金紅

【摘 要】公證檔案是由公證機(jī)構(gòu)的公證文書形成的檔案，是公證機(jī)構(gòu)證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價(jià)值。因此做好公證檔案管理工作有著重要的意義。文章主要針對(duì)公證檔案管理中的保密工作進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】公證檔案；管理；保密工作

近年來，深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)公證服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬，新的公證項(xiàng)目不斷涌現(xiàn)，公證業(yè)務(wù)和檔案數(shù)量迅猛增長，公證檔案的保密管理問題日益重要。深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)公證檔案涉及面廣、內(nèi)容多、增長快、數(shù)量大。深圳市公證處檔案室按年度歸檔管理的公證檔案自1997年首次突破2萬卷以來，平均每年檔案數(shù)量遞增30%以上，2007年公證檔案已突破15萬卷以上。截止2013年3月，深圳市公證處共歸檔公證檔案132.32萬卷。公證檔案作為國家檔案的重要組成部分，忠實(shí)記載了公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證活動(dòng)的全過程，其中某些資料可以作為法庭庭審的證據(jù)。公證檔案在經(jīng)濟(jì)社會(huì)生活中的影響力和權(quán)威性，要求公證檔案必須加強(qiáng)保密工作，這是公證機(jī)關(guān)義不容辭的重要責(zé)任。公證人員和公證檔案管理人員必須遵循國家有關(guān)法律、法規(guī)的要求，做好公證檔案的保密工作，特別是要對(duì)公證檔案實(shí)行規(guī)范化、程序化和安全化管理，讓公證檔案更好地為建設(shè)社會(huì)主義和諧社會(huì)服務(wù)。

1.公證檔案的重要意義

公證檔案作為公證機(jī)關(guān)進(jìn)行公證證明活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了公證機(jī)關(guān)貫徹執(zhí)行國家法律、法規(guī)和黨的各項(xiàng)方針政策的情況，體現(xiàn)了公證機(jī)關(guān)的基本職能，并可以有效防止公證活動(dòng)本身所引發(fā)的糾紛。其次，公證檔案作為當(dāng)事人從事民事活動(dòng)的真實(shí)記錄，反映了曾經(jīng)發(fā)生的民事活動(dòng)的真實(shí)情況，有利于維護(hù)社會(huì)的穩(wěn)定和民事糾紛的妥善解決。再次，公證檔案大多長期保存，具有極為重要的查考利用價(jià)值。例如在公證檔案歷史悠久的法國巴黎國立公證檔案館，我們?nèi)钥梢圆樵兊?5 世紀(jì)的公證文書。同時(shí)伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的飛速發(fā)展，公證業(yè)務(wù)不斷拓展，公證文書迅猛增加，公證檔案數(shù)量每年遞增，公證檔案所發(fā)揮的作用也越來越大，因此收集、整理、保管、利用好公證檔案的意義也愈加重大。

2.健全和嚴(yán)守公證檔案的保密制度

公證檔案是一種歷史的記錄， 而歷史不僅是過去的事實(shí)本身，更是指人們對(duì)過去事實(shí)的有意識(shí)，有選擇的記錄。

2.1 公證機(jī)關(guān)所有知曉公證內(nèi)容的工作人員都應(yīng)依法保守當(dāng)事人的秘密

公證機(jī)關(guān)受當(dāng)事人委托辦理公證業(yè)務(wù)的同時(shí)，也從法律上為當(dāng)事人提供了所辦公證內(nèi)容能夠得到保密的承諾，非經(jīng)辦證當(dāng)事人許可，無關(guān)人員無權(quán)了解所辦公證的情況。國家司法部頒布的《公證程序規(guī)則（試行）》第5條規(guī)定：“公證人員辦理公證事務(wù)，應(yīng)當(dāng)保守國家機(jī)密和當(dāng)事人的秘密?！边@項(xiàng)規(guī)定從法規(guī)上明確了對(duì)公證事務(wù)保守秘密，是公證人員應(yīng)盡的義務(wù)和職責(zé)。實(shí)際工作中，公證人員以及接觸公證文書檔案的特殊人員，如記錄人員、翻譯人員、制證人員、檔案人員等，必須為當(dāng)事人保守秘密，妥善保護(hù)好公證檔案，防止遺失泄露，更不能向他人泄露公證的內(nèi)容。從更大范圍上講，其他受公證機(jī)關(guān)委托、邀請(qǐng)或因職務(wù)需要而接觸到國家機(jī)密或當(dāng)事人秘密的人員，都應(yīng)對(duì)公證事務(wù)和公證檔案負(fù)有保密義務(wù)。

2.2 對(duì)涉密公證檔案必須依法進(jìn)行特別管理

《公證程序規(guī)則（試行）》第50條明確了涉密公證檔案的保存方法，即對(duì)涉及國家和個(gè)人隱私的公證事項(xiàng)特別是遺囑公證，應(yīng)列為密卷保存，以區(qū)別于一般公證事項(xiàng)。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)公證檔案保密工作情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。在辦理當(dāng)事人需要的保密公證事項(xiàng)時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦證、打印和保存，不得擴(kuò)大知情范圍。公證機(jī)關(guān)在發(fā)現(xiàn)公證檔案泄密后，應(yīng)迅速采取相應(yīng)措施，防止進(jìn)一步擴(kuò)散，并向同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)報(bào)告。對(duì)于故意泄密或者泄密造成重大影響的，應(yīng)根據(jù)國家保密工作的有關(guān)規(guī)定，作出嚴(yán)肅處理。

