摘　要：農(nóng)業(yè)科研單位文秘與檔案工作同為農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)服務(wù)， 既有工作分工的一面， 又有相互促進(jìn)的一面。新時(shí)期，有效地將文書、檔案實(shí)施一體化管理是推動(dòng)農(nóng)業(yè)科研單位辦公自動(dòng)化進(jìn)程的有效途徑?；诖?，首先探討新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)，然后論述科研單位文秘與檔案管理工作的規(guī)范銜接問題，最后提出了利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)文秘檔案電子一體化的建議。
　　關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)；文秘；檔案；一體化
　　中圖分類號(hào)：G27　　文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A　　文章編號(hào)：1000-8772（2012）11-0087-02
　　新時(shí)期文秘工作處于單位中樞的重要位置，具有綜合情況、協(xié)調(diào)關(guān)系、信息調(diào)研、督促檢查、辦事服務(wù)的職責(zé)。文秘工作涉及文書處理、信息綜合、新聞宣傳、交辦督查、公務(wù)接洽、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備、檔案立卷等多項(xiàng)基本任務(wù)。作為農(nóng)業(yè)科研單位，2012年農(nóng)業(yè)部啟動(dòng)了“科技進(jìn)村入戶，助力增產(chǎn)增收”的全國農(nóng)業(yè)科技促進(jìn)年活動(dòng)，并且繼續(xù)進(jìn)行了事業(yè)單位績(jī)效管理試點(diǎn)工作，文秘人員面對(duì)新一輪的工作要求，更應(yīng)該聯(lián)系實(shí)際需要，從系統(tǒng)、科學(xué)的角度全面理解并落實(shí)文秘工作。那么新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員應(yīng)該具備什么樣的素質(zhì)呢？
　　一、新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)
　　按人們通常的直觀印象，科研單位的文秘工作不外乎抄抄寫寫、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，誰都能勝任。其實(shí)不然，在新的政策環(huán)境要求之下，科研單位的文秘人員首先要有高度的責(zé)任心。要有不怕吃苦、不厭煩瑣、高度負(fù)責(zé)的敬業(yè)精神，敬業(yè)才會(huì)樂業(yè)，才能滿腔熱情地投入本職工作。其次， 必須具備扎實(shí)的科技基本功?？蒲袉挝坏奈拿厝藛T也必須具備基本的農(nóng)業(yè)科研常識(shí)，針對(duì)水產(chǎn)科研單位，文秘人員必須認(rèn)真學(xué)習(xí)現(xiàn)代漁業(yè)科技知識(shí)， 跟蹤水產(chǎn)研究領(lǐng)域的最新科技信息，不能浮在表面，說外行話，要深入實(shí)際做行家里手。例如，近期隨著媒體對(duì)“天價(jià)刀魚”的報(bào)道，全國政協(xié)副主席王志珍、江蘇省省長(zhǎng)李學(xué)勇分別視察了刀魚的養(yǎng)殖情況，作為文秘人員，就必須思想覺悟起來，詳細(xì)了解相關(guān)新聞報(bào)道，了解事情進(jìn)展情況，如此，再有接待來訪人員問詢起刀魚的情況，便可以侃侃而談，不至于一問三不知。第三， 必須具備良好的業(yè)務(wù)能力，全面綜合的素質(zhì)。必備的組織管理能力和溝通技巧，熟練的外語口語、基本的計(jì)算機(jī)操作能力以及規(guī)范的公文寫作常識(shí)、文件歸檔整理知識(shí)是科研單位文秘文員工作得心應(yīng)手的秘訣。如此才能做到政令暢通，上情下達(dá)，真正成為適應(yīng)時(shí)代需要，又紅又專的人才。
　　二、科研單位文秘與檔案管理工作的規(guī)范銜接
　　沒有規(guī)范化的文書基礎(chǔ)，難有標(biāo)準(zhǔn)化的案卷質(zhì)量。同樣，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的檔案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓檔案必須從文秘工作抓起， 抓文書必須從文、檔一體化抓起[1]。
　　《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》和《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》是文秘與檔案工作的準(zhǔn)則。文秘工作面對(duì)的是公文起草、核稿、登記、印發(fā)和立卷等工作，跟蹤公文的全流程運(yùn)轉(zhuǎn)；檔案管理面對(duì)的是公文的整理、著錄、保管、查閱、利用、檢索和編研等工作，是對(duì)公文的后續(xù)追蹤和反饋。公文是文秘工作的產(chǎn)品，同時(shí)又是檔案資料的來源，因此，文秘工作與檔案工作是公文運(yùn)轉(zhuǎn)流程中的先后環(huán)節(jié)，二者緊密相連，密不可分。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，既有利于歸檔文件從源頭上進(jìn)行質(zhì)量控制，規(guī)范管理，又有利于強(qiáng)化歸檔意識(shí)，方便追蹤公文流向，充分發(fā)揮公文、檔案的利用價(jià)值[2]。
