陳倩暉

摘要：本文從理解電算化會(huì)計(jì)涵義和主要特點(diǎn)出發(fā)，參考電算化會(huì)計(jì)相關(guān)文獻(xiàn)綜述，結(jié)合目前我國電算化下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的若干問題，提出幾點(diǎn)解決問題的方法和建議，供同仁探討。

關(guān)鍵詞：電算化會(huì)計(jì)；控制；問題；研究

一、會(huì)計(jì)電算化的涵義和主要特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡稱，是用電子計(jì)算機(jī)代替人工報(bào)賬、記賬和算賬，以及部分代替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過程，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。其目的是提高單位財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。

會(huì)計(jì)電算化能提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的實(shí)效性和準(zhǔn)確性；能提高會(huì)計(jì)核算的水平和質(zhì)量；能減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度， 提高經(jīng)營管理水平。會(huì)計(jì)電算化使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理由事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變，為管理信息化打下基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)電算化推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展。

會(huì)計(jì)電算化主要有以下幾方面的特點(diǎn)：一是儲(chǔ)存介質(zhì)的磁性化。在會(huì)計(jì)電算化下，是以磁性材料硬盤或軟盤作為數(shù)據(jù)載體，當(dāng)會(huì)計(jì)憑證輸入之后，記賬、算賬、分類匯總和報(bào)表生成都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都保存在磁盤介質(zhì)中，不運(yùn)行系統(tǒng)是看不到數(shù)據(jù)的；二是會(huì)計(jì)差錯(cuò)的修改、更正不留痕跡。會(huì)計(jì)電算化下，通過計(jì)算機(jī)形成的憑證、匯總表、帳簿、報(bào)表，不管是誰操作，生成的證、帳、表都是一樣的，對(duì)差錯(cuò)的修改、更正不留痕跡。三是人和機(jī)共同完成工作。會(huì)計(jì)電算化下，只要人工把憑證輸入了，其余的記帳、結(jié)帳、分類、科目匯總、明細(xì)帳、總帳、報(bào)表工作全都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成。這種人機(jī)共同完成會(huì)計(jì)核算工作是會(huì)計(jì)電算化最主要特點(diǎn)，是會(huì)計(jì)電算化提高工作效率的主因。

由于“機(jī)”的引入，使得會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制難度更大、內(nèi)容更多、復(fù)雜程度更高。

二、會(huì)計(jì)電算化相關(guān)文獻(xiàn)綜述

為了配合我國會(huì)計(jì)電算化工作的順利開展，財(cái)政部從1989年起便先后為會(huì)計(jì)電算化制定了一系列的具體的管理規(guī)章。僅在1989～1991年這三年期間，財(cái)政部先后制定了三個(gè)有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的管理文件。1994年6月，財(cái)政部為了進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作的管理，促進(jìn)我國會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的健康發(fā)展，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》的有關(guān)規(guī)定制定了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》和《商品化會(huì)計(jì)核算軟件評(píng)審規(guī)則》。1996年，財(cái)政部為了規(guī)范企業(yè)會(huì)計(jì)電算化又專門制定了《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》。1999年10月31日，最新修訂的《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》再次以法律的形式規(guī)定”使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其軟件及其生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料，也必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定”，“用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其會(huì)計(jì)賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定”等。

上述各種法律、法規(guī)、制度和辦法等有關(guān)規(guī)定，涉及會(huì)計(jì)核算軟件的開發(fā)、評(píng)審、使用、以計(jì)算機(jī)替代手工記賬的審批、會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案生成與管理等諸多方面，對(duì)單位使用會(huì)計(jì)核算軟件、軟件生成的會(huì)計(jì)資料、采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、電算化會(huì)計(jì)檔案保管等與會(huì)計(jì)電算化工作相關(guān)的內(nèi)容作出了具體的規(guī)范，為提高會(huì)計(jì)軟件的質(zhì)量，確保會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的健康發(fā)展具有重要意義。

