杜慶才
(蚌埠學(xué)院 應(yīng)用化學(xué)與環(huán)境工程系,安徽 蚌埠 233030)
基于質(zhì)量工程背景下的高校教學(xué)秘書工作的探究
杜慶才
(蚌埠學(xué)院 應(yīng)用化學(xué)與環(huán)境工程系,安徽 蚌埠 233030)
教學(xué)管理是高等學(xué)校管理工作的主要內(nèi)容之一,教學(xué)秘書作為教學(xué)管理的一線執(zhí)行者,其管理水平直接影響教學(xué)與人才培養(yǎng)質(zhì)量.筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn),分析從個(gè)人素質(zhì)、制度保障、工作環(huán)境三個(gè)方面提高教學(xué)秘書的教學(xué)管理水平,進(jìn)而推動(dòng)高校教學(xué)質(zhì)量的整體提升.
教學(xué)秘書;教學(xué)管理;工作方法
2007年1月,教育部、財(cái)政部實(shí)施“高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程”,高等育教步入質(zhì)量教工程的時(shí)代[1].而教學(xué)質(zhì)量提高離不開教學(xué)管理,教學(xué)秘書是高校院、系級(jí)教學(xué)管理的實(shí)踐者,其教學(xué)管理水平的高低直接影響著教學(xué)和人才培養(yǎng)質(zhì)量.
在每學(xué)期開學(xué)前,教學(xué)秘書必須協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)為實(shí)施具體教學(xué)計(jì)劃做好開學(xué)前的準(zhǔn)備工作,包括預(yù)訂教材、填報(bào)教學(xué)任務(wù)申報(bào)表、編排課程表、組織學(xué)生選課、打印理論與實(shí)驗(yàn)課表等.
課程授課教師的選課與落實(shí),進(jìn)行排課、教學(xué)場(chǎng)地的確定、征訂教材等工作能夠體現(xiàn)高校教學(xué)秘書協(xié)助教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教育資源的分配,而教學(xué)資源的分配能夠從側(cè)面反映出高校對(duì)該課程的重視度,反映出該課程在具體專業(yè)中的影響力.
教學(xué)秘書要根據(jù)教學(xué)計(jì)劃管理日常的教學(xué)活動(dòng),如教學(xué)計(jì)劃的修訂、排課、調(diào)課、期初補(bǔ)考、期末統(tǒng)一考試、英語與計(jì)算機(jī)等級(jí)考試、成績(jī)單發(fā)放.另外,收集教學(xué)運(yùn)行過程的意見反饋,把收集到的信息及時(shí)反饋給院、系領(lǐng)導(dǎo),便于教學(xué)工作的及時(shí)改進(jìn),提高教學(xué)質(zhì)量,保證教學(xué)工作順利完成.
高校教學(xué)秘書組織教學(xué)督導(dǎo)工作的實(shí)施,按照學(xué)校教學(xué)工作要求,開展有效的期初、期中和期末的教學(xué)檢查,教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、教學(xué)資料的收集與管理等一系列繁雜的工作.使督導(dǎo)務(wù)實(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效、有序地進(jìn)行,使教師開展規(guī)范教學(xué)、教書育人和完成教學(xué)工作任務(wù),最終達(dá)到良好的授課效果.組織學(xué)生評(píng)教是高校教學(xué)秘書的具體工作內(nèi)容之一,教學(xué)效果評(píng)價(jià)是提供科學(xué)的教學(xué)決策,加強(qiáng)教學(xué)管理,優(yōu)化教學(xué)過程的依據(jù)和手段.學(xué)生評(píng)教活動(dòng)能從學(xué)生方面獲得任課教師授課情況、能力、態(tài)度與教學(xué)效果的信息反饋,客觀評(píng)價(jià)教師授課工作的質(zhì)量,能促進(jìn)教師提高授課效果,提高教學(xué)質(zhì)量.
教學(xué)秘書就像院系教學(xué)工作的“消防員”與“急救員”,在教育教學(xué)過程中有任何事情發(fā)生教學(xué)秘書都要沖到最前沿.授課教師在教學(xué)活動(dòng)中可能會(huì)遇到一些與教學(xué)工作有關(guān)的困難,例如:多媒體設(shè)備無法正常工作,教師會(huì)在第一時(shí)間向教學(xué)秘書反應(yīng)情況.教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)具有高度責(zé)任心,積極與高校其他相關(guān)責(zé)任部門協(xié)調(diào)、溝通,爭(zhēng)取使影響教學(xué)的情況能在第一時(shí)間得到解決,從而使教師教學(xué)能夠順利開展.
