馬新莉

確保你發(fā)的Email第一時間被打開

起個好標(biāo)題實(shí)在太重要了，可以讓你的Email免遭埋沒。以“開會通知”為例，想象一下，一個職場人每天郵箱中會收到多少封郵件，而其中又有多少的標(biāo)題中帶有“開會”這個關(guān)鍵詞。所以如果你的標(biāo)題平淡無奇，很可能直接就被收件人忽略掉了。因此，主題欄的撰寫是不可以含糊其辭的，有必要將正文的內(nèi)容提綱挈領(lǐng)地展示在主題欄里。

精煉地說明主要內(nèi)容

切忌使用模棱兩可的標(biāo)題，也別用一些語氣助詞來表達(dá)，比如“喂，發(fā)給你的”、“嘿，收著”。

提供與對方相關(guān)聯(lián)的信息

通常郵件的收件人在看郵件的時候，只會關(guān)注一件事情—這封郵件能為我提供什么？想要別人愿意花時間來閱讀你的郵件，就要給他們提供值得閱讀的理由。因此在寫郵件標(biāo)題的時候，就要給對方提供與他自身相關(guān)聯(lián)的信息，這時你所寫的郵件標(biāo)題是在跟他們解釋需要閱讀的原因。站在對方的立場寫郵件標(biāo)題，就會相當(dāng)吸引人。

加入公司名稱或自己的姓名

在發(fā)送對外郵件的時候，加入公司的名稱；在發(fā)送對內(nèi)郵件的時候，加入自己的姓名，可以有效地增加郵件的打開率。世界知名的調(diào)查公司丘比特研究公司（Jupiter Research）經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在郵件的主題中加入發(fā)件者的身份可以將郵件打開率提升28%。

不要在標(biāo)題中直接使用收件人的姓名

個性化的電子郵件標(biāo)題很重要，但并不一定所有的個性化都適合。有些人認(rèn)為在標(biāo)題上加入收件人的姓名，可以引起收件人的注意，進(jìn)而提升閱讀率。然而事實(shí)上，大部分的郵件ISP（互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)提供商）會將標(biāo)題中含有用戶姓名的郵件直接認(rèn)定為垃圾郵件，所以此方法還應(yīng)慎用。

適當(dāng)?shù)卦卩]件標(biāo)題上注明截止日期

如果你的郵件比較緊急，想要讓對方盡快看到，就可以適當(dāng)?shù)卦卩]件中使用一些“緊急”之類的字眼，并注明截止日期。當(dāng)然，也可以適當(dāng)?shù)厥褂靡恍┐髮懽帜?，或者是特殊的?biāo)點(diǎn)符號，如嘆號等來對標(biāo)題進(jìn)行突出。但也要適度，沒到那個程度最好不要隨便使用。

發(fā)送之前注意檢查

最為關(guān)鍵的一點(diǎn)是，在標(biāo)題上千萬不要出現(xiàn)錯別字和不通順的句子。不要光顧著檢查正文中的錯誤，而忘記在發(fā)送之前檢查標(biāo)題。再次思考：在收件箱中，它是否能夠脫穎而出？它看起來像不像垃圾郵件？明確了這些之后，再發(fā)出你的郵件。

TIPS

不同對象，不同寫法

給不同的對象發(fā)郵件可不是一件容易的事情。讓收件人愿意閱讀你的郵件，就必須針對不同的對象，采取不同的寫作方式。

可以適當(dāng)?shù)貙⑹占诉M(jìn)行初步分類，在注意基本禮儀的前提下，有針對性地打動不同發(fā)件人的心。

謹(jǐn)言慎行的人

他們對待陌生人一貫信奉“禍從口出”，有些的確是很有能力的，那些經(jīng)歷過的挫折和閱歷就是他們最好的資本，他們憑此在團(tuán)隊(duì)中保持著核心競爭力。對待這樣的人，在郵件中要先對其表示尊敬和肯定。他們有時候不一定會表現(xiàn)自己，但卻特別希望自己的團(tuán)隊(duì)重視自己，尤其是關(guān)于工作發(fā)展方向方面的意見。想要讓他們對你的郵件有所回應(yīng)，就需要拿出誠懇的態(tài)度來。

職場菜鳥

他們在辦公室沒有太多經(jīng)驗(yàn)和閱歷，對于自己的能力沒有很大的自信。對于這樣的人，在郵件中不要反復(fù)強(qiáng)調(diào)事情本身，而是要注重提高他們的信心。一旦他們覺得自己的意見被接受，他們就會將此當(dāng)成職場中邁出的一大步，并對接下來的工作熱情高亢。