三、目前我國電算化下內(nèi)部會(huì)計(jì)控制存在的若干問題

（一）內(nèi)部牽制大大弱化

手工時(shí)代，制證的與科目的，登記明細(xì)帳的與登記總帳的由不同的人完成，數(shù)字由不同的人重復(fù)計(jì)算，互相牽制，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)。會(huì)計(jì)電算化下，這種手工會(huì)計(jì)的內(nèi)部牽制基本不存在了，只要是制證環(huán)節(jié)出現(xiàn)了差錯(cuò)，便一錯(cuò)百錯(cuò)。有些單位為了“方便”工作，設(shè)立一個(gè)本不存在的操作員demo，自己制證，demo審核，然后又自己記帳、結(jié)帳、生成報(bào)表，然后又通過反審核反記帳反結(jié)帳，又把demo更換成另一個(gè)操作員。亦即從報(bào)帳、審核、記帳、報(bào)表生成都由一人完成，這種做法使原本由于數(shù)字的簡約化導(dǎo)致錯(cuò)誤被發(fā)現(xiàn)的概率愈發(fā)變得微乎其微了。

（二）審核工作的形式化

會(huì)計(jì)電算化工作條件下，審核工作沒有引起足夠的重視，有些單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為審核工作無關(guān)緊要，更無須安排專職審核崗位了。由于認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，審核工作也就成了一“擊”子之，就是用鼠票點(diǎn)擊一下“成批審核”，多則幾分鐘，少則幾十秒，一個(gè)月的審核工作便完成了。由于審核工作的形式化，審核所起的作用大大旨化，要想在審核過程中發(fā)現(xiàn)問題，已經(jīng)是不敢奢望了。

（三）會(huì)計(jì)主管的濫化

會(huì)計(jì)主管的權(quán)限范圍廣，總帳的全程操作都可實(shí)施。有些單位為了方便更正、修改前時(shí)錯(cuò)誤，設(shè)置二個(gè)以上的會(huì)計(jì)主管。多個(gè)會(huì)計(jì)主管，勢(shì)必導(dǎo)致濫用反記帳反結(jié)帳等這些謹(jǐn)慎使用功能的人多了，帶來的隱患自然而然也就多了。

（四）“三反”（反審核反記帳反結(jié)帳簡稱“三反”）功能濫用

會(huì)計(jì)電算化下的反審核、反記帳、反結(jié)帳功能本身就是與《會(huì)計(jì)工作規(guī)范》和現(xiàn)行的財(cái)經(jīng)法律法規(guī)是相悖的，與現(xiàn)實(shí)是不相符的?！叭础惫δ芟喈?dāng)于潑出去的水還能收回，時(shí)間還能倒流。從本質(zhì)上講，反記帳、反結(jié)帳是對(duì)差錯(cuò)的一種更正行為，使用是有條件的。但是從目前的現(xiàn)狀來看，普遍存在濫用現(xiàn)象，比如不管是數(shù)字計(jì)錯(cuò)還是科目用錯(cuò)，都是使用“三反”來更正。原手工會(huì)計(jì)使用的紅字更正法或補(bǔ)充登記法、劃線更正法幾乎無影無蹤了。會(huì)計(jì)電算化下的這種逆向處理方法，可以隨時(shí)、方便、跨年度改變數(shù)據(jù)而不留痕跡的做法會(huì)給財(cái)務(wù)工作帶來很大的安全隱患。

（五）內(nèi)部審計(jì)工作滯后

目前的內(nèi)部審計(jì)，幾乎還是停留在手工時(shí)的對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，還沒有上升到對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的審計(jì)、系統(tǒng)程序的審計(jì)、數(shù)據(jù)處理的審計(jì)。滯后的審計(jì)工作未能給財(cái)務(wù)部門在電算化內(nèi)部控制方面提供建設(shè)性的指導(dǎo)意見。

四、解決問題的方法和建議

加強(qiáng)內(nèi)部控制是預(yù)防財(cái)務(wù)舞弊、防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的重要手段，是目前財(cái)務(wù)工作的當(dāng)務(wù)之急。鑒于會(huì)計(jì)電算化的工作特點(diǎn)和目前財(cái)務(wù)部門的工作現(xiàn)狀，筆者就如何搞好內(nèi)部控制提出如下幾點(diǎn)淺見。

