姚麗屏

(二灘水電開發(fā)有限責(zé)任公司，四川 成都 610051)

1999年，二灘水電開發(fā)有限責(zé)任公司在雅礱江上建成并投運(yùn)了上世紀(jì)中國最大的水電站——二灘水電站，公司有了大型水電站的建設(shè)管理和運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)，同時也積累了一些重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)。進(jìn)入本世紀(jì)，公司開始了整個雅礱江流域梯級電站群的開發(fā)。自2005年起，錦屏一級、錦屏二級、官地、桐子林等大型水電站建設(shè)項(xiàng)目相繼獲得國家發(fā)改委的核準(zhǔn)開工，到2012年底，錦屏一級水電站進(jìn)入下閘蓄水階段，官地水電站、錦屏二級水電站先后投產(chǎn)發(fā)電，公司大多在建項(xiàng)目漸近尾聲，這一階段，公司的發(fā)展從單一項(xiàng)目建設(shè)管理向多項(xiàng)目建設(shè)管理轉(zhuǎn)變，從單一電站運(yùn)行管理向電站群集中管理轉(zhuǎn)變，從區(qū)域電力市場經(jīng)營管理向跨區(qū)域電力市場管理轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變給雅礱江流域水電工程建設(shè)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理提出了新的、更高的要求。如何在項(xiàng)目建設(shè)期間將大量的文件材料形成高質(zhì)量的竣工檔案，并對其進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，需要一套行之有效的、規(guī)范的做法。筆者通過十幾年的摸索和完善，逐漸積累了一些流域水電工程建設(shè)檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的方法，供交流借鑒。

1 建立健全和完善統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)規(guī)范

流域水電工程的開發(fā)建設(shè)工作計(jì)劃性強(qiáng)、管理科學(xué)、組織嚴(yán)密、程序規(guī)范，為工程檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。但是，由于流域水電工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)模大、參建單位多、工期長、戰(zhàn)線長、環(huán)節(jié)多、現(xiàn)場的情況復(fù)雜多樣，形成的工程檔案文件材料形式多、數(shù)量大、形成單位多、專業(yè)性強(qiáng)、涉及專業(yè)廣、載體形式多、利用價(jià)值高，因此，制定并不斷完善全流域統(tǒng)一的工程檔案管理制度，用以規(guī)范項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理、移交、分類編目和歸檔工作就顯得非常重要?；谶@樣的認(rèn)識，我們依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)以及行業(yè)的規(guī)程規(guī)范，結(jié)合雅礱江流域開發(fā)實(shí)際，制定了統(tǒng)一的制度、建立了統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范，使流域工程檔案管理更具科學(xué)性、合理性、適用性和可操作性。在制度中，對組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、各方職責(zé)、獎懲考核及文件材料的歸檔范圍、保管期限、形成、收集、分類、整理、編目、竣工圖編制和檔案移交等各業(yè)務(wù)流程都進(jìn)行了規(guī)范，并根據(jù)現(xiàn)場出現(xiàn)的情況及時修正、補(bǔ)充和完善，使整個流域的檔案管理工作有章可循，確保了工程建設(shè)檔案管理規(guī)范有序，使工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、收集、整理和歸檔工作更加規(guī)范和統(tǒng)一。

2 建立以業(yè)主為核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明晰參建各方的職責(zé)

建立建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明晰參建各方的職責(zé)，是確保流域各項(xiàng)目竣工檔案完整、準(zhǔn)確以及收集整編及時有效的保證。我們按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級管理、條塊結(jié)合、以塊為主、以我為主的原則，建立健全了工程項(xiàng)目檔案管理體系，形成了由二灘公司和下屬的各項(xiàng)目建設(shè)管理局以及監(jiān)理、設(shè)代、施工等單位組成的三級管理網(wǎng)絡(luò)。公司總部和下屬各二級單位(建設(shè)管理局和電廠)建立了以一把手為第一責(zé)任人，分管領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé)，由各部門主任為部門責(zé)任人，部門專兼職檔案員為具體檔案收集整理人員的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責(zé)、分工和管理界面，二級單位對公司負(fù)責(zé)。項(xiàng)目一開始，由項(xiàng)目建設(shè)管理局以文件形式把有關(guān)工程項(xiàng)目竣工檔案編制辦法的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等下發(fā)給參建各方，要求其明確檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案專(兼)職人員以及各自的責(zé)任，明確各單位應(yīng)承擔(dān)的竣工檔案編制任務(wù)，并要求配備具有相應(yīng)業(yè)務(wù)能力、良好職業(yè)道德和高度責(zé)任心的檔案管理人員，把竣工檔案編制工作落到實(shí)處。同時，項(xiàng)目開工后，在項(xiàng)目現(xiàn)場及時開展檔案法律、法規(guī)和檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范等基本知識的宣傳工作，提高全員檔案意識，使項(xiàng)目管理人員和工程技術(shù)人員也重視檔案工作并參與到項(xiàng)目檔案管理工作中來，共同做好檔案工作。