教學(xué)秘書還要充當(dāng)各種教學(xué)檔案材料管理員角色.例如:學(xué)生考核成績(jī)統(tǒng)計(jì)表,此表在一定程度上反映出教師授課效果;學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況的資料;學(xué)期結(jié)束時(shí),各種教學(xué)材料、教學(xué)相關(guān)文件及時(shí)進(jìn)行分類歸檔,留下珍貴教學(xué)過程資料,對(duì)學(xué)校的教學(xué)歷史有典藏功效,對(duì)教學(xué)改革有根本參考依據(jù).
教學(xué)秘書的工作具體事務(wù)之繁多,李紅研究得出教學(xué)秘書日常工作有60項(xiàng)之多[2],丁曉芳總結(jié)有63項(xiàng)[3],確實(shí)能印證教學(xué)秘書工作任務(wù)之重,加之多數(shù)學(xué)校就教學(xué)秘書工作職責(zé)范圍沒有明確的規(guī)定,使領(lǐng)導(dǎo)、普通教師、學(xué)生無論大事小事,都會(huì)找到教學(xué)秘書處理,更是增加了教學(xué)秘書的工作量,影響了教學(xué)秘書正常的工作效率.那么教學(xué)秘書如何才能更有效的為高校教學(xué)服務(wù)呢?下面筆者結(jié)合自身的工作經(jīng)驗(yàn)談?wù)劚救说囊恍w會(huì).
隨著高等教育從精英向大眾化轉(zhuǎn)變,高校辦學(xué)規(guī)模與招生人數(shù)不斷增加,學(xué)生在校學(xué)生數(shù)普遍比較多,如蚌埠學(xué)院10個(gè)教學(xué)系部,除音樂與舞蹈系學(xué)生三百多人外,其余9個(gè)系部學(xué)生人一般都在一千四百人以上,有的甚至達(dá)一千八百多學(xué)生,教學(xué)管理的業(yè)務(wù)量和信息量激增的情況,教學(xué)秘書都只有一人,如何才能真正提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量,應(yīng)從如下三個(gè)方面考慮.
教學(xué)秘書的工作之繁重,工作范圍之寬泛,要求其高質(zhì)量完成工作,必然要求教學(xué)秘書自身具備較高的素質(zhì).傳統(tǒng)的思維認(rèn)為教學(xué)秘書無非是傳傳話,收收發(fā)發(fā)文件等一些雞毛蒜皮的小事,已遠(yuǎn)不能勝任今天高等學(xué)校教育教學(xué)管理的需求.以蚌埠學(xué)院應(yīng)用化學(xué)與和環(huán)境工程系為例,2010年1月底新系成立,當(dāng)時(shí)系部學(xué)生人數(shù)為七百多人,而2012年9月份開學(xué)后,在系的學(xué)生人數(shù)可達(dá)一千八百人左右,教學(xué)秘書需要直接服務(wù)的學(xué)生人數(shù)增加到近兩倍半,而教學(xué)秘書工作崗位既沒有配備教師助手也無指定的學(xué)生協(xié)助,工作量激增是擺在教學(xué)秘書面前實(shí)實(shí)在在的問題,那么如何才能順利開展工作,完成本系的日常教學(xué)運(yùn)行任務(wù),筆者本人結(jié)合工作的經(jīng)驗(yàn)是必須具備較高的自身素質(zhì)與能力.
首先,教學(xué)秘書要有明確的工作理念.作為系部的教學(xué)秘書應(yīng)該是系部領(lǐng)導(dǎo)的得力助手與參謀,協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)順利踐行學(xué)院和系部日常教學(xué)運(yùn)行,實(shí)施既定的人才培養(yǎng)方案;作為教務(wù)處與系部溝通交流的關(guān)鍵結(jié)點(diǎn);是系部領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生三方面的紐帶;同時(shí)也是系部與兄弟系部以及學(xué)院其他相關(guān)部門溝通的橋梁.這些方面就要求教學(xué)秘書較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),熟悉教學(xué)管理各項(xiàng)規(guī)章制度,較高與人溝通能力,和善于總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的能力提升自身應(yīng)對(duì)工作中各種困難.
