占娜

摘要：在計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)在各類企業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。這種變化也對企業(yè)的信息化管理提出了新的課題，順應(yīng)這種變化需要企業(yè)在管理方面做出適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；應(yīng)用；管理

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）08-2005-03

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，推動了以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)的辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展和普及。辦公自動化（Office Automation）是通過計(jì)算機(jī)技術(shù)在現(xiàn)代化辦公流程中的應(yīng)用，達(dá)到提高企業(yè)內(nèi)的信息溝通效率、增強(qiáng)協(xié)同辦公能力的目的。

1 辦公自動化軟件系統(tǒng)

1.1 OA系統(tǒng)概述

狹義的辦公自動化即OA，是在企業(yè)中采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以計(jì)算機(jī)為中心，結(jié)合現(xiàn)代化辦公流程，通過快捷信息共享、高效協(xié)同辦公，從而提高整個(gè)企業(yè)的辦公效率。

關(guān)于OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)構(gòu)架，可以分為三個(gè)邏輯層面。最上層為表示層，主要是向OA的使用者展示界面，通過辦公流程和接口完成指令，表示層包含能夠顯示數(shù)據(jù)的系統(tǒng)，比如，HTML表單、JPS、java Applet等。中間層為應(yīng)用層，是OA的使用者通過表示層獲取數(shù)據(jù)需要調(diào)用的代碼，包括安全系統(tǒng)、應(yīng)用系統(tǒng)、技術(shù)平臺等多個(gè)部分，可以根據(jù)其邏輯的獨(dú)立性采取靈活的應(yīng)用設(shè)計(jì)方案。在技術(shù)上主要利用Java語言、Servlet和Beans等，以組件包的形式將抽象功能、邏輯等分別打包，并統(tǒng)一規(guī)范為核心API，為表示層的訪問提供確切的接口。底層為數(shù)據(jù)層，主要用于實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)交換。

一直以來，OA技術(shù)都在不斷發(fā)展之中。最初的net+關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（RDB）技術(shù)，其辦公平臺以簡單靈活為主要特點(diǎn)。SUN的JAVA+RDB技術(shù)以其平臺的開放性幫助OA系統(tǒng)的應(yīng)用門類迅速擴(kuò)大。Lotus于 1989年推出的IBM Lotus Domino技術(shù)實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公應(yīng)用。基于SOA設(shè)計(jì)理念，以J2EE+Domino搭建的OA平臺，在門戶型的應(yīng)用框架中支持實(shí)時(shí)協(xié)同辦公，幫助用戶實(shí)現(xiàn)了一體化決策，極大地提高了工作效率。

1.2 廣義辦公自動化系統(tǒng)模式

廣義的辦公自動化系統(tǒng)模式包括辦公自動化系統(tǒng)OA、管理信息系統(tǒng)MIS、決策支持系統(tǒng)DSS。在實(shí)際運(yùn)行中，這三個(gè)系統(tǒng)是相互滲透、相互支撐的關(guān)系。其中，辦公自動化系統(tǒng)OA主要偏重于事務(wù)性的工作任務(wù)；管理信息系統(tǒng)MIS強(qiáng)調(diào)以信息為加工對象的人機(jī)協(xié)調(diào)管理；決策支持系統(tǒng)DSS是MIS向更高級應(yīng)用發(fā)展的產(chǎn)物，通過調(diào)用信息資源和分析工具，為決策者提供具有智能作用的人機(jī)系統(tǒng)。

1.3 工作流技術(shù)

工作流是針對日常辦公流程中具有固定操作程序的業(yè)務(wù)提出的概念。工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義是：工作流是一類能夠完全或者部分在計(jì)算機(jī)的支持下自動和半自動執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程網(wǎng)。隨著工作流技術(shù)在辦公自動化系統(tǒng)中的繁榮，更多的計(jì)算機(jī)技術(shù)被集成到工作流管理系統(tǒng)之中，比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技術(shù)、云技術(shù)等。從而形成了四種主要的系統(tǒng)模式。一是以文件為基礎(chǔ)、以共享文件為主要方式的工作流系統(tǒng)。二是以消息為基礎(chǔ)的工作流系統(tǒng)，主要通過電子郵件傳遞文檔信息。三是以WEB為基礎(chǔ)的工作流系統(tǒng)，通過WEB服務(wù)實(shí)現(xiàn)寫作辦公。四是將上述三種系統(tǒng)通過整合、嵌套，而形成的一個(gè)新的完整的應(yīng)用開發(fā)環(huán)境。