（一）抓好人員的素質(zhì)教育是做好內(nèi)部控制的根本

人，是生產(chǎn)力中最活潑的因素。會(huì)計(jì)電算化下的內(nèi)部控制也一樣，最根本的還是對(duì)人的控制。財(cái)務(wù)人員是實(shí)施內(nèi)部控制的主體，是內(nèi)部控制決策者和實(shí)施者，內(nèi)部控制說白了就是對(duì)人的控制，所以說搞好內(nèi)部控制的核心在于人、根本在于人。做好對(duì)人的控制必須做到：首先把會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德建設(shè)放在第一位，職業(yè)道德問題解決了，內(nèi)控問題就迎刃而解了。有了一支具備良好的職業(yè)道德的會(huì)計(jì)隊(duì)伍，就會(huì)由被動(dòng)控制向主動(dòng)控制轉(zhuǎn)變、由要我控制向我要控制轉(zhuǎn)變。二是加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員自身的職業(yè)道德和技能培訓(xùn)，努力打造一支精通會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和通曉計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件知識(shí)的復(fù)合人才。人的問題解決了，有弊也不想舞了。

（二）建立科學(xué)有效的內(nèi)部牽制是搞好內(nèi)部控制的關(guān)鍵

內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就是不相容職務(wù)的分離，即內(nèi)部牽制。內(nèi)部牽制就象一張捕魚的網(wǎng)，由一根根線交織連成，少了一根或斷了一根都不行，都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)大窟窿，產(chǎn)生漏洞就有漏網(wǎng)之魚。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下，由于數(shù)據(jù)處理的簡約化，內(nèi)部牽制工作就顯得更為重要。建立科學(xué)有效的內(nèi)部牽制必須按照不相容職務(wù)分離的原則搞好人員分工，以保證不相容職能（如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄）的分離。如會(huì)計(jì)電算化崗位可分為系統(tǒng)管理員、會(huì)計(jì)主管、出納、審核記帳、電算化審查與數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位。對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都不能由一人或一個(gè)部門經(jīng)手到底，要形成牽制。如采購與驗(yàn)收不能一個(gè)部門完成、審核記帳不能由出納人員兼任、系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)人員不得兼任操作人員和管理人員等。

（三）嚴(yán)格使用“三反”功能，搞好電算化下內(nèi)部控制的有效手段

“三反”功能的使用是有條件的，只能在非正常情況下使用，不得隨意亂用。比如存放數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)硬盤扇區(qū)的物理損壞、數(shù)據(jù)被人篡改、計(jì)算機(jī)意外斷電和病毒侵襲這非常事件導(dǎo)致記帳或結(jié)帳過程意外中斷時(shí)，通過“三反”功能恢復(fù)到可控制狀態(tài)。如何嚴(yán)格使用“三反”功能？筆者認(rèn)為，“三反”功能是一把“雙刃劍”，趨利避害。以制度的形式規(guī)范它，規(guī)范它在什么情況下可以使用，哪些情況下不能使用。嚴(yán)格使用、防止濫用“三反”功能也是會(huì)計(jì)電算化下實(shí)現(xiàn)有效控制的重要手段。

（四）充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的作用，對(duì)完善內(nèi)部控制具有重要的指導(dǎo)作用

內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)自我獨(dú)立評(píng)價(jià)的一種活動(dòng)，它可通過檢查、評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的健全、有效程度來促成建立好的控制環(huán)境，還能為完善內(nèi)部控制提供建設(shè)性的意見，所以內(nèi)部審計(jì)可以說是對(duì)內(nèi)部控制的再控制。定期或不定期的邀請(qǐng)審計(jì)部門對(duì)電算化系統(tǒng)的工作情況和對(duì)內(nèi)部控制的健全性、適用性、可靠性進(jìn)行檢查、評(píng)價(jià)和考核，檢測(cè)它能否有效發(fā)揮控制作用。對(duì)其薄弱環(huán)節(jié)，請(qǐng)其提出改進(jìn)意見，以完善之。俗話說：“當(dāng)局者迷，旁觀者清”，發(fā)揮好內(nèi)部審計(jì)的作用，用好最后一道防線，對(duì)完善內(nèi)部控制具有很好的指導(dǎo)和監(jiān)督作用。

總之，會(huì)計(jì)電算化下建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制，其目的是為了建立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機(jī)制來保障會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、可靠，以減少或者杜絕差錯(cuò)和舞弊的發(fā)生。在高科技手段日益復(fù)雜的環(huán)境下，如何建立科學(xué)有效的內(nèi)部控制是目前財(cái)務(wù)部門急于解決的新課題。

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（作者單位：廣東省司法警察醫(yī)院）