□文/呂慧燕

（河北省交通運(yùn)輸廳公路管理局 河北·石家莊）

隨著信息時(shí)代的到來，人們的工作方式與生活方式發(fā)生了前所未有的變化。在全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化的浪潮下，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)作為一種信息傳播的載體，實(shí)現(xiàn)了整個(gè)社會(huì)的資源共享，拉近了組織、機(jī)構(gòu)和個(gè)體之間的距離。Gartner研究小組指出創(chuàng)建和管理文件檔案將花費(fèi)整個(gè)組織總收入的6%～15%。因此，為了提高基于文件檔案信息的創(chuàng)建、使用和管理的效率和水平，一個(gè)行之有效的解決途徑就是電子化文件檔案。目前，我國(guó)各級(jí)政府部門、企業(yè)和院校的電子政務(wù)、電子商務(wù)系統(tǒng)中大量的電子文件檔案通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布和流轉(zhuǎn)，文件檔案擺脫了以紙質(zhì)形式存在的歷史，以磁、光、電等多種介質(zhì)為主要載體的電子文件檔案應(yīng)運(yùn)而生。隨著電子文件檔案管理的逐步普及，各個(gè)單位管理電子文件檔案沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，文件格式、管理系統(tǒng)、安全程度等方面不盡相同，產(chǎn)生的問題也隨之而來，電子文件檔案管理正面臨著信息泄露、信息丟失、非授權(quán)訪問、病毒侵害、木馬感染等問題。因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)重要的研究課題，引發(fā)了人們?cè)絹碓蕉嗟乃伎肌?/p>

一、電子文件檔案概述及特點(diǎn)

各國(guó)權(quán)威機(jī)構(gòu)對(duì)電子文件檔案均有明確的定義。美國(guó)聯(lián)邦管理法規(guī)中對(duì)其的解釋是：“包括數(shù)字的、圖形的以及文本的信息，它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！薄睹绹?guó)聯(lián)邦文件管理術(shù)語手冊(cè)》將電子文件檔案解釋為：“其存儲(chǔ)形式是只能由計(jì)算機(jī)處理的文件，也叫機(jī)讀文件和自動(dòng)化數(shù)字處理文件”。2002年國(guó)家質(zhì)監(jiān)總局發(fā)布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》將電子文件檔案定義為“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！笨梢缘贸?，電子文件檔案是以數(shù)字編碼形式記錄于磁盤、磁帶、光盤等多種存儲(chǔ)載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?/p>

電子文件檔案依托于計(jì)算機(jī)的軟、硬件系統(tǒng)。文件檔案的接收、制作、處理、歸檔、檢查等全部管理操作都必須通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能完成。電子文件檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中是按照數(shù)字編碼的形式進(jìn)行存儲(chǔ)的，并且一般的管理操作也基于數(shù)字編碼來實(shí)現(xiàn)，只有通過特有解碼程序才能識(shí)別。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)基礎(chǔ)上的信息管理能夠很容易進(jìn)行增刪查改，在信息數(shù)據(jù)不斷增加的情況下，適合文件檔案的動(dòng)態(tài)維護(hù)。綜合以上，電子文件檔案主要具有以下幾方面特點(diǎn)：

一是高效快捷。信息化的普及使得文件檔案能夠依托信息習(xí)慣進(jìn)行方便、快捷、高效的管理。相比人工檔案管理而言，避免了檢索查找、立卷歸檔等困難因素，使得工作人員可以從繁重冗余的體力勞動(dòng)中解脫出來，極大地提高了檔案信息檢索的速度、檔案信息的歸檔質(zhì)量。文件檔案通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理后，能夠?qū)崿F(xiàn)按“件”歸檔，改進(jìn)了按“卷”歸檔的局面；通過隨機(jī)管檔，能夠?qū)崿F(xiàn)平時(shí)整理立卷，改進(jìn)了集中立卷、順序管檔的局面。這些改進(jìn)將集中的工作量轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，提高了歸檔效率，實(shí)現(xiàn)了電子文件檔案管理的高效快捷。

二是歸檔便捷。電子文件檔案具有靈活的存儲(chǔ)方式，其存儲(chǔ)位置包括磁盤、光盤、云存儲(chǔ)等環(huán)境，根據(jù)管理的需求而產(chǎn)生改變。其存儲(chǔ)信息能夠通過通信網(wǎng)絡(luò)在不同的終端之間、不同的網(wǎng)絡(luò)間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，在不同的管理軟件之間進(jìn)行交互，而電子文件檔案的內(nèi)容不會(huì)發(fā)生變化。傳統(tǒng)的歸檔方法較為復(fù)雜，當(dāng)文件立卷遇到歸檔文件缺失時(shí)，需要進(jìn)行補(bǔ)漏增缺，唯一的方式就得拆卷重新歸檔，開銷非常大。而通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理電子文件檔案，僅通過數(shù)據(jù)庫的事務(wù)操作即可補(bǔ)漏增缺，管理省時(shí)省力，能夠大大減少工作人員管理檔案的工作量。

