織針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)課程，這可以幫助他們鞏固專業(yè)技能，也能端正他們的工作態(tài)度，培訓(xùn)過程中管理人員還可以就工作中實(shí)際碰到的問題及存在的障礙展開研討，大家的智慧往往能夠更好的讓問題得以解決。與此同時(shí)，對(duì)于檔案管理人員可以提供更合理的晉升通道，這對(duì)他們的工作積極性是一種很好的激勵(lì)，能夠促進(jìn)他們更盡心盡責(zé)的為企業(yè)服務(wù)，給企業(yè)的的檔案管理工作帶來提升。此外，企業(yè)在后期的檔案管理人員招聘中也應(yīng)當(dāng)相應(yīng)的提升門檻，檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，具備扎?shí)的專業(yè)知識(shí)及有過相關(guān)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)的才是最佳人選，只有優(yōu)質(zhì)的、專業(yè)的檔案管理人員才能組建一支綜合素質(zhì)高的團(tuán)隊(duì)，才能更好的為企業(yè)檔案管理服務(wù)。

2.突出管理職責(zé)，明確分工

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)而繁瑣的工作，其中有很多不同的職能，想要讓整體的檔案管理工作更準(zhǔn)確而高效，很有必要在內(nèi)部做好分工，讓人員間的職能劃分更明確。檔案管理部門對(duì)于部門內(nèi)部要定期進(jìn)行梳理，檔案管理要做到分級(jí)管理，企業(yè)中的檔案機(jī)構(gòu)要對(duì)企業(yè)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和集中管理，建立起企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的檔案管理制度，對(duì)企業(yè)實(shí)施全部檔案的綜合管理。此外，檔案管理必須強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化，明確分工，用數(shù)據(jù)說話。標(biāo)準(zhǔn)是從事生產(chǎn)、建設(shè)等各項(xiàng)工作的一種共同的技術(shù)依據(jù)，質(zhì)量管理的過程就是對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的采用與實(shí)施的過程，標(biāo)準(zhǔn)具有統(tǒng)一性、權(quán)威性的約束力。企業(yè)檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的管理系統(tǒng)，單靠行政手段、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理是不可能實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)的，如果沒有明確的分工及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，勢(shì)必會(huì)造成整個(gè)管理系統(tǒng)的混亂。

3.狠抓制度建設(shè)，做好制度保障

檔案管理中存在的很多問題都是由于管理制度的不完善，沒有嚴(yán)格的操作章程造成的，因此，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是提升檔案管理效率的有效途徑。企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)需要管理的檔案類型及檔案的特點(diǎn)，制定一套完備的檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)，并且監(jiān)督管理人員嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)流程來操作，這一方面能夠規(guī)范管理人員的行為，另一方面也能著實(shí)提升檔案的管理效率。對(duì)于工作標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行一定要落實(shí)到位，可以另外制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)的操作以及高效的工作表現(xiàn)要給與肯定與獎(jiǎng)賞，對(duì)于不合規(guī)與不符合標(biāo)準(zhǔn)的操作過程要給與相應(yīng)懲罰并且引以為戒，這樣，才能讓標(biāo)準(zhǔn)更深入的落實(shí)到每一個(gè)檔案管理人員的實(shí)際工作中，從而提升檔案管理的效率。

結(jié) 語：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)整體運(yùn)營中非常重要的環(huán)節(jié)，它能夠讓企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中贏得一席之地，能夠幫助維護(hù)企業(yè)正當(dāng)及合法的權(quán)益，同時(shí)，對(duì)于企業(yè)的整體文化的塑造也發(fā)揮著不容忽視的作用。想要提升企業(yè)檔案管理的效率，首先要強(qiáng)化人員建設(shè)，提高工作人員素質(zhì)，優(yōu)質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)才能讓檔案管理工作更有效的落實(shí)。與此同時(shí)，要突出管理職責(zé)，明確分工，這樣才能讓檔案管理工作更準(zhǔn)確與高效。此外，要狠抓制度建設(shè)，做好制度保障，切實(shí)制定一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范才是提升檔案管理效率的有效途徑。

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