摘 要：人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要組成部分，只有做好人事檔案管理，發(fā)揮人事檔案的作用，才能確保學(xué)校人力資源管理的有效進(jìn)行。本文結(jié)合實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)，分析了人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用，探討了當(dāng)前人事檔案管理存在的不足，最后提出了改進(jìn)人事檔案管理的措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 學(xué)校 人力資源管理

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）01（a）-0232-01

人事檔案是記錄和反應(yīng)個(gè)人的學(xué)習(xí)和工作情況以及德才表現(xiàn)得情況，學(xué)校的人事檔案由學(xué)校人力資源管理部門進(jìn)行收集、整理和保管，以備查閱。在現(xiàn)代化的人力資源管理中，人事檔案是人力資源管理活動(dòng)的信息基礎(chǔ)，同時(shí)是人力資源管理的重要組成部分。

1 人事檔案管理在學(xué)校人力資源管理中的作用

1.1 信息的保存和提供

人事檔案的首要目的既是對(duì)學(xué)校人力資源管理提供信息的記錄和保存。人事檔案記錄著學(xué)校教職工的基本信息，如職稱、專業(yè)、學(xué)歷、年齡、履職情況、健康狀況等，還記錄著教職工教學(xué)活動(dòng)的教學(xué)成果、科研成果、獎(jiǎng)懲情況、福利待遇、職位變動(dòng)等教學(xué)信息。這些基本信息一方面可以幫助人力資源管理部門根據(jù)其基本信息進(jìn)行行政職務(wù)的評(píng)定，一方面可以幫助可以進(jìn)行教學(xué)科研技術(shù)性職務(wù)的評(píng)定。完整的人事檔案，不論是對(duì)于人事部門、教師管理部門和科研部門，都可以為其人才管理提供基本的、完整的、可靠的信息。

1.2 人事關(guān)系變更的憑證

人事檔案，還是學(xué)校人員流動(dòng)時(shí)重要的人事關(guān)系變更憑證。當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變遷時(shí)，需要把人事檔案同時(shí)帶到新的單位，人事檔案的傳遞是保證流動(dòng)人員工資等待遇關(guān)系的重要依據(jù)。人事變動(dòng)時(shí)，新的工資待遇等關(guān)系的落實(shí)，都需要以人事檔案所記錄的時(shí)間、年齡、單位和工作年限等信息為依據(jù)，是關(guān)系到流動(dòng)人員切實(shí)利益的重要文件，如果出現(xiàn)人事檔案丟失或者不完整的現(xiàn)象，新的單位就無法兌現(xiàn)對(duì)流動(dòng)人員的工作職責(zé)和待遇，直接對(duì)教職工產(chǎn)生很大的影響。

1.3 人員素質(zhì)的證明

學(xué)校人力資源管理具有學(xué)校的特殊性，學(xué)校招聘教師、輔導(dǎo)員、職工，特別是招聘學(xué)院院長(zhǎng)、新專業(yè)的帶頭人、技術(shù)性強(qiáng)的專業(yè)教師等，是學(xué)校人力資源管理的常規(guī)任務(wù)。學(xué)校招聘對(duì)人員的素質(zhì)要求很高，在進(jìn)行人才的選擇時(shí)，人事檔案既是重要的依據(jù)。如在招聘專業(yè)的技術(shù)人員時(shí)，在經(jīng)過考試等選拔后選出初選名單，但對(duì)于一個(gè)人是否具有職業(yè)素養(yǎng)、責(zé)任心等很難考察，這就需要人力資源管理部門根據(jù)人事檔案記錄的任職情況、教學(xué)情況、科研成果、獲獎(jiǎng)證書以及原單位領(lǐng)導(dǎo)的評(píng)價(jià)等情況進(jìn)行判斷。人事檔案雖然存在一定的弄虛作假成分，但還是可以較為準(zhǔn)確的反應(yīng)一個(gè)人員的素質(zhì)水平，是學(xué)校選人用人的重要依據(jù)。

1.4 教職工信息的核實(shí)