三是質(zhì)量提升。文件檔案管理并不僅僅是將檔案信息進(jìn)行保存，做歸檔處理，其本質(zhì)目的在于二次開發(fā)和利用，通過數(shù)據(jù)查詢分析、數(shù)據(jù)挖掘等方式，提取相關(guān)信息，分析潛在數(shù)據(jù)。通過計(jì)算機(jī)管理電子文件檔案后，檔案人員就可以把時(shí)間和精力放在檔案編研上，提升文件檔案的質(zhì)量和水平，并有精力進(jìn)行二次數(shù)據(jù)信息開發(fā)，從而提高文件檔案利用的效率，能夠發(fā)揮出時(shí)效價(jià)值，更好提供服務(wù)。

二、電子文件檔案管理面臨的主要問題

電子文件檔案在管理過程中也面臨著一些問題：

一是信息技術(shù)發(fā)展過快，電子文件檔案保管面臨難度加大。如果僅對(duì)電子文件檔案中的文字進(jìn)行管理，標(biāo)準(zhǔn)化程度較高，管理內(nèi)容較為單一，應(yīng)用環(huán)境較為簡(jiǎn)單，采取一定的安全管理等級(jí)，并定期進(jìn)行電子文件檔案信息的備份，長(zhǎng)久保管并不十分困難。但是，隨著多媒體技術(shù)的發(fā)展，在實(shí)際工作中，電子文件檔案就成了多種媒體信息的混合體，各種格式、各種類型的影像、圖像、聲音資源使得電子文件檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)、技術(shù)環(huán)境、管理方式更加復(fù)雜。電子文件檔案的格式并無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，主要采用流行和廣泛使用的應(yīng)用程序中標(biāo)準(zhǔn)的電子文件格式：超文本標(biāo)記語言（HTML）、可移植文檔格式（PDF）、Word 文 檔 （DOC）、ASCII文 本 文 件（TXT）、微軟讀書閱讀器（LIT），等等。而在電子文件檔案管理中具體使用哪種格式依賴于應(yīng)用程序、欲解決的問題、使用習(xí)慣和使用傳統(tǒng)等因素。同時(shí)，各單位各部門的信息化發(fā)展水平不一，應(yīng)用失衡，信息化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)參差不齊，即使同一政府部門，從機(jī)關(guān)到基層沒有統(tǒng)一的管理規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)不能統(tǒng)一，電子文檔管理系統(tǒng)可能版本問題而導(dǎo)致接口不同，無法在整個(gè)系統(tǒng)內(nèi)部互聯(lián)互通，而在軟硬件系統(tǒng)更新后可能導(dǎo)致電子文件檔案信息的完整性受到破壞。

二是電子文件檔案的原始性、可靠性容易被破壞。文件檔案的傳統(tǒng)載體是紙質(zhì)材料，其原始性不僅能夠通過內(nèi)容、紙張大小、紙張材質(zhì)等形式展現(xiàn)出來，而且可以通過字體、字跡、印跡、褶皺等方面對(duì)其原始性進(jìn)行判斷。而電子文件檔案是“實(shí)態(tài)”的紙質(zhì)形式到“虛態(tài)”的電子形式的轉(zhuǎn)變，判斷電子文件檔案的真實(shí)性、完整性、原始性和可靠性的技術(shù)難度較大。電子文件檔案出錯(cuò)的概率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)的傳統(tǒng)文件檔案，單位內(nèi)部管理的疏忽或惡意行為，導(dǎo)致電子文件檔案刪改、復(fù)制或篡改，內(nèi)容難以識(shí)別。被篡改后的電子文件檔案不會(huì)出現(xiàn)任何痕跡，一旦出錯(cuò)就很難進(jìn)行正確性的恢復(fù)。同時(shí)，伴隨著處理信息量的不斷增大，電子文件檔案的內(nèi)容更趨龐大、復(fù)雜，背景信息、相關(guān)內(nèi)容不斷累加，軟件缺乏健壯性、硬件支持不足、管理疏忽等因素可能導(dǎo)致電子文件檔案的可靠性很難保障。

三是電子文件檔案信息安全問題。隨著電信網(wǎng)、廣播電視網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)在向?qū)拵ㄐ啪W(wǎng)、數(shù)字電視網(wǎng)、下一代互聯(lián)網(wǎng)三網(wǎng)不斷融合，各種資源在網(wǎng)絡(luò)空間漫天傳播，電子文件檔案以辦公自動(dòng)化和信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，其傳播不僅僅限于互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)空間，在傳播過程中很可能遭受第三方攻擊，篡改、竊取甚至替換傳輸?shù)碾娮游募n案內(nèi)容，破壞其原始信息。釣魚網(wǎng)站、網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬的威脅可能導(dǎo)致接入網(wǎng)絡(luò)的設(shè)備受到感染，病毒很可能在內(nèi)網(wǎng)中滲透并感染其他終端，導(dǎo)致內(nèi)網(wǎng)中保存電子文件檔案受到破壞。同時(shí)，一些在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)臋n案信息可能在傳輸中被竊聽、截取，這些檔案信息被不法分子獲得后將嚴(yán)重威脅單位的建設(shè)和發(fā)展。

