祐鵬程，楊景泉，李怡然

(1.長(zhǎng)江檔案館，武漢 430010;2.海委信息中心，天津 300170;3.新華水力發(fā)電有限公司，北京 100070)

水利工程是為消除水害和開(kāi)發(fā)利用水資源而修建的工程。按其服務(wù)對(duì)象分為防洪工程、農(nóng)田水利工程、水力發(fā)電工程、航道和港口工程、供水和排水工程、環(huán)境水利工程、海涂圍墾工程等。與其它工程相比，它具有技術(shù)含量高、工程量大、工期長(zhǎng)、工作條件復(fù)雜等特點(diǎn)。不同的水利工程有不同的施工內(nèi)容、管理模式和施工工藝，水利工程檔案作為工程建設(shè)各個(gè)階段的現(xiàn)實(shí)記錄，其管理內(nèi)容和方法也不盡相同。因此，筆者結(jié)合工作實(shí)踐，提出一些思路和方法，以供探討和研究。

1 水利工程檔案的重要性

水利工程檔案是水利工程建設(shè)的重要組成部分。眾所周知，水利工程建設(shè)完建后，向社會(huì)提供兩種產(chǎn)品。一是工程實(shí)體;二是工程檔案。在工程實(shí)施階段，工程檔案是參建各方進(jìn)行施工、監(jiān)理的工作依據(jù);在驗(yàn)收階段，按照有關(guān)規(guī)定，工程竣工前必須進(jìn)行工程檔案的專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收，工程檔案不驗(yàn)收，工程實(shí)體不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收。此外，工程檔案也是衡量工程質(zhì)量，分析事故原因、劃清事故責(zé)任以及今后的工程維修、改造、擴(kuò)建的重要依據(jù)。為此，加強(qiáng)水利工程檔案管理、提高檔案案卷質(zhì)量顯得尤為重要。如今，在水利工程檔案管理存在的諸多問(wèn)題導(dǎo)致工程檔案的科學(xué)性、完整性、服務(wù)性較差，我們必須高度重視，加大投入，規(guī)范水利工程檔案管理，更好地服務(wù)水利事業(yè)的發(fā)展。

2 水利工程檔案的特點(diǎn)

(1)強(qiáng)制性。為加強(qiáng)檔案管理，國(guó)家檔案局、水利部等有關(guān)部門(mén)相繼頒布了一系列法律規(guī)章，從不同層次規(guī)定了檔案的歸檔范圍、質(zhì)量要求、保管期限、獎(jiǎng)懲以及法律責(zé)任，形成了水利工程檔案管理的法律體系。因此，項(xiàng)目參建各方加強(qiáng)檔案管理、健全工程檔案本身就是履行法律法規(guī)的義務(wù);同時(shí)也要求各單位檔案案卷的質(zhì)量要符合各項(xiàng)法律法規(guī)的強(qiáng)制性要求，不得隨意更改。

(2)原始性。檔案是原始的歷史記錄，這是檔案的主要特點(diǎn)和本質(zhì)屬性。檔案以自身的原始性和記錄性特點(diǎn)區(qū)別于其它歷史遺物和信息資料，所以檔案注重原件 (原本、原稿)。

(3)周期性。水利工程建設(shè)的周期性較長(zhǎng)，工程檔案的收集形成的周期亦長(zhǎng)。為使工程檔案達(dá)標(biāo)，檔案工作與工程建設(shè)必須同步進(jìn)行。

(4)成套性。工程檔案不是某個(gè)單一事件的記載，而是包括工程立項(xiàng)、報(bào)建審批、勘察設(shè)計(jì)、工程招標(biāo)投標(biāo)、施工企業(yè)技術(shù)資質(zhì)及建設(shè)活動(dòng)全過(guò)程的文字、圖表、圖紙、數(shù)據(jù)、聲像等在內(nèi)的文件材料。

(5)保密性。工程檔案不同于一般的文獻(xiàn)資料，需經(jīng)一定的程序，方可調(diào)閱。

3 水利工程檔案管理中存在的問(wèn)題

(1)檔案管理體制和制度不健全。目前，一些項(xiàng)目因檔案管理體制不健全導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作難以正常開(kāi)展。如，檔案管理機(jī)構(gòu)不健全，專(zhuān)兼職檔案管理人員配備不齊或人員流動(dòng)性較大;項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建各方及其內(nèi)部檔案責(zé)任分工不明確，檔案工作責(zé)任制不能落實(shí);有的單位沒(méi)有形成完整的檔案管理制度或者管理制度針對(duì)性不強(qiáng)、可操作性差;檔案管理工作機(jī)制和工程程序沒(méi)有形成或不明確;檔案管理部門(mén)對(duì)檔案管理的宣傳貫徹和業(yè)務(wù)指導(dǎo)主動(dòng)性差，停留被動(dòng)服務(wù)層面;檔案資料的流向監(jiān)控不到位，造成項(xiàng)目人員調(diào)動(dòng)，檔案流失或無(wú)人管的現(xiàn)象。

