崔川

【摘 要】高校公文處理是高校辦公室主要的工作內(nèi)容和辦公方式，也是高校辦公室一項大量的、經(jīng)常性的工作，既重要，又繁瑣。如果找到公文處理的規(guī)律，對做好公文處理工作非常重要。

【關(guān)鍵詞】高校公文管理；思考；建議

根據(jù)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的解釋，行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。它具有特定的行文規(guī)則和處理辦法。高校作為國家公共事業(yè)的重要部門，離不開公文的輔助作用。高校公文指的是高校機關(guān)在行政管理過程中形成的，具有法定效力和規(guī)范格式的文書。

高校辦公室作為學校綜合協(xié)調(diào)管理部門，如何圍繞學校辦學目標提高管理水平，是需要思考的重大問題。管理也是一種生產(chǎn)力，良好的管理體制和管理方法能有效地推動高校的發(fā)展。當今社會，建立現(xiàn)代大學制度是高校的內(nèi)在需要和必然追求?，F(xiàn)代大學制度是維系現(xiàn)代大學良好發(fā)展的一種管理制度，建立現(xiàn)代大學制度既是我國高校內(nèi)部管理體制改革的重要目標，也是我國大學快速發(fā)展的重要前提。從管理的角度講，有效的制度對于調(diào)整學校內(nèi)部不同利益主體間的關(guān)系，穩(wěn)定學校正常秩序，激發(fā)師生員工學習、工作的積極性和創(chuàng)造性，最終實現(xiàn)學校的和諧發(fā)展具有關(guān)鍵性的作用。高校公文作為高校內(nèi)部管理的重要載體，其運轉(zhuǎn)如何，直接影響著高校內(nèi)部管理的成效，所以，建立現(xiàn)代大學制度背景下研究高校公文處理問題，是很有必要的。

積極爭取領(lǐng)導對公文處理工作的重視。要確保公文處理工作規(guī)范有序，領(lǐng)導重視是關(guān)鍵。領(lǐng)導作為院系或部門的主要負責人，也是公文審閱、簽批的主要實踐者，他們重視公文處理工作，才能保證該項工作的規(guī)范、高效開展。公文處理人員要注意把握領(lǐng)導關(guān)心的重點和難點，要在公文流轉(zhuǎn)、審核等環(huán)節(jié)認真把關(guān)，積極為領(lǐng)導出謀劃策。公文的擬制切中重點，容易得到領(lǐng)導的認可，文件才能快速流轉(zhuǎn)。

充分了解高校公文的特點，增進公文規(guī)范化認識。公文不同于一般的文章，它具有自身特有的辦理程序和寫作格式，甚至在用語等方面，也有約定俗成的范式。公文自身功能的定位決定了它必須簡潔明了地反映發(fā)文者的意圖，才能有效地處理事務。因此，公文處理人員要增進公文規(guī)范化認識，自覺養(yǎng)成公文規(guī)范化的良好職業(yè)習慣。

高校公文處理是高校辦公室主要的工作內(nèi)容和辦公方式，也是高校辦公室一項大量的、經(jīng)常性的工作，既重要，又繁瑣。如果找到公文處理的規(guī)律，對做好公文處理工作非常重要。高校公文處理有一定的工作程序，其公文處理程序是否規(guī)范，會直接影響公文的質(zhì)量和執(zhí)行效果，甚至影響到校領(lǐng)導的決策。人們通常以公文處理的質(zhì)量和處理的速度作為標準來衡量公文處理的工作效率。要提高公文處理的工作效率，必須實現(xiàn)公文處理程序的規(guī)范化，這樣可以加快公文處理的運轉(zhuǎn)速度，保證公文處理的質(zhì)量，同時，為校領(lǐng)導決策提供多方面的依據(jù)。因此，研究公文處理程序規(guī)范化的一般規(guī)律，克服障礙，清除弊端，增強公文處理工作的科學性，是一個值得研究、探討的重要課題。

一、高校公文處理規(guī)范化有利于提高高校公文處理的效率

主要表現(xiàn)在：

1.加速公文處理速度。嚴格按照公文處理程序的科學組織和要求進行。在一定時間內(nèi)減少公文處理所耗費的時間。例如：發(fā)文處理程序，從擬稿到整理保管，總共有十多個程序，每個程序當中又有不同的工作環(huán)節(jié)。只要能嚴格按照公文運轉(zhuǎn)的程序進行，即可減少不必要的工作環(huán)節(jié)，從而縮短公文處理所耗費的時間。

