何鑫

自中國2001年12月11日正式成為世貿(mào)組織成員以來，中國對外承包工程經(jīng)歷了黃金10年。從2002年的111.93億元人民幣，至2011年的1034.2億元人民幣，在短短的10年內(nèi)增長了近10倍。對外承包工程新簽合同額也同期增長945%。但如此巨大的增速，并未給國內(nèi)企業(yè)帶來巨大的利潤。面對國際工程行業(yè)的成熟管理經(jīng)驗，我國企業(yè)的管理模式的缺陷暴露無遺。大批國企在海外工程項目上紛紛落馬，究其原因除去企業(yè)無法控制的匯率、物價等因素，從企業(yè)內(nèi)部管理出發(fā)追尋原因才是根本之道。涉外工程企業(yè)必須盡快建立成熟的信息化管理模式，結(jié)合國際工程特征，以現(xiàn)代化信息管理取代原本的手工化的管理模式，從而增加企業(yè)競爭力，使企業(yè)能在瞬息萬變的國際環(huán)境下更好的生存下去。本文擬就此略表見解。

信息化管理作為一個新興概念，自從計算機被廣泛應(yīng)用以來，一直為管理領(lǐng)域所津津樂道。但如何做好信息化管理，特別是在涉外工程領(lǐng)域，卻少有突破。即使部分企業(yè)已經(jīng)使用了諸如PROJECT等軟件，但真正使其在項目管理上發(fā)揮作用卻乏善可陳。

一、信息定義及特點：

1、數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)是客觀實體屬性的反應(yīng)，是一組表示數(shù)量、行為和目標(biāo)，可以記錄下來加以鑒別的符號。例如項目實施階段的材料、設(shè)備購買合同；現(xiàn)場材料、設(shè)備驗收證書；設(shè)計圖紙；會議紀(jì)要及往來文件等。

2、信息

信息是對數(shù)據(jù)的解釋，反應(yīng)了事物（事件）的客觀規(guī)律，為使用者提供決策和管理所需要的依據(jù)。例如采購信息表、項目進度表、設(shè)計表更表等。

3、信息的特點

信息具有真實性、系統(tǒng)性、時效性、不完全性、層次性等特點。

由于建設(shè)工程設(shè)計各類數(shù)據(jù)與信息，信息量與種類繁多，各類信息所能反映和表達信息量有限。需要在繁冗的數(shù)據(jù)中，整理歸納對項目管理及時、有效的信息方能發(fā)揮數(shù)據(jù)與信息的功能，從而為項目管理所使用。因此對數(shù)據(jù)和信息的分類歸納和整理，才是項目管理信息化的關(guān)鍵。

二、信息分類

鑒于建設(shè)工程的特殊性，按照建設(shè)工程目標(biāo)，可將各種有關(guān)的數(shù)據(jù)整理分類成以下四種信息：投資控制類信息（I）、質(zhì)量控制類信息（Q）、進度控制類信息（P）和合同管理類信息（C）?；谏鲜鏊念愋畔ⅲY(jié)合建設(shè)工程實施階段四大時段（決策階段、設(shè)計階段、施工階段、竣工保修階段），可將所有數(shù)據(jù)經(jīng)整理統(tǒng)計后，劃分為以下16類：（如圖）

通過對建設(shè)工程實施階段各類數(shù)據(jù)和信息的整理分類，將其歸納于上述16類信息后，可以將原始數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為項目管理實時信息，有利于及時了解項目進展和投資控制情況，掌握項目質(zhì)量和進度動態(tài)信息，便于建設(shè)單位和承包單位管理控制項目進展，并及時做出有利于工程實施的指令，最終使建設(shè)項目處于可控范圍內(nèi)并最終達到預(yù)期的目標(biāo)。

三、國際EPC總承包工程特征

但僅僅將原始數(shù)據(jù)和信息按上述分類歸類并不能解決目前中國企業(yè)在國際工程上的所面臨的各類風(fēng)險與挑戰(zhàn)，必須從對外EPC總承包工程的特征出發(fā)，了解并掌握涉外工程特點，對信息化管理進行針對性的革新后，方能使中國企業(yè)適應(yīng)國際工程特征。國際EPC總承包工程具有以下特征：

