作者簡介：欒惠嵐，（1981.9-），女，漢族，中共黨員，最高學歷：吉林藝術學院音樂表演本科。2001年9月參加工作，一直從事辦公室文書工作，主要負責文書日常工作及檔案管理工作。

摘要：文書檔案管理作為企業(yè)檔案管理的重要工作內容，在企業(yè)發(fā)展的過程中發(fā)揮著無可替代的作用。實現(xiàn)企業(yè)文書檔案管理的規(guī)范化，有利用降低檔案管理者的勞動強度，提高工作效率，進而有利于企業(yè)平穩(wěn)、健康的發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)管理；文書檔案管理；規(guī)范化

文書檔案指的是機關、單位、企業(yè)等團體在從事社會活動的過程中，為了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的書面文字材料。文書檔案管理作為檔案管理工作的一項重要組成部分，其管理水平直接影響著文書檔案資料的完整性與保密性。因此，推動企業(yè)文書檔案管理的標準化、規(guī)范化進程，對于發(fā)揮文書檔案在企業(yè)發(fā)展過程中的作用，實現(xiàn)其存在的價值有著重要意義。

一、影響企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的因素

（一）觀念因素

文書檔案管理并非人們想象的將文書資料收集之后建立檔案目錄那么簡單，企業(yè)的文書檔案管理實際上是把文書資料進行收集、整理、歸類、歸庫等處理，以方便日后提取使用的一系列過程。我們知道，文書檔案的前期收集與整理工作是異常繁復、瑣碎的，需要投入大量時間與精力，而且整個過程還需要科學、系統(tǒng)的進行設計。目前，我國企業(yè)的文書檔案管理工作存在嚴重的“重藏輕用”的思想，也就說檔案管理人員將過多的精力放在了對文書檔案資料的整理與保管工作上，對文書檔案資料所蘊含的價值的挖掘程度存在嚴重不足。

（二）人員因素

目前，有很多企業(yè)的內容都沒有專門負責文書檔案的管理人員，負責文書檔案管理的人員多數(shù)都是秘書來兼管的。這些沒有學歷背景、專業(yè)背景以及技能培訓背景的兼職人員，不但不具備文書檔案管理的相關知識，同時也認識不到文書檔案管理對于企業(yè)發(fā)展的重要性，也不關心文書檔案管理新技術的應用。除此以外，由于文秘人員的本職工作是文書處理，雖然與檔案管理相關，但并非是檔案管理工作的全部內部，所以，有很多企業(yè)內部的檔案工作都停留在“收好公文”的層面上。

（三）技術因素

由于現(xiàn)階段很多企業(yè)對于文書檔案管理工作的認識程度不夠，其內部的檔案管理方式仍然沿用了手工管理模式，在收集、整理、儲存、查閱等方面，手續(xù)比較繁瑣，效率低、失誤率高、不容易保管，同時由于文書檔案管理的信息化程度較低，文書資料基本上無法實現(xiàn)共享，甚至文書的價值大大降低。

二、推動企業(yè)文書檔案管理規(guī)范化的建議

（一）建立健全文書檔案的管理制度

管理制度是組織內部行為準則，是管理標準化、規(guī)范化的重要保障。同樣，文書檔案管理工作想要實現(xiàn)規(guī)范化，也需要有一套完善的管理制度對文書檔案管理人員的行為加以規(guī)范。企業(yè)管理者必須要以《國家行政機關公文處理辦法》、《檔案法》等法律條文為依據(jù)，然后再結合企業(yè)文書檔案管理的工作實際，制定出一套囊括：檔案的收集、整理、借閱、鑒定、統(tǒng)計、處理以及銷毀為一體的文書檔案管理制度，從而能夠讓文書檔案管理有據(jù)可依、有章可循。