2 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)用

對于廣大企業(yè)而言，引入辦公自動化系統(tǒng)有助于改變傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公模式，提高企業(yè)整體的工作效率。企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用主要在于以下幾個(gè)方面。

2.1 信息共享

企業(yè)可以通過建立信息中心來提高信息傳遞與溝通的質(zhì)量，減少因企業(yè)內(nèi)部信息溝通問題對企業(yè)發(fā)展造成的不利影響。信息中心可以包括內(nèi)部論壇、下載中心、公告管理三大部分功能。

內(nèi)部論壇可以為企業(yè)內(nèi)部員工提供討論交流的平臺和新的溝通路徑。內(nèi)部論壇的欄目設(shè)置可以靈活多樣，以提高內(nèi)部溝通效率為目的。下載中心包含日常辦公中所需要的模板、軟件、報(bào)表、格式等，有助于快速準(zhǔn)確獲得標(biāo)準(zhǔn)化的辦公信息。公告管理主要用于企業(yè)內(nèi)部的通知和查詢。

2.2 文檔管理

辦公自動化中的文檔管理并不是簡單的針對工作結(jié)果的管理，而是包括工作計(jì)劃、工作過程和工作報(bào)告三大部分。尤其要強(qiáng)調(diào)對工作過程的規(guī)范管理，從而增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力、強(qiáng)化對工作過程的控制和監(jiān)督。

其中，工作計(jì)劃要求辦公自動化系統(tǒng)支持對計(jì)劃進(jìn)行進(jìn)一步再分解的操作，以便于整個(gè)團(tuán)隊(duì)中任務(wù)與責(zé)任由總到分的安排與管理。工作過程要求辦公自動化系統(tǒng)支持對工作進(jìn)度的跟蹤，以及對工作問題的反饋和查詢，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部精準(zhǔn)的監(jiān)控管理。工作報(bào)告要求辦公自動化系統(tǒng)支持實(shí)時(shí)提交和反饋，并同時(shí)存檔，作為對將來工作考評的依據(jù)。

2.3 人力資源管理

辦公自動化系統(tǒng)支持的人力資源管理主要包含人事管理、考勤管理和培訓(xùn)管理三部分功能。通過借助辦公自動化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人力資源的優(yōu)化配置。

人事管理要求辦公自動化系統(tǒng)支持對企業(yè)員工的檔案、崗位變動信息、入職離職信息的查詢統(tǒng)計(jì)功能，以及對于特定事項(xiàng)的提示功能?？记诠芾硪筠k公自動化系統(tǒng)支持對各類考勤信息的查詢，同時(shí)有靈活的接口可以實(shí)現(xiàn)與其他考勤系統(tǒng)，比如打卡式考勤機(jī)的對接。

關(guān)于培訓(xùn)管理的辦公自動化系統(tǒng)又可以進(jìn)一步分為培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)過程和培訓(xùn)結(jié)果。培訓(xùn)計(jì)劃方面需要辦公自動化系統(tǒng)支持內(nèi)部員工的計(jì)劃提交和計(jì)劃申請。培訓(xùn)過程重在對培訓(xùn)的日程安排以及監(jiān)督。培訓(xùn)結(jié)果則要求辦公自動化系統(tǒng)支持對培訓(xùn)結(jié)果的反饋，以及對新的培訓(xùn)計(jì)劃的修正。

2.4 財(cái)務(wù)管理

企業(yè)利用辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理，主要包括對資產(chǎn)的管理和對費(fèi)用的管理兩個(gè)方面。對資產(chǎn)的管理，從辦公自動化的角度，重在對各類資產(chǎn)建立檔案，根據(jù)不同資產(chǎn)的使用特點(diǎn)，分不同的模塊建立資產(chǎn)使用情況登記，并支持統(tǒng)計(jì)功能、查詢功能和預(yù)警功能，使各類資產(chǎn)的使用情況公開化、透明化，從而有效杜絕浪費(fèi)和資產(chǎn)流失的情況。

對于費(fèi)用的管理，旨在使企業(yè)的各種用款規(guī)范化、高效化。因此，需要辦公自動化系統(tǒng)支持在線提交申請、審批、用款登記的管理功能。同時(shí)提供與計(jì)劃任務(wù)模塊的接口，并支持統(tǒng)計(jì)、查詢功能，對于費(fèi)用的使用情況、是否超支便可一目了然。同時(shí)，也可以幫助降低財(cái)務(wù)部門在費(fèi)用報(bào)銷、用款申請方面的工作強(qiáng)度。

