李嵐 許昊晗

工程建設(shè)項目中采購訂單管理是涉及工程進度、工程質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是項目管理中的源頭管理。工程建設(shè)項目建設(shè)的采購主要包括采購包的采買、催交、檢驗和運輸?shù)人膫€方面的業(yè)務(wù)內(nèi)容。通過采購訂單執(zhí)行跟蹤信息系統(tǒng)的應(yīng)用，支持多形式客戶的數(shù)據(jù)共享、提高作業(yè)效率、監(jiān)控整個流程、提供實時準確的進度信息、進行訂單跟蹤，并且特別關(guān)注對供應(yīng)商的質(zhì)量監(jiān)控及例外情況的監(jiān)控執(zhí)行。實施了訂單管理信息系統(tǒng)后，建設(shè)項目管理將邁上一個新的臺階。

隨著全球經(jīng)濟一體化進程的推進，以信息技術(shù)為主導(dǎo)的現(xiàn)代科學(xué)迅猛發(fā)展和社會生產(chǎn)力的不斷進步，使得商務(wù)模式發(fā)生了根本性變化，在項目工程建設(shè)過程中，各部門、單位之間合作的趨勢日益加強，對項目采購各環(huán)節(jié)進行總體規(guī)劃、重組、協(xié)調(diào)、控制和優(yōu)化，以提高整體的效益成為必要。在電子商務(wù)出現(xiàn)之前，企業(yè)的采購采用的是紙質(zhì)文件傳輸，這樣勢必造成采購流程時間的拉長和對采購流程監(jiān)控不及時的問題存在，而這些問題隨著工程項目越來越緊迫進度的要求，以及對產(chǎn)品質(zhì)量要求的不斷提高，將不可避免的影響項目的進展的速度，本論文探討的就是將現(xiàn)代化的訂單跟蹤系統(tǒng)運用到工程項目建設(shè)的各流程中去，提高采購流程效率，解決實時催交，加強質(zhì)量監(jiān)管等問題。

為了提高項目工程建設(shè)的效率，高效的供應(yīng)鏈管理是必不可少的。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)這一最新科技的投人應(yīng)用，可以從根本上滿足項目工程建設(shè)對建立高效供應(yīng)鏈的迫切需求。發(fā)展訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它需要以物流信息技術(shù)為先導(dǎo)，對項目工程建設(shè)企業(yè)的物流信息進行采集跟蹤，融合采購、生產(chǎn)、加工、儲存、運輸、質(zhì)量監(jiān)控等各個環(huán)節(jié)，通過實現(xiàn)物流技術(shù)裝備的現(xiàn)代化、物流通道結(jié)點網(wǎng)絡(luò)化，借助飛速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù)，滿足工程項目針對制定采購計劃、調(diào)整進度、倉儲運輸以及對供應(yīng)商生產(chǎn)制造的質(zhì)量控制等方面的信息管理需求，形成信息高度集中的物流信息平臺。

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)概述

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)是指工程項目建設(shè)中各企業(yè)、部門利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時獲取有關(guān)采購訂單狀態(tài)的信息（如采購包種品種、數(shù)量、生產(chǎn)進度情況、在途情況、交貨期間、發(fā)貨地和到達地、接收人、送貨責(zé)任車輛和人員等），提高項目工程建設(shè)效率的信息系統(tǒng)。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)以采購單為源頭，對從供應(yīng)商確認訂單、生產(chǎn)進度、質(zhì)量控制、發(fā)貨、到貨、檢驗、入庫等采購訂單流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)進行準確的跟蹤，實現(xiàn)全過程管理。通過流程配置，可進行多種采購流程選擇，如訂單直接入庫，或經(jīng)過到貨質(zhì)檢環(huán)節(jié)后檢驗入庫等，在整個過程中，可以實現(xiàn)對采購進度計劃狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)、到貨待檢狀態(tài)等的監(jiān)控和管理。

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)的“可追溯性”

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)的突破創(chuàng)新在于為工程項目建設(shè)中整個供應(yīng)鏈的各企業(yè)、部門供了原材料信息的“可追溯性”。什么是“可追溯性”呢？通俗的說，可追溯性就是一個過程的可追查的范圍和程度。生產(chǎn)實施細則中規(guī)定：“主要物料的采購資料應(yīng)能夠進行追溯，應(yīng)當按照采購控制文件的要求保存供方的資質(zhì)證明、采購合同或加工技術(shù)協(xié)議、采購發(fā)票、供方提供的產(chǎn)品質(zhì)量證明、批進貨檢驗（驗收）報告或試樣生產(chǎn)及檢驗報告?！边@里的可追溯主要是指采購物資的來源去向及物資來源的合法性。