(2)檔案管理必要的設(shè)施和經(jīng)費(fèi)不到位。一些單位沒(méi)有按照要求配備符合檔案管理要求的設(shè)施，檔案管理經(jīng)費(fèi)不能到位，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案不能實(shí)現(xiàn)集中管理，散放在各個(gè)管理部門(mén)，檔案保管條件差，容易造成檔案損毀、散失。

(3)檔案資料收集整理不夠全面、準(zhǔn)確。工程檔案要如實(shí)反映各個(gè)階段的建設(shè)內(nèi)容，就必須具備真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。一些單位領(lǐng)導(dǎo)和部分技術(shù)人員檔案意識(shí)淡薄，工作認(rèn)識(shí)不到位，重視工程檔案的后期突擊整理，不注意對(duì)工程前期和施工中檔案資料的同步收集、整理和歸檔，從而造成檔案原件少、部分檔案資料缺失。而檔案人員沒(méi)有實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在移交檔案時(shí)只是被動(dòng)地接受資料，不知所收集的資料是否齊全，內(nèi)容是否有缺項(xiàng)、漏項(xiàng)以及隱蔽工程記錄、工程檢查記錄、產(chǎn)品合格證、竣工圖等是否符合要求等，造成工程技術(shù)資料的歸檔不能與工程項(xiàng)目有機(jī)結(jié)合，直接影響了檔案質(zhì)量。

(4)檔案管理人員綜合素質(zhì)較低。一些工程項(xiàng)目的參建單位檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)都明顯欠缺，人員流動(dòng)性大，人力投入不能滿(mǎn)足工作的需要，且缺少工程專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員把關(guān)，造成歸檔不齊全、案卷質(zhì)量差、檔案組卷混亂，給以后利用查閱帶來(lái)不便。

4 提高項(xiàng)目檔案質(zhì)量的主要措施及對(duì)策

(1)健全機(jī)構(gòu)、完善制度，形成良好的檔案管理機(jī)制。檔案工作要順利開(kāi)展，離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)支持和健全的工作機(jī)制。具體方法如下:

一是成立檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)項(xiàng)目參建各方的檔案管理工作，項(xiàng)目參建各方要有分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，在各業(yè)務(wù)部門(mén)要指定專(zhuān)人擔(dān)任專(zhuān)職或兼職檔案管理人員，形成覆蓋監(jiān)理領(lǐng)域各參建單位、項(xiàng)目建設(shè)各個(gè)階段的工作網(wǎng)絡(luò)。

二是項(xiàng)目法人、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建各方要建立檔案收集、整理、保管、利用和保密等管理制度，明確工作程序;建立檔案工作責(zé)任制，把檔案的收集、整理和歸檔任務(wù)納入到各級(jí)技術(shù)人員崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和考核范圍，并適時(shí)進(jìn)行檢查、考核和獎(jiǎng)懲。

三是配置必要的設(shè)施、工作場(chǎng)所和檔案庫(kù)房，為檔案管理工作提供人、財(cái)、物保障。

四是建立預(yù)立卷制度。施工單位要建立現(xiàn)場(chǎng)檔案室，及時(shí)收集、整理現(xiàn)場(chǎng)檔案。各部門(mén)和技術(shù)人員形成的檔案，經(jīng)過(guò)審核后，要及時(shí)送檔案人員進(jìn)行預(yù)立卷，并統(tǒng)一保管在現(xiàn)場(chǎng)檔案室，避免把檔案資料散放在各個(gè)部門(mén)或技術(shù)人員手中，防止檔案資料的丟失或遺漏。

(2)加強(qiáng)過(guò)程控制、嚴(yán)格管理，確保檔案工作與工程建設(shè)同步實(shí)施。項(xiàng)目參建各方應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，堅(jiān)持按照“誰(shuí)形成，誰(shuí)歸檔”的原則，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的管理，緊緊抓住超前控制的關(guān)鍵點(diǎn)，加大對(duì)文件收集、整理和歸檔的控制力度，使得建設(shè)檔案在始終處于受控狀態(tài)。