三、電子文件檔案管理相關(guān)問題解決對(duì)策

面對(duì)上述電子文件檔案管理過程中存在的問題，可采取有以下對(duì)策：

（一）采取技術(shù)措施，保證電子文件檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性。一是進(jìn)行身份驗(yàn)證、消息認(rèn)證或數(shù)字簽名。電子文件檔案僅授權(quán)關(guān)鍵維護(hù)人員使用，為了防止其他無關(guān)人員進(jìn)入電子文件檔案系統(tǒng)，防止對(duì)電子文件檔案中的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行訪問、修改、復(fù)制，進(jìn)入文件檔案管理系統(tǒng)時(shí)，用戶必須通過身份驗(yàn)證，通過指紋識(shí)別或密碼形式通過電子文件檔案系統(tǒng)的系統(tǒng)驗(yàn)證，合法身份才能登錄系統(tǒng)；二是收集電子文件檔案的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)是形成電子文件檔案的基礎(chǔ)，在形成電子文件檔案的同時(shí)，保存電子文件檔案相關(guān)的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等元數(shù)據(jù)，一旦電子文件檔案的某些信息被破壞，這些數(shù)據(jù)將作為校驗(yàn)電子文件檔案原始性、真實(shí)性、完整性和安全性的基礎(chǔ)依據(jù)。

（二）為電子文件檔案系統(tǒng)部署網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測(cè)和防火墻。電子文檔在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，滿足一定的協(xié)議，具有特定的傳輸格式，開放不同的端口。為保證電子文件檔案的安全性，可通過訪問控制技術(shù)，在內(nèi)外網(wǎng)之間設(shè)置障礙，防止外網(wǎng)的終端對(duì)內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行非法訪問。在網(wǎng)絡(luò)邊界部署入侵檢測(cè)系統(tǒng)、防火墻、IP保密機(jī)等網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、驗(yàn)證設(shè)備，檢測(cè)內(nèi)外網(wǎng)之間的訪問流量，設(shè)定網(wǎng)絡(luò)安全檢測(cè)規(guī)則，對(duì)外網(wǎng)禁止開放特定的訪問端口，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定的信息允許通過，阻止電子檔案信息從網(wǎng)絡(luò)上非法輸出，從而使被保護(hù)系統(tǒng)的電子文件檔案不受侵犯。

（三）設(shè)計(jì)開發(fā)功能強(qiáng)大的電子文件檔案管理系統(tǒng)。電子文件檔案管理系統(tǒng)不同于相關(guān)電子檔案輔助管理軟件，其能夠有效集成多種類型的電子文件檔案，系統(tǒng)軟件接口支持打印機(jī)、掃描儀、投影儀、傳真機(jī)等各種多媒體設(shè)備及接口，集成了電子文件檔案的接收、保管、鑒定、驗(yàn)證使用等各項(xiàng)功能。電子文件檔案管理系統(tǒng)不僅具有一般的管理功能，而且還需具備實(shí)體檔案管同等的存儲(chǔ)能力、管理職能。因此，配備功能強(qiáng)大的電子文件檔案管理系統(tǒng)是對(duì)電子文件檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理，保障檔案管理有機(jī)運(yùn)行，可持續(xù)性發(fā)展的先決條件。

（四）及時(shí)對(duì)電子文件檔案進(jìn)行歸檔。

各類信息歸檔是電子文件檔案管理的基礎(chǔ)。在電子文件檔案管理運(yùn)作中，系統(tǒng)能夠自動(dòng)進(jìn)行容錯(cuò)校驗(yàn)、更新聯(lián)動(dòng)等工作，但人機(jī)交互的工作也必不可少，信息管理員還需要對(duì)檔案信息進(jìn)行定期例行的檢查、鑒定、驗(yàn)收和簽署，并有針對(duì)性地處理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題。對(duì)于一些系統(tǒng)無法自動(dòng)處理的檔案信息，應(yīng)在第一時(shí)間及時(shí)歸檔，隨時(shí)變更、補(bǔ)充，保持電子文件檔案動(dòng)態(tài)有序的管理。

總之，電子文件檔案是信息化條件下經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的產(chǎn)物，其發(fā)展水平還處于不斷完善、不斷規(guī)范的階段。對(duì)該領(lǐng)域的深入研究能夠及時(shí)發(fā)掘管理中存在的不足，針對(duì)問題研究行之有效的對(duì)策，改進(jìn)電子文件檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改進(jìn)技術(shù)措施，提高管理的規(guī)范性，使檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，使電子文件檔案準(zhǔn)確、快速、安全、穩(wěn)定地得到利用，進(jìn)一步提升單位的管理水平。

［1］Electronic Document Management，Prosand Cons，GartnerGroup，1996.9.

［2］美國(guó)聯(lián)邦文件管理術(shù)語手冊(cè).1993.

［3］電子文件歸檔與管理規(guī)范.GB/T 18894-2002.

［4］M ichalski A.M，Multi-layered Information Structure in Industrial Transformation Process in Upper Silesia Region，paper on International Conference and Exhibition“GISCroatia98”，Osijek 1998.