吳斐

(鄭州市市政工程管理處檔案室，河南鄭州450007)

傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專用材料，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。但隨著會計電算化工作的開展，產(chǎn)生了大量的電子會計文件，這為檔案管理工作增加了新的內容，檔案管理的一系列工作程序、管理方法都需要跟進。會計電算化檔案，是指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)和計算機打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔和其他會計資料。根據(jù)本單位工作實踐，針對如何做好會計電算化檔案管理工作，談談個人的看法。

一、會計電算化檔案管理的現(xiàn)狀

1．電子檔案和紙質檔案并存。傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料，實行會計電算化以后，產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質上的數(shù)據(jù)與文件，包括電子化會計憑證、賬簿和報表等數(shù)據(jù)，還有電算化環(huán)境下的計算機系統(tǒng)軟件、財務軟件及其開發(fā)文檔等內容。但同時，傳統(tǒng)的紙質會計檔案還保留著。這兩種介質檔案，其保存手段、保管條件不同，為管理工作帶來了難度。

2．管理工作依賴于計算機系統(tǒng)環(huán)境。會計電算化檔案的載體不是傳統(tǒng)的紙張而是磁性介質，因而具有體積小、質量輕等特點。但與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案管理工作依賴于計算機系統(tǒng)。傳統(tǒng)的會計檔案直觀性強，人們可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息，而會計電算化檔案必須在特定的計算機硬件與軟件環(huán)境下才可重現(xiàn)。

3．會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

會計電算化檔案因其信息的數(shù)字化，大大提高了會計檔案的利用效率，便于會計檔案信息的資源共享;但會計電算化檔案具有易破壞，難留痕跡的特點，加大了會計檔案被篡改、破壞的風險。

二、會計電算化檔案管理存在的問題

1．會計電算化檔案管理認識滯后。會計電算化檔案需在一定的系統(tǒng)內才可實現(xiàn)，因此目前許多單位因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在電算化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調用。一是備份打印輸出不及時。一些單位過于依賴計算機存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份或及時打印，一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。二是硬件設施未跟上。由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的電算化會計檔案保護制度，未選擇質量優(yōu)良的磁性介質進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。我國電算化事業(yè)起步較晚，人們的思維觀念尚未達到充分認識電算化的意義及重要性。有些單位電算化僅僅是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手，還未認識建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性，致使現(xiàn)有會計提供的信息不能及時、有效地為企業(yè)決策及管理服務。同時，在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠，更不用說建立企業(yè)內部局域網(wǎng)，注冊自己的網(wǎng)站，不能利用信息技術優(yōu)勢提高企業(yè)的運作效率。不論是檔案管理部門還是檔案形成部門，對歸檔工作重視不夠，檔案部門缺乏必要的措施及相應的業(yè)務指導，造成檔案形成部門交什么、交多少都任其自然的狀況，嚴重妨礙了電子文件、數(shù)據(jù)的歸檔。

2．會計電算化檔案管理缺乏專門人員。會計電算化檔案管理工作要求相關人員既要懂會計專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務知識和計算機知識。目前許多單位對檔案管理不夠重視，有的單位甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時則應付了事，檔案意識滯后。個別單位的檔案室多采用打開柜門，讓財務部門的工作人員自己查閱會計檔案，有的甚至未辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會計檔案管理的要求，也無法滿足單位對會計檔案的信息需求。眾所周知，電算化下的檔案管理涉及軟件、系統(tǒng)安全、維護等一系列專業(yè)問題，但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓，然后就去操作系統(tǒng)。從一定層面上而言，會計人員僅學會了計算機操作，管理與維護還是非常陌生的，由此導致的損失往往非同小可。一些會計人員業(yè)務經(jīng)驗豐富，但計算機專業(yè)知識卻很缺乏，難以勝任用計算機處理會計業(yè)務工作的重任。一旦出錯，就會將自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰。

3．會計電算化檔案管理的制度不完善。準確、真實和安全是會計檔案的生命所在，是對會計工作提出的最基本要求。由于會計檔案主要對財務收支進行價值量的記錄和描述，反映經(jīng)濟活動的質的變化，要求極準確的資料。但在會計電算化條件下，由于會計數(shù)據(jù)被記錄在磁盤或光盤等磁性介質上，在技術上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡。如果被修改，就很難辨別出經(jīng)濟業(yè)務的原貌，會計信息的真實性就難以保證。再者，電算化條件下，會計數(shù)據(jù)高度集中在磁盤、光盤等磁性介質上，未經(jīng)授權的人員出于私利和不正當?shù)哪康挠锌赡芡ㄟ^計算機和網(wǎng)絡瀏覽全部數(shù)據(jù)文件，復制、偽造、銷毀一些重要的會計數(shù)據(jù)，會計信息的完整性、安全性也因此受到挑戰(zhàn)。可見，由于磁性材料易被遺失、污染、篡改、復制、銷毀等，因而防潮、防盜、防塵、防火、防篡改、防過期、防病毒感染、防失密等方面的安全工作成了會計電算化檔案管理的重要內容。由于沒有完善的、針對電子文件的制度規(guī)范，一些單位會計電算化檔案的歸檔工作處于無序狀態(tài)。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法，只歸檔紙質文件，而且只是將原來用手工記錄的賬簿、報表改成了用計算機打印出來的賬簿、報表，強調了會計業(yè)務工作而忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員的崗位責任制中。

