北京河南企業(yè)商會執(zhí)行副秘書長 閆麗

在2008年元月8日召開的河南商會會長會議上，我提出要“處理十大關(guān)系，構(gòu)建和諧商會”，并建立起一套民主、公平、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪\作機(jī)制。今天，我就具體操作層面所應(yīng)該考慮的問題講一下我的意見，供大家參考。

定位：秘書長是商會執(zhí)行工作總領(lǐng)導(dǎo)

定位是做好一切工作的根本。秘書長就是商會操作層面上的總領(lǐng)導(dǎo)，由他領(lǐng)導(dǎo)秘書處的一班人來維持整個商會的運轉(zhuǎn)。這里的關(guān)鍵詞是——操作層面。這是和決策層面有區(qū)別的。明確了這一點，很多問題就迎刃而解了。

制度：結(jié)合商會實際確?？刹僮餍?/h2>

凡事預(yù)則立。所以，秘書長的第一項任務(wù)就是要制定各項規(guī)章制度。包括：會長會議制度、財務(wù)管理制度、文檔管理制度、秘書處工作人員職責(zé)等。在這里需要強(qiáng)調(diào)的是在制定這些制度的時候，一定要注意其可操作性。有人從網(wǎng)上下載一大堆制度，或者照抄書本上的條文，而不聯(lián)系自己商會的特點，這樣的制度是中看不中用的。所以，要制定制度，并且是適合自己商會特點的制度，是做好秘書長工作的第一件事。

權(quán)責(zé)：實際操作層面不必事事請示

秘書長到底有什么權(quán)責(zé)，這是必須明確的。秘書長主要是操作層面而不是決策層面的，這就決定了秘書長的主要權(quán)責(zé)是在會長，或者會長會議做出決定后，將這些決定付諸實踐。因此，事情一旦決定，秘書長應(yīng)該不折不扣地執(zhí)行。但是在執(zhí)行的過程中，具體如何做？這完全是秘書長的職權(quán)，不需要事事請示。從財務(wù)管理的層面來看，也應(yīng)該有一個規(guī)定，例如在多少額度以下的支出，可以由秘書長決定。

分工：秘書處工作人員各伺其職

秘書長主要是領(lǐng)導(dǎo)秘書處的工作。如何讓秘書處高效地工作？分工明確是非常重要的。只有分工明確了，才能發(fā)揮每個人的主觀能動性。也就是說，秘書處的每個成員，一到崗位上，就知道自己應(yīng)該干些什么，而不是所謂的“撥一撥，動一動”。

合作：團(tuán)隊精神提升執(zhí)行效率

在明確秘書處成員分工的前提下，還要強(qiáng)調(diào)成員之間的合作，也就是時時刻刻需要團(tuán)隊精神。就像大合唱一樣，不僅要求每個人唱得好，還必須顧及到多聲部的配合演唱。只有這樣，才能發(fā)出和諧美妙的聲音。所以，分工明確、合作完善，才能有一個高效率的秘書處。

文檔：專業(yè)化行文確保商會運轉(zhuǎn)

這里包含兩個內(nèi)容：文件和檔案。

文件是商會運轉(zhuǎn)的主要媒介，因此做出合格的文件是商會能否正常運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵。文件的主要要素是：格式、編號、行文、落款、用章、批準(zhǔn)等，缺一不可。

在做好文件的基礎(chǔ)上，還要做好檔案的管理。只有做好檔案的管理，才能夠留住歷史，查有實據(jù)。

財務(wù)：規(guī)范化管理確保收支明晰

財務(wù)是商會能否維持生命的“血液”。所以正規(guī)、嚴(yán)格的財務(wù)管理是秘書長的重要職責(zé)。財務(wù)管理的關(guān)鍵是財務(wù)制度、賬錢分設(shè)、批準(zhǔn)程序等。

接待：在節(jié)約的基礎(chǔ)上提升專業(yè)水平

商會秘書長的一項重要工作是接待。我們有時候講“接待也是生產(chǎn)力”，接待工作做得好的關(guān)鍵是規(guī)范、細(xì)致和安全。制定好接待計劃，并找專人負(fù)責(zé)。這里的關(guān)鍵不是越豪華越好，而是在節(jié)約的基礎(chǔ)上做得更好。這里需要特別強(qiáng)調(diào)的是，在接待現(xiàn)職官員時，能夠報告有關(guān)部門，由其出面接待是最好的。

溝通：既要左右逢源，也要有所保留

秘書長所處的位置一定要起到“左右逢源”，“上下通氣”的作用。所謂“左右逢源”，就是秘書長必須在會長和副會長之間起到一個溝通的作用，以秘書長的工作來保證商會領(lǐng)導(dǎo)班子的團(tuán)結(jié)。因此，這里的溝通并不是暢通無阻，而是該講的必須講，不該講的就不要講?！吧舷峦狻?，融洽與下屬的關(guān)系，這樣才能使商會的所有成員都感到心情舒暢，團(tuán)結(jié)一致為商會服務(wù)。

建議：做好決定層面的參謀長

秘書長的權(quán)責(zé)主要在操作層面，而不是決策層面，但決不是說秘書長沒有決策建議權(quán)。如果明明知道一件事決策得不對，不建議，那也不是一個稱職的秘書長，所以秘書長也是一個“參謀長”。特別是我們很多商會的秘書長過去都在黨委、政府、部隊干過領(lǐng)導(dǎo)工作，經(jīng)驗豐富，敬業(yè)守責(zé)，因此做好參謀和建議工作也是非常重要的。