（二）加強文書檔案管理每一個環(huán)節(jié)的標準化

規(guī)范公文制發(fā)程序，使文書檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都能夠統(tǒng)一化、標準化、規(guī)范化。我們知道，文書檔案的前身是公文，從這一角度來講，公文制發(fā)的質量就決定了以后檔案的質量，而且在很大程度上也決定了檔案管理工作的規(guī)范化程度。所以，我們在制發(fā)公文時，必須要將標準化問題落到實處，這樣才能夠提高公文的質量，進而提高文書檔案的質量，為文書檔案管理的規(guī)范化打下基礎。一是要實現(xiàn)公文紙張、尺寸需要符合國家、地方以及企業(yè)內部的相關規(guī)定。二是對公文的字跡進行審查，保證公文字跡清晰，而且在制發(fā)公文時，特別要注意要使用不容易發(fā)生褪色的墨水、筆種與紙張，以便于日后的長期保存。三是對公文的簽發(fā)手續(xù)進行審查，確保這一手續(xù)符合審批的權限，同時對公文的標題、主送單位、抄送單位、落款、日期等內容進行檢查。四是使公文頁面的排版形式更加統(tǒng)一、規(guī)范。五是要不斷規(guī)范公文的文種、格式，行文的過程中不要隨意使用簡稱、不規(guī)范字，這樣才更有利于日后的檢索工作。

（三）推進文書檔案管理的信息化建設

隨著計算機網(wǎng)絡技術的快速發(fā)展，信息化已經成為社會發(fā)展的必然趨勢。文書檔案管理的信息化也成為了企業(yè)檔案管理水平提高的重要標志?，F(xiàn)階段，由于社會對檔案管理普遍不重視，各種信息系統(tǒng)管理軟件充斥于市場，企業(yè)的文書檔案信息化水平帶有一定的滯后性。想要解決這一問題，就需要使企業(yè)文書檔案管理引進計算機系統(tǒng)，從而深入分析文書檔案管理每一個環(huán)節(jié)實現(xiàn)信息化的可能性，不斷推進檔案業(yè)務的標準化與規(guī)范化。我們知道，文書檔案管理的規(guī)范化建設，是一個長期、系統(tǒng)的工程，需要我們逐漸提高企業(yè)員工的建檔、歸案意識，推進文書檔案的電子化。相信隨著計算機的日益普及，無紙化辦公勢必會取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。所以，我們必須要利用好信息網(wǎng)絡時代的巨大優(yōu)勢，逐步將計算機網(wǎng)絡技術引入文書檔案管理之中，從而使文書檔案管理工作的效率大幅度提高。

（四）加強文書檔案管理人員隊伍建設

我們知道，文書檔案管理的規(guī)范化最終是需要靠人來完成的，所以，加強人員隊伍建設就成為了推進文書檔案管理規(guī)范化的關鍵所在。一是要加強文書檔案管理人員思想建設，提高文書檔案管理地作者的服務意識，在人員選擇上，要盡量選擇那些作風正派、政治可靠、有著很強責任心的人員來從事檔案管理工作，同時也不通忽視對他們進行教育培訓工作，要關心這些人的學生、工作與生活，從而調動起他們工作的積極性。二是提升文書檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。企業(yè)可以通過培訓、鼓勵自學等方式，提高文書檔案管理人員的專業(yè)素質，使他們能夠了解文書檔案工作的每一個環(huán)節(jié)及其要求，從而在掌握管理方法的基礎上，創(chuàng)新管理模式，使企業(yè)文書檔案管理工作更加科學、有效。

總結：

綜上所述，文書檔案管理工作作為一種系統(tǒng)工程，對于企業(yè)的平穩(wěn)、健康發(fā)展有著深遠意義。它不但是企業(yè)發(fā)展的記錄者，也是企業(yè)發(fā)展趨勢的預測者。我們可以從建立健全文書檔案的管理制度；加強文書檔案管理每一個環(huán)節(jié)的標準化；推進文書檔案管理的信息化建設；加強文書檔案管理人員隊伍建設等方面入手，實現(xiàn)文書檔案管理工作的標準化、規(guī)范化。（作者單位：四平昊華化工有限公司）

參考文獻：

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