李朝軍

摘 要：自從我國實現(xiàn)改革開放，尤其是加入世貿(mào)組織以來，國家的經(jīng)濟發(fā)展速度非?？?，這種快速體現(xiàn)在經(jīng)濟發(fā)展的各個層面上。目前，我們國家擁有數(shù)量龐大的各種性質(zhì)以及規(guī)模的企業(yè)單位。然而我們在注重單位的經(jīng)濟效益的時候，往往在一定程度上忽略了其中的一項關(guān)鍵工作，檔案管理。在當今時代，做好檔案管理工作對我們獲取效益來講有非常大的促進作用，基于這種背景環(huán)境，重點的分析介紹了當前形式下，如何做好此項工作，目的是為了更好的促進經(jīng)濟發(fā)展，促進人們生活水平的提升。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；問題；對策

檔案是國家機關(guān)、社會團體及個人在社會活動中直接形成的，作為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，檔案學是一門社會科學。社會功能和社會使命是檔案存在與發(fā)展的依據(jù)，檔案對社會的發(fā)展具有某種或多種積極的甚至不可缺少的作用。

1 當前管控活動中面對的不利現(xiàn)象

1.1 管控思想較差

首先是思想認知不是很清晰。一些單位并未將該項活動放到應有的層次上去看待，認為檔案并不是單位的一項具體活動，其并不知道開展該項管控活動的意義是什么，如何去開展。第二是不關(guān)注。一些單位并未意識到其在當今時代的重要意義，覺得該項活動只不過是搜集過去的一些資料等，花費較大的人力資金等，也不具有實際效果，是一種沒有實際意義的活動，并不是很關(guān)注。第三是不具有主觀思想，過分的看重外在，不關(guān)注具體的內(nèi)容，重視其晉級活動，不關(guān)注它的實際效益，之所以晉級，主要是為應付機構(gòu)的測評，并未認真地對其進行過分析。

1.2 管控組織不堅強

首先是組織欠缺穩(wěn)定性，在很多單位，該項活動并沒有專門的工作者進行，一般是辦公室工作者來進行，而且因為經(jīng)常性的變動，不具有專業(yè)性，如果遇到不明白的問題也不去探索，使得管控活動非常的混亂。其次，管控品質(zhì)較差。關(guān)鍵體現(xiàn)在以下的幾點，第一，工作者知識了解一些常見的內(nèi)容，對于其具體點信息，比如類別等不是很清楚，此時就會發(fā)生不利現(xiàn)象。

1.3 管控思想不先進

首先是管控體系不先進?，F(xiàn)在該項管控活動還是以人工為主，其信息的搜集以及編制都是靠人工來開展的，很少使用電腦等，使得其品質(zhì)不高，而且不便于查詢。第二是資金欠缺。很多基層單位的資金不是很充足，用到檔案的搜集以及保存等方面的資金非常少，進而干擾到該項活動的有序進行。

1.4 管理不能與服務保持一致

首先是其類別不是很多，一些單位只是看中對戶籍等信息的搜集，并不關(guān)注聲像等材料，使得單位的該項活動并不綜合。其次，資源存在流失的現(xiàn)象。因為沒有保存好或者是別的一些要素的干擾，導致其有斷代的問題。一些工作者決定自己保管比較便捷，不想將其統(tǒng)一的交付，使得很多關(guān)鍵的材料出現(xiàn)了損壞等問題。再次，過分的看重保管，不關(guān)注使用。很多基層單位在活動的時候，不重視檔案資料具體的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、為企業(yè)管理提供服務，以此來提升效率，使得很多資源被浪費。

2 針對現(xiàn)象提出的應對方法

2.1 提升認知水平，落實責任體系

首先要提升認知能力，要切實的意識到該項活動的關(guān)鍵意義，將該項活動當成是一項基礎活動來對待，將其放到一定的高度上分析，在規(guī)定的時間中開展檢查活動。其次，要具有責任思想。主管機構(gòu)要積極的向負責人報告該項活動的具體細節(jié)以及出現(xiàn)的不利現(xiàn)象，加大投入力度，營造優(yōu)秀的氛圍，切實擔負起承上啟下、內(nèi)外聯(lián)系、協(xié)調(diào)各方的重任；要經(jīng)常組織檔案管理人員學習檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責任感，提高做好檔案工作的自覺性。