其次,合理利用時(shí)間.由于教學(xué)秘書工作性質(zhì)、工作時(shí)效強(qiáng)、工作任務(wù)繁多,所以,客觀上需要教學(xué)秘書掌握科學(xué)工作方法.總體上來說教學(xué)秘書的工作還是有一些規(guī)律性的,一般說每個(gè)學(xué)期教學(xué)秘書有三個(gè)時(shí)間段特別忙,即開學(xué)、期中、期末三個(gè)階段.開學(xué)前后大量提前準(zhǔn)備工作需要教學(xué)秘書完成與落實(shí),如補(bǔ)考的安排,補(bǔ)考試卷批閱與成績(jī)的提交、存檔;任課教師的理論與實(shí)驗(yàn)授課課表、班級(jí)學(xué)生課表發(fā)放與通知必須要落實(shí)到系部的每一位師生員工以及兄弟系部與本系有業(yè)務(wù)往來的師生;教材與教本的發(fā)放等等一系列具體問題的落實(shí)都要靠教學(xué)秘書具體落實(shí).期中階段主要是教學(xué)檢查、學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)落實(shí)、師生有關(guān)教學(xué)座談會(huì)的召開與意見的征集與反饋、下學(xué)期課程的落實(shí)、教材的預(yù)征訂、期末考試卷的征集等工作,雖然時(shí)間要求不是過于集中,但是相關(guān)教學(xué)事務(wù)具體內(nèi)容較多,必須提前落實(shí)而不能遺漏.期末事務(wù)更多更雜更急,期末階段的陸陸續(xù)續(xù)的課程考試就是一項(xiàng)系統(tǒng)而復(fù)雜的工作,如試卷的收集、初審、制樣卷、校對(duì)、打印,密存、考試的時(shí)間與場(chǎng)地的安排、試卷分分發(fā)、成績(jī)的催交、核對(duì)與存檔;教學(xué)材料的歸檔等工作都是件件時(shí)間緊、任務(wù)重、工作量大.除了正常的三個(gè)時(shí)間段的工作外,還要不時(shí)接到教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)布置大量臨時(shí)工作,說是臨時(shí)工作,可是臨時(shí)性工作往往時(shí)間要求急,往往必須馬上就做、就完成.如教師臨時(shí)的調(diào)停課、班級(jí)課程的臨時(shí)變更,必須馬上通知到當(dāng)事各方,教室臨時(shí)借用、文件領(lǐng)取、打印資料和緊急通知等事宜.高等學(xué)校教學(xué)工作無小事,所以,教學(xué)秘書就必須學(xué)會(huì)科學(xué)合理分配工作時(shí)間,“三期”工作抓緊做,臨時(shí)工作馬上做,平時(shí)工作擠時(shí)間做.
再次,工作方法的轉(zhuǎn)變.教學(xué)秘書工作性質(zhì)最突出的特征就是及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生溝通.因此,教學(xué)秘書應(yīng)該熟練掌握現(xiàn)代化的辦公技術(shù),在與人的溝通上,更多的要學(xué)會(huì)搭上網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的通訊方式如飛信、QQ、E-maile、手機(jī)和電話等方式方法,這樣會(huì)極大地提高工作效率和工作的質(zhì)量.
在質(zhì)量工程為主題高等教育的背景下,高等學(xué)校教學(xué)管理的要適應(yīng)這個(gè)主題,就必須具備一支既懂教學(xué)又懂教學(xué)管理的教學(xué)秘書隊(duì)伍,是高等學(xué)校教育發(fā)展的必然趨勢(shì).怎樣才能形成一支專業(yè)化程度高又十分穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍呢?筆者以為只有切實(shí)的從保障機(jī)制上的建立與完善上下功夫,才能形成這樣良好的局面.
領(lǐng)導(dǎo)支持是基石,現(xiàn)在大多地方院校由于種種原因,對(duì)教學(xué)秘書多是重使用輕管理,教學(xué)秘書面工作順利開展并且還能取得一定的成績(jī),主要是學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)對(duì)教學(xué)秘書工作的大力支持.怎樣才能獲得連續(xù)性的支持呢?就必須建立與完善保障制度,有了保障制度,不會(huì)因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)變更而使支持出現(xiàn)忽冷忽熱的現(xiàn)象.