2.3 借閱和查閱公證檔案必須嚴(yán)格限定人員范圍并履行審批手續(xù)

《公證檔案管理辦法》對(duì)什么人可以查詢公證檔案作出了明確的規(guī)定。該辦法第15-17條明確規(guī)定：除人民法院、人民檢察院和有關(guān)國家機(jī)關(guān)外，其他單位和個(gè)人一般不得借閱和查閱公證檔案，因特殊情況必須查閱，需由公證處報(bào)經(jīng)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)；律師因訴訟代理的需要，向公證機(jī)關(guān)提交律師的身份證明、律師事務(wù)所的查卷證明及當(dāng)事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經(jīng)公證處主任或副主任批準(zhǔn)后，可查閱當(dāng)事人提交給公證處的證明材料和公證處所記錄的與當(dāng)事人談話筆錄；凡涉及國家機(jī)密和個(gè)人隱私的公證密卷檔案，以及當(dāng)事人要求保密的公證檔案，一般不得借閱和查閱，特殊情況必須查詢的，需經(jīng)當(dāng)事人同意后，由公證處報(bào)同級(jí)司法行政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。在實(shí)踐中，要特別注意律師查閱公證檔案的手續(xù)和程序問題。律師在代理訴訟中，只是代理一方當(dāng)事人，如果隨意允許律師查閱訴訟對(duì)方當(dāng)事人的公證檔案，就有可能使公證當(dāng)事人在訴訟中處于非常不利的地位，其利益將受到侵害。一旦公證當(dāng)事人的利益因公證檔案失密的過錯(cuò)而遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，從理論上說公證機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)負(fù)賠償責(zé)任。雖然目前有關(guān)法規(guī)沒有明確公證機(jī)關(guān)應(yīng)承擔(dān)怎樣的責(zé)任，但從法律上講，公證機(jī)關(guān)在受理公證當(dāng)事人申請(qǐng)并收取相應(yīng)公證費(fèi)用后，就有義務(wù)保守公證當(dāng)事人的秘密，保證公證內(nèi)容、檔案資料不被第三人知道，保證當(dāng)事人權(quán)益不受損害。

3.強(qiáng)化公證業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員的保密意識(shí)

3.1 加強(qiáng)公證機(jī)關(guān)全體工作人員的保密教育

公證檔案的保密工作，不僅是檔案管理人員的責(zé)任，也是所有公證人員的責(zé)任；不僅要在文書歸檔和檔案保管工作中加強(qiáng)保密教育，還要從公證業(yè)務(wù)辦理的每個(gè)環(huán)節(jié)上加強(qiáng)保密教育。公證機(jī)關(guān)要對(duì)公證檔案保密工作給予高度重視，對(duì)公證人員、檔案管理人員和所有涉及公證事務(wù)的工作人員，加強(qiáng)保密教育。這樣，才能保證公證檔案保密原則，從公證活動(dòng)組織和公證文書形成一開始，就在源頭上得到落實(shí)。

3.2 要重點(diǎn)加強(qiáng)公證檔案管理人員的保密工作

公證檔案管理人員的特殊身份，使其具備了對(duì)公證檔案知密多、知密深的特點(diǎn)，他們對(duì)公證檔案的保護(hù)負(fù)有比一般公證人員更為重大的責(zé)任。公證檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。實(shí)際工作中，公證檔案管理人員應(yīng)達(dá)到“四個(gè)好”：一是政治思想好，有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)；二是知法守法好，不僅要熟悉檔案管理法律法規(guī)，還要不折不扣地執(zhí)行保密法的各項(xiàng)規(guī)定；三是工作作風(fēng)好，對(duì)公證檔案的查閱人要細(xì)查其身份并確定其查詢利用范圍，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，嚴(yán)格按制度辦事；四是識(shí)人眼力好，要根據(jù)查詢?nèi)瞬樵兊牟煌康?，掌握其心理和思想?dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，防止查詢?nèi)藫p毀、涂改、偽造公證檔案，做好檔案利用的監(jiān)督工作。

3.3要維護(hù)好公證檔案的完整與安全

《公證檔案管理辦法》對(duì)公證檔案的接收、整理、借調(diào)與查閱、保管期限、鑒定和銷毀，統(tǒng)計(jì)和移交與保管和防護(hù)作了系統(tǒng)規(guī)定，為公證文書的歸檔保存提供了制度保障?！豆C法》將公證文書的立卷。

公證檔案管理人員的重要職責(zé)之一，就是要維護(hù)公證檔案的完整與安全。這既是公證檔案保密工作的基本任務(wù)，也是公證檔案保密工作的目的。維護(hù)公證檔案完整與安全，要做到“四個(gè)不”，即不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使公證檔案保護(hù)得完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞；不丟，就是使公證檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使公證檔案遺失或被竊；不散，就是要求公證檔案的保管相對(duì)集中，不致因零亂分散保管而使檔案管理出現(xiàn)空白和死角，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況；不亂，就是要求公證檔案管理工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。

4.結(jié)束語

公證機(jī)構(gòu)的檔案管理工作是一個(gè)既復(fù)雜又繁重的工作，要做好并不是一件容易的事。信息時(shí)代的來臨，因此，必須要具有適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展需要的創(chuàng)新的思想觀念和發(fā)展觀念，勇于接受新技術(shù)、新方法、新思維，努力實(shí)現(xiàn)公證檔案的現(xiàn)代化、信息化管理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 孫鳳燕；提高公證文書檔案鑒定工作質(zhì)量的策略研究[J]；檔案天地；2011年08期.

[2]《中華人民共和國公證法》2006-03-01.