王曉東 王世吉

當(dāng)前，面對人事檔案利用率不斷降低的現(xiàn)狀，人們對人事檔案保存的必要性提出較大質(zhì)疑，本文正視人事檔案利用現(xiàn)狀，客觀剖析了利用較少的原因，闡述了人事檔案保存的重大意義，形成了人事檔案保存與管理新理念。

一、人事檔案的利用現(xiàn)狀

人事檔案是以個人為單位，通過收集、鑒別、整理、立卷、保存起來的記述和反映個人在社會生活中歷史經(jīng)歷、思想品德、知識才能、領(lǐng)導(dǎo)水平、獎勵懲罰、工作等情況的文件材料的總和。個人的轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、各種保險的辦理以及出國、考研等有關(guān)證明的開具都會用到人事檔案。另外，人事檔案也是單位評聘、選拔、任命干部時的重要參考依據(jù)，利用范圍比較廣泛。

同時，人事檔案一直被認(rèn)為是一種重要的信息載體，隨著各項檔案法規(guī)、方針、政策的宣傳、貫徹和執(zhí)行，特別是將檔案管理水平納入對單位工作的重要考核內(nèi)容之一以后，上至各級領(lǐng)導(dǎo)，下到單位個人對檔案更加重視。人事檔案由專職人員管理，其待遇和社會地位均有所改善。按常理說，諸多因素的改善，理應(yīng)大幅提升人事檔案的利用率，然而，實際的情況卻并不盡如人意。主要表現(xiàn)為人事檔案在單位選人、用人中的參考作用不是日益加強反而逐漸被弱化；保存和管理人事檔案的人力、物力投入不斷提高，而利用人事檔案的人次和卷次仍然很低。

二、人事檔案的利用主要受其自身特點影響

1.機密性

人事檔案是一個人的履歷、身份及各種關(guān)系的真實記載，其中的很多內(nèi)容涉及個人隱私甚至國家機密?！陡刹繖n案工作條例》規(guī)定任何人不得泄露人事檔案內(nèi)容，個人不得私自保管檔案材料。人事檔案的利用有嚴(yán)格的審批、借閱手續(xù)。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，不允許本人及親屬查閱本人檔案，即使是人事檔案管理人員也不能擅自查閱自己的檔案材料。如確有需要應(yīng)向檔案管理部門提出申請，填寫借閱審批單，經(jīng)審批同意后，由人事檔案管理人員提供所需內(nèi)容，并按規(guī)定進行復(fù)制，加蓋檔案材料證明章。

因此人事檔案的機密性導(dǎo)致人事檔案的利用率降低。當(dāng)事人出于“怕麻煩”等因素的考慮，一般不到萬不得已是不會查閱人事檔案的。“只有在國家，社會組織和個人的權(quán)益受到影響、侵害、損失，或發(fā)生權(quán)益糾紛時，有關(guān)社會組織或個人才會對它們產(chǎn)生利用的需求?！?/p>

從這一層面講，人事檔案利用的少是正?，F(xiàn)象。因為無論是國家、集體還是個人，誰也不希望權(quán)益受損的事情頻繁發(fā)生。人事檔案利用得少正是政通人和，社會安定、和諧的體現(xiàn)。

2.一次性

當(dāng)事人在利用人事檔案解決問題之后，一般情況下不會再次利用相同的檔案材料。例如當(dāng)事人通過查閱“報到證”時間來確認(rèn)工齡的起算年限。類似問題一旦經(jīng)過查閱人事檔案得以確認(rèn)解決后，不會再次發(fā)生，所以同份檔案材料就沒有再次被利用的可能和必要。人事檔案的這一特性限制了人事檔案的利用次數(shù)。

3.專一性

由于人事檔案是以個人為單位來組織材料，其證明和參考作用一般情況下只與其所記錄的當(dāng)事人發(fā)生利用與被利用的關(guān)系。因此只有與人事檔案材料內(nèi)容相關(guān)的當(dāng)事人或組織才會去利用，與其無關(guān)的個人或組織是不會利用的。這就限制了人事檔案的利用范圍。

三、人事檔案的利用價值分析

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，社會變革的深入，人們價值觀念的轉(zhuǎn)變，各種快捷高效的個人評價渠道和手段的涌現(xiàn)不斷挑戰(zhàn)人事檔案的“權(quán)威”地位。而人事檔案的內(nèi)在特點限制了人事檔案的利用。利用率低，保存和管理代價高，造成很多人質(zhì)疑人事檔案的保存意義。表面上看，人事檔案的保管價值似乎遠(yuǎn)大于其利用價值。而一般來說，檔案的利用價值決定了其保存價值，即利用的越多保存意義越大。人事檔案的利用情況是否意味著人事檔案沒有必要繼續(xù)保存呢？答案自然是否定的。究其原因主要有以下兩點：

