王曉華

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)芻議

王曉華

（濰坊學(xué)院，山東 濰坊 261061）

高校教學(xué)檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)信息化對(duì)高校檔案工作提出的必然要求，也是高校檔案管理工作的重要組成部分，教學(xué)檔案管理信息化可以有效促進(jìn)教學(xué)管理水平的提高，是加快檔案開發(fā)利用、轉(zhuǎn)變創(chuàng)新服務(wù)方式和提升檔案工作價(jià)值的重要手段。

教學(xué)檔案；信息化；現(xiàn)狀與對(duì)策

高校教學(xué)檔案是高等院校對(duì)教學(xué)實(shí)施過程、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理、實(shí)驗(yàn)室管理的真實(shí)記錄，是在日常的教學(xué)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，可全面反映高等院校教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，也是評(píng)估教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要部分。隨著社會(huì)信息化的發(fā)展，特別是以互聯(lián)網(wǎng)為代表的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來臨，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子商務(wù)的加快推進(jìn)，使高校教學(xué)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向檔案管理信息化轉(zhuǎn)移。檔案數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理方法的推進(jìn)，成為實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理的重要途徑和手段。本文擬從高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)、信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對(duì)策等方面進(jìn)行分析和討論。

一、高校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

1、教學(xué)材料分類多數(shù)量大

教學(xué)檔案有來自上級(jí)各主管部門對(duì)教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養(yǎng)、實(shí)驗(yàn)實(shí)習(xí)等方面的工作安排、管理制度、規(guī)定條例等，也有各教學(xué)單位對(duì)教學(xué)過程記錄的原始材料、教學(xué)工作安排的工作文件，還有教研室活動(dòng)、教研室建設(shè)、學(xué)生活動(dòng)、學(xué)生管理原始記錄和相關(guān)材料，分類較多；由于涉及到的內(nèi)容多、范圍大、人數(shù)多，因此檔案數(shù)量相對(duì)較大。

2、教學(xué)檔案具有管理上的動(dòng)態(tài)性

教學(xué)計(jì)劃、課程安排、考試等都是按學(xué)期編制的，而教師考評(píng)、學(xué)生鑒定是按學(xué)年進(jìn)行考評(píng)的；有些文件材料卻是從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)分配才能最終形成，如：學(xué)生成績(jī)冊(cè)、學(xué)籍卡等，需要連續(xù)記載，無法按學(xué)期或?qū)W年分開，從而使檔案材料呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)性。

3、教學(xué)檔案學(xué)科專業(yè)性強(qiáng)

除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專業(yè)性都比較強(qiáng)，在人才培養(yǎng)過程中，需要按不同的專業(yè)特色實(shí)施教學(xué)，各種教學(xué)活動(dòng)存在很大的差異性，因此，不同學(xué)科專業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強(qiáng)的學(xué)科專業(yè)特性。

4．教學(xué)檔案資料的形式多樣化

各個(gè)院系教學(xué)活動(dòng)的形式多種多樣，有課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內(nèi)實(shí)驗(yàn)、校內(nèi)實(shí)訓(xùn)、校外實(shí)習(xí)、野外考查、社會(huì)調(diào)研等。不同的教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質(zhì)材料、照片、光盤、標(biāo)本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實(shí)確切地反映多樣性教學(xué)活動(dòng)的面貌，更能體現(xiàn)檔案的作用和價(jià)值。

二、當(dāng)前高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀與問題

近年來，我國(guó)高校教學(xué)檔案管理現(xiàn)代化程度有了明顯提高，檔案信息化建設(shè)也在逐步完善，教學(xué)檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理方式向現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變。但是，也應(yīng)該看到由于我國(guó)的高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)起步較晚，管理的信息化還處于初級(jí)階段，沒有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高管理效率。目前，加快高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)還有許多問題急需解決。

1、高校教學(xué)檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化不夠

高校教學(xué)檔案管理信息化的前提是基礎(chǔ)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，但由于歷史原因，各類檔案的著錄細(xì)則相容性差，系統(tǒng)軟件移植性不強(qiáng)，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

2、電子檔案保存比較分散，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

目前，大部分教學(xué)檔案沒有依靠強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)集成，資源不能共享，導(dǎo)致很多檔案重復(fù)建檔，利用率低，利用手段單一。

3、電子檔案查詢利用過程缺乏有效的安全保障措施

電子檔案的日常管理和維護(hù)過程中，在受到計(jì)算機(jī)病毒攻擊時(shí)，會(huì)使計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，電子檔案存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)遭到破壞，造成數(shù)據(jù)丟失，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成災(zāi)難性的錯(cuò)誤，導(dǎo)致數(shù)據(jù)完全破壞。