自主性強(qiáng)的人

有一種人不經(jīng)常發(fā)言，既不是職場菜鳥，也不是謹(jǐn)小慎微，而是太過于有主見。他們之所以不經(jīng)常說話，是因?yàn)椴恍加诟鷦e人進(jìn)行交流。比如在一些群體轉(zhuǎn)發(fā)的郵件中，他們從來不會回復(fù)，因?yàn)橛X得沒有價值。在跟這樣的人發(fā)郵件的時候，不要有太多廢話。郵件內(nèi)容要有一定的深意，比如整個項(xiàng)目的發(fā)展目標(biāo)、階段進(jìn)展等，要努力讓他們在閱讀的過程中產(chǎn)生共鳴，調(diào)動積極性，參與進(jìn)來。

有年齡差距的人

通常人們都愿意親近跟自己年齡相仿的人，然后是閱歷相似的人，最后才是價值觀相近的人。給這樣的人寫郵件時，要注重建立起彼此的信任、共識以及責(zé)任感，不要用自己單方面的思維來告訴別人應(yīng)該怎么做，注意闡述事實(shí)本身，慢慢與對方建立信任。

用傳統(tǒng)信件風(fēng)格寫商務(wù)Email

掌握商務(wù)Email的書寫是職場的必修課，但并非一件容易的事情。通常認(rèn)為，商務(wù)Email的撰寫風(fēng)格可以比照傳統(tǒng)的信件，有一些相對熟識的客戶之間可以不用嚴(yán)格按照固定模式撰寫。但因?yàn)樯虅?wù)Email比較正式，因此采用較為嚴(yán)肅的風(fēng)格更好。尤其是第一次接觸時，會給人留下一個專業(yè)的好印象。

商務(wù)Email的行文一定要簡單、精煉。簡單來說，分“格式”和“內(nèi)容”兩部分。

格式：美觀+清楚

要讓自己的郵件內(nèi)容顯得清晰，一個最簡單的辦法就是分出段落。每段只說一件事情。如果一件事情沒有辦法在一個自然段里說清楚，就可以再分解成幾段。千萬不要讓客戶來為你斷句，去分析你究竟有幾層意思。

美觀就是將字體設(shè)置好，中文一般是宋體五號，英文可以設(shè)置成西歐字體。

內(nèi)容：簡單+明晰

寫每一封商務(wù)Email，不管是為了聯(lián)系業(yè)務(wù)，還是已經(jīng)有了合作項(xiàng)目，總是要讓對方分清楚信息和行動。那就是要讓對方從你的郵件中了解到，哪些是他需要知道的信息，哪些是他接下來應(yīng)該采取的行動。

比如郵件開始打過招呼，就開始直接敘述事實(shí)：這個項(xiàng)目進(jìn)展得怎么樣，出現(xiàn)了什么問題，原料價格近期上漲等。這樣人家一看，就知道發(fā)生了什么事。這就是你要讓對方清楚的信息，接下來就是應(yīng)該提出對策。

你可以列出幾個選項(xiàng)，來幫助他解決發(fā)生的問題，讓對方在取舍之后可以盡快做出決定。如果其中的一個方案是你希望對方采用的，就將你希望的理由寫得更詳細(xì)更合理。這其實(shí)是一種誘導(dǎo)，但注意不要做得太明顯。在商務(wù)Email中千萬不要自作聰明，直接指示對方怎么做，以免引起對方不快。

當(dāng)然，在職場中此類問題很多，也很復(fù)雜，但讓客戶自己做選擇是第一原則。這要反復(fù)斟酌才能拿捏好分寸，還需要在職場中慢慢修煉。

TIPS商務(wù)Email兩大忌

1. 要禮貌但不要過分客氣

商務(wù)Email可以直接敘述，沒必要拐彎抹角，搞過分客氣那一套。過分客氣的心態(tài)其實(shí)隱隱表示著你有求于人，這樣一來就會讓你的立場完全暴露在對方的面前，這種溝通是不平等的。

為了避免造成日后業(yè)務(wù)上的不平等起點(diǎn)，商務(wù)Email中只需要保持得體就足夠了。那些寒暄的客套話也不要太多，簡單的招呼就可以，多了也沒什么實(shí)際作用，人家也不見得領(lǐng)情。有些人在商務(wù)Email中的客套話寫得讓人雞皮疙瘩掉一地，這完全沒必要。

2.別隨便在Email中道歉

在出現(xiàn)問題的情況下，除非真是你的責(zé)任，不然不要隨便道歉。因?yàn)榈狼福馕吨惴噶隋e誤，犯了錯就要承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。因此，如果責(zé)任不在你，就不要隨便道歉以顯示所謂的“誠意”。即便你真的犯了錯誤，也不要反復(fù)道歉，只需承擔(dān)相關(guān)責(zé)任即可。真正可以顯示出你誠意的，應(yīng)該是接下來的補(bǔ)救措施，以及你的建設(shè)性意見，而不是反復(fù)道歉。