陳英霞

摘要：數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)階段檔案館發(fā)展的方向。隨著數(shù)字政府上網(wǎng)工程和公開現(xiàn)行文件服務中心的建立，檔案館的數(shù)字化建設(shè)已成為各界關(guān)注的熱點。數(shù)字化建設(shè)仍然暴露出一些值得注意的現(xiàn)象，需要我們認真思考。館藏數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡化、存儲海量化、服務自動化為我們的生活帶來更多的便利，在實踐中，無論是管理方面還是技術(shù)方面，這些巨大優(yōu)勢都激起業(yè)界檔案數(shù)字化的熱情。

關(guān)鍵詞：檔案館 數(shù)字化建設(shè)

1 檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 數(shù)字化文件的管理不到位

目前，還不能進行自動收集、鑒定、編目、標引和檢索，對業(yè)務系統(tǒng)（如：OA系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)）生成的文件，雖然實現(xiàn)了館內(nèi)的信息處理與共享，檔案館建立了計算機局域網(wǎng)，但實際上難以實現(xiàn)電子文件的各項細致操作。

數(shù)字化加工多采取委托加工的方式進行，但第三方中介機構(gòu)的加工系統(tǒng)過于簡單，無法對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)（可簡單的理解為文件著錄、背景、結(jié)構(gòu)等方面的信息）進行完整、全過程的記錄，導致數(shù)字化文件的元數(shù)據(jù)大量缺失。無法維護檔案電子文件真實性、完整性和有效性。

1.2 數(shù)字化技術(shù)標準與實踐仍在交替發(fā)展中

《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的頒布實施為數(shù)字化加工提供了技術(shù)層面的指導，但是具有比較大的宏觀性，在實際工作中，數(shù)字化技術(shù)已有了新的發(fā)展。以圖象數(shù)字掃描格式為例，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定圖像文件掃描格式除了Tiff、JPEG以外，還可以存儲為PDF或其它格式。但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展，已產(chǎn)生許多更加先進的圖像格式。如：JPEG2000與傳統(tǒng)JPEG格式相比，壓縮率高30%左右，且向下兼容，優(yōu)勢明顯，也可以成為數(shù)字化的標準格式。

可見，標準與實踐運用仍處在相互促進，交替發(fā)展中。檔案數(shù)字化應該以統(tǒng)一的標準為基礎(chǔ)進行，但要制訂統(tǒng)一的標準又需要比較成熟的數(shù)字化工作實踐。其結(jié)果是數(shù)字化工作開展的越早，“學費”交得越多。如何在數(shù)字化過

程中，最大程度地減少不必要的損失，仍是值得研究的課題。

1.3 數(shù)字化建設(shè)目的不明確

許多檔案館對檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏正確的認識，對各級檔案館而言，檔案數(shù)字化建設(shè)仍然是一個新問題，或者是為了達標進行數(shù)字化，僅僅建立了檔案機讀目錄，利用者并不能得到檔案全文，檔案原文的查詢利用仍需在庫房中進行。或者是為數(shù)字化而數(shù)字化，缺乏規(guī)劃、忽略效益，盲目將檔案全部數(shù)字化。實際上各館中都存在許多內(nèi)容陳舊、利用率低的檔案，或者是雖然進行了數(shù)字化的工作，館藏檔案不愿意開放或者到開放年限還不開放，強調(diào)保密，該公布的不公布，傳統(tǒng)“重保管輕利用”的思想依然嚴重，數(shù)字檔案的功效很難發(fā)揮，無形中增加了工作量，同時，這部分檔案數(shù)字化沒有現(xiàn)實意義，浪費了有限資金。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

2.1 做好鑒定工作，按需要進行數(shù)字化

從目前來看，數(shù)字化加工的主要目的是以利用為主，保管為輔。但是必須承認相對于圖書數(shù)字化而言，檔案數(shù)字化利用率依然很低，因此“以用定掃，按需掃描”是目前檔案數(shù)字化可取的發(fā)展模式。長春市檔案館實施的“檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與數(shù)字檔案利用同步”的路線，產(chǎn)生了很好的效果和影響，值得參考借鑒。

如何才能做好檔案的鑒定、篩選、開放工作呢？以下經(jīng)驗可供參考：一是對需要搶救性保護的珍貴檔案數(shù)字化；二是對具有經(jīng)濟、科技、文件價值的檔案數(shù)字化；三對本館特色的檔案數(shù)字化；四是對需求大的檔案數(shù)字化；五是對編研資料數(shù)字化；六是對開放的檔案數(shù)字化。

2.2 有重點地建設(shè)數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館的建設(shè)不應該全面鋪開，應該有重點地建設(shè)。以延長石油集團企業(yè)為例，首先把集團公司檔案館作為重點來建設(shè)，因為無論從檔案館基礎(chǔ)設(shè)施、電子文件的接收管理、數(shù)字檔案保存和安全、人才的培養(yǎng)上，集團公司檔案館都相對完善。

2.3 貫徹前端控制原則

文件的生命周期理論認為，文件的產(chǎn)生、處理、歸檔、保管、利用、鑒定、保存和銷毀全過程中，文件在“歸檔”之前屬于前端，之后屬于后端。為了有效維護其真實性、完整性和有效性，必須先實行“前端控制”才可以，由于電子文件易復制、易修改、易刪除的特點，前端控制是實現(xiàn)電子文件管理的重要保障。筆者認為應當從兩個方面進行電子文件的前端控制。

2.3.1 為保證無論是原生型還是間接型的電子文件，兩者都能發(fā)揮其作用，需要對“元數(shù)據(jù)”進行記錄，從制度要求電子文件移交或紙質(zhì)文件數(shù)字化工作，制定“數(shù)字化加工流程規(guī)范”、“電子文件管理辦法”等工作制度和技術(shù)措施。

2.3.2 檔案工作人員要參與業(yè)務系統(tǒng)的設(shè)計，配合設(shè)計人員做好“元數(shù)據(jù)”的編制工作，實現(xiàn)自動記錄電子文件生成、處理、歸檔管理過程中各環(huán)節(jié)工作的背景信息。實現(xiàn)對電子文件的自動收集，業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間建立無縫鏈接。

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