三、改善會計電算化檔案管理的建議

1．提高會計電算化檔案管理的認識。各類檔案設備的購建，專職檔案管理員崗位的設置以及檔案管理制度的出臺，都離不開單位領導的積極支持。主管領導要高度重視會計檔案工作，實行一把手負責制，明確專人負責會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計檔案工作，牢固樹立良好的會計檔案意識。增強法紀觀念，做到有法必依，執(zhí)法必嚴，違法必究，從而使會計違規(guī)違法行為無立足之地。同時，將會計電算化檔案管理工作納入單位整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計檔案管理工作順利進行。

2．提升會計電算化檔案管理人員的素質。會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術性、政策性很強的工作，因而對會計電算化檔案人員的管理比一般的檔案人員管理要求高，除了要求具備傳統(tǒng)的會計檔案管理專業(yè)知識外，還要求具備電算化基礎知識、計算機軟硬件基礎知識、網(wǎng)絡工程和信息系統(tǒng)知識等。要通過對檔案人員進行多途徑、多形式的培訓教育，使會計電算化檔案管理人員成為具備會計學、計算機科學、檔案學、管理學等多門學科知識，具備良好的道德品質和潛在的創(chuàng)新意識與能力的復合型人才。要提高檔案管理人員的實際工作能力及責任心，使之能夠按照管理標準進行科學的分類、整理、編目、立卷，還要具備時代意識，包括信息意識、市場意識、現(xiàn)代化意識、法紀意識。一個高素質的財務檔案人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個方面的素質。

3．完善會計電算化檔案管理的制度。會計電算化檔案的管理是重要的會計基礎工作。計算機替代手工記賬后，會計檔案增加了新的內容。因此，在電算檔案管理制度中，對會計電算化檔案的歸檔、保管、借閱、備份等都有相應的管理制度。實施電算化后應加強對會計電算化檔案的管理?；痉椒ㄈ缦?一是建立會計電算化檔案的立卷歸檔制度。首先應確定歸檔范圍。會計電算化檔案主要包括本單位的各種會計憑證、會計賬簿、會計報表、財務計劃、單位預算和重要的經(jīng)濟合同，以及原程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計科目及科目代碼表、會計報表格式、報表取數(shù)公式、自動轉賬公式及其他計算公式、檢驗公式等，存貯于磁性介質上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料。會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案予以保管。會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求及時打印輸出有關賬簿、報表。二是建立會計電算化檔案的保管制度。與手工方式一致，電算化方式生成的證、賬、表等會計檔案，應按規(guī)定立卷歸檔保管。會計相關職能部門應緊密配合，確認合法的會計檔案內容，根據(jù)國家檔案局的標準做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數(shù)據(jù)磁盤、光盤等建立會計電算化檔案保管制度。一般情況下，單位每一至兩年應對會計檔案進行一次大的清理，發(fā)現(xiàn)紙質檔案有損壞要進行修補，而對磁性介質檔案每年應進行一次復制，以防磁盤等介質損壞造成會計數(shù)據(jù)丟失。每年年終決算后，將會計信息記錄在一次性刻寫光盤上。這樣不僅光盤有效保存期限長(超過15年)，完全能夠滿足一般會計賬薄保管的需要，而且一次刻錄后，光盤不能重復擦寫，可以有效防止數(shù)據(jù)被非法修改或病毒破壞。三是建立嚴格的借用手續(xù)制度。要建立嚴格的會計電算化檔案借閱手續(xù)制度和使用權限制度，電子會計檔案信息未經(jīng)單位負責人同意嚴禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)磁盤不得帶出檔案室，每次調閱，必須有檔案管理人員在場監(jiān)督，財務人員因工作需要查閱會計檔案時，必須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。單位若因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)本單位領導批準證明，經(jīng)財務部門負責人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)財務部門負責人同意后，由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱人的工作單位、查閱日期、會計檔案名稱及查閱理由。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。必須在確保會計檔案的安全性和完整性前提下，使會計電算化檔案得以充分利用。四是建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點，在進行管理時應注意對硬盤上的會計檔案有相應的安全保密措施;要有用戶識別控制管理;要有加密的機內操作日志管理、監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權限限制，防止越權使用。對于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享;涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣的設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。五是建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案，由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容，單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業(yè)務的會計檔案，均不得銷毀。六是建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管。移交時，要按移交清冊逐項移交，接替人員要逐項核對點收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。

會計電算化檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是會計電算化檔案的基礎，那么會計電算化檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向。良好的會計檔案管理是保證會計數(shù)據(jù)安全完整的關鍵環(huán)節(jié)，也是會計信息得以充分利用，更好地為決策服務的保證。為此，要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好會計電算化檔案管理這一基礎性工作。