周云飛 陳 瓊 龔憶蒓 曹 崚

（上海市醫(yī)療保險事務管理中心 上海 200040）

醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理是醫(yī)保經辦機構的重要職責。它是參保單位和個人權益的真實記錄、確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，也是實現醫(yī)保經辦機構為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，被稱為“民生檔案”。

隨著我國社會保障制度的不斷完善，加強社會保險業(yè)務檔案的規(guī)范化管理顯得十分迫切和重要。自2009年7月人社部和國家檔案局聯合頒布《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定(試行)》（以下簡稱“3號令”）后，醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理工作步入正軌；而隨之開展的對各地社保經辦機構的達標驗收工作，則進一步夯實了醫(yī)保業(yè)務檔案管理的基礎。

上海市醫(yī)保事務管理中心（以下簡稱“市醫(yī)保中心”）作為市級醫(yī)保經辦機構，在10余年的醫(yī)保經辦管理服務中產生了大量業(yè)務檔案?；趯︶t(yī)保業(yè)務檔案重要性的清醒認識，市醫(yī)保中心始終把醫(yī)保業(yè)務檔案的管理作為加強經辦能力建設、提升經辦管理水平的重要內容來抓，致力于管理的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化，收到了顯著成效。

1 深入開展調研，摸清醫(yī)保業(yè)務檔案管理的家底

早在2008年，針對當時醫(yī)保業(yè)務檔案日益累積但管理無章的狀況，市醫(yī)保中心就會同市檔案局開展了醫(yī)保業(yè)務檔案管理課題研究。通過課題調研，較為全面地掌握了現行醫(yī)保業(yè)務檔案的范圍及種類（當時將其歸納為7大類45小類651種），理清了一些原本模糊的問題（如業(yè)務檔案與文書檔案的界限）。同時，對本市開展醫(yī)保業(yè)務檔案管理的現實基礎進行了分析，起草了上海市醫(yī)保業(yè)務檔案管理辦法（初稿），初步明確了歸檔范圍和保管期限，制定了規(guī)范管理的基本步驟。2009年3號令頒布后，又對初稿進行了調整，制定出符合本市實際和發(fā)展要求的管理辦法。該課題調研也以其鮮明的前瞻性及現實價值，獲得了2010年上海市檔案科技成果三等獎。

2 加強專業(yè)協(xié)作，規(guī)范醫(yī)保業(yè)務檔案管理

為順利開展工作，在前期課題調研的基礎上，與市檔案局合作，深刻理解3號令的各項規(guī)定，積極探索醫(yī)保業(yè)務檔案管理的有效途徑與方法，解決操作細節(jié)問題。如為保證醫(yī)保業(yè)務檔案管理能做到隨辦隨歸，確定檔號由六級組成，即由險種代號、區(qū)縣代號、年度、保管期限代號、業(yè)務環(huán)節(jié)和案卷順序號組成；為保證業(yè)務檔案查詢方便，卷內文件目錄并未按常規(guī)格式進行操作，而是增設了參保人身份證、單位社保代碼等字段，減少因姓名重復等可能造成的查閱不便；為解決業(yè)務檔案較大部分以塑封形式進行保存而導致備考表不易查閱的問題，創(chuàng)造性地將案卷封面同備考表合二為一，打印在一張紙上。通過與檔案部門的密切協(xié)作，解決了市醫(yī)保中心遇到的一系列問題，確定了《醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理操作規(guī)范》，實現了全市醫(yī)保業(yè)務檔案管理的規(guī)范統(tǒng)一。