4、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)低

目前大多數(shù)教學(xué)檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)較低，未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù)，全文檔案信息所占的比例很低，只能單一檢索查詢，無法滿足用戶的多種需求。

三、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化的對(duì)策

1.加強(qiáng)教學(xué)檔管理人員的檔案建設(shè)意識(shí)和信息化管理的意識(shí)

加強(qiáng)檔案意識(shí)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案工作的責(zé)任感和使命感，教學(xué)管理者發(fā)揚(yáng)兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無聞的優(yōu)良傳統(tǒng)的同時(shí)，要把檔案信息資源的利用價(jià)值與教職工的切身利益結(jié)合在一起，把檔案的服務(wù)意識(shí)貫穿在整個(gè)檔案的建設(shè)過程中，真正使教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)。檔案管理信息化建設(shè)是利用最新的信息技術(shù)來服務(wù)檔案管理，信息化強(qiáng)調(diào)的不僅是計(jì)算機(jī)軟硬件，更強(qiáng)調(diào)人、管理、技術(shù)之間的有機(jī)集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對(duì)信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實(shí)施的關(guān)鍵。

2、加強(qiáng)硬件設(shè)備配置，提高教學(xué)檔案管理的安全性建設(shè)和完善數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺(tái)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)絡(luò)成為宣傳檔案工作，開展檔案信息服務(wù)的窗口。要促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，保證檔案信息交換，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件，還應(yīng)制定相應(yīng)的政策，保證檔案資源的原始性、安全性、可靠性。系統(tǒng)采用多級(jí)存儲(chǔ)體系，提高檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)采用磁盤、磁盤陣列、磁帶庫(kù)的多級(jí)存儲(chǔ)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的多級(jí)存儲(chǔ)，保證數(shù)據(jù)的安全。有效的實(shí)施RAID技術(shù)，一般情況下通過RAID 1（磁盤鏡象結(jié)構(gòu)）來確保數(shù)據(jù)安全，在條件允許的情況下通過RAID 5（分布式奇偶校驗(yàn)的獨(dú)立磁盤結(jié)構(gòu)）方式，即可保證數(shù)據(jù)有較高的安全性，同時(shí)可以提高數(shù)據(jù)讀取的性能。

3、分級(jí)實(shí)施檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化

由于教學(xué)檔案的分類多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門較多，檔案數(shù)據(jù)的采集必須按不同的部門分別同步進(jìn)行。對(duì)教學(xué)管理部門、教學(xué)單位、教研室等不同級(jí)別的處室分別規(guī)定數(shù)字化檔案的范圍，同步實(shí)施檔案數(shù)據(jù)采集，有效避免重復(fù)勞動(dòng)或相互推諉。由于教學(xué)檔案的量較大，必須以學(xué)期為單位進(jìn)行歸檔立卷，并有效的實(shí)施數(shù)據(jù)的電子化；對(duì)于類似學(xué)生活動(dòng)等較為頻繁開展的活動(dòng)需要縮短歸檔的周期。

4、檔案的查閱采用分權(quán)分級(jí)流程審核方式，保證檔案的保密性

由于教學(xué)檔案的查閱利用會(huì)涉及到教學(xué)管理的各個(gè)部門，而檔案的保密性針對(duì)不同的檔案內(nèi)容會(huì)有不同的要求，所以必須進(jìn)行分級(jí)別、按權(quán)限進(jìn)行查閱；對(duì)于低級(jí)別權(quán)限的用戶需要查閱高保密檔案時(shí)，必須嚴(yán)格執(zhí)行流程審批制度，層層落實(shí)責(zé)任，確保檔案信息的安全。

5、建設(shè)高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案信息資源開發(fā)利用的重點(diǎn)

也是實(shí)施電子檔案科學(xué)管理的必要條件，在建設(shè)過程中要按照一定的程序。首先要加強(qiáng)文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，采集文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)，建設(shè)館藏的檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。利用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過對(duì)檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行挖掘整合，最后形成檔案基礎(chǔ)信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)群。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)各自的特色與實(shí)際情況，注重推出一批具有示范性的特色數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案信息資源開發(fā)利用服務(wù)能力不斷提高，質(zhì)量逐步提升。

總之，教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，也是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，加強(qiáng)教學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)是強(qiáng)化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。它需要高校投入更大的人力、物力和技術(shù)力量，需要不斷提高信息化管理意識(shí)，不斷應(yīng)用最新的信息技術(shù)，不斷完善基礎(chǔ)數(shù)據(jù)建設(shè)，提高管理效率，從而更好的服務(wù)和保障教學(xué)工作。

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責(zé)任編輯：孫延波

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2012-03-24

王曉華（1971-），女，山東即墨人，濰坊學(xué)院教師教育學(xué)院助理館員。