1.人事檔案的憑證價值決定其保存意義。

實際上，很多檔案的保存不僅僅是為了利用，像人事檔案這樣的檔案，其保存和利用是同等重要的，其利用價值并不能決定其保存價值，人事檔案被保存本身，無論被利用與否都具有重要的價值。這是人事檔案不可替代的憑證價值所決定的。

人事檔案的憑證價值是人事檔案最重要的價值，也是其優(yōu)于其他個人評估手段的根本。作為我國人事管理制度的一項重要特色，人事檔案雖然利用有限，但它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是個人人生軌跡的真實記載。無論在什么樣的條件下，只要有人事檔案的存在就能夠充分證明各種人事信息的真實性。人事檔案的存在對于保障個人、集體和國家的利益，維護社會穩(wěn)定起到了關(guān)鍵的“憑證”作用。

對于像人事檔案這樣具有憑證價值的檔案來說，存在是其主要作用，而被利用只是次要的。雖然偶爾人事檔案的憑證價值也會發(fā)揮勘誤的作用，但這不是其主要作用。因為一方面，出現(xiàn)問題的畢竟是極少數(shù)情況，另一方面同樣問題也不可能發(fā)生在每個人身上。所以這種檔案的利用也只能是少數(shù)。比如，“文革”后，利用人事檔案的憑證價值撥亂反正，平反了大批冤假錯案。這充分證明了人事檔案的保存意義。同時從側(cè)面說明對人事檔案的憑證價值利用的少才是正常現(xiàn)象，利用的多反而是不正常的，必定有礙社會的和諧發(fā)展。

2.人事檔案在現(xiàn)代社會中仍然發(fā)揮著重要的參考價值。

直接為現(xiàn)實工作服務(wù)是人事檔案區(qū)別于其他檔案的重要標(biāo)志。首先，從個人角度來說，在求職、就業(yè)、升學(xué)、晉升、計算工齡、轉(zhuǎn)正定級、工作調(diào)動、職稱評定、調(diào)整工資、享受各種福利待遇、出國等各種社會活動中，人事檔案都發(fā)揮著重要的參考作用。人事檔案是伴隨個人一生的，是個人履歷和誠信的證明?，F(xiàn)實生活中不乏因為人事檔案材料不完整而造成無法就業(yè)、升學(xué)、出國、轉(zhuǎn)正、享受各種福利等等的事例。其次，從人力資源管理角度來說，人事檔案是組織人事部門按照干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)及業(yè)績等內(nèi)容的文字材料，是組織考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。由此可見，人事檔案不是可有可無的，其參考價值在社會活動中經(jīng)常發(fā)揮著不可替代的作用。

四、轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理觀念，充實人事檔案內(nèi)容，實施動態(tài)管理。

綜上所述，人事檔案的內(nèi)在特點限制了它的利用率，然而人事檔案的保存價值并不與其利用成正比。如上文分析人事檔案利用率低反而印證了社會的穩(wěn)定、和諧，是正?，F(xiàn)象。同時，作為我國人力資源管理的重要手段之一，人事檔案在社會生活中無論對個人還是對集體、國家都發(fā)揮著不可替代的作用。這就是人事檔案的保存意義所在。因此，作為人事檔案管理人員，要正確認(rèn)識人事檔案的自身特點，轉(zhuǎn)變以利用價值論保存價值的觀念，借助當(dāng)下檔案管理發(fā)展的有利條件，掌握現(xiàn)代管理手段，提高工作效率，認(rèn)真做好人事材料的收集、整理，保證檔案內(nèi)容的真實、完善，改變?nèi)耸聶n案內(nèi)容千篇一律，缺乏個體差異的現(xiàn)狀，及時更新人事檔案內(nèi)容，使人事檔案不僅能真實記錄一個人的成長歷程，也能夠全面地反映一個人當(dāng)前的業(yè)務(wù)水平，工作狀況，業(yè)績創(chuàng)新能力。在人事檔案內(nèi)容更新手段和動態(tài)管理上尋找人事檔案管理的突破口，以便最大限度地發(fā)揮人事檔案的保存價值。

（作者單位：河北省地質(zhì)調(diào)查院 保定市第一中心醫(yī)院）