潘星星

摘要：本文梳理了目前EPC總承包模式下核電工程設(shè)計(jì)文件的管理流程，分析了流程存在的問題及其根源，提出了流程優(yōu)化的原則與方案。

關(guān)鍵詞：EPC核電工程 設(shè)計(jì)文件 文件管理流程

文件管理作為核電工程建設(shè)的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)，對(duì)工程項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量、成本等有著直接影響。由于我國采用EPC總承包模式開展核電工程建設(shè)尚處于起步和探索階段，缺乏成熟可借鑒的經(jīng)驗(yàn)，因此，如何在EPC模式下實(shí)施有效的文件管理是一個(gè)非常值得探討的問題。本文著重梳理與分析工程文件重要類型之一——工程設(shè)計(jì)文件在以設(shè)計(jì)為龍頭的核電工程公司的管理流程。

一、EPC總承包的概念

及其對(duì)工程設(shè)計(jì)文件管理的要求

EPC是英文Engineering(設(shè)計(jì))、Procurement(采購)、Construction(施工)的首字母縮寫，即通常所說的工程總承包?！督ㄔO(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范GB/T 50358-2005》里指出，工程總承包是指工程總承包企業(yè)受業(yè)主委托，按照合同約定對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)行等實(shí)行全過程或若干階段的承包。①EPC總承包是一種以向業(yè)主交付最終產(chǎn)品和服務(wù)為目的，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目實(shí)行整體構(gòu)思、全面安排、協(xié)調(diào)運(yùn)行、前后銜接緊密的承包體系。②

為滿足核電工程建設(shè)的進(jìn)度、質(zhì)量及成本等要求，工程設(shè)計(jì)文件從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、交付使用到最終歸檔的全流程必須得到及時(shí)有效的控制與管理，這與設(shè)計(jì)院的工程設(shè)計(jì)文件管理流程有所區(qū)別。隨著多項(xiàng)目管理模式的開展以及信息化技術(shù)的運(yùn)用，數(shù)量龐大且種類繁多的工程設(shè)計(jì)文件更需要得到科學(xué)有效的全周期管理。

二、EPC總承包模式下

工程設(shè)計(jì)文件管理流程現(xiàn)狀與問題

1．EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程現(xiàn)狀

目前，在核電工程公司里，工程設(shè)計(jì)文件在總部設(shè)計(jì)部門產(chǎn)生，經(jīng)整理后傳遞至異地的項(xiàng)目施工現(xiàn)場，供現(xiàn)場人員使用，最終文件在總部歸檔保存并提供利用。圖1展示了一份核電工程設(shè)計(jì)成品文件從形成到最終歸檔的流程。

圖1 核電工程設(shè)計(jì)成品文件管理流程現(xiàn)狀

（1）文件的形成：設(shè)計(jì)部門形成CAD圖后，送交文印部門曬出硫酸紙圖后返回設(shè)計(jì)部門，在硫酸紙圖上進(jìn)行編、校、審等簽字（手簽）；

（2）文件的接收：成品文件形成之后，由各工程項(xiàng)目的文員接收、核對(duì)，并將部分文件元數(shù)據(jù)信息著錄到excel表，填寫文件傳遞單和復(fù)制卡；

（3）文件的整編：文檔部門從各工程項(xiàng)目部接收成品文件，再次核對(duì)，將相應(yīng)的文件元數(shù)據(jù)信息分別著錄到底圖表、檔案管理系統(tǒng)案卷級(jí)和文件級(jí)，掃描文件并上傳檔案管理系統(tǒng)；

（4）文件的現(xiàn)場同步：文檔部門對(duì)文件質(zhì)檢后，通過工程文檔管理系統(tǒng)（Project Wise，簡稱PW系統(tǒng)）將電子文件同步至項(xiàng)目現(xiàn)場，由項(xiàng)目現(xiàn)場文檔管理人員在當(dāng)?shù)貢駡D，并進(jìn)行分發(fā)、控制和管理；

（5）文件的歸檔：掃描及可編輯版電子文件刻錄光盤存檔，紙質(zhì)文件整理后歸檔入庫。

2．EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程存在的問題

從圖1可以看出，一份設(shè)計(jì)文件從成品形成到最終歸檔至少需要進(jìn)行11個(gè)環(huán)節(jié)，涉及多個(gè)部門，并至少需要1名項(xiàng)目文員、8名總部文檔部門人員、若干名現(xiàn)場文檔人員和1臺(tái)掃描儀，管理成本較高。該流程存在的問題主要有：

（1）文件核對(duì)和元數(shù)據(jù)著錄環(huán)節(jié)重復(fù)勞動(dòng)

圖1第4和第5個(gè)環(huán)節(jié)均包含了核對(duì)文件圖紙是否有誤，核對(duì)的內(nèi)容部分相同，存在重復(fù)勞動(dòng)、增加時(shí)間成本問題。

此外，這兩個(gè)環(huán)節(jié)均需要將元數(shù)據(jù)著錄到excel表，盡管崗位性質(zhì)不同，對(duì)元數(shù)據(jù)的關(guān)注角度和用途不同（項(xiàng)目文員和文檔部門人員分別著錄，前者是為了工程項(xiàng)目使用，后者是為了便于紙質(zhì)文件歸檔入庫），但多個(gè)元數(shù)據(jù)重復(fù)著錄，甚至excel表中的元數(shù)據(jù)還需再次著錄到檔案管理系統(tǒng)里。這些工作內(nèi)容沒有進(jìn)行有效整合，沒有做到元數(shù)據(jù)的一次著錄、多次利用，增加了人力成本與時(shí)間成本。如表1所示，需要著錄的元數(shù)據(jù)約50個(gè)，其中重復(fù)著錄兩次或三次的元數(shù)據(jù)有16個(gè)，約占全部的1/3。盡管元數(shù)據(jù)著錄只是其中一個(gè)環(huán)節(jié)，但著錄量在整個(gè)工作量中占據(jù)了相當(dāng)大的比重。同時(shí)，人工著錄容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，這對(duì)文件的檢索利用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等工作都帶來了不便。

