呂慶雙 張 焱 雷 丹

（中航黎明錦西化工機械（集團）有限責任公司)

0 前言

目前，很多企業(yè)為了完善企業(yè)產(chǎn)品質量管理，都通過了很多認證，例如ISO 9001質量管理體系認證、特種設備制造許可認證等。每取得一項認證，都要形成一套體系文件，結果出現(xiàn)了 “文山會?！钡默F(xiàn)象。各體系文件有時相互重復、矛盾，一旦工作中發(fā)生問題，不知以哪個文件為準，導致有關部門相互推脫責任，工作效率低。為了簡化企業(yè)的管理工作，使企業(yè)的管理更清晰、透明、高效，本文提出用企業(yè)標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理。

1 企業(yè)標準體系

企業(yè)標準體系是由標準組成的系統(tǒng)。企業(yè)標準體系囊括了企業(yè)方方面面的要求，以技術標準為主體，包括管理標準和工作標準。

1.1 技術標準

技術標準是對企業(yè)標準化領域中需要協(xié)調統(tǒng)一的技術事項所制定的標準。它有多種存在形式，包括標準、規(guī)范、規(guī)程、守則、操作卡、作業(yè)指導書等。技術標準體系是企業(yè)標準體系的重要組成部分，是企業(yè)組織生產(chǎn)、技術和經(jīng)營、管理的技術依據(jù)。

1.2 管理標準

管理標準是對企業(yè)標準化領域中需要協(xié)調統(tǒng)一的管理事項所制定的標準，也就是對企業(yè)管理活動中與技術標準相關的重復性事物和概念所制定的標準。它涉及到經(jīng)營管理、設計開發(fā)與創(chuàng)新管理、質量管理、設備與基礎設施管理、人力資源管理、安全管理、職業(yè)健康管理、環(huán)境管理、信息管理等諸多方面。

1.3 工作標準

工作標準是對每個具體的工作 （或操作）崗位做出的規(guī)定，包括操作說明、經(jīng)濟責任制、崗位說明書、崗位標準、崗位責任制、工作守則等。

2 質量管理體系

質量管理體系是在質量方面指揮和控制組織的管理體系，對所有影響產(chǎn)品質量的活動進行策劃、評審、驗證、確認、持續(xù)改進。質量管理體系中使用的文件類型包括以下幾方面：

（1）向組織內部和外部提供關于質量管理體系的一致信息的文件，這類文件稱為質量手冊;

（2）表述質量管理體系如何應用于特定產(chǎn)品、項目或合同的文件，這類文件稱為質量計劃;

（3）闡明要求的文件，這類文件通常稱為規(guī)范；

（4）闡明推薦的方法或建議的文件，這類文件稱為指南；

（5）提供如何一致地完成活動和過程的信息的文件，這類文件包括形成文件的程序、作業(yè)指導書和圖樣；

（6）為完成的活動或達到的結果提供客觀證據(jù)的文件，這類文件稱為記錄。

以上類型文件可以分成三個層次結構。

第一層文件：質量手冊——根據(jù)所闡明的質量方針和質量目標描述質量管理體系。

第二層文件：質量管理體系程序文件——描述實施質量管理體系所需的相互管理的過程和活動。

第三層文件：作業(yè)指導書和質量管理體系中的其它文件——由詳細的作業(yè)文件構成。

3 企業(yè)標準體系與質量管理體系的關系

企業(yè)標準體系是企業(yè)質量管理體系的基礎。企業(yè)標準體系，應根據(jù)企業(yè)的特點充分滿足質量管理體系的要求，促進企業(yè)形成一套完整、協(xié)調配合、自我完善的管理體制和運行機制。

兩個體系都要求 “實施、改進、保持有效”，所以可以把企業(yè)標準體系納入到質量管理體系中，實施PDCA（質量環(huán)）管理。這樣，在體系運行中就可根據(jù)需要對程序、文件進行調整、修改，完成“標準”的持續(xù)評審與改進。