2.2.1 使用與管理并行.教學(xué)秘書的順利成長為專業(yè)教學(xué)管理人才,不但靠自身勤奮不斷的學(xué)習(xí),而且還要靠制度強(qiáng)力保障去學(xué)習(xí).教學(xué)秘書成天忙于具體事務(wù)處理中自然也能從中學(xué)到一定管理知識(shí),但是,隨著高校教學(xué)管理的理念、模式以及知識(shí)的更新,學(xué)校就必須在使用教學(xué)秘書的同時(shí),不斷的給予教學(xué)秘書一定培訓(xùn)與交流的機(jī)會(huì).就像蚌埠學(xué)院對(duì)輔導(dǎo)員隊(duì)伍的管理與使用一樣,每月至少全院輔導(dǎo)員在一起學(xué)習(xí)與交流經(jīng)驗(yàn),至少每帶完一屆學(xué)生不少于1次以上外出學(xué)習(xí)與考察的機(jī)會(huì),這要靠制度保障實(shí)施,而近幾年學(xué)院幾乎沒有顧上教學(xué)秘書培訓(xùn)與學(xué)習(xí),主要就是沒有制度作為保障的原因.只重使用而不管理提升教學(xué)秘書的專業(yè)素質(zhì),如何才能快速的開闊他們的視野、更新觀念,借鑒先進(jìn)的教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn),提升業(yè)務(wù)能力呢?所以,只有始終重視教學(xué)秘書的管理,把在崗前培訓(xùn)與在崗培訓(xùn)相結(jié)合,把外出學(xué)習(xí)與考察學(xué)習(xí)相結(jié)合、把聘請(qǐng)校外專家與校內(nèi)專家介紹最新教學(xué)管理與教育發(fā)展趨勢(shì)相結(jié)合的辦法,才能更好培養(yǎng)與建設(shè)一支專業(yè)的教學(xué)秘書隊(duì)伍,才能提升本??傮w教學(xué)管理的水平.
2.2.2 激勵(lì)與懲罰并行.教學(xué)秘書工作的激勵(lì)與懲罰,其先決條件是工作職責(zé)的明確,一個(gè)工作范圍不明、責(zé)任不清崗位,不相干的工作都推給教學(xué)秘書去做,要保質(zhì)保量完成這樣的崗位工作是不現(xiàn)實(shí)的.量化工作、責(zé)權(quán)明晰、按勞取酬并結(jié)合崗位特征進(jìn)行激勵(lì)與懲罰.教育部2006年24文規(guī)定輔導(dǎo)員與服務(wù)的學(xué)生比例不超過1:200,而現(xiàn)實(shí)的情況確實(shí)教學(xué)秘書服務(wù)對(duì)象往往是幾倍甚至十倍輔導(dǎo)員,收入?yún)s比輔導(dǎo)員低的多,明顯不合情理.以蚌埠學(xué)院為例,同級(jí)的輔導(dǎo)員比教學(xué)秘書多百分之十崗位津貼,另外有交通補(bǔ)貼以及按學(xué)生人數(shù)每月的人數(shù)補(bǔ)貼,并且年終考核輔導(dǎo)員單列優(yōu)秀指標(biāo),這些方面都與教學(xué)秘書無緣.干好干壞一個(gè)樣,工作積極性得不到調(diào)動(dòng).只有做到獎(jiǎng)罰分明,按勞結(jié)合崗位取酬,從而才能加強(qiáng)教學(xué)秘書的管理意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、學(xué)習(xí)意識(shí),才能真正落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀中以人為本的管理觀念.
2.2.3 提升與淘汰并行.高校應(yīng)盡快建立和完善各項(xiàng)管理制度,加強(qiáng)教學(xué)秘書的科學(xué)管理,完善崗位考核管理,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)尤其是教務(wù)處主要領(lǐng)導(dǎo)與系部領(lǐng)導(dǎo),在充分肯定教學(xué)秘書工作的地位和作用,切實(shí)提高教學(xué)秘書的政治待遇.對(duì)于稱職的教學(xué)秘書,應(yīng)該在職稱評(píng)審、干部的選聘給予一定提升機(jī)會(huì).而對(duì)于考核不稱職的,及時(shí)調(diào)出崗位,保障教學(xué)秘書的崗位在用人上形成嚴(yán)格挑選,合理流動(dòng),從而使其成為一個(gè)有吸引力、有前途的崗位,才能培養(yǎng)形成一支穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍.
高校教學(xué)秘書既要完成大量繁瑣的工作,有要求較高的工作質(zhì)量,就必須營造一個(gè)良好的工作環(huán)境.良好的工作環(huán)境不外乎兩個(gè)方面最為重要,一是辦公硬件的設(shè)施,一是良好的人際關(guān)系.