表1 需要重復(fù)著錄的工程設(shè)計(jì)文件元數(shù)據(jù)表

（2）元數(shù)據(jù)著錄環(huán)節(jié)滯后

在需要著錄的50個(gè)文件元數(shù)據(jù)中，有近70%的元數(shù)據(jù)在文件形成階段便具有，有4個(gè)元數(shù)據(jù)在文件流轉(zhuǎn)過程中形成，約24%的元數(shù)據(jù)在歸檔階段形成。如果能實(shí)現(xiàn)通過系統(tǒng)自動(dòng)、及時(shí)著錄文件各階段產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)，將部分工作前移，做到前端控制，可提高工作效率與準(zhǔn)確度，也減輕了人工質(zhì)檢的工作量。

表2 工程設(shè)計(jì)文件元數(shù)據(jù)著錄統(tǒng)計(jì)

（3）可編輯版電子文件收集整編滯后

文檔部門除了保存掃描版電子文件外，還保存可編輯版電子文件，每月定期收集上月形成的可編輯版電子文件。這種人工收集的方式在時(shí)間上比較滯后，且不易收集齊全。

3．EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程問題的根源

上述問題的根源在于沒有實(shí)行文檔一體化管理，沒有落實(shí)前端控制、全程管理的文件管理理念，文檔部門僅負(fù)責(zé)文件歸檔階段的工作，缺乏對(duì)文件從形成、接收、流轉(zhuǎn)、利用到最終歸檔全過程的統(tǒng)一規(guī)劃與管理；同時(shí)，缺乏真正意義上的電子文件管理平臺(tái)，PW系統(tǒng)只發(fā)揮了異地同步傳遞的作用，檔案管理系統(tǒng)只是獨(dú)立的系統(tǒng)，整個(gè)電子文件的流轉(zhuǎn)過程不可控。

三、EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程的優(yōu)化

針對(duì)上述問題及其根源，應(yīng)通過搭建內(nèi)容管理平臺(tái)來優(yōu)化工程設(shè)計(jì)文件及其他類型的工程文件的管理流程，以適應(yīng)EPC總承包管理模式，推動(dòng)工程項(xiàng)目建設(shè)。

1．EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程的優(yōu)化原則

（1）前端控制、全程管理、文檔一體化

文件從形成到最終歸檔的全過程通過系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行跟蹤和管理。一方面，在文件管理各階段，通過系統(tǒng)及時(shí)捕獲文件的元數(shù)據(jù)信息，文件的所有屬性信息都在系統(tǒng)平臺(tái)中進(jìn)行管理；另一方面，可編輯版本電子文件從文件形成之后便通過系統(tǒng)接口自動(dòng)提交歸檔，無需人工收集。

（2）減少人工勞動(dòng)量，減少重復(fù)勞動(dòng)，縮短周期

大量的文件元數(shù)據(jù)著錄工作通過系統(tǒng)取代大部分的人工勞動(dòng)，并做到一次著錄、多次利用，減少重復(fù)勞動(dòng)，縮短整個(gè)流程的周期，從而提高工作效率，使文件盡快交付現(xiàn)場。

2．EPC總承包模式下工程設(shè)計(jì)文件管理流程的優(yōu)化方案

基于上述原則形成的優(yōu)化方案如圖2所示。

圖2工程設(shè)計(jì)文件管理流程優(yōu)化方案

該方案的優(yōu)勢包括：

（1）電子文件從形成到最終歸檔的流程基本都在系統(tǒng)平臺(tái)里流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了全程控制、跟蹤和統(tǒng)一管理，加強(qiáng)文件的可控性。

（2）實(shí)現(xiàn)文件元數(shù)據(jù)的自動(dòng)捕獲，做到一次著錄、多次利用，取代原有的excel表和檔案管理系統(tǒng)的手工錄入，避免重復(fù)勞動(dòng)，同時(shí)加強(qiáng)了元數(shù)據(jù)著錄的準(zhǔn)確性，規(guī)避人工著錄產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，減輕人工質(zhì)檢的工作量。

（3）系統(tǒng)平臺(tái)管理與維護(hù)文件的全部元數(shù)據(jù)。不同崗位的員工通過平臺(tái)查看自己所需的元數(shù)據(jù)信息。如：紙質(zhì)文件入庫時(shí)需要借助的底圖表、項(xiàng)目文員接收文件時(shí)填寫的excel表，均可通過平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)。

（4）實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)提取可編輯版電子文件，在文件形成階段便控制文件。

（5）由于人工著錄及質(zhì)檢工作量的減少，流程周期縮短，從總體來看，能夠節(jié)約較多的人力與時(shí)間成本。

注釋：

①GB/T50358-2005建設(shè)項(xiàng)目工程總承包管理規(guī)范[S].北京:中華人民共和國建設(shè)部,2005.

②康賀仁.我國電力建設(shè)EPC總承包管理模式的應(yīng)用研究[D].河北:華北電力大學(xué),2009.

作者單位：中核集團(tuán)中國核電工程有限公司