張穎異

現(xiàn)代職場(chǎng)中，很多工作離不開(kāi)電子郵件。但是，電子郵件給我們帶來(lái)便利的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)不少煩惱，要想使用好這把職場(chǎng)雙刃劍，需要注意的問(wèn)題有很多。

慎重使用企業(yè)郵箱

彭云是家大型民企公司市場(chǎng)部的職員，公司有自己的企業(yè)信箱，平時(shí)工作交流的時(shí)候，大家也都是經(jīng)常使用信箱。因此，每天上班的時(shí)候，彭云會(huì)多次查看自己的信箱。

彭云一些大學(xué)同學(xué)的單位禁止工作時(shí)間上QQ，于是，這些好朋友在網(wǎng)上發(fā)現(xiàn)有好玩的段子或者笑話的時(shí)候，就會(huì)復(fù)制下來(lái)發(fā)到彭云的信箱，然后發(fā)個(gè)手機(jī)短信：發(fā)你信箱一個(gè)段子，很逗！彭云就打開(kāi)信箱來(lái)看。一些段子確實(shí)很搞笑，彭云自己樂(lè)完了，就想把這歡樂(lè)讓大家一起享受，于是隨手就把郵件批量轉(zhuǎn)發(fā)了出去。

有個(gè)階段，彭云想找家待遇更好的公司，于是就給很多招聘單位發(fā)去求職信，也有幾家通知彭云面試的，彭云去了后看了辦公環(huán)境、咨詢了具體的工資待遇，發(fā)現(xiàn)還不如目前的這家公司，于是暫時(shí)不考慮離職了。不過(guò)就在打消了跳槽的念頭之后，她突然意識(shí)到，由于圖方便省事，自己發(fā)送求職信的郵箱正是公司的企業(yè)信箱，這要是讓公司發(fā)現(xiàn)就麻煩了。于是，她趕緊把這些求職信從發(fā)件箱里清除掉。

沒(méi)想到幾天之后，公司人事經(jīng)理居然鄭重地找到彭云，對(duì)她說(shuō)：“你近期好像忙于跳槽的事情，職場(chǎng)正常流動(dòng)公司可以理解。不過(guò)，希望你不要占用上班時(shí)間。另外，也請(qǐng)不要向同事轉(zhuǎn)發(fā)與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容?！?/p>

彭云灰溜溜地從人事部出來(lái)，她明白自己的問(wèn)題肯定出在公司企業(yè)信箱的使用上。自己群發(fā)郵件時(shí)，公司的很多人都會(huì)看到。另外，自己的求職郵件雖然在本機(jī)中刪除了，但是，如果人事部門查閱，一定能從公司的服務(wù)器上看到。

點(diǎn)評(píng)：企業(yè)信箱發(fā)出去的信件，盡管及時(shí)刪除了，但是，企業(yè)信箱的服務(wù)器依然記錄著你發(fā)信的詳細(xì)信息。因此，不要在上班的時(shí)候群發(fā)搞笑段子等，以免領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得你整天沒(méi)有正事干。更不要用企業(yè)信箱發(fā)送私人信件甚至是求職信。否則你將毫無(wú)秘密可言，在職場(chǎng)上非常被動(dòng)。

電子郵件也是證據(jù)

蘭軍是一家公司研發(fā)部的員工。一次，因?yàn)楦忻昂車?yán)重，他想在家休息兩天。他首先打電話給自己的部門主管請(qǐng)假，部門主管爽快答應(yīng)，批準(zhǔn)蘭軍在家好好養(yǎng)病，并囑咐他一定要向人事經(jīng)理請(qǐng)假，才不會(huì)在考勤時(shí)出現(xiàn)麻煩。

蘭軍于是給公司人事經(jīng)理打電話，告訴他自己要請(qǐng)假兩天，部門主管已經(jīng)批準(zhǔn)。人事經(jīng)理當(dāng)時(shí)正在超市買東西，接電話后隨口說(shuō)道：“好，我知道了！”掛完電話后，便忘了此事。月底按照指紋打卡的記錄，人事經(jīng)理給蘭軍計(jì)算“曠工兩天”，不但扣除兩天的工資，還罰款五百元。

得知自己工資數(shù)額不對(duì)，被記曠工兩天，蘭軍非常生氣。于是找到人事經(jīng)理對(duì)質(zhì)，問(wèn)他為什么給自己算做曠工兩天 。人事經(jīng)理很不高興地說(shuō)：“沒(méi)有請(qǐng)假，兩天沒(méi)有來(lái)，不算曠工算什么？”蘭軍堅(jiān)持自己請(qǐng)假了，并拉來(lái)部門主管作證。主管只能證明蘭軍確實(shí)打過(guò)電話向自己請(qǐng)假，卻無(wú)法證明蘭軍也向人事經(jīng)理請(qǐng)了假。

人事經(jīng)理傲慢地說(shuō)：“你向主管請(qǐng)假了，但是，你的主管沒(méi)有和我說(shuō)啊，你也沒(méi)有向我提交假條啊，我向財(cái)務(wù)匯報(bào)的時(shí)候，只能算你曠工?！?/p>

