程 苑

（無錫市廣播電視大學 江蘇 無錫 214021）

高職院校人事檔案是在人事管理活動中形成的，真實地記錄和反映教職員工個人經(jīng)歷、政治面貌、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的原始文件材料，具有重要憑證和參考的作用，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)。高職院校人事檔案管理工作的好壞直接影響到人事工作的質(zhì)量，涉及到每個教職員工的切身利益。隨著高職院校人事制度改革的不斷深化以及信息技術(shù)的廣泛應用，學校人事檔案管理的內(nèi)涵也發(fā)生了變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與高職教育的快速的發(fā)展已逐漸不相適應。如何提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其職能作用，使之更好地為學校教育事業(yè)發(fā)展服務(wù)，已成為擺在高職院校人事檔案工作者面前的新課題。

一、當前高職院校人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作缺乏足夠的認識

長期以來，一些高職院校的領(lǐng)導和人事部門的同志對人事檔案管理工作缺乏足夠認識，片面認為人事檔案管理只要做好收發(fā)、抄寫、粘貼、裝訂、保管等工作，保證資料不失密，能應付日常查檔、外調(diào)就行了，忽視了人事檔案管理的重要性，致使一些應歸檔的材料不按規(guī)定要求整理歸檔，造成人事檔案材料缺漏和不規(guī)范，給人事管理工作帶來了極大的不便和麻煩。

（二）人事檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低

人事檔案管理具有較高的專業(yè)性，它要求檔案管理人員能熟練掌握檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理以及檔案的利用、保管保護等技能。目前大部分高職院校的人事檔案管理人員都是兼職管理，他們把主要的精力都放在其他工作上，造成人事檔案工作兼而不顧，常常出現(xiàn)整理歸檔不及時，檔案管理工作處于被動應付的狀態(tài)。另外還有一些人事檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓，對人事檔案材料的收集、鑒別、分類、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)知識掌握不系統(tǒng)，不能熟練運用現(xiàn)代化技術(shù)手段來管理檔案，這在很大程度上影響了高職院校人事檔案管理水平。

（三）人事檔案管理方式落后，信息化程度不高

目前一些高職院校的人事檔案管理仍以手工管理和經(jīng)驗管理為主，人事檔案的收集、整理、保存、檢索、利用仍沿用傳統(tǒng)的手工操作，致使人事檔案管理的效率低下，不能滿足現(xiàn)實工作的需要。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)雖已得到普遍采用，但一些學校只是將個人信息、檔案目錄輸入到計算機，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，還不能實現(xiàn)數(shù)字化管理，從而制約了人事檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

（四）人事檔案審查把關(guān)不嚴，內(nèi)容失真

真實性是人事檔案的生命，是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，沒有真實性，人事檔案也失去了利用價值。然而一些學校在審查鑒定材料時，由于各種因素把關(guān)不嚴，使一些虛假材料進入個人檔案。例如，少數(shù)教職工在填寫出生年月、參加工作時間、文化程度等方面信息時，內(nèi)容前后不一致，給人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資、評聘職稱等帶來很多問題。

（五）人檔分離的現(xiàn)象時有發(fā)生

隨著聘用制、人事代理等新的用人制度在高職院校的全面實施，人檔分離、棄檔不用的現(xiàn)象時有發(fā)生。一些高職院校為了引進高層次人才，可以不要人事檔案和組織關(guān)系，采取先進人后重建檔案的做法。重建的檔案主要由本人回憶或參考一些證件填寫，缺乏原始材料和必要的監(jiān)督，使得這些重建檔案的真實性得不到保障。

二、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）增強檔案意識，提高領(lǐng)導對人事檔案管理重要性的認識

高職院校要利用各種渠道積極宣傳檔案工作，深化全校教職員工對人事檔案工作的認知程度，進一步增強教職員工的檔案意識，提高領(lǐng)導對人事檔案工作重要性的認識，使他們充分重視人事檔案管理工作，及時解決人事檔案工作中遇到的問題，在人力、財力上給予大力支持，從而保證人事檔案管理工作能夠順利開展。

（二）加強業(yè)務(wù)培訓，不斷提高人事檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員不僅要具備較高的政治素養(yǎng)、良好的工作作風和服務(wù)意識，還要具備深厚的檔案專業(yè)知識，掌握現(xiàn)代化的管理方法和先進的操作技術(shù)。學校應定期組織檔案專、兼職人員進行檔案業(yè)務(wù)知識培訓，讓他們系統(tǒng)掌握人事檔案材料的收集、整理、歸檔規(guī)定和程序，學習現(xiàn)代化管理知識和先進技術(shù)設(shè)備的操作技能，不斷提高檔案管理水平。

（三）健全檔案管理制度，扎實做好人事檔案管理工作

建立健全檔案管理制度，使人事檔案管理有章可依，有規(guī)可循，避免了盲目性和隨意性。高職院校應結(jié)合學校實際情況，制定人事檔案管理制度，在現(xiàn)有的《收集歸檔制度》、《借（查）閱制度》的基礎(chǔ)上，繼續(xù)制定完善《鑒別歸檔制度》、《轉(zhuǎn)遞制度》、《保管保密制度》、《檢查核對制度》等人事檔案管理制度，努力形成一個完整的規(guī)章制度體系，從根本上杜絕斷檔、棄檔等現(xiàn)象的發(fā)生。人事檔案管理人員應嚴格按照各項規(guī)章制度對檔案進行日常管理和提供利用，認真細致地做好人事檔案的收集、鑒別、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等工作，重點做好“三齡一歷”人事檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題及時更正，嚴防出現(xiàn)內(nèi)容失真、涂改的人事檔案材料。

（四）創(chuàng)新人事檔案管理模式，提高信息化管理水平

隨著信息技術(shù)在高職院校的不斷應用和發(fā)展，學校人事檔案管理的重點應從實體管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理方向轉(zhuǎn)變。為此檔案人員要創(chuàng)新工作思路，運用現(xiàn)代化管理手段來制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃和管理模式，不斷改變陳舊落后的管理方式和手段。首先要創(chuàng)新管理方式，要選用適合本校人事檔案管理系統(tǒng)的軟件，建立人事檔案信息庫，按照人才隊伍建設(shè)的需要，錄入能反映教職員工歷史和現(xiàn)實狀況的信息，重點建好校系兩級后備干部、市級以上優(yōu)秀教師、學科帶頭人、骨干教師、高級職稱專業(yè)技術(shù)人員的個人科研課題、科研成果、優(yōu)秀教學成果等信息庫，定期跟蹤更新人事檔案信息，為學校培養(yǎng)、選拔人才提供準確、可靠的信息。另外高職院校還要建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，把部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案信息，通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取，從而實現(xiàn)無紙化閱檔，更加便利、快捷地提供利用。其次要創(chuàng)新管理手段，工作中要注重培養(yǎng)創(chuàng)新能力，改進立卷、裝訂的工作方法，盡量簡化一些繁瑣、呆板的操作步驟，盡可能縮短立卷歸檔周期，提高工作效率。

總之，隨著社會經(jīng)濟和高職院校教育事業(yè)的快速發(fā)展，人事檔案管理既要正確認識目前面臨的新問題和新挑戰(zhàn)，也要更新觀念，創(chuàng)新工作方法，實現(xiàn)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化和信息化，把高職院校人事檔案管理工作水平提高到一個新層次，更好地為教學、科研服務(wù)。

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