張勤

摘要：眾所周知，現(xiàn)代社會(huì)信息量急增，計(jì)算機(jī)的普及使用，各類數(shù)據(jù)資料也急速增加，如何提高計(jì)算機(jī)文檔管理的效率，該文將從現(xiàn)代辦公自動(dòng)化條件下談?dòng)?jì)算機(jī)的文檔管理。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)；辦公自動(dòng)化；文檔管理

中圖分類號(hào)：TP317 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044(2012)36-8695-03

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA）是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家迅速發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。我國OA自20世紀(jì)80年代發(fā)展至今已有20多年，其已由最初單純的單機(jī)輔助服務(wù)辦公產(chǎn)品發(fā)展成為當(dāng)今的廣泛運(yùn)用于大型協(xié)同工作的產(chǎn)品。

在我們傳統(tǒng)的辦公流程之中，數(shù)據(jù)的載體主要以紙張為載體，由于現(xiàn)代社會(huì)中信息量急增，經(jīng)各級(jí)辦公室傳送、處理的票據(jù)、報(bào)告及文件等數(shù)據(jù)資料也急速增加，而對(duì)大量紙質(zhì)文檔的管理和使用不僅十分麻煩，而且易出差錯(cuò)，這種辦公方式嚴(yán)重影響著辦公事務(wù)處理的效率與效果。隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，“電子辦公”、“無紙辦公”——辦公自動(dòng)化已進(jìn)入了我們的日常工作，該文想從辦公自動(dòng)化條件下計(jì)算機(jī)的文檔管理談一些粗淺的想法。

1 計(jì)算機(jī)的文檔管理十分必要

我們?cè)谌粘９ぷ髦惺褂糜?jì)算機(jī)的頻率在加大，我們?cè)诠ぷ髦邪l(fā)現(xiàn)，一些用戶不善于管理，亂存亂放，存儲(chǔ)介質(zhì)上的垃圾文檔比可用文檔還多，自己存儲(chǔ)的信息資料自己都找不見，“眉毛胡子一把抓”，不僅影響計(jì)算機(jī)的美觀，也不利于我們查找所需文檔，更在一定程度上造成了計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間資源的浪費(fèi)。為實(shí)現(xiàn)提升計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備利用率以及我們運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公的效率，我們應(yīng)當(dāng)以工作需求為先導(dǎo)，以科學(xué)化的管理為后盾，增強(qiáng)文檔信息資料的安全意識(shí)，讓每位使用電腦的工作人員都能很好地管理好自己的計(jì)算機(jī)文檔資料，加強(qiáng)信息保護(hù)，提升計(jì)算機(jī)文檔的現(xiàn)代化管理水平，為此全面加強(qiáng)計(jì)算機(jī)文檔的有效管理工作就顯得十分必要。

現(xiàn)代辦公可以采用電子文件柜等形式將辦公形成的各種文檔以電子化的形式予以保存保管，并依據(jù)設(shè)定權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，規(guī)章制度、各種技術(shù)文件等等，只要他的身份符合權(quán)限可以閱覽的范圍，他自然而然都能看到，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化。在傳統(tǒng)的辦公流程中，幾乎每個(gè)單位都會(huì)產(chǎn)生許多文檔，大部分工作人員都將自己在工作中產(chǎn)生的文件保存在文件柜中。因此，在傳統(tǒng)辦公中要實(shí)現(xiàn)文檔的保存、共享、使用以及再利用是相當(dāng)不容易的。特別是在檢索想要的文件時(shí)，往往需要大費(fèi)周折，甚至都找不到。實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化，可使各類文檔（包括各種文件、知識(shí)、信息）能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。

2 合理利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)資源

計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)的容量是有限的，既然是有限，就存在著一個(gè)合理利用的問題。合理利用存儲(chǔ)資源，可以大大提高存儲(chǔ)介質(zhì)的利用率。我們可以根據(jù)文件的具體情況選擇適當(dāng)合理的存儲(chǔ)方式，可實(shí)現(xiàn)安全、合理的存儲(chǔ)，并節(jié)省存儲(chǔ)空間。例如，經(jīng)常會(huì)用的文檔，應(yīng)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤或U盤、移動(dòng)硬盤等介質(zhì)中；而對(duì)那些需長期保存且暫時(shí)不用的，可選擇光盤、移動(dòng)硬盤和服務(wù)器硬盤等介質(zhì)進(jìn)行存放保管。此外也可采用列表的方式進(jìn)行排列。