無(wú)論人事經(jīng)理是出于工作疏忽還是蓄意刁難，這種死不認(rèn)賬的態(tài)度讓蘭軍感到非常窩火。他立即查閱公司的有關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)只有正式遞交紙質(zhì)假條或是使用郵箱發(fā)送的書面申請(qǐng)才是有效的。因此即使他找出當(dāng)日與人事經(jīng)理的通話記錄，也無(wú)法作為自己請(qǐng)假的證據(jù)。

點(diǎn)評(píng)：職場(chǎng)上，一些涉及考勤及工作責(zé)任的事宜，最好要通過(guò)書面形式提交申請(qǐng)，很多時(shí)候用電子郵件來(lái)落實(shí)和證明是被認(rèn)可的。如果發(fā)件箱里留有憑據(jù)，維護(hù)自己的職場(chǎng)權(quán)益也會(huì)更加容易一些。

不要私自抄送電子郵件

林娜和杜苗是家公司策劃部的員工，策劃部經(jīng)理交給她們一項(xiàng)任務(wù)，給一家數(shù)碼公司做一款新產(chǎn)品的活動(dòng)策劃。因?yàn)槭巧习鄷r(shí)間，兩人不方便語(yǔ)言交流，于是就以電子郵件的形式討論。關(guān)于怎么做這個(gè)策劃，林娜建議開(kāi)個(gè)新聞發(fā)布會(huì)，然后邀請(qǐng)一些媒體記者參加，以新聞報(bào)道的形式發(fā)些軟性廣告，接著就是在各省晚報(bào)以及省級(jí)衛(wèi)視連續(xù)打廣告，產(chǎn)生轟炸效果，就能把這款新產(chǎn)品的名氣打出去了。杜苗反對(duì)：“如果這么做策劃，成本太大、廣告費(fèi)太高，數(shù)碼公司肯定通不過(guò)的。我覺(jué)得還是贊助一些活動(dòng)，最好是公益性質(zhì)的活動(dòng)，用這款產(chǎn)品命名活動(dòng)，既有社會(huì)意義，又能給新產(chǎn)品打出名聲，另外，花費(fèi)還不多。”林娜反駁說(shuō)舉行活動(dòng)的方式是慢熱，新產(chǎn)品就要搶占市場(chǎng)，這樣會(huì)喪失機(jī)會(huì)，如果別的同行廠家生產(chǎn)出類似的同款產(chǎn)品，那就麻煩了。

兩人誰(shuí)也說(shuō)服不了誰(shuí)，后來(lái)，杜苗就把兩人在電子郵件中的爭(zhēng)論分別抄送一份給部門經(jīng)理和老總。老總發(fā)電子信件給林娜，告訴她的方案不可行，因?yàn)榇_實(shí)廣告費(fèi)用太高，客戶肯定不會(huì)同意。這時(shí)，林娜明白杜苗把她們之間交流的電子郵件內(nèi)容抄送給領(lǐng)導(dǎo)了，她非常生氣，覺(jué)得杜苗做事情不敞亮，在背后使手段。杜苗解釋說(shuō)因?yàn)閮蓚€(gè)人分歧太大，自然要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。林娜生氣地說(shuō)：“向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，非常正常也很應(yīng)該，但是我們可以一起向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)明，你這樣私自抄送郵件，對(duì)我也太不尊重了吧！”杜苗啞口無(wú)言，她后悔自己因?yàn)橹倍鴽](méi)有考慮周全。

點(diǎn)評(píng)：同事之間在工作爭(zhēng)論中的郵件來(lái)往，千萬(wàn)不要背著當(dāng)事人抄送給領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)楸划?dāng)事人知道后，會(huì)激起當(dāng)事人的反感，覺(jué)得這是背后使手段，會(huì)嚴(yán)重?fù)p害同事關(guān)系。

發(fā)郵件前通知對(duì)方

米琪和小艾是一家集團(tuán)公司的員工。不同的是，米琪在集團(tuán)總部工作，小艾在一家分公司工作。兩人都屬于行政部門，經(jīng)常有一些工作上的電子郵件來(lái)往。但是，米琪有時(shí)候發(fā)郵件，小艾卻沒(méi)有收到，結(jié)果工作就會(huì)受到影響。兩人受到行政總監(jiān)的批評(píng)時(shí)，也都無(wú)法證明不是自己的過(guò)錯(cuò)。

后來(lái)，米琪每次發(fā)完電子郵件，都會(huì)給小艾打電話：“小艾，電子郵件已經(jīng)給你發(fā)過(guò)去了，趕緊看一下，別說(shuō)沒(méi)收到?！毙“m然答應(yīng)去看，但是心里不由得感覺(jué)非常惱火，米琪的話語(yǔ)讓人感覺(jué)之前的問(wèn)題都是自己在抵賴。

點(diǎn)評(píng)：電話通知對(duì)方查看電子郵件的時(shí)候，不應(yīng)該是用一種推脫責(zé)任的口吻。如果讓對(duì)方感到你的意思是“我發(fā)完后，然后打電話告訴你了，你看不看就是你的事情了，與我無(wú)關(guān)！”就很容易激起對(duì)方的反感，使其感到自己受到了威脅。如果能在發(fā)送電子郵件之前通知對(duì)方，簡(jiǎn)潔明要地告知郵件的內(nèi)容，并希望對(duì)方收到郵件后回復(fù)，對(duì)方或許更容易接受，在繁多的郵件中先閱讀你的郵件，并及時(shí)給予回復(fù)。