2.保證公文處理的質(zhì)量。辦文的質(zhì)量，雖然主要取決于秘書人員的政治、理論修養(yǎng)和業(yè)務素質(zhì)，但公文運轉(zhuǎn)程序同樣重要，不可忽視。就拿收文處理程序來說，收文登記是收文處理的重要程序，登記的原則是方便公文的運轉(zhuǎn)、查找、統(tǒng)計。這就要求秘書人員根據(jù)文件的性質(zhì)、種類和作用決定是否登記。假如秘書人員對來文必編必登，勢必加大了登記、編號的工作量，而且增加了查找公文的困難，但對于該登記的公文不進行登記，就會造成公文散失，影響辦文的質(zhì)量。對發(fā)文處理程序同樣要保證質(zhì)量，例如：有些職能部門以學校名義擬制的公文，不經(jīng)校辦公室審核，直接送校領(lǐng)導簽發(fā)，馬上打印，直接向全校各單位散發(fā)或向上級有關(guān)部門報送，鬧出不少笑話。

二、目前，高校公文處理程序不夠規(guī)范，憑個人主觀愿望辦事的現(xiàn)象普遍存在

主要表現(xiàn)有：

一是任意削減公文處理的基本工作環(huán)節(jié)。從總體結(jié)構(gòu)來說，整個公文處理規(guī)范化程序中的各個環(huán)節(jié)是環(huán)環(huán)相扣，互相銜接的。任意削減某個程序，將會嚴重影響公文的正常運轉(zhuǎn)和工作秩序。如：缺少催辦這一程序，易使公文停滯和積壓，影響公文正常運轉(zhuǎn)，甚至有時會造成很大損失。還有校對這個程序，是公文文字和體式把關(guān)的關(guān)卡，假如缺少該環(huán)節(jié)，就會造成錯漏百出，嚴重影響辦文的質(zhì)量和效果，甚至會出現(xiàn)不良后果。

二是任意顛倒公文處理規(guī)范化程序的先后次序。這樣就會打亂公文的正常運轉(zhuǎn)程序，造成工作上的混亂。再如：核稿和簽發(fā)這兩個程序，先簽發(fā)后核稿，便會喪失簽發(fā)的嚴肅性等等，正常的程序應該是先核稿后送領(lǐng)導簽發(fā)。

要使公文處理程序規(guī)范化，必須抓好治本工作，提高秘書人員的素質(zhì)，這是實現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的根本性工作。公文處理程序規(guī)范化能否實現(xiàn)，秘書人員素質(zhì)是決定因素。如何提高現(xiàn)職秘書人員的素質(zhì)呢？

一是組織學習《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等有關(guān)公文法規(guī)，系統(tǒng)了解各級機關(guān)各類公文處理的具體規(guī)范，提高秘書人員依照有關(guān)規(guī)定處理公文的自覺性。

二是通過制定《公文辦理制度》等，讓秘書人員制發(fā)、辦理文件時有章可循。

三是抓好秘書人員的培訓工作。開展多種形式的秘書人員業(yè)務培訓活動，舉辦秘書人員培訓班，提高秘書人員的政治思想、業(yè)務理論水平。

四是組織多種形式的討論會，對公文處理中的一些問題進行研討，互相學習，不斷提高管理水平。

引進先進的辦公手段，以利公文處理程序規(guī)范化。

要實現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化，還要依靠先進的辦公設備。我國高等學校的辦公室辦公設備近年來雖然有了較大改觀，但還遠遠不夠。在一定程度上影響工作效率和工作質(zhì)量，也影響了實現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的進程。在高校辦公室引進先進的辦公設備，如電腦、掃描儀、傳真機、數(shù)碼復合打印機、多功能電話、錄像機、自動裝訂機等，從而減輕秘書人員的工作負擔，提高秘書人員的工作效率，使公文處理程序逐步走上規(guī)范化的軌道。

總的來說，積極應對高校公文處理存在的問題，促進高校公文處理工作的規(guī)范化、有序化和科學化，將有利于領(lǐng)導掌握情況、正確決斷，有利于高校管理工作從被動型向主動型轉(zhuǎn)變，最終將提高高校內(nèi)部管理水平，實現(xiàn)高校的科學發(fā)展。

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