劉華英

中海油田服務(wù)股份有限公司IT支持服務(wù)中心，天津塘沽 300452

證件管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

劉華英

中海油田服務(wù)股份有限公司IT支持服務(wù)中心，天津塘沽 300452

證件管理系統(tǒng)是典型的管理信息系統(tǒng)(MIS)，其開發(fā)主要包括后臺數(shù)據(jù)庫的建立和維護以及前端應(yīng)用界面的開發(fā)兩個方面。對于前者要求建立起數(shù)據(jù)一致性和完整性強、數(shù)據(jù)安全性好的庫，而對于后者則要求具備應(yīng)用程序功能完備，易使用等特點。根據(jù)用戶的工作特點，我們采用了Access作為開發(fā)軟件。該MIS實現(xiàn)的主要功能包括：1）人員基本信息的錄入、修改；2）五小證等七種證件信息的錄入、修改；3）人員基本信息和證件信息實現(xiàn)按日期、部門等的分類查詢；4）實現(xiàn)提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統(tǒng)計證件將要到期人員的相關(guān)信息；5）按不同部門，提交人員基本信息及相關(guān)多種證件信息的報表；6）實現(xiàn)所有報表和到期提醒的證件相關(guān)信息的Excel導(dǎo)出功能。7）實現(xiàn)一打開EXCEL表，自動從ACCESS中生成相應(yīng)信息。

ACCESS；證件管理；ACCESS與EXCEL數(shù)據(jù)的共享

1.開發(fā)背景

該單位共有員工400多人，其中一線人員大約300多人，需按照四個部門進行劃分。一線員工的健康證體檢一年一次，五小證、防H2S證、健康證、井控證、消防培訓(xùn)、?；?、安全資格及特殊工種等證件三到五年培訓(xùn)一次，時間不等，每天、每周、每月需要做計劃，一直用EXCEL進行篩選、手工操作，不僅繁瑣，而且準(zhǔn)確性比較差。每次向外單位提交各報名表時，信息不但涉及各證件，而且需包括對方所要求提交的其它基本信息，每次提交需把多個EXCEL表的信息進行綜合、篩選，出差率較高。.

2.總體設(shè)計

2.1 設(shè)計思路

2.1.1 由于原數(shù)據(jù)庫用的是EXCEL，首先需把數(shù)據(jù)從EXCEL導(dǎo)入ACCESS。

2.1.2 數(shù)據(jù)庫中的員工需按四個部門進行劃分，員工的信息需按基本信息、五小證、防H2S證、健康證、井控證、消防培訓(xùn)、?；?、安全資格、特殊工種進行劃分。

2.1.3 按照不同的提前時間將快要到期的用戶信息，以各種證書為單元自動彈出。

2.1.4 由于需要以EXCEL形式提交各種證件的申請表格，因此不但要在ACCESS中能看到各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)和報表，還需把各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)和報表以EXCEL表格的形式提交給各有關(guān)方。

2.2 詳細功能

2.2.1 可添加、修改各用戶的基本信息、各種證件信息。

2.2.2 可查詢證書各有效期段的用戶信息，也可實現(xiàn)姓名、證書號等各類信息的查詢。

2.2.3 提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統(tǒng)計證件將要到期人員的相關(guān)信息，以彈出窗口的方式實現(xiàn)。

2.2.4 生成總的報表，該報表還可導(dǎo)出成EXCEL。

2.2.5 打開各有關(guān)方提供的標(biāo)準(zhǔn)申請表，自動完成相應(yīng)用戶信息的填充。

3.詳細設(shè)計

3.1 首頁（報表中的四個實際部門，用部門1、2、3、4代替）

3.2 按各種證書的不同提醒時間要求，自動彈出的將要到期的各種證書（用戶信息已用黑色蓋住）。

3.3 一打開就自動填寫好的各有關(guān)方給的EXCEL報名表（用戶信息已用黑色蓋?。?。

4.系統(tǒng)的測試和維護

4.1 本人在設(shè)計測試方案時，在輸入確定的數(shù)據(jù)后，從系統(tǒng)功能出發(fā)，測試是否實現(xiàn)了預(yù)期的測試結(jié)果。

4.2 測試用例不僅要包括合理、有效的輸入數(shù)據(jù)，還要包括了無效的或不合理的輸入數(shù)據(jù)。

4.3 不僅要檢驗程序是否做了該做的事，還要檢查程序是否同時做了不該做的事。

5 總結(jié)

此“證件管理系統(tǒng)”使用戶在以下方面得到了改善：

1）用戶不用手工查找證書快到期的用戶名單。此系統(tǒng)實現(xiàn)了統(tǒng)計功能。

2）避免了某些信息發(fā)生錯誤的可能，如用戶原來用的多個證件的Excel表里都有身份證號信息，有出現(xiàn)不一致的可能。通過此系統(tǒng)，就實現(xiàn)了信息的唯一性，從而提高了信息的準(zhǔn)確性。

3）以彈出窗口的方式，實現(xiàn)了提前一個月或兩個月（按各種證書的不同提醒時間要求），統(tǒng)計證件將要到期人員的相關(guān)信息。

4）此系統(tǒng)按用戶提交外單位Excel表格的要求，把相關(guān)信息組合在同一表中，減少了用戶在提交表格時，需在不同的Excel表中查找相關(guān)信息的麻煩，實現(xiàn)了用戶信息的自動填寫。

5）此系統(tǒng)實現(xiàn)了多種組合查詢的要求，能大大地方便用戶做各種信息統(tǒng)計工作。

[1]孫連三. Access從入門到精通. 人民郵電出版社，2008.

10.3969/j.issn.1001-8972.2012.10.055

劉華英 出生日期：1977.10.4 學(xué)歷：本科 單位：中海石油服務(wù)股份有限公司ITSC塘沽基地職務(wù)：中級網(wǎng)絡(luò)運維工程師。