在高效的人力資源管理中，常需要進(jìn)行教學(xué)評(píng)價(jià)、職務(wù)晉升和資格評(píng)定等任務(wù)，這些人力資源管理活動(dòng)都對(duì)教職工的年齡、工作時(shí)間、學(xué)歷等要求嚴(yán)格，常會(huì)出現(xiàn)有的人因?yàn)橛洃洸磺宄⑻顚戝e(cuò)誤、人員流動(dòng)頻繁甚至故意的弄虛作假，導(dǎo)致檔案在年齡、教學(xué)科研成果等環(huán)節(jié)與實(shí)際的情況不相符。做好人事檔案管理，既是對(duì)這些信息進(jìn)行確認(rèn)和鑒別，保證教職工信息的準(zhǔn)確性，為人力資源管理提供有效、可靠的管理信息。

1.5 人事檔案有助于學(xué)校進(jìn)行人力資源的科學(xué)預(yù)測(cè)

有效的人事檔案管理可以為學(xué)校的人力資源管理提供科學(xué)數(shù)據(jù)的支持，可以分析學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)是否合理，人力資源的引進(jìn)和培養(yǎng)等是否符合學(xué)校的教育改革與發(fā)展。通過人事檔案的分析，可以對(duì)學(xué)校當(dāng)前的人力資源結(jié)構(gòu)做出全面的了解，對(duì)人才的需求進(jìn)行預(yù)測(cè)，從而加強(qiáng)相關(guān)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，制定科學(xué)的人力資源計(jì)劃，優(yōu)化學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)。

2 當(dāng)前學(xué)校人事檔案管理存在的問題和改進(jìn)措施

2.1 單一性向多元性轉(zhuǎn)變

人事檔案是對(duì)人力資源進(jìn)行評(píng)價(jià)的重要的依據(jù)，其收集的信息不僅要包括教職工的姓名、年齡、工作經(jīng)歷等基本信息，還要包含有有助于人力資源開發(fā)和利用的多元化信息。如收集其個(gè)人才能、價(jià)值取向、學(xué)術(shù)觀點(diǎn)等，為學(xué)校進(jìn)行人才錄取、崗位設(shè)置和競(jìng)爭(zhēng)上崗等提供信息支持。在現(xiàn)代學(xué)校建設(shè)發(fā)展的環(huán)境下，傳統(tǒng)的人事檔案內(nèi)容以難以滿足形勢(shì)的需要，學(xué)校要根據(jù)不同的教職工崗位進(jìn)行認(rèn)識(shí)檔案的編制。如對(duì)教學(xué)人員，要注重對(duì)其教學(xué)成果的記錄；對(duì)于教輔人員，要注重對(duì)其管理水平的記錄；對(duì)于科研人員，要注重對(duì)其科研項(xiàng)目、科研成果的記錄。此外，多元化的人事檔案甚至可以包括對(duì)教職工能力特長(zhǎng)、思想心理活動(dòng)等方面信息的記錄，滿足新時(shí)期的學(xué)校人力資源管理。

2.2 人事檔案信息化管理水平低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理信息化也成為現(xiàn)代人力資源管理的有效手段。傳統(tǒng)的人事檔案管理靠紙質(zhì)的檔案和檔案室等進(jìn)行管理，工作重復(fù)、效率低、容易出現(xiàn)人為操作失誤。信息化的人事檔案管理，可以實(shí)現(xiàn)將人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，對(duì)于人事檔案的保存、檢索、轉(zhuǎn)移等提供高效可靠的服務(wù)?，F(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，還可以對(duì)學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)和需求在大量的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上做出分析和預(yù)測(cè)，為高校人力資源管理提供有力的數(shù)據(jù)支持。

2.3 人事檔案管理制度有待加強(qiáng)

人事檔案在學(xué)校人力資源管理中起到重要的作用，直接關(guān)系到教職工的切身利益，但在實(shí)際的工作中并沒有收到足夠的重視，人事檔案管理制度不完善，出現(xiàn)了檔案造假、錯(cuò)誤、泄露甚至丟失等問題。因此，要完善人事檔案管理制度，完善人事檔案的收集、整理、編目和保存制度，建立檔案保護(hù)、借閱和保密制度，建立檔案的分類、統(tǒng)計(jì)制度，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度是發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中作用的有效保證。

3 結(jié)語

人事檔案管理是學(xué)校人力資源管理的重要部分，其改革要與學(xué)校的教育改革等同步進(jìn)行，才能在新形勢(shì)下發(fā)揮人事檔案的作用，促進(jìn)人事制度改革和人力資源管理，為學(xué)校的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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