具體說來就是生產(chǎn)企業(yè)在下單生產(chǎn)時、完工時、物流企業(yè)在物流中心重新集裝運輸時、在向最終用戶配送和交貨時，收貨人在接收貨物時，通過系統(tǒng)將貨物的訂單號、發(fā)貨時間、預(yù)計到貨時間、運輸方式、在途信息、車輛和司機信息、以及到貨后各戶的驗收貨物的信息進行匯總并傳至服務(wù)器中，這樣所有工程項目中需要的貨物的信息都集中在服務(wù)器里，方便了對項目工程的統(tǒng)一管理和各部門、單位了解貨物的狀況并及時收取貨物并反饋驗收情況。

下面給出一個具體的案例模型。某生產(chǎn)企業(yè)專門生產(chǎn)原料Z，供應(yīng)給多個加工企業(yè)。加工企業(yè)1生產(chǎn)的產(chǎn)品經(jīng)過物流配送中心運給工程項目中的A部門，再由A分配給工程項目中的各小組。假如小組C的員工發(fā)現(xiàn)其產(chǎn)品有問題，并到A部門處反應(yīng)情況，A部門根據(jù)該產(chǎn)品在系統(tǒng)中的的物流信息，可以追溯到是哪個物流中心配送的，如是物流中心2。由此可追溯到該產(chǎn)品是加工企業(yè)1的第M批產(chǎn)品。若該批產(chǎn)品的加工過程沒有問題，便可進一步追溯其所用的原料。若是原料Z有問題，就可查出系生產(chǎn)企業(yè)的批號2產(chǎn)品。這樣可以追溯到是其供應(yīng)商W所提供的原料X有間題。最后經(jīng)過鑒定，確實無誤。那么加工企業(yè)1就要負責(zé)將其第M批的產(chǎn)品全部收回處理，該批產(chǎn)品可能已經(jīng)從物流中心1和2運給了A部門和B部門。這就是建立在可追溯性基礎(chǔ)上的放心的質(zhì)量供應(yīng)鏈。

建立這種質(zhì)量供應(yīng)鏈的前提是供應(yīng)部門和企業(yè)必須采購那些能夠確認批號的原、輔料，制造部門必須詳細記錄其每批產(chǎn)品的制造條件，包括使用原、輔料的批號，并嚴格實行本公司產(chǎn)品的批號管理。物流部門和企業(yè)必須記錄從加工廠發(fā)貨直到收貨人含以此為原料的其他加工廠收貨為止的整個過程的產(chǎn)品信息。這樣，才能保證產(chǎn)品制造、流通過程的可追溯性。

另一個前提是各部門、單位之間的信息連接和必要轉(zhuǎn)換。在公司建立內(nèi)部管理的同時，做好與供應(yīng)商和產(chǎn)品發(fā)貨地的信息連接，商定數(shù)據(jù)交換格式和數(shù)據(jù)連接協(xié)議。無論是代理商還是生產(chǎn)企業(yè)，都應(yīng)當在其發(fā)貨通知單（ASN）中，將有關(guān)產(chǎn)品的批號等信息在事前傳給收貨單位并錄入系統(tǒng)。對于供應(yīng)商而言，即使同一品名，只要批號不同，就要作為不同產(chǎn)品分別處理。在流通的各個階段，在不同的流通企業(yè)之間，也要做同樣的考慮。

通過以上模型案例，可以看出訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)提高了對物流信息的利用，其具體作用表現(xiàn)在以下四個方面。

第一，當信息需求者需要對物資采購的狀態(tài)進行查詢時，只要輸入采購包的編碼，馬上就可以知道有關(guān)采購狀態(tài)的信息。查詢作業(yè)簡便迅速，信息及時準確。

第二，通過系統(tǒng)信息可以確認是否貨物將在規(guī)定的時間內(nèi)按進度生產(chǎn)、運輸，能即時發(fā)現(xiàn)沒有在按計劃執(zhí)行情況，便于馬上查明原因并及時協(xié)調(diào)，從而提高采購包準確性和及時性。

第三，作為實時監(jiān)控手段，提高物流運輸效率。

第四，通過系統(tǒng)所得到的信息豐富了供應(yīng)鏈的信息分享源，有關(guān)貨物運送狀態(tài)信息的分享有利于庫房及施工單位做好接貨以及后續(xù)工作的準備，并且能進行有效的質(zhì)量監(jiān)控。

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)的目標

構(gòu)建訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)，目的是統(tǒng)一工程項目建設(shè)中各企業(yè)的物流信息，方便各部門單位的查詢和反饋信息，增強管理的準確度，確保工程項目建設(shè)工作高質(zhì)量、高效率及低成本地運行，在保障生產(chǎn)現(xiàn)在或?qū)砟軌蝽樌M行的前提下，有效合理地配備資源，使工程項目保持最佳的運行狀態(tài)。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)在堅持科學(xué)性的前提條件下，貫徹決策層的意圖，滿足管理層的需求，方便操作層的使用。