2.2 做好培訓活動，提升綜合素養(yǎng)

一要選準用好檔案管理人員。將那些較細心勤快、熱愛檔案管理工作的人員選配到檔案管理員的崗位上來，企業(yè)及上級部門要從政治上愛護、生活上關(guān)心他們，鼓勵他們要干一行、愛一行、專一行，充分激發(fā)他們的潛能和熱情。在崗位調(diào)整時，要考慮到保持檔案管理員隊伍穩(wěn)定的重要性，盡量少調(diào)整檔案管理員，確保該隊伍的專業(yè)性。其次要開展好業(yè)務培訓活動。要積極選送檔案干部參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，鼓舞其積極的進行學習工作，而且要從時間和資金上做好保證工作，提升工作者的具體操作水平。要結(jié)合單位的該項活動的規(guī)定，在適當?shù)臅r機開辦培訓活動，培養(yǎng)適應新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。三要組織觀摩學習。采取“請進來、走出去”的辦法，一方面請檔案主管部門的領(lǐng)導和業(yè)務專家上門指導，另一方面，組織檔案管理人員到一些單位參觀學習檔案管理先進經(jīng)驗和具體操作技能，進而帶動該項活動朝著更加積極的方向進步。要形成基層企業(yè)與上層辦公室在檔案管理工作中相互協(xié)作、和諧發(fā)展的格局，定期或不定期地深入企業(yè)檢查指導檔案工作，發(fā)現(xiàn)問題，要及時通報，督促整改，力促規(guī)范。

2.3 做好管控活動，提升品質(zhì)

一要規(guī)范歸檔材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，嚴格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；要創(chuàng)新收集手段，運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門尋求等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；要豐富收集范圍，既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的實物。二要規(guī)范檔案整理工作。要嚴格按照各類檔案管理要求進行整理，做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。三要規(guī)范檔案管理工作。要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室三分開，全面配置防潮、防濕、防火、防蟲等安全保管和保護設備；要嚴格按照《檔案借閱制度》開展檔案借閱工作，對逾期不還、丟失、破損或發(fā)生失竊、泄密事件的，必須依法嚴肅查處。

2.4 積極的變革思想

一要提高科技含量。要積極應用企業(yè)檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息輸入、檢索、利用等工作的現(xiàn)代化，為迅速、準確和全方位的檔案信息服務奠定基礎。二要狠抓檔案編研工作。在努力編篡好大事記、組織機構(gòu)沿革、文件匯編等常規(guī)性編研材料的同時，主動了解單位工作動態(tài)，調(diào)查檔案利用需求，深層次、多角度、全方位地開發(fā)檔案信息資源，變被動服務為主動服務，事后服務為超前服務。三要改進檔案服務措施。要研究利用工作的規(guī)律和特點，不斷完善檢索手段，建立多途徑、多形式、多載體的檢索體系，突破傳統(tǒng)單一、狹窄的案卷目錄“一本賬”的狀況。

2.5 合理的使用，切實提升利用率

不論述何種形式的檔案，都是有一定的意義的，可以為目前的活動帶來一定的參考價值，一些時候還可以發(fā)揮非常重要的意義，因此，管控工作者要了解其特殊的性質(zhì)，做好維護活動，確保其能夠發(fā)揮實際意義，進而合理的為單位的發(fā)展貢獻力量。為了盡快的確保單位的檔案開發(fā)活動上升到合理的地位上，不應過分的看重硬件裝置，要重視軟件體系，要做好日?；顒拥挠涗浌ぷ?。

3 結(jié)束語

總的來說，檔案管控活動是單位非常關(guān)鍵的一項活動，是單位總的管控活動中非常關(guān)鍵的一個組成部分。開展好該項活動，對于帶動單位的進步有非常積極的意義，單位必須高度的關(guān)注該項管控活動，確保人員安定，同時還要融合其特征，管理好，并且使用好該項內(nèi)容，為單位的運作活動貢獻力量，進而帶動單位的運作活動朝著更加穩(wěn)定的方向發(fā)展邁進。