1.語言、文化、政治、環(huán)境的改變

國際EPC總承包工程所在地往往屬于發(fā)展中國家，當(dāng)?shù)氐恼Z言、文化和中國差異很大，對待問題的解決方法也大相徑庭。而政治的穩(wěn)定性也導(dǎo)致了國際EPC總承包工程面臨巨大的風(fēng)險，近期的因維基解密導(dǎo)致的茉莉花革命給我國涉外工程帶來了巨大的損失。因此各總承包單位應(yīng)及時關(guān)注和收集各國政治環(huán)境的變化有利于盡早決策，使風(fēng)險處于可控狀態(tài)。

2. 國際法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化

國際EPC總承包工程所在地的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范與中國的相差很大，項目前期對這些資料的收集不但可以及時調(diào)整項目規(guī)劃使之更符合屬地要求，更能為項目執(zhí)行指定標(biāo)準(zhǔn)，為項目后期的索賠與反索賠做好準(zhǔn)備。

3. 地理因素導(dǎo)致的物流及信息交流風(fēng)險

國際EPC總承包工程中的物流往往起著決定性作用，及時、安全的運輸設(shè)備材料是工程得以按計劃進行的保障。有效的信息溝通不但可以減少物流成本，還能保證工程質(zhì)量。因此保障通順的信息溝通是項目成敗的決定性因素之一。

4. 材料、設(shè)備屬地采購困難

目前中國已成為世界工廠，任何材料與設(shè)備在國內(nèi)都能非常容易的采購。但國際工程面臨的屬地材料設(shè)備緊缺，國內(nèi)采購運輸時間長，控制差等問題。因此，在項目前期和項目執(zhí)行期，對屬地材料、設(shè)備的管理和規(guī)劃意義重大。此類信息的歸納與整理能及時為項目決策者提供決策依據(jù)，從而使項目順利進行。

5. 勞動力屬地化所帶來的風(fēng)險

根據(jù)已有的國際EPC總承包工程經(jīng)驗，工程所在地國家經(jīng)常對勞動力屬地化有明確的規(guī)定。而當(dāng)?shù)貏趧恿|(zhì)量的信息收集，不但能滿足對用工規(guī)定的要求，還能為項目決策帶來依據(jù)，從而使項目規(guī)劃和執(zhí)行更符合建設(shè)方與承包方的利益，從而為雙方帶來雙贏的結(jié)果。

針對上述國際EPC總承包工程的特征，承包方應(yīng)在項目各階段及時收集包括項目施工信息外的各類信息，并進行整理歸納，通過信息化管理方式，使用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，使項目各方及時掌握有關(guān)信息，從而保障項目的順利執(zhí)行。

四、EPC總承包項目信息數(shù)據(jù)管理方式

面對國際EPC總承包工程的各類信息和數(shù)據(jù)，大量的工程管理數(shù)據(jù)需要項目承包方及時分析與整理，并要求承包方根據(jù)已有的管理經(jīng)驗做出決策。這對于龐大的數(shù)據(jù)整理，可以根據(jù)文件類型做出相應(yīng)歸類與編號：

1. 根據(jù)文件資料種類進行編號分類：

項目有關(guān)資料可按以下分類：

C— 合同及相關(guān)附件

D— 圖紙（藍圖、白圖）

E— 設(shè)備資料（技術(shù)資料、質(zhì)量資料、物流資料、電子資料）

F— 財務(wù)資料

A— 項目管理資料

M— 收發(fā)文及會議紀(jì)要

2. 對應(yīng)的文件以合同編號為依據(jù)進行編號：

例如：合同號為G001號

設(shè)備資料： E-H/S-G001-T/Q/L/D001

對應(yīng)的字母解釋： E-設(shè)備資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 G001-合同編號