存儲(chǔ)文檔時(shí)，計(jì)算機(jī)用戶可適當(dāng)根據(jù)文件的類型、大小或者修改時(shí)間對(duì)文檔進(jìn)行排列，提升查找速度。并可針對(duì)實(shí)際存儲(chǔ)情況，適時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)磁盤碎片進(jìn)行整理，以釋放更多存儲(chǔ)空間，同時(shí)也能有效地避免因文檔錯(cuò)放、亂放產(chǎn)生的調(diào)用遲緩現(xiàn)象的發(fā)生。

3 建立有特征性名字的文件

從筆者自己的使用經(jīng)驗(yàn)來說，若將成千上萬個(gè)文件或者更多的文件存放在一起時(shí)，會(huì)大大的增加檢索的難度。因此，在建立文件或文件夾時(shí)，當(dāng)我們選用具有特征名字或關(guān)鍵詞的文件（或文件夾）的方式時(shí)，就可以有效地提升文檔管理和利用效率。

3.1 文檔起名要特征鮮明

給計(jì)算機(jī)文檔起名時(shí)，一定按照文件命名的要求和規(guī)則：不重名、規(guī)范、直觀、成系列。不重名可以避免機(jī)內(nèi)同名文件的相互覆蓋或同名文件造成的混亂；規(guī)范是將文件“分門別類”；直觀是指使用者看到文件名就能大概知道或猜到文件內(nèi)容或文件類型；成系列是指同一類型的文件、同一文件的各個(gè)分文件名成系列排列，常見的方法是在名稱的尾部用數(shù)字順序編號(hào)。

我們要養(yǎng)成分門別類的文檔管理的習(xí)慣，可按工作性質(zhì)起名，也可以按時(shí)間整理，比如搞建設(shè)的，分完成，在建，計(jì)劃。按項(xiàng)目起名的，分工藝，土建，電氣，暖通，設(shè)備，總圖等。又比如圖書、資料，為了好查閱，分學(xué)科，按拼音或首字母，或關(guān)鍵詞等等。

3.2 建立適合形象的文件夾

注意在平時(shí)適時(shí)建立起命名容易識(shí)別且特征明確的文件夾，將自己計(jì)算機(jī)中的所有文檔按類別歸類存放，讓這些文件夾將所有文件都管理起來，以便日常使用和管理。如建立起“×部門庫”、“×領(lǐng)導(dǎo)庫” “電子表格庫”等具有一定特征的文件夾或者可以把標(biāo)有代表性特征的名字作為文件名來命名，這樣可以使人們一目了然，看其名字，便可知其梗概。通過提供的可視化查找路徑，有利于文件的管理和查找，從而盡量減少急用時(shí)找不到文件的現(xiàn)象發(fā)生。另外，可以采用分級(jí)管理的方法，即在文件夾下建立子文件夾，然后存放與上級(jí)文件夾有級(jí)聯(lián)關(guān)系的文件，從而方便日常應(yīng)用。

3.3 將文件按照歸屬存放

將文件按照共性及時(shí)進(jìn)行歸類整理，并存入同一文件夾內(nèi)，避免因胡亂存放而產(chǎn)生的文件檢索不便。在新建文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)在其所屬文件夾中進(jìn)行創(chuàng)建，切勿都存入“我的文檔”，造成混亂和后期查找不便。

4 及時(shí)整理存儲(chǔ)區(qū)中的文檔

在對(duì)自己的計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理時(shí)，我們可依造 “清理廢紙”的理念來管理，清理那些廢棄辦公文檔，從而釋放更多的存儲(chǔ)空間。日常工作中，我們常將一些廢棄文件扔進(jìn)廢紙簍。而在管理計(jì)算機(jī)文檔時(shí)，我們同樣可以采用這種理念，是養(yǎng)成及時(shí)整理辦公桌面，清理存儲(chǔ)區(qū)廢棄文件的習(xí)慣，使我們的辦公環(huán)境更加干凈、整潔。