2.5 決策管理

利用辦公自動化系統(tǒng)支持企業(yè)的決策管理，需要具備數(shù)據(jù)分析、情境模擬，以及決策過程記錄的功能。

在數(shù)據(jù)分析，以及情境模擬方面，強(qiáng)調(diào)企業(yè)內(nèi)各相關(guān)部門的協(xié)同辦公，匯集多方面的數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)多因素的情境模擬。在制定決策的過程中嵌入節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)，便于過程記錄，以及后期跟蹤。

2.6 秘書領(lǐng)域應(yīng)用

辦公自動化系統(tǒng)在秘書領(lǐng)域的應(yīng)用主要體現(xiàn)在收發(fā)文處理、整理歸檔、會議組織三個(gè)方面。

在收發(fā)文方面，主要是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，避免傳統(tǒng)紙介質(zhì)辦公流程中可能出現(xiàn)的問題，并同時(shí)達(dá)到節(jié)約成本、提高效率的目的。在整理歸檔方面，除了前文所述的相關(guān)功能之外，還需要添加檢索、編研的功能。在保存原件的前提下，提升資料調(diào)用的速度。在會議組織方面，可以借助辦公自動化系統(tǒng)，把人工速記與電子速錄相結(jié)合，以達(dá)到更好的會議記錄效果。同時(shí)，可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，規(guī)避掉傳統(tǒng)會議受時(shí)間空間限制的缺陷，從而節(jié)約會議成本。

3 企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)管理

在企業(yè)的日常辦公流程中應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，在為企業(yè)增強(qiáng)協(xié)同辦公能力、提高整體工作效率的同時(shí)，也需要針對辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用加強(qiáng)管理。

3.1 創(chuàng)造良好的應(yīng)用環(huán)境

為企業(yè)的辦公自動化應(yīng)用創(chuàng)造良好的環(huán)境，首先要在企業(yè)培養(yǎng)適宜于辦公自動化應(yīng)用的企業(yè)文化。即鼓勵(lì)企業(yè)內(nèi)部信息共享，改造傳統(tǒng)的紙介質(zhì)辦公流程下的企業(yè)信息管理模式，建立有利于知識共享的新型企業(yè)文化。這也是企業(yè)能夠在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代不斷發(fā)展的關(guān)鍵。具體而言，就是要建立學(xué)習(xí)型的組織，不僅僅是信息共享或員工培訓(xùn)的形式，而是要強(qiáng)調(diào)在辦公自動化系統(tǒng)支持的各個(gè)領(lǐng)域的日常工作中注重過程學(xué)習(xí)和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。

其次，是要建立相應(yīng)的管理基礎(chǔ)。引入辦公自動化系統(tǒng)之后，企業(yè)的辦公流程就不再是簡單的文檔處理或者行政事務(wù)，而是要通過信息共享和知識的再利用提高整個(gè)企業(yè)的協(xié)同運(yùn)作效率。因此，知識管理就顯得尤為重要。企業(yè)的知識管理意味著企業(yè)借助辦公自動化系統(tǒng)平臺，通過建立知識庫、促進(jìn)員工知識交流、把知識作為資產(chǎn)進(jìn)行管理。在知識管理框架中，辦公自動化系統(tǒng)可以充分發(fā)揮其優(yōu)勢，幫助企業(yè)提高知識創(chuàng)造和知識轉(zhuǎn)換的能力。

最后，要注重企業(yè)的信息積累。信息積累是辦公自動化的一個(gè)重要基礎(chǔ)。通過辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，提高企業(yè)的決策效能尤為重要。而辦公自動化系統(tǒng)處理的對象就是各種信息，因此，要從企業(yè)文化和管理基礎(chǔ)兩方面入手，注重企業(yè)的信息積累。除了基礎(chǔ)信息、原始信息的積累、歸檔、統(tǒng)計(jì)，還應(yīng)重視信息分析方法的完善。

3.2 妥善應(yīng)對系統(tǒng)安全問題

企業(yè)在日常辦公流程中應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)之后，可能存在的安全問題主要有互聯(lián)網(wǎng)病毒入侵與傳播、黑客信息技術(shù)的傳播，以及內(nèi)部信息被竊取。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)安全問題，不僅僅會對企業(yè)的辦公自動化系統(tǒng)造成破壞，更會對企業(yè)的運(yùn)作、甚至經(jīng)營決策造成風(fēng)險(xiǎn)隱患。