T-技術(shù)文件 Q-質(zhì)量文件 L-物流資料 D-電子文件

財務(wù)資料：F-H/S-G001-R/P120622

對應(yīng)的字母解釋：F-財務(wù)資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 G001-合同編號

R-收到文件 P-支付文件120622-日期

項目管理資料：A-H/S-R/P/M/F-120622

對應(yīng)的字母解釋：A-項目管理資料 H-國內(nèi)本部 S-項目現(xiàn)場 R-法律規(guī)范標(biāo)準(zhǔn) P-項目計劃與規(guī)劃資料 M-備忘錄 F-表單 120622-日期

3. 對文件編號后掃描進行電子歸檔，并根據(jù)日期、有關(guān)單位為序建立文檔目錄。

4. 建立綜合索引庫，并將所有電子文檔按目錄歸檔，便于后期查找。

目前除了PROJECT等軟件外，可以使用簡單易用的EXCEL，ACCESS等軟件，建立簡單關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，便于文件查找與索引。

5. 對紙質(zhì)文件統(tǒng)一收集存檔，對電子文檔定期備份并按層級進行權(quán)限劃分。

及時將紙質(zhì)文件存檔，并對電子文檔備份可以避免文件的損壞與流失，并能將信息盡快從項目現(xiàn)場傳回國內(nèi)以便領(lǐng)導(dǎo)層進行決策。

五、信息化管理優(yōu)勢

現(xiàn)代化國際工程隨著體量的逐步增大，工程數(shù)據(jù)及信息也隨之增加。而國際工程因其項目現(xiàn)場與國內(nèi)管理方相隔遙遠，信息傳遞不及時會延誤工期及施工進展。因而建立信息化管理可以體現(xiàn)以下幾點優(yōu)勢：

1. 便于管理

從項目簽約直至項目竣工，期間涉及的所有合約、設(shè)計、施工、質(zhì)量、進度、質(zhì)保等數(shù)據(jù)通過信息化管理模式，可以統(tǒng)一在數(shù)據(jù)庫平臺中，以供工程各方及時分享與管理。從而統(tǒng)一了數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)儲存方式。以免因人員變動等原因而造成數(shù)據(jù)、信息的遺失。

2. 便于查詢

國際工程因數(shù)據(jù)眾多、工期長等特點，經(jīng)常需要查詢相關(guān)數(shù)據(jù)資料、技術(shù)資料、質(zhì)量資料以及時改善工程進展。面對龐大的數(shù)據(jù)，通過信息化管理可以及時找到需要的資料，便于管理方和施工方溝通，并明確相互職責(zé)，從而推動工程順利進展。

3. 便于溝通

國際工程與國內(nèi)工程的最大區(qū)別在于人員及工程管理，而項目管理方如無法在項目現(xiàn)場建立信息化溝通平臺，則項目將陷入無序管理的情形。因而及時建立信息化溝通平臺及數(shù)據(jù)庫，可以方便工程項目各方的及時溝通，從而節(jié)約了工期。

4. 便于掌握工程進展

工程進度、質(zhì)量、成本控制對于國際工程尤為重要。通過信息化管理平臺的建設(shè)，可以是工程管理方及時掌握項目的進展情況，并以此為依據(jù)做出有利于項目的決策。

六、信息化管理不足

信息化管理需要工程各方及時建立信息化平臺，并對數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一格式的管理。這需要管理方、施工方、設(shè)計方、供貨方、業(yè)主方具有一定的信息化管理能力。因而對于人員的培訓(xùn)及數(shù)據(jù)化管理能力有一定的要求，且在工程施工過程中，需要企業(yè)有嚴(yán)格的管理制度來保證。

而實際施工過程中，往往因為管理制度、人員素質(zhì)、人員培訓(xùn)等問題，信息化管理模式無法完全實現(xiàn)，或者部分?jǐn)?shù)據(jù)的格式無法滿足管理要求，這就需要管理方及時與各方溝通，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式及管理制度。這將會增加項目管理方的管理成本。

（作者系上海外經(jīng)集團控股有限公司）