企業(yè)標準體系中的文件 （標準）范圍要大于質量管理體系的文件范圍。有些企業(yè)標準雖然不是質量管理體系文件，但是屬于企業(yè)標準范圍。例如，環(huán)境管理標準是企業(yè)標準，但不是質量管理體系文件。

4 對質量管理體系文件進行分類管理

4.1 文件層次和類別劃分

通常，企業(yè)標準體系可分為三類標準，質量管理體系文件可分為三個層次，這三類標準和三個層次文件具有一定的內在關系。因此，我們可以將質量管理體系三層次文件 （第一層文件、第二層文件和第三層文件）歸類到企業(yè)管理的三類標準 （管理標準、技術標準和工作標準）中，如圖1所示。

圖1 企業(yè)標準體系與質量管理體系三層次結構關系

4.2 雙編號原則

明確了企業(yè)標準體系和質量管理體系的關系，我們就可以用企業(yè)標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理。為順利對質量管理體系的文件進行分類管理，建議借用我國采用國際標準時的方法，即 “等同采用”或 “修改采用”各類管理文件。對已經(jīng)存在的體系文件，原則上不要動，在排版上可以保留原來的格式。在企業(yè)制定標準體系表時應該將這些程序文件拆開，以單獨標準的形式分別列入各大標準類別中。為保證企業(yè)標準體系的系統(tǒng)性，在保留質量管理體系文件原標號和內容不變的基礎上，將之分別納入企業(yè)管理標準體系的各類別中，同時給予新的標準編號，即采用雙編號的形式。例如：企業(yè)標準 《科技檔案管理規(guī)定》在質量管理體系中的文件編號為 QMS/×××.××.××，而在企業(yè)檔案管理標準體系中的編號為 Q/×××.××.××。可以將兩種編號都在文件封面上體現(xiàn)，以方便文件檢索和分類管理。

4.3 文件分類管理

將不同體系、不同類別的文件分門別類，當企業(yè)需要對某個專業(yè)體系進行評審、認證、復審時，可以從標準體系文件中抽調出相應的文件歸隊，以滿足不同場合的需要。這樣，既保持了體系文件的獨立性和特殊性，又滿足了企業(yè)文件管理的系統(tǒng)性和協(xié)調性，這正是我們將各類體系文件整合的最終目的和最好的結果。

5 分類管理的作用和意義

通過用企業(yè)標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理，可以使企業(yè)內所有標準按其內在聯(lián)系形成一個科學的有機整體，對企業(yè)所有的規(guī)范性文件進行 “簡化、統(tǒng)一、協(xié)調、優(yōu)化”，克服企業(yè) “文山會?！钡念B疾，促進企業(yè)形成一套完整、協(xié)調配合、自我完善的管理體系和運行機制。

6 結論

企業(yè)已經(jīng)形成的大量企業(yè)標準和規(guī)范性文件是企業(yè)文化的寶貴財富，只要對這些標準進行相應的修改、完善或補充，就仍然是企業(yè)管理的支柱。企業(yè)應根據(jù)自身情況，認真研究適合企業(yè)特色的管理模式。用企業(yè)標準體系文件編號方法對質量管理體系文件進行分類管理，可將原本相互游離、雜亂無序的管理，變成真正系統(tǒng)的、全面的管理，從而更好地為顧客服務、為企業(yè)創(chuàng)效。

[1] GB/T 19001—2008.質量管理體系：基礎和術語[S].

[2] GB/T 15496—2003.企業(yè)標準體系：要求[S].

[3] GB/T 15497—2003.企業(yè)標準體系：技術標準體系[S].

[4] GB/T 15498—2003.企業(yè)標準體系：管理標準和工作標準體系 [S].

[5] GB/T 19273—2003.企業(yè)標準體系：評價與改進 [S].