3 強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平

為了提高工程項(xiàng)目檔案管理水平，常年有計(jì)劃、有目的、分期分批地組織對各參建單位的項(xiàng)目管理人員和檔案專、兼職人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，使其了解文件材料的形成，收集、歸檔范圍，保存價(jià)值，保管的期限，文件配套整理，竣工圖編制和檔案移交等檔案基礎(chǔ)知識，提高其檔案業(yè)務(wù)水平。此外，對各參建單位的檔案管理人員進(jìn)行檔案專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員基本掌握如何進(jìn)行分類、立卷、裝訂、竣工圖折疊、編寫案卷題名和文件題名、編制卷內(nèi)目錄和備考表等，確保檔案管理人員把住案卷質(zhì)量關(guān)。除了集中培訓(xùn)，還經(jīng)常深入施工現(xiàn)場對施工、監(jiān)理等單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以確保施工過程形成的工程文件符合歸檔要求。

4 將檔案管理納入合同管理，嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)定

將檔案管理納入合同管理，在進(jìn)行工程項(xiàng)目招投標(biāo)及簽訂合同協(xié)議時，將工程檔案的收集、整理、歸檔和案卷質(zhì)量要求，以及提交時間、份數(shù)、違約責(zé)任等列入合同文件，用法律手段保障項(xiàng)目竣工檔案的收集歸檔。完工結(jié)算時，嚴(yán)格執(zhí)行未完成項(xiàng)目竣工檔案移交歸檔工作，沒有檔案管理人員簽字手續(xù)不予支付工程尾款的制度。在工程檔案的形成、收集、整理和歸檔工作過程中，落實(shí)并嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)規(guī)范。實(shí)行工程立項(xiàng)開工與竣工資料收集同步，工程施工過程與竣工資料形成同步，工程完工(竣工)驗(yàn)收與工程檔案資料驗(yàn)收同步的“三同步”管理。嚴(yán)格執(zhí)行檔案人員參加有關(guān)會議、參加重要設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收、參加工程竣工驗(yàn)收和技術(shù)成果鑒定及重大引進(jìn)項(xiàng)目鑒定評審的“三參加”制度，并將工程文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設(shè)管理程序、工作計(jì)劃;納入施工管理及考核范圍;納入相關(guān)人員的崗位職責(zé);納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，實(shí)行以合同項(xiàng)目管理責(zé)任制為核心，以合同為中心，以結(jié)算為紐帶的管理體制。從源頭上為竣工檔案的收集整理打好基礎(chǔ)。

5 通過定期與不定期的工程檔案管理檢查，不斷規(guī)范文件材料的收集、整理和歸檔工作

通過參加公司合同履約檢查、項(xiàng)目階段驗(yàn)收、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前的檔案預(yù)驗(yàn)收、檔案專項(xiàng)檢查以及巡檢等方式對全流域的工程檔案管理進(jìn)行定期或不定期檢查，使檢查工作制度化、經(jīng)常化。檢查工作有明確的目的，不流于形式，通常重點(diǎn)檢查檔案工作是否與現(xiàn)場施工同步進(jìn)行，收集的文件材料是否齊全，已形成的資料是否真實(shí)、是否進(jìn)行登記和妥善保管，收集的資料書寫材料是否符合規(guī)范要求，簽章是否齊全，竣工圖是否修改到位，設(shè)計(jì)變更和竣工圖是否一一對應(yīng)等，對于已預(yù)立卷的文件重點(diǎn)檢查案卷構(gòu)成是否配套合理，文件材料的格式、案卷題名和文件題名是否規(guī)范等。通過檢查，找出工程文件資料形成、收集、整理、歸檔工作中存在的問題，并及時召開現(xiàn)場辦公會，提出具體的整改意見，落實(shí)整改的任務(wù)、時間和要求。對經(jīng)過檢查指導(dǎo)仍未達(dá)到公司檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)要求的單位，將檢查情況進(jìn)行通報(bào)，并限期整改，乃至使用經(jīng)濟(jì)手段促使其投入足夠的資源參與檔案整改，以確保項(xiàng)目檔案達(dá)到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一。