前者一般很好實(shí)現(xiàn),有辦公地方、辦工桌、電腦、打印機(jī)、若干個(gè)文件柜與文件盒即可,很容易實(shí)現(xiàn).而后者實(shí)現(xiàn)卻主要靠教學(xué)秘書憑借自身素質(zhì)營造了.教學(xué)秘書能否營造出良好的工作環(huán)境,主要是處理好與下面人群溝通與交流的關(guān)系.(1)教務(wù)處.教務(wù)處是高等學(xué)校教學(xué)的主管部門,一切有關(guān)教學(xué)指令的出處,也是教學(xué)秘書打交道最為頻繁的部門,教學(xué)秘書在執(zhí)行教務(wù)處下達(dá)教學(xué)安排,有任何不清楚或不明白,應(yīng)及時(shí)咨詢.教務(wù)處是教學(xué)秘書的“娘家”,教學(xué)秘書的在為教務(wù)處做好服務(wù)工作的同時(shí),要始終同教務(wù)處管理者們保持緊密的信息交流與反饋,為教務(wù)處提供可靠地教學(xué)信息.(2)系部領(lǐng)導(dǎo).尤其是主管教學(xué)的領(lǐng)導(dǎo),教學(xué)秘書工作過程中獲得最直接的支持首先是系部的領(lǐng)導(dǎo),沒有系部領(lǐng)導(dǎo)支持教學(xué)秘書工作可以說寸步難行,如何遇到工作理解上把握不準(zhǔn)的情況,務(wù)必要上報(bào)與請(qǐng)示,擅自做主可能造成工作失誤出現(xiàn)被動(dòng)的工作局面,不利于形成良好工作氛圍.(3)輔導(dǎo)員與系部教師.教學(xué)秘書的工作離不開本系教師的支持,特別市本系輔導(dǎo)員的支持,因?yàn)檩o導(dǎo)員們比教學(xué)秘書與學(xué)生關(guān)系更為熟悉,所以教學(xué)秘書在平時(shí)的工作中要善于同輔導(dǎo)員們打交道,始終保持通暢的信息溝通.(4)兄弟系部的同行.從事相同性質(zhì)的工作,由于工作年限、個(gè)人閱歷的不同,個(gè)人對(duì)于同樣的事情使用的方法、手段不盡相同,相互之間的借鑒是促進(jìn)教學(xué)秘書業(yè)務(wù)能力提升的一個(gè)很好的平臺(tái).(5)學(xué)生.教學(xué)秘書的工作最根本的宗旨就是服務(wù)學(xué)生,當(dāng)然,不了解服務(wù)的對(duì)象,很難做好服務(wù)工作,教學(xué)秘書要善于同學(xué)生打交道,尤其同學(xué)生干部們保持密切的聯(lián)系,了解學(xué)生,知道學(xué)生的心聲是教學(xué)秘書做好工作的分內(nèi)之事,必要的時(shí)候可以請(qǐng)學(xué)生為自己分擔(dān)一些重復(fù)性高而又不涉及保密的工作.
教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中最基層的實(shí)踐者,其工作質(zhì)量和效率直接影響高校教學(xué)管理工作水平,對(duì)教學(xué)效果影響作用不容忽視.充分肯定教學(xué)秘書工作,并培養(yǎng)其高效工作能力與創(chuàng)新素質(zhì),營造寬松工作環(huán)境,才能在高校建設(shè)一支穩(wěn)定精干的教學(xué)秘書隊(duì)伍;才能使其激發(fā)工作熱情與主觀能動(dòng)性,才能激發(fā)其開拓創(chuàng)新意識(shí),才能促使高校教學(xué)管理步入規(guī)范、科學(xué)、高效的方向發(fā)展.
〔1〕教育部.財(cái)政部關(guān)于實(shí)施高等學(xué)校本科教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)改革工程的意見(教高[2007]1號(hào)文.
〔2〕李紅,查曉榮.從本科教學(xué)水平評(píng)估談加強(qiáng)教學(xué)秘書工作[J].湖南工程學(xué)院學(xué)報(bào),2007,17(1):80-82.
〔3〕丁梅芳.淺談高校教學(xué)秘書的素質(zhì)及提高工作效率方法[J].皖西學(xué)院學(xué)報(bào),2004,20(1):146-147.
G647.2
A
1673-260X(2012)11-0236-03
蚌埠學(xué)院教育教學(xué)研究項(xiàng)目(JYLY1206)資助