具體目標是：

――建立合理、高效、科學(xué)的業(yè)務(wù)流程，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中的訂單信息的良好管理、及時的反饋采購包采購情況、生產(chǎn)狀態(tài)信息及質(zhì)量信息，方便各部門及時查詢貨物并反饋信息。

――實現(xiàn)工程項目建設(shè)中各種信息的單一口徑錄入、集中存儲、統(tǒng)一管理，在安全保密的前提下實現(xiàn)信息的有效共享，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的有效協(xié)同工作，實現(xiàn)整體運營效率的提升。

――系統(tǒng)的應(yīng)用、先進管理思想的引入。為普遍提高工作人員的綜合素質(zhì)、打造企業(yè)核心競爭力、企業(yè)實現(xiàn)跳躍式發(fā)展創(chuàng)造條件。

總之，通過訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)的投入使用，使管理運作更高效，銜接更緊密，減少人為的彈性因素，從而起到輔助的控制和提示作用，提高工程項目的整體運作效率。

訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)的優(yōu)勢

整體性。系統(tǒng)以業(yè)務(wù)流程為系統(tǒng)設(shè)計依據(jù)，突破業(yè)主各部門與各參與項目單位之間的界限，形成完整的業(yè)務(wù)流。

先進性。為了使本系統(tǒng)具有一定的先進性，并幫助提升管理能力，系統(tǒng)在選型上采用當前普遍流行的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和軟件開發(fā)工具；在軟件開發(fā)上采用業(yè)界先進、成熟的軟件開發(fā)技術(shù)，面向?qū)ο蟮脑O(shè)計方法。

實用性。系統(tǒng)要實用，項目的各級管理人員和業(yè)務(wù)人員也從不同角度強調(diào)系統(tǒng)的使用性。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)系統(tǒng)將以項目建設(shè)的運作方式做為系統(tǒng)實際為依據(jù)，以滿足各部門的具體業(yè)務(wù)需求。

安全性。系統(tǒng)的安全性對于保障正常的生產(chǎn)經(jīng)營秩序以及保護公司機密尤為重要。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)在技術(shù)方面從網(wǎng)絡(luò)構(gòu)造、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫及應(yīng)用軟件系統(tǒng)等各方面提供安全性保障。在應(yīng)用系統(tǒng)中，提供嚴格的業(yè)務(wù)操作權(quán)限管理機制，對于每一個授權(quán)的使用者，其可以看到并可以操作的僅僅實其業(yè)務(wù)權(quán)限范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)功能模塊。

可擴充性。隨著項目的進展或外部環(huán)境的改變，項目的業(yè)務(wù)運作方式和內(nèi)容可能會發(fā)生變化，對信息系統(tǒng)產(chǎn)生一些新的需求。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)提供有效的業(yè)務(wù)擴充開發(fā)接口和其他應(yīng)用系統(tǒng)集成接口，使企業(yè)可以通過訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)采用的開發(fā)工具或者自己比較熟悉和擅長的其他開發(fā)工具方便地實現(xiàn)自我完善系統(tǒng)應(yīng)用，以滿足企業(yè)在不同階段的實際需求，從而最大限度地保護企業(yè)的投資。

標準化原則。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)軟件設(shè)計嚴格執(zhí)行國家有關(guān)軟件工程的標準，保證系統(tǒng)質(zhì)量，提供完整、準確、詳細的開發(fā)文檔；應(yīng)用設(shè)計符合國際、國家及行業(yè)有關(guān)標準、規(guī)范。

易操作原則。訂單執(zhí)行跟蹤與產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)計界面友好、性能可靠，統(tǒng)一使用Windows中文會話方式且盡量使用代碼，減少漢字輸入。

訂單追蹤系統(tǒng)的最大意義就在于它能像一條紐帶把工程建設(shè)項目中的各部門都串聯(lián)起來，真正的以“物”為核心緊密聯(lián)系在一起，它為各個部門開展信息交流與共享提供了平臺，增強了部門之間的信息協(xié)同。隨著不斷的時間和探索，訂單追蹤系統(tǒng)一定能發(fā)揮出更達的效應(yīng)和價值，在工程建設(shè)項目中的應(yīng)用也有著非常廣闊的空間。

（作者單位：西南油氣田公司川東北高含硫項目部物資采購部）

[1]Ronald H.Ballou.企業(yè)物流管理—供應(yīng)鏈的規(guī)劃、組織和控制[M].北京：機械工業(yè)出版社，2002

[2]現(xiàn)代物流管理課題組.物流信息管理[M].廣州經(jīng)濟出版社，2002

[3]達慶利，張欽，沈厚才.供應(yīng)鏈中牛鞭效應(yīng)問題研究[J]