針對這些可能出現(xiàn)的安全問題，首先要對企業(yè)員工加強(qiáng)系統(tǒng)安全教育，培養(yǎng)員工注重信息安全的操作習(xí)慣，盡量杜絕無意的操作引發(fā)的安全風(fēng)險(xiǎn)。提高員工的計(jì)算機(jī)病毒防治意識，配合硬性的操作規(guī)范和有效的監(jiān)管力度，保證辦公自動化系統(tǒng)正常運(yùn)行?？紤]到互聯(lián)網(wǎng)背景下計(jì)算機(jī)病毒的快速傳播，需要為辦公自動化系統(tǒng)安裝適用于內(nèi)部局域網(wǎng)環(huán)境的病毒查殺軟件。

其次，要在技術(shù)上防止非法訪問和數(shù)據(jù)丟失。根據(jù)安全級別的不同，對辦公自動化系統(tǒng)的表示層、應(yīng)用層和數(shù)據(jù)層分級實(shí)行安全保護(hù)。為此，可以在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，采取授權(quán)控制、數(shù)據(jù)加密、地址轉(zhuǎn)換等技術(shù)，禁止可疑用戶訪問、在通信節(jié)點(diǎn)配備防火墻網(wǎng)關(guān)、將可疑的Internet地址屏蔽。在日常的系統(tǒng)管理維護(hù)中，要及時(shí)為系統(tǒng)打補(bǔ)丁，關(guān)閉平時(shí)很少用但容易被病毒和黑客利用的服務(wù)或端口。同時(shí)，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)的恢復(fù)功能。在自動化辦公系統(tǒng)遭到破壞之后，其數(shù)據(jù)的恢復(fù)程度依賴于之前對于數(shù)據(jù)的備份。因此，企業(yè)的自動化辦公系統(tǒng)本身應(yīng)該制定更為穩(wěn)妥的數(shù)據(jù)備份方案，主要包括場點(diǎn)內(nèi)高速度、大容量自動數(shù)據(jù)存儲、背負(fù)與恢復(fù)；場點(diǎn)外的數(shù)據(jù)存儲、備份與恢復(fù)；對系統(tǒng)設(shè)備的備份。

3.3 順應(yīng)辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢

隨著應(yīng)用向縱深化發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢將由終端的實(shí)際應(yīng)用來決定。就企業(yè)而言，其大的發(fā)展趨勢是進(jìn)一步提高企業(yè)內(nèi)部管理效率。具體來說，就是向著便攜化、平臺化、智能化的方向發(fā)展。所謂便攜化，就是實(shí)現(xiàn)移動辦公，在智能手機(jī)終端飛速發(fā)展的背景下，移動商務(wù)已經(jīng)成為LBS的一大趨勢，這與辦公自動化系統(tǒng)的未來發(fā)展存在緊密的契合點(diǎn)。所謂平臺化，即企業(yè)內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)會逐漸取消部門間的障礙，最終形成界面統(tǒng)一、賬戶統(tǒng)一的協(xié)同辦公平臺，使其提高辦公效率的特點(diǎn)更為突出。所謂智能化，就是辦公自動化系統(tǒng)除了支持傳統(tǒng)的信息溝通和信息共享功能外，還支持對信息進(jìn)行分析、歸納、比較、判斷，進(jìn)而做出相應(yīng)決策的功能。將管理中“人”的因素融入到辦公自動化系統(tǒng)之中。

針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)未來的發(fā)展趨勢，需要企業(yè)在多個(gè)方面采取順應(yīng)其發(fā)展趨勢的策略。比如，在辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，由原來的面相業(yè)務(wù)的設(shè)計(jì)思想轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛴脩舻脑O(shè)計(jì)思想，使其功能更為人性化。在技術(shù)選擇方面，選擇與世界發(fā)展潮流相吻合的技術(shù)，以確保系統(tǒng)的負(fù)載輕、開放性好、維護(hù)升級更為方便。在管理理念方面，要摒棄傳統(tǒng)的人際辦公的計(jì)算機(jī)化概念，將知識管理融入辦公自動化之中。

4 結(jié)束語

辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用，對于提高企業(yè)協(xié)同辦公的工作效率、實(shí)現(xiàn)一體化決策有著基礎(chǔ)性的作用，是企業(yè)管理信息化的重要組成部分。

在了解了企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)以及應(yīng)用領(lǐng)域之后，加深對辦公自動化系統(tǒng)本質(zhì)作用的理解，進(jìn)而有針對性的在管理方面進(jìn)行調(diào)整。使企業(yè)的管理理念與辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用環(huán)境、應(yīng)用的安全性，以及未來發(fā)展趨勢方面相適應(yīng)。既有助于提升企業(yè)管理質(zhì)量，又可以避免辦公自動化系統(tǒng)后期成本居高不下。

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