4.1 適時(shí)清除垃圾文檔和過期文檔

及時(shí)將計(jì)算機(jī)中的文檔依據(jù)使用價(jià)值與時(shí)效性進(jìn)行歸類，對(duì)那些具有一次性使用價(jià)值或時(shí)間太長已廢棄的計(jì)算機(jī)文檔及時(shí)刪除；對(duì)于那些應(yīng)長期保存的可將其移動(dòng)至可移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)中，以備后用，不僅能夠有效避免因病毒入侵破壞而致使的文件無法正常讀取，更能提升存儲(chǔ)空間利用率。

4.2 不要人為制造垃圾文檔

要盡量減少隨意復(fù)制，避免文檔副本太多。在互聯(lián)網(wǎng)收集資料時(shí)，要選擇性的下載優(yōu)質(zhì)資料文檔，不可因胡亂下載而導(dǎo)致垃圾文檔占用過多計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，不僅影響電腦運(yùn)行速度，甚者致使病毒隨即嵌入。

5 及時(shí)清理郵箱，刪除垃圾郵件

我們會(huì)適時(shí)地對(duì)辦公桌抽屜進(jìn)行整理，對(duì)于計(jì)算機(jī)中的郵箱也應(yīng)該如此。日常工作中，無論局域網(wǎng)還是互聯(lián)網(wǎng)中，我們郵箱每日都會(huì)收到各式各樣的郵件，經(jīng)過一段時(shí)間的積累，會(huì)有部分無用的、過期的或者垃圾郵件占據(jù)一定的存儲(chǔ)空間，不僅是對(duì)存儲(chǔ)資源的浪費(fèi)，更會(huì)對(duì)郵件服務(wù)器的存儲(chǔ)空間產(chǎn)生威脅。

我曾做過一次調(diào)查，調(diào)查中我發(fā)現(xiàn)有20%的用戶郵箱從使用到現(xiàn)在，幾年的文檔都留存郵箱中，一點(diǎn)使用價(jià)值都沒有，大大地造成不同程度存儲(chǔ)空間浪費(fèi)。故在此建議郵件的使用者，應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理有價(jià)值的郵件，進(jìn)行歸類保存，將無用郵件及時(shí)刪除，為郵箱減負(fù)，釋放更多可用存儲(chǔ)空間，從而提高郵箱中郵件的可用率，以便查找。

6 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息安全管理

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，信息安全保護(hù)已成為現(xiàn)代辦公中的關(guān)鍵部分。在信息安全保護(hù)的工作中,我們要及時(shí)對(duì)重要的文檔或者涉密資料進(jìn)行適當(dāng)?shù)募夹g(shù)保護(hù)，應(yīng)當(dāng)采用軟件方式和硬件方式相結(jié)合的保護(hù)措施。例如，對(duì)于重要文檔應(yīng)進(jìn)行隱藏、設(shè)置權(quán)限、設(shè)置密令或者轉(zhuǎn)移他處等方法。此外，還可以采用設(shè)立專用計(jì)算機(jī)保存設(shè)計(jì)資料，斷開與互聯(lián)網(wǎng)的連接，從而加強(qiáng)信息保護(hù)。

當(dāng)工作人員要調(diào)離崗位時(shí)，應(yīng)及時(shí)督促其對(duì)已存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)上的文檔資料進(jìn)行整理歸類保存，防止遺失或被他人盜用。另外，要及時(shí)清理或銷毀存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤或存儲(chǔ)介質(zhì)的廢棄文檔，以免造成信息泄密。

總之，在辦公自動(dòng)化條件下，我們?cè)谙硎苡?jì)算機(jī)為我們的工作、生活和學(xué)習(xí)帶來諸多方便的同時(shí)，我們也應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)同樣需要我們好好的去管理和應(yīng)用，尤其是和我們每位工作人員接觸最多的計(jì)算機(jī)文檔，我們更應(yīng)該通過計(jì)算機(jī)文檔的有效管理，增強(qiáng)文檔管理意識(shí)，提高文檔管理水平，優(yōu)化文檔管理方式，加強(qiáng)文檔資料保護(hù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)文檔的有效科學(xué)管理，以進(jìn)一步提升辦公自動(dòng)化效率。

當(dāng)今時(shí)代，是信息化的時(shí)代，也是和諧的時(shí)代，作為計(jì)算機(jī)信息處理人員，我們要從計(jì)算機(jī)文檔的妥善管理做起，在日常工作中與辦公自動(dòng)化真正的和諧相處。

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