一是檔案管理從項(xiàng)目初期抓起。項(xiàng)目初期階段，要重視檔案資料的收集、整理和歸檔工作，并將其列入工程建設(shè)計(jì)劃中，層層分解到各個(gè)參建單位，明確責(zé)任，任務(wù)到人;檔案管理人員要主動(dòng)進(jìn)入工地，抓好檔案工作的技術(shù)交底工作，并將本項(xiàng)目檔案資料的歸檔范圍和質(zhì)量要求，以文件方式印發(fā)給項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理各個(gè)部門(mén)，統(tǒng)一檔案的收集和整理工作標(biāo)準(zhǔn)。

二是把好合同控制關(guān)。在合同簽訂時(shí)，要明確檔案資料的責(zé)任分工、移交程序和違約責(zé)任，提出歸檔資料的份數(shù)、時(shí)間和質(zhì)量要求。在合同結(jié)算時(shí)，把檔案資料的歸檔要求納入到工程結(jié)算管理中，檔案資料不符合要求，不予計(jì)量工程量，不得進(jìn)行工程結(jié)算。建立合同工程檔案預(yù)驗(yàn)收制度，在合同工程完工前，先由項(xiàng)目法人組織檔案資料的預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收通過(guò)，方可進(jìn)行合同工程驗(yàn)收和完工結(jié)算。

三是抓好過(guò)程控制。在工程實(shí)施過(guò)程中，要堅(jiān)持檔案管理和工程建設(shè)同計(jì)劃、同部署和同檢查。在檢查工程質(zhì)量和進(jìn)度時(shí)，要同時(shí)檢查檔案的收集、整理和歸檔情況。在進(jìn)行分部工程和單位工程質(zhì)量評(píng)定和驗(yàn)收時(shí)，要同時(shí)驗(yàn)收檔案資料的完整性和質(zhì)量情況，并在驗(yàn)收結(jié)論中，明確對(duì)檔案資料的驗(yàn)收結(jié)論。

四是抓好重點(diǎn)和薄弱環(huán)節(jié)檔案管理工作的督導(dǎo)，尤其是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目前期檔案、重要設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、引進(jìn)設(shè)備資料、竣工圖、隱蔽工程的收集和整理工作。在進(jìn)行紙質(zhì)資料的歸檔時(shí)，要同步歸檔電子、聲像資料，以保證檔案的完整性、系統(tǒng)性。

五是抓好檔案管理激勵(lì)與約束。項(xiàng)目法人可以結(jié)合項(xiàng)目情況，建立檔案收集整理目標(biāo)節(jié)點(diǎn)獎(jiǎng)懲制度，及時(shí)對(duì)各單位完成檔案管理節(jié)點(diǎn)目標(biāo)實(shí)施考核，并根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行評(píng)選、表彰和獎(jiǎng)懲。各單位應(yīng)結(jié)合檔案工作節(jié)點(diǎn)目標(biāo)，圍繞工程建設(shè)計(jì)劃安排，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，督促各部門(mén)、各級(jí)技術(shù)人員及時(shí)收集整理工程建設(shè)質(zhì)量、安全、進(jìn)度等方面的檔案資料，及時(shí)向檔案人員移交歸檔。

(3)發(fā)揮監(jiān)理作用，抓好檔案隊(duì)伍建設(shè)。監(jiān)理單位在落實(shí)“三控”、“兩管”、“一協(xié)調(diào)”(即項(xiàng)目投資控制、質(zhì)量控制、進(jìn)度控制，合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào))的職責(zé)時(shí)，要定期對(duì)施工單位的檔案體系建設(shè)、人員到位情況、檔案收集整理等內(nèi)容實(shí)施檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要求及時(shí)整改。項(xiàng)目各參建單位要重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，要配備適應(yīng)檔案管理需要的各類(lèi)人才，及時(shí)引進(jìn)缺乏人才;對(duì)于新引進(jìn)人員，在上崗培訓(xùn)時(shí)，將檔案知識(shí)作為學(xué)習(xí)培訓(xùn)的重要內(nèi)容;對(duì)于在崗人員，要采取各種方式，開(kāi)展檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)等方面的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案管理人員的工作水平和業(yè)務(wù)能力，培養(yǎng)一支懂工程、精業(yè)務(wù)、善協(xié)調(diào)的項(xiàng)目檔案管理隊(duì)伍，為水利工程檔案管理提供智力支撐和人才保障。

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