3 加強信息化建設，提高醫(yī)保業(yè)務檔案管理效率

醫(yī)保檔案管理是一項繁重和長期性的工作，各級經辦機構不僅面臨日益繁重的經辦業(yè)務，還面臨人力、物力、財力上的不足。為此，市醫(yī)保中心從規(guī)范統(tǒng)一要求出發(fā)，充分兼顧區(qū)縣醫(yī)保經辦機構面臨的實際困難，專門開發(fā)了全市統(tǒng)一使用的醫(yī)保業(yè)務檔案管理系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)中要求既滿足檔案規(guī)范管理的要求，又能盡量減少工作量，實現醫(yī)保經辦工作與醫(yī)保業(yè)務檔案管理工作的“雙受益”。由于市里原有的醫(yī)保經辦業(yè)務信息化程度高，系統(tǒng)優(yōu)勢明顯，因此，在檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即同市檔案局商議簡化方法：如材料主件能按材料上顯示的連續(xù)流水號進行整理，并在主件上標明相應的附件張數，可不編頁號，案卷目錄中的相關條目可通過業(yè)務系統(tǒng)按流水號直接導入到檔案系統(tǒng)，減少檔案工作人員編目的工作量。在進行檔案管理信息化建設中，將檔案管理工作前移，分散到窗口，以減輕各業(yè)務部門事后整理歸檔的工作量。

4 結合標準化試點，制定醫(yī)保業(yè)務檔案管理地方標準

2010年，市醫(yī)保中心作為醫(yī)保服務標準化試點單位成為國家級服務業(yè)標準化試點對象。結合試點，在2011年向市質監(jiān)局申請了《上海市醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》地方標準的立項。目前，該項標準即將報批，全市醫(yī)保檔案管理將進一步實現標準化。

5 循序漸進，扎實推進醫(yī)保業(yè)務檔案管理

在《醫(yī)療保險管理辦法》頒布后，及時組織對各級醫(yī)保經辦機構負責人的培訓，公布了醫(yī)保業(yè)務檔案規(guī)范管理的中長期工作規(guī)劃，使其得到各級醫(yī)保經辦機構的重視和支持；將醫(yī)保業(yè)務檔案管理納入對區(qū)縣醫(yī)保中心的年度考核項目；市醫(yī)保中心在積極迎接業(yè)務檔案管理工作達標驗收中，要求各區(qū)縣醫(yī)保經辦機構共同參與，如市醫(yī)保中心在進行組織建設、制度建設時，下發(fā)相關要求及制度規(guī)定的藍本，以便各區(qū)縣參照執(zhí)行；在進行檔案隊伍建設時要求各區(qū)縣醫(yī)保中心同步開展，并組織其赴外省市參觀學習；在通報醫(yī)保業(yè)務工作時，將業(yè)務檔案管理進展情況同時進行通報等。一系列措施，使各區(qū)縣醫(yī)保中心在市醫(yī)保中心通過部社保業(yè)務檔案達標驗收后，很快進入跟進狀態(tài)，有力推動了區(qū)縣醫(yī)保中心檔案管理達標驗收工作。目前，區(qū)縣醫(yī)保中心醫(yī)保業(yè)務檔案的達標驗收正在進行中。在市檔案局的支持下，區(qū)縣醫(yī)保中心將連同通過事業(yè)單位科技檔案（文書檔案）的市級先進評定驗收。

6 注重利用，充分發(fā)揮醫(yī)保業(yè)務檔案的作用

市醫(yī)保業(yè)務檔案最初以基金會計類檔案為主，除按《會計檔案管理辦法》進行管理外，2003年為保證醫(yī)保基金的安全，方便檔案的查詢利用，市醫(yī)保中心借鑒銀行憑證的管理經驗，開展了醫(yī)保會計檔案的數字化處理工作（掃描縮微）；2006年，又對該系統(tǒng)進行了升級改造，將其擴展到全部長期保存的醫(yī)保業(yè)務檔案。通過系統(tǒng)改造，使檔案數字化處理水平得到了極大提升，同時也提高了醫(yī)保業(yè)務檔案的利用率。根據統(tǒng)計數據，2010年業(yè)務檔案影像年查詢利用量較2007年增加7倍以上，充分體現了醫(yī)保業(yè)務檔案作為“民生檔案”的使用價值，不僅方便了醫(yī)保經辦機構及經辦人、參保人查詢的需要，同時也滿足了醫(yī)保業(yè)務管理的需要。由于查詢利用的便利，各級醫(yī)保經辦機構嘗到了甜頭，反過來又提高了加強檔案管理的積極性。

[1]社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定（試行）[EB/OL].http://www.gov.cn/flfg/2009-07/29/content_1378536.htm,2009-07-23.