盧亞智

摘 要：干部檔案是干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源。加強對干部檔案的管理是新時期組織、人事部門工作的一項重要內(nèi)容。但在干部檔案管理工作中仍存在著一些問題，只有發(fā)現(xiàn)問題，重視問題，才能解決問題，從而提高干部檔案的管理和利用水平。

關(guān)鍵詞：干部檔案 管理 問題

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2013）03（c）-0-01

干部檔案是記載和反映干部信息的重要載體，是把握人才的主要信息源；是組織、人事等有關(guān)部門在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的原始文件材料。加強對干部檔案的管理是新時期組織、人事部門工作的一項重要內(nèi)容。近幾年來，雖然干部檔案越來越受到重視，但在實際工作中，干部檔案管理工作仍存在著一些問題有待改善。只有發(fā)現(xiàn)問題，客觀對待問題，才能更好的解決問題，從而提高干部檔案的管理和利用水平?？偨Y(jié)起來，比較常見的問題表現(xiàn)在以下幾點。

（1）重視程度不夠，缺少專業(yè)培訓(xùn)與

交流

干部檔案管理工作是一項枯燥、繁瑣且默默無聞的工作，不像其他工作那樣容易引人注意，也不容易取得明顯成績，很多人都認為管理檔案工作就是抄抄寫寫、“看堆兒、守門兒”的活兒。近年來國家對干部檔案的重要性認識雖然有很大提高，但重視程度仍然不夠，對待檔案工作也是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”，沒有把這項工作真正列入到議事日程；現(xiàn)在，很多人都不愿從事這項工作，人員流動頻繁，更缺少專業(yè)的檔案管理人員。

（2）材料收集工作比較被動

多年來檔案材料缺失是一種不可避免的普遍現(xiàn)象，2010年我省對全省干部人事檔案進行全面核查，發(fā)現(xiàn)各縣區(qū)都有不同程度的檔案材料缺失現(xiàn)象。造成這種結(jié)果有一定的歷史原因，也有一定的人為因素。以前對干部檔案管理不是很規(guī)范，對檔案材料收集歸檔也是糊里糊涂，送來就接著，不送也不要，甚至是送來隨手一放，時間長了，就不知道哪里去了。有的單位不知道哪些材料該歸檔，甚至攢到一起當廢紙賣了。近年來，雖然對干部檔案有了很高的重視，制定了健全的收集歸檔工作制度，但執(zhí)行起來還是有一定的難度，主要是因為檔案材料的收集工作沒有預(yù)見性。如果下屬單位不送交檔案材料，除常規(guī)的年度考核表、調(diào)資表以外很難掌握該單位還有哪些未送交。有時只能通過一些材料的體現(xiàn)，比如考核表上的政治面目項填寫了“黨員”字樣，學歷項填寫了“大專”、“大學”字樣，如果檔案里沒有黨員材料與相應(yīng)學歷材料，才向本單位催要，造成檔案材料歸檔不及時。還有個別的幾年、甚至幾十年前的檔案材料剛剛歸檔，給檔案的裝訂、抄寫工作帶來很大的

麻煩。

（3）歸檔的材料不夠真實和準確

干部人事檔案材料應(yīng)是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，因為個體在填寫檔案材料的時候比較隨意，填寫完畢組織部門又不能一一查對，致使很多干部檔案中“三齡兩歷”不一致現(xiàn)象較為嚴重。這些都嚴重影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用率。

（4）檔案材料制作不規(guī)范

按照檔案整理標準，干部檔案中每份材料要做到分類準確、目錄清楚、裝訂整齊（四面齊）。須統(tǒng)一使用16開規(guī)格的辦公用紙，大于16k的要裁剪、折疊，小于16k的要托裱、縫紉；對那些不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術(shù)加工，折疊、剪裁及裱糊。但近幾年來，時常有A4紙規(guī)格的材料歸檔，如各種評優(yōu)表彰、職務(wù)任免、職稱、警銜、軍銜晉升、業(yè)務(wù)進修、學歷提高等等，這些材料裁剪非常困難，裁剪后四邊的文字往往“頂天立地、漫無邊際”，稍有不慎，就會切掉邊框或文字，造成檔案材料的缺損。由于A4紙的普遍使用，有人提出干部檔案變成A4制式，這固然在用紙上方便了很多，但新問題又出現(xiàn)了，以前的16k制式怎么辦？

（5）檔案轉(zhuǎn)遞不遵照規(guī)定

《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：干部檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。但在實際工作中，一些干部調(diào)動或轉(zhuǎn)任后，經(jīng)常會出現(xiàn)調(diào)入單位的檔案管理部門只是程序化的向調(diào)出單位的檔案管理部門發(fā)調(diào)檔函，交由干部本人提取本人檔案，辦理相關(guān)手續(xù)，并不派專人來取；而調(diào)出單位的檔案管理部門不派專人送，只是把檔案密封，加蓋公章，交給干部本人自帶到調(diào)入單位的檔案管理部門，認為密封條上有章不會有問題。這相互間的怕麻煩，圖省事，不但不符合規(guī)定，還給干部檔案的安全性帶來很大隱患。

（6）檔案管理的電子化受制約

隨著科學技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮出來，雖然也配備了計算機、復(fù)印機、掃描儀、縮微、攝像等設(shè)備和干部人事檔案管理軟件，但在實際操作中存在著一定難度，如果采用復(fù)印、掃描、縮微、攝像等技術(shù)不但需要投入大量的人力、物力、財力，更為主要的是漫長的時間，如果單拿掃描處理為例，需要把所有檔案材料一頁頁拆開、放平、反正頁掃描、然后再裝訂，這看似簡單的事情，一天可能也完成不了一卷。如果現(xiàn)存幾千卷干部檔案，算一算得多少時間呢。所以很多單位只是把檔案序號檢索輸入計算機，調(diào)閱檔案時仍是采用原始的手工操作方式，由于反復(fù)調(diào)用原件，又經(jīng)陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。2012年國家建立了全國公務(wù)員信息庫，這對無紙化閱檔、掌握干部信息提供了方便，也是干部檔案電子化管理的總趨勢。但信息庫需要有專人保管與維護，稍有不慎就會泄露干部檔案信息，違反保密規(guī)定，而且隨時要更新檔案信息，否則信息庫的信息資料會“過時”，看似先進的現(xiàn)代化“武器”，常年失修也會變成一堆“廢銅

爛鐵”。

總之，干部人事檔案管理工作中的諸多問題的形成，雖有歷史原因、人為因素，但歸根結(jié)底，干部檔案工作仍沒有到被重視的高度，怎樣把干部人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化，信息化，不但是我們每個檔案管理工作者奮斗的目標，也是我們應(yīng)該認真思考的問題。只有不斷采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代化管理模式，才能逐漸擺脫目前干部檔案所存在的問題，有效地保護和利用檔案，更好地為干部工作服務(wù)。

參考文獻

[1] 李蕙名.關(guān)于我國人事檔案信息公開的思考—從“湯國基檔案事件”說起[J].北京檔案，2009（5）.

[2] 段紅.關(guān)于改革人事檔案管理制度的思考[J].北京檔案，2010（5）.

[3] 朱林峰.淺談新時期的檔案管理信息化建設(shè)[J].才智，2008（5）.

[4] 蘭家友.對新時期加強流動人員人事檔案管理的思考[J].四川職業(yè)技術(shù)學院學報，2007（4）.