　　文秘工作的性質(zhì)決定了文秘部門加強(qiáng)檔案管理勢(shì)在必行，極為關(guān)鍵。文秘工作的性質(zhì)在實(shí)踐中凸顯檔案信息的重要，文秘工作必然涉及許多上承下傳的文件材料，這些文件要及時(shí)遞呈領(lǐng)導(dǎo)批閱，然后催辦，歸檔，會(huì)直接影響整個(gè)單位的工作效率，能夠使單位更好地貫徹落實(shí)好上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的精神。因此說，文秘工作的優(yōu)質(zhì)服務(wù)起著不可估量的作用。以基礎(chǔ)檔案管理為起點(diǎn)，規(guī)范運(yùn)作方法才能有效推動(dòng)文秘工作規(guī)范有序的健康發(fā)展。
　　三、利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)文秘檔案電子一體化
　　所謂文檔一體化管理，就是把文秘工作和檔案工作從組織制度到具體程序真正交融在一起，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，都體現(xiàn)文秘工作和檔案工作的具體要求，使文檔工作流程科學(xué)化、規(guī)范化，充分發(fā)揮公文、檔案應(yīng)有的價(jià)值。自古以來就有“文檔不分家”一說，雖說信息化時(shí)代，辦公現(xiàn)代化使得分工越來越細(xì)，但文秘檔案一體化管理已是大勢(shì)所趨[2]。
　　加強(qiáng)硬件建設(shè)，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，硬件的建設(shè)合理與否，直接關(guān)系到文秘和檔案工作的成效?！拔臋n一體化”的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)是科研單位做好檔案工作的前提。依靠這一系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都能體現(xiàn)檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化， 管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，信息化真正實(shí)現(xiàn)了文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上提高了檔案的質(zhì)量[3]。
　　利用電子計(jì)算機(jī)管理檔案信息的收集、傳遞和開發(fā)利用是目前最重要、最根本的現(xiàn)代化管理手段之一。在具備一定的檔案硬件建設(shè)之后，軟件建設(shè)也不可輕視[4]。筆者走訪了多家國家級(jí)水產(chǎn)科研單位，在向辦公系統(tǒng)的文秘工作者詢問文檔一體化相關(guān)工作時(shí)都發(fā)現(xiàn)，因?yàn)榭蒲袉挝皇冀K以科研為本，對(duì)文檔工作較為忽視，人員配備方面也存在不足，只能做到兼職檔案員，造成兼職檔案員無暇顧及、不受重視檔案工作，同時(shí)也不納入績(jī)效考核的范圍。農(nóng)業(yè)科研單位也很難做到集中對(duì)兼職檔案員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，文檔一體化在農(nóng)業(yè)科研系統(tǒng)內(nèi)部沒有形成統(tǒng)一成熟的體系，即使有好的管理軟件，沒有懂業(yè)務(wù)知識(shí)的人才，農(nóng)業(yè)科研單位的文檔一體化也只能是一紙空談。
　　因此我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，要深刻理解文秘工作不僅僅為當(dāng)前工作服務(wù)，更要對(duì)歷史負(fù)責(zé)，要了解文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)性工作。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，必將加速辦公自動(dòng)化和檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程[5]，從而提高農(nóng)業(yè)科研單位辦公效率。
　　綜上所述，文秘工作是做好檔案管理工作的重要基礎(chǔ)，檔案管理是發(fā)揮文秘工作價(jià)值的延續(xù)和升華。實(shí)行文秘工作與檔案工作一體化管理，不是文秘和檔案部門一家之事，農(nóng)業(yè)科研單位的員工因工作需要都有可能是公文和檔案的經(jīng)辦人，因此，強(qiáng)化經(jīng)辦人規(guī)范的公文處理意識(shí)和歸檔意識(shí)更是文秘檔案管理的重中之重，農(nóng)業(yè)科研單位人員整體檔案意識(shí)的加強(qiáng)才是保持文檔規(guī)范科學(xué)的關(guān)鍵所在。
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