6 根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)各階段任務(wù)，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案形成過程的控制

項(xiàng)目建設(shè)各個階段的工作任務(wù)和工作重心各不相同，但有規(guī)律可循，因此，可根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)各階段的特點(diǎn)，調(diào)整工作重心，加強(qiáng)項(xiàng)目檔案形成過程的控制。

(1)項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段，按照公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，及時敦促相關(guān)部門對項(xiàng)目前期文件(如:項(xiàng)目建議書、預(yù)可行性研究報(bào)告、可行性研究報(bào)告、招標(biāo)設(shè)計(jì)文件等)、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、合同文件等進(jìn)行收集整理，移交歸檔。

(2)項(xiàng)目施工階段是大量施工資料形成的階段。這一階段的工作重點(diǎn)，一方面是指導(dǎo)參建各方的檔案人員對已形成的施工資料進(jìn)行檢查，查看文件材料的填寫是否規(guī)范、簽章是否齊全、有無缺項(xiàng)漏項(xiàng)等;另一方面是指導(dǎo)其對已收集好的施工資料進(jìn)行配套整理和預(yù)立卷。

(3)項(xiàng)目竣工階段。這一階段大量的檔案已基本形成，檔案整編的任務(wù)更加繁重，檔案整理和完成情況將直接影響項(xiàng)目能否進(jìn)行(或通過)竣工驗(yàn)收。這一階段的工作重點(diǎn)有兩方面:一方面要做好缺陷工程、未完工程以及尚未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查，督促檔案人員按進(jìn)度實(shí)時收集整理;另一方面將指導(dǎo)和檢查工作的重點(diǎn)放在竣工圖制作、圖紙折疊、裝訂、案卷題目和卷內(nèi)目錄填寫、竣工檔案編制說明的編寫等方面。

只有通過做好各階段的過程控制，才能確保項(xiàng)目檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。

7 整合資源，借助外力，推動項(xiàng)目檔案管理工作

整合檔案管理專家資源，借助一切外力，推動項(xiàng)目檔案管理工作。每年在公司內(nèi)部對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時，專門邀請省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)宣講檔案法律法規(guī)。待項(xiàng)目到了各個階段，又邀請省檔案局的領(lǐng)導(dǎo)和專家到現(xiàn)場參加項(xiàng)目階段驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案專項(xiàng)檢查，檢查結(jié)束后及時召開總結(jié)會，通報(bào)檢查情況，指出存在的問題，提出整改的意見，并明確提出在下一階段檢查時要進(jìn)行復(fù)查。通常在通報(bào)會上，檔案局的領(lǐng)導(dǎo)和專家都要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，以及檔案在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時的一票否決制。通過這種借助外力的方式，促使業(yè)主、監(jiān)理和施工方的現(xiàn)場負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目管理人員更加重視項(xiàng)目竣工檔案的整編工作，從而在人力物力上提供有力的保障。

8 結(jié)語

綜上所述，流域水電工程建設(shè)檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。要做好這項(xiàng)工作，必須建立健全和完善、統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度、工作標(biāo)準(zhǔn)及業(yè)務(wù)規(guī)范;建立以業(yè)主為主導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明晰參建各方的職責(zé);將檔案管理納入合同管理，嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的流域水電工程檔案管理規(guī)定;加強(qiáng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案全過程的監(jiān)控，將“三同步”、“三參加”、“四納入”原則始終貫穿于整個建設(shè)過程。此外，提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平，借助外力，推動項(xiàng)目檔案管理工作也是必不可少的。只有通過積極取得參建各方的相互支持與配合，全員參與，才能將流域水電工程建設(shè)的檔案管理工作規(guī)范、有序地向前推進(jìn)，使之更有效地為公司的項(xiàng)目建設(shè)、管理和生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)。