□文/朱煥芝 朱秀春 陸尚偉

（1.河北聯(lián)合大學(xué)；2.唐山市中醫(yī)院；3.唐山廣播電視大學(xué) 河北·唐山）

凡在基建管理和基建工程項目活動過程中直接形成，具有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等均屬基建類檔案歸檔材料。高?；n案是反映學(xué)校基本建設(shè)工作的真實原始記錄，是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是學(xué)校的寶貴財富。做好高校基建檔案管理，逐步完善管理方法具有現(xiàn)實意義。

一、我國高?；n案管理現(xiàn)狀

1、檔案意識淡薄，材料收集不齊全。

檔案部門的宣傳力度不夠，導(dǎo)致高校的基建部門以及主管領(lǐng)導(dǎo)對基建檔案工作重視不夠，造成一些基建管理人員檔案意識淡薄，存在“重建設(shè)，輕檔案”的思想，基建檔案材料收集不齊全，案卷管理不規(guī)范的現(xiàn)象較普遍。

2、制度不嚴，缺少保障措施。雖然《普通高校檔案管理辦法》頒布實施了多年，但是許多高校沒有制定相關(guān)基建檔案的收集、管理制度；有些高校所制定的基建檔案因政策水平的差異而大相徑庭；有的高校的規(guī)范、制度甚至只有大致框架，沒有細則，造成基建檔案工作沒有納入年度工作計劃、崗位責任制及考核范圍。保障制度的缺失，表現(xiàn)在經(jīng)費保障問題上。基建檔案管理和其他類別的檔案管理一樣，需要專用的設(shè)備和經(jīng)費支持，但學(xué)校每年用于檔案的專項費用很少，使基建檔案管理缺少必要的設(shè)施和設(shè)備。保障制度的缺失還易造成人員配備的不足。

3、歸檔的基建檔案質(zhì)量不高。從已歸檔的材料中發(fā)現(xiàn)，基建檔案的材料普遍質(zhì)量不高，如圖紙的清潔程度、整齊程度等。有些圖紙不是原件，而是復(fù)印件；有些圖紙上有任意涂寫等情況。檔案的信息化程度也普遍較低，在已歸檔的基建檔案中，一般學(xué)校只能做到“目錄級”的管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，而沒有相應(yīng)的電子文件。還有的學(xué)校因為未能進行部門立卷制度，只是上交材料，需要檔案部門進一步整理。

4、檔案載體不豐富。按規(guī)定，施工過程每個階段均要留下照片或是電子文件，但實際情況是，要么特殊載體的材料匱乏，要么沒有相應(yīng)的材料，給學(xué)校造成不可彌補的損失。

二、加強高?；n案科學(xué)化管理的對策

1、加強基建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。國家教委6號令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中第三條明確指出：“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！笨梢?，檔案管理工作是整個學(xué)校發(fā)展過程中不可忽視的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視與否，是搞好基建檔案工作的主要因素。這就要求學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視基建檔案工作，在人員、經(jīng)費、設(shè)施上給予大力支持，切實將檔案工作納入學(xué)校的目標管理，加大檔案執(zhí)法力度，認真研究和解決檔案工作中的實際問題。

2、提高檔案人員素質(zhì)。搞好工程建設(shè)，要把提高檔案人員的素質(zhì)放在重要位置。檔案管理的好壞往往取決于檔案管理人員是否具有良好的愛崗敬業(yè)精神和服務(wù)態(tài)度。基建管理部門作為基建檔案的產(chǎn)生和使用部門，檔案人員更應(yīng)當自覺提高對各種基建資料妥善保管和及時歸檔的責任心和自覺性。在具體工作中，注重加強檔案人員素質(zhì)訓(xùn)練、加強科學(xué)管理，要從基建管理和檔案管理兩方面進行專業(yè)學(xué)習知識和培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平及檔案管理能力。

3、完善基建檔案管理制度。一個工程項目的檔案資料收集齊全與否，完善制度是關(guān)鍵。將基建檔案工作納入日常管理工作中，使檔案工作做到“有法可依，違法必究”，這是保證基建檔案工作規(guī)范化、標準化、制度化的前提。高校要結(jié)合本校的工作實際，制定出一套切實可行的規(guī)章制度，并經(jīng)常進行檢查、督促。在實際運作中，因基本建設(shè)檔案材料形成周期長、涉及單位廣、專業(yè)技術(shù)性強，所有參建單位的檔案工作質(zhì)量更應(yīng)該及時地進行約束和指導(dǎo)。工程建設(shè)項目完成后，不論是總承包還是分包，不論建設(shè)工程項目大小，必須堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設(shè)、竣工驗收同步；堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，齊抓共管做好基建竣工歸檔工作，明確項目檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)到位；指定項目專職檔案人員到位；落實項目施工、安裝編制竣工技術(shù)資料、圖紙的人員到位。

4、做好基建檔案工作“三同步”管理?！叭健笔菄覍n案管理提出的基本要求，其內(nèi)涵主要包括：基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的施工圖的驗收同步進行。在制定本單位或本部門的規(guī)定、規(guī)范、細則等規(guī)章制度的同時，應(yīng)建立項目基建檔案管理工作制度，在與施工單位簽訂合同時，把項目基建檔案工作要求附在合同中，使施工單位既明確基建檔案的總要求，又明確如何做好這項工作，以及竣工驗收應(yīng)提供的檔案資料，以及資料套數(shù)，從而克服管理工作的無章可循、無據(jù)可依的混亂現(xiàn)象，使基建檔案進入正?；芾怼?/p>

5、實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著高校對計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的全面普及使用，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)對基建檔案進行管理，將大大提高工作效率，更好地為工程建設(shè)與管理服務(wù)。目前，高校基本建設(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進入從經(jīng)驗管理向先進科學(xué)技術(shù)管理階段，傳統(tǒng)的檔案管理方法往往工作量大、存檔不方便，而且不利于及時查找。如果管理方法仍停滯不前，就不能有效保護及利用基建檔案為學(xué)校服務(wù)。如果參與了高校網(wǎng)絡(luò)整體建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理，基建檔案將更好地被管理和利用，更好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要。

［1］陳傳華，劉學(xué)應(yīng).對高?；n案管理的認識［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2005.10.

［2］劉金存.論高?；n案建設(shè)與管理［J］.揚州大學(xué)學(xué)報（高教研究版），2003.9.

［3］傅毅.高?；n案管理應(yīng)與工程建設(shè)進程同步［J］.